商务英语写作的7c原则

第一篇：商务英语写作的7c原则

7C原则

商务信函7C原则

写信的原则(Writing Principles)已从原来的3个“C”(Conciseness, Clearness, Courtesy)发展到目前的7个“C”：Completeness, Clearness, Concreteness,Conciseness, Correctness, Courtesy, Consideration

商务函电的作用，一是索取信息或传递信息，二是处理商务交流中有关事宜，三是联络与沟通感情。

商务函电的写作应掌握7C原则，即：

完整(complete)

正确(correctness)

清楚(clearness)

简洁(concreteness)

具体(concreteness)

礼貌(courtesy)

体谅(consideration)

完整：商务函电应完整表达所要表达内容和意思，何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。

正确：表达的用词用语及标点符号应正确无误，因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系，如果出错势必会造成不必要的麻烦。

清楚：所有的词句都应能够非常清晰明确地表现真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。

简洁：在无损于礼貌的前提下，用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。

清楚和简洁经常相辅相成，摒弃函电中的陈词滥调和俗套，可以使交流变得更加容易和方便。而一事一段则会使函电清楚易读和富有吸引力。

具体：内容当然要具体而且明确，尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。

礼貌：文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养，客气而且得体。最重要的礼貌是及时回复对方，最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。商务交往中肯定会发生意见分歧，但礼貌和沟通可能化解分歧而不影响双方的良好关系。

体谅：为对方着想，这也是拟定商务函电时一直强调的原则：站在对方立场。在起草商务函电时，始终应该以对方的观点来看问题，根据对方的思维方式来表达自己的意思，只有这样，与对方的沟通才会有成效。

商务函电的种类包括：商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函。从商务函

电的具体使用功能来讲，又可分为：来函处理答复函、订货函、任命函、祝贺函、感谢函、介绍函、邀请函、联络函、致歉函、慰问函、唁函、推销函。

实例

Dear Sirs,

With reference to your letter of April 9, we are pleased to accept your offer of 100 tons of Copper Wire as per your Offer Sheet No.8/070/02B. Please go ahead and apply for your Export Licence. As soon as we are informed of the number of the Export Licence we will open the L/C by cable.

信的本文汉译

关于你们四月九日涵，我们高兴地接受你们第8/070/02B号报盘单所报100吨紫色铜丝。请着手办理申请出口许可证。一经接到出口许可证号码的通知，当即电开信用证。

对商业信函的“完整”要求

要求书信的“完整”， 理由有三：

1.一封完整的书信比一封不完整的书信，有更大的可能性带来预期的效果;

2.一封完整的书信，有助于建立和表达友善关系;

3.一封完整的书信，可以避免由于遗漏重要情况(情报)所导致的诉讼(Lawsuit);

4.有时，某些不显眼的书信或文件，由于所提供的情况完整而又生动有力(Complete and Effective)而成为极为重要的文件。

一封信写得是否完整，建议用五个“W”来检验，既：

“Who, What, Where, When 及Why(包括How)”

例如在定货的信中，必须明确说明

“需要什么商品”(What you want)

“何时需要” (When you need the goods)

“货物发到何地何人收”(to Whom and Where the goods to be sent)

“如何付款”(How payment will be mande)

如对对方的要求作出否定的答复时(如不能报盘，不能理赔等)应说明理由“为什么”(Why)

第二篇：商务英语写作的礼貌原则

Politeness Principle of English Business Writing

Abstract: Courtesy Principle and its six rules are introduced. The Leech’s principle is recommended and the application of courtesy principle is analyzed in order to improve skill in business English with the result of successful completion of business deal.

Key words: Leech’s Principle; politeness Principle; Business English writing

引言

商务英语写作是以英语为媒介，以促进商务活动顺序进行为目的的信件，其涵盖的内容涉及到商务有关的诸多领域。在经济一体化的今天，中国与世界各国间的贸易往来日益频繁，商务英语在中外贸易中发挥了重要的作用，其中商务英语信函成为中外企业沟通的主要工具。礼貌是商务信函的主要语言特点，在礼貌原则指导下的信函能够给企业留下良好的形象，进而促进商务活动的顺利展开。

一.Leech’s Principle

礼貌原则是对人们交际现实的假设或解释，Leech认为，人们在语言交际中，都不自觉或自觉地遵守着语言的某些原则。Leech是对言语行为理论(SpeechAct Theory)和合作原则(Co-operative principles)进行了批判发展的基础上提出了礼貌原则。其中包括如下：

(1) 策略准则(Tact Maxim),即少让别人吃亏，多使别人得益;

(2) 慷慨准则(Generosity Maxim),即少让自己得益，多让自己吃亏;

(3) 赞誉准则(Approbation Maxim)，即少贬低别人，多赞誉别人;

(4) 谦虚准则(Modesty Maxim),即少赞誉自己，多贬低自己;

(5) 一致准则(Agreement Maxim),即减少双方分歧，增加双方一致;

(6) 同情准则(Sympathy Maxim),即减少双方反感，增加双方同情。

这六条准则之间相互联系，Leech认为策略准则是最根本的一条，是最高准则，其他是策略准则的体现。

Leech的礼貌原则可以用来解释生活中的许多语言交际现象。在全球一体化的步伐进一步加快，跨国商务活动日益频繁的背景下，用礼貌原则来指导商务信函写作具有特别意义。

二.礼貌原则在商务信函写作中的应用

(一) 词汇

第一， 使用正面积极的词汇或词组。如thank you, grateful,glad,please等。使用积极的词语

会使人身心愉悦，促进双方合作。特别在有关催款，投诉，索赔等信函中，即便错不在己，也要对对方所做的任何一点积极努力给予肯定与赞扬，做到礼貌得体。例如

(1) We are glad to receive your enquiry of watches.

(2) It gives us pleasure to receive the catalogues and samples you send us.

第二,使用情态动词。可以使句子的语气变得更加缓和，委婉。如：should,would,could,may等，委婉的语气可以表达自己的要求，建议和意见，建立平等友好的气氛，增加对方心理优势，使对方容易接受，从而有利于业务谈判和达成目标。例如：

(1) We appreciate it if you advance shipment.

(2) We should appreciate it if you could advance shipment.

上面例句，句2由于使用了情态动词，在语气上比句1委婉的多，使人感觉更有礼貌。

第三，为对方着想的You Attitude 原则。多使用人称代词you和your以体现You Attitude原则。比较下面的句子：

(1) Your active participation in this conference will be highly appreciated.

(2) We will highly appreciate your active participation in this conference.

上面例句中，句1句情虽合理，但没有完全采取对方立场。显得以自我标准为中心，

没有令对方利益放首位。句2以对方为中心，充分肯定了对方的积极参与，体现礼貌原则。

第四，灵活使用模糊限制语。使用模糊限制语可以用来增强或减弱词义和语气，体现礼貌

原则在传递正面消息时，使用greatly,very,highly,quite等模糊限制语增加感谢，赞誉的程度，体现赞扬原则和赞同准则。例如：

(1) We were very pleased to receive your inquiry of May 5.

(2) Your prompt reply will be highly appreciated.

1句如果去掉 very，句子意思没有变化，但是语气就大大减弱，能更好表达我方的喜悦之情和对对方的赞誉。2句同理，highly 明显增强句子的积极语气，更强烈的表达了我方的感谢之情，同时含蓄暗示我方期待对方的及时回复。

在传递负面信息时，使用 I ’m afraid, I suppose, probably, a little bit, It is said, It seems 等模糊限制语减缓语气，弱化负面效应。在表明我方意图的同时，避免过于武断和直接，照顾到对方的心理和感受，从而促进合作。例如:

(1) I am afraid that the price you quoted is not acceptable.

(2) It seems to us that you ought to have accepted the offer.

(二) 句子

第一、使用被动句。当指出对方的不当之处或希望对方做某事时，往往是使用被动句。因为被动句中动作的执行者或施为者往往被省略，从而避免了对主语的指责，降低了对对方消极面子的威胁。

(1) A very careless mistake was made during the course of shipment. 装船过程中犯了粗心大意的错误

(2)What if the inspection cannot be completed within the time limit? 如果商品检验不能在规定期限内完成，怎么办?

第二、使用条件句。条件句的使用，在大多数情况下，是将听话人(收信人)放在主动的位置上。是否答应这一条件，完全取决于听话人自己，从而将说话人(写信人)达成交易的请求转变为听话人(收信人)的权利，策略地表示出礼貌。如：

Please expedite the dispatch of Shipping Advice if it is convenient for you.

第三、使用疑问句

在日常生活中，人们也常用一般疑问句的形式委婉礼貌地提出建议或请求，如:Would you like…?的句型，同样在外贸函电中也常常用这样的方式来礼貌地表达请求，建议留给对方更多考虑的余地。例如:

(1) Tell us more detailed information on your requirements.

(2) Would you please kindly tell us more detailed information on your requirements?

在以上两句中，第一句为祈使句，在英语中祈使句的功能是来表达 命令、要求等。这样的语气会使贸易的双方感到有等级之分，处在不平等的地位上。因此祈使句的使用违反了平等互利的贸易原则。一般疑问句的使用不仅起到传达同样信息的作用，而且使对方读到这样的语句会感到更加的亲切，从而达到促进贸易的作用。

第四、使用虚拟句。在表达意见、建议、提出希望时，经常使用虚拟语气以示礼貌。例如：

1) Would you advise us by cable when the above mentioned goods have been shipped.

(2)We should be grateful if you would help us with your suggestions

综上所述，在外贸英语函电的写作过程中，不仅要灵活运用各种礼貌原则，提高礼貌的表达手段和技巧，还要仔细考虑各种国际商务交往中的特定语境因素，合理运用语用策略，令礼貌的表达更加贴切得体，从而使对外经贸活动得以更顺利地进行。

参考文献

[1] Leech, G, N. Principles of Politeness [M]. London and New York: Longman,

1983

[2] 杨柳.礼貌原则在外贸英语信函写作中的运用[J].宿州教育学院学

报,2007,(8)

[3] 林旭涛.浅析语用礼貌在对外经贸函电中的运用[J].广州广播电视大学学

报,2005,(6)

第三篇：商务信函的写作原则及写作特点(准确)

一 前言

二 写作原则

三 写作特点比如商务信函有格式化的特点，许多套语等等

四 商务信函写作时应注意的问题(加上你本来的内容，融合你的写作技巧)

五 结论与体会

商务公文文体和公文语言的这些特点以及商务活动

本身的特点决定了商务信函的以下特点。

1.正确性(correctness)

毫无疑问，这是商务信函最为重要的特点，且是其

它特点的基础。舍此而谈其它特点没有任何意义。

这一点很容易理解。只有正确了，才可能去谈完整

性 ( completeness )， 清 晰 性 ( clarity )， 简 明 性

(conciseness)，具体(concreteness)，礼貌(courtesy)

等特点。

这里的正确性不仅指使用的语言无拼写、标点、语

法等方面的错误，传递的信息(如时间、地点、价格、

货号、数量、信用证号码等)准确无误，而且指要使用

正确的格式等等。

更有研究者(张彦，李师君 2005：171)指出，商

务信函的正确还应包括在翻译时译者必须对汉英的不同

表达习惯与方式都要有精确的把握。

2.完整性(completeness)商务信函的完整性指的是其必须包含所有必需的事 项和信息。

例如，报盘信就必须包括产品名称、数量、质量、

价格、装运方式、付款方式等必要的信息。如果有所欠

缺，对方就很难还盘，使商务活动继续下去。

又如，如果写一封投诉信，则必须说明问题所在、

为什么要写这封投诉信、给你带来了哪些不便以及你希

望见到的结果等，这样对方才能采取相应措施以解决问

题。

3.清晰性(clarity)

商务信函的清晰指的是所写信函必须清楚明了，让

对方很快了解信函所要传递的信息，不会产生歧义。

王晓英，杨靖(2005)指出，为达到这一目的，可

以采取以下措施：(1)使用简单的单词和简单的句子结

构;(2)避免使用有不同意义的单词;(3)把关系密切

的单词放在一起;(4)使用主动语态。

例如，A letter was delivered to the company 和 They

delivered a letter to the company 相比较而言，后者就更清

晰明了，不会引起误解。

4.简明性(conciseness)

商务信函的简明性指的是用尽量少的单词或汉字将 事情说清楚。

我们常说，言简意赅乃语言之精华(Brevity is the soul of wit)，商务信函更是如此。

这里的要求是：(1)用尽量少的单词或汉字;(2)

一定要将需要传递的信息传递出来，将需要说的事情说 清楚。我们既不能为了说清楚事情而牺牲简明性的特点， 也不能为了简明扼要而牺牲完整性的特点。

为达到简明扼要的目的，(1)可以用常用的简单词

来替代较为正式的较长的词组，如用if来替代in the event that，用 for 来替代 for the purpose of 等等。(2)用单词 替代句子或词组。例如，我们可以把 We are returning all the machinery that is broken 中的 that is broken 用 broken 来替代，进而将句子简化为 We are returning all the broken machinery。

5.具体(concreteness)

商务信函的具体指的是在信函中应该提供具体的信 息而不是概括性和抽象的信息。

例如，The price of our product is about 100 dollars. 这

其中的 about 100 dollars 就不具体，95 dollars 也可以，101 dollars 也行，让别人如何确定?

为了达到具体这一目的，(1)可以使用具体的修饰

词，如一些具体的数字。(2)避免使用抽象化的词，如 The price of gas has really skyrocketed recently。

6.礼貌(courtesy)

礼貌原则在人际交往中非常重要。在英语语用学界， 研究人员非常重视礼貌这一原则的研究。Leech 于 1983 年(转引自何自然 1997：107-109)提出了礼貌原则， 并指出这一原则包含 6项准则：得体准则(Tact Maxim )， 慷慨准则(Generosity Maxim)，赞誉准则(Approbation Maxim)，谦逊准则(Modesty Maxim)，一致准则

(Agreement Maxim)，同情准则(Sympathy Maxim)。 事实证明，这些准则对更好地学习英语语用学、改

善人际关系起了非常重要的作用。笔者认为，这些准则 对于非常注重礼仪的商务信函自然也有非常重要的启迪 作用。

为了体现商务信函的礼貌这一特点，要求我们在商

务信函中：(1)使用礼貌用语，如使用 Thank you，Please 等词语。(2)从对方角度考虑问题或阐述问题，即 You-approach，而不是 I-或 We-approach。这样很容易 赢得对方的好感。(3)使用积极和正面的词以替代消极 和负面的词语，如我们可以用 The office is open until 5

o’clock 以取代 The office is closed after 5 o’clock。很明显，

前者更容易体现礼貌的特点而给人以好感。(4)即使我 们的合理要求没有得到满足从而表达不满的时候，也要 平心静气地来表述问题，而不能在商务信函中表达怨气。 汉语里有句俗语，“生意不成情义在”，很有道理。再说 了，就算出现了问题，如果心平气和地解决好了，说不 定会为自己或公司赢得新的商机。

7.商务信函中经常出现专业性较强的专业术语和行 业术语

有研究者(张煜等 2006：151;寥瑛等 2005：111

-113)指出，商务信函中会大量出现专业性强、准确度 高的外贸专业术语和行业术语。例如，常见的有 B/L(提 单)，L/C(信用证)，FOB(装运港船上交货)，CFR(成 本加运费)等等。

而且，由于使用了这些专业术语和行业术语，会使 商务信函变得更加正式，书面语的特点显得更加突出

(二)用语正式庄重，礼貌

因为商贸函电主要用来洽谈业务，所以

用词较为正式，语句显得诚恳、自然、有礼

貌。礼貌 (Courtesy)：礼貌指有礼，它不单

表现在文章的语句上还表现出对对方的态

度，即用语文雅有礼，不伤害对方积极面

子，对待对方的态度真诚、合作、体谅。

(三)文中多用专业术语和贸易行话

1.商务信函多用于贸易谈判，谈判的主

要内容涉及产品质量、价格、包装、装船标

志、保险、等国际贸易知识。在贸易活动

中，为了交往的方便快捷，形成了一系列的

贸易术语(commercial terms)，如：

F.A.Q.(Fair Average Quality)产 品 品 质

术语，其意为“中等品质”

G.M.Q(Good merchantable quality) 产

品品质术语，其意为“适销品质”。

G S P ( G e n e r a l i z e d S y s t e m o f

Preference)，国际贸易政策术语，其意为

“普惠制”。

CIF (Cost，Insurance and Freight) 是

价格术语，表示“成本、保险加运费”。

O/C (Outward Collection) 是付款方式术

语，表示“进口托收”

TPND (Theft pilferage and Non-

Delivery) 是保险术语，表示“盗窃及提不着

货险”

2.同时在信函交往中也形成一些常用的

套语行话，如：

We are in receipt of„(兹收到)

We are willing to establish business

relations with your company(我们愿与贵公 司建立贸易联系)。

We should be oblidged if you would

send us catalogue and price list of(如 蒙 赐 寄„的目录册和价目表，我们将不胜感激)。 We are looking forward to your early

reply(盼早日复函)

(四)商贸信函有相对固定的格式

商贸信函格式相对固定，大体上由以下

几 部 分 组 成 ： 信 头 ( heading) 、 日 期 ( date) 、 称 呼 ( Salutation) 、 正 文 ( body) 、 结 束 语 ( the complimentary close)、签名(the signature)。

以下是一封拒绝承兑交单付款方式要求

的信函，从中我们可看出商务信函文体特 点。

第四篇：英语四级作文写作的几个原则球托业英语

北京环球托业英语学习中心

英语四级作文写作的几个原则

英语四级考试中，英语作文是必考的环节，而且是许多同学准备的重点，小编在这请到环球托业英语四六级课程部的老师来给大家讲讲英语四级考试中英语作文写法的一些原则。

很多同学认为英语作文不好写，其实不然，只要掌握英语作文的一些原则技巧，就能写出高分作文来!

一、长短句原则。

工作还得一张一弛呢，老让读者读长句，累死人!写一个短小精辟的句子，相反，却可以起到画龙点睛的作用。而且如果我们把短句放在段首或者段末，也可以揭示主题：As a creature, I eat; as a man, I read. Although one action is to meet the primary need of my body and the other is to satisfy the intellectual need of mind, they are in a way quite similar.如此可见，长短句结合，抑扬顿挫，岂不爽哉?牢记!

强烈建议：在文章第一段(开头)用一长一短，且先长后短;在文章主体部分，要先用一个短句解释主要意思，然后在阐述几个要点的时候采用先短后长的句群形式，定会让主体部分妙笔生辉!文章结尾一般用一长一短就可以了。

二、主题句原则。

国有其君，家有其主，文章也要有其主。否则会给人造成“群龙无首”之感!相信各位读过一些破烂文学，故意把主体隐藏在文章之内，结果造成我们稀里糊涂!不知所云!所以奉劝各位一定要写一个主题句，放在文章的开头(保险型)或者结尾，让读者一目了然，必会平安无事!

特别提示：隐藏主体句可是要冒险的!To begin with, you must work hard at your lessons and be fully prepared before the exam(主题句). Without sufficient preparation, you can hardly expect to answer all the questions correctly。

英语四级考试中，高分作文其实是很容易的，要掌握一些基本的原则和技巧，再加上多多练习，小编相信您可以在英语四级考试中写出高分作文的!()

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第五篇：英语写作必胜法宝 懂原则

2014年6月份的四六级备考正在如火如荼的进行中，面对改革后的第一次考试，你是否也有些紧张呢?写作作为四六级考试的开篇之作，无疑会给整个考试定下基调，所以，写作备考不容小视，尤其是六级写作，在词汇与语言要求上都比四级高出很多。其实，要想在写作上的高分确实很难，就像高考满分作文一样，少之又少，但是，如果掌握一定的原则和技巧，得一个及格分肯定不是问题，不信你试试。

一、 长短句结合原则

有些考生会有这样的误区，总是认为写一些长句会更好的显示出自己的水平，也能引起阅卷老师的注意。其实不是这样的，因为阅卷老师也是中国人，虽然英语水平比较高，但全是长句的话他们读着也累。最好是长句与短句结合，这样文章才会更加流畅。特别是基础比较薄弱的考生，不要轻易用长句，一旦用不好，将会漏洞百出。任何形式的表达都要以准确为前提，如果长句驾驭不好，优秀的短句同样精彩。

二、 主题句原则

任何文章都要有它的主题，也就是中心思想，六级作文也是一样。另外，我们不是在写小说，还要留什么悬念，主题最好开头就引出，不要让读者去猜，开门见山也是英语的表达习惯。如果一篇文章被读者读完之后还不知道说的是什么，那么绝不是一篇好文章。

三、 短语优先原则

试想一下，如果你写的文章里，有一两个短语连阅卷老师都不认识，那么是不是说明你水平很高，阅卷老师有怎敢不给你高分。所以，想要表达一个意思，先考虑一下有没有合适的短语来形容，这样会使你的文章增色不少。有时候一个一个单词能表达的意思，换做短语来说就很洋气，无形中还多了几个字，何乐而不为呢?

四、 句式多变原则

说出一句话，不但要求准确，还要有气势，有感情色彩，这样读起来才有味道。要想达到这种效果只能从句式的变化上来实现。

1、转折句式

这种句式非常适合表达否定的句子，因为你可能要去批评某人，如果直接说会感觉太不礼貌，如果绕着弯说，先夸他一下，就会让人更容易接受。转折句的重点一般都在转折词之后，这样也会引起读者的注意，抓住重点。

2、因果句式

任何事情都会有一个起因，通过一定的过程之后达到一个结果。就像讲故事一样，整个过程都是为结果做铺垫的，如果结果能达到让人豁然开朗的效果就更好了。

3、失衡句式

失衡，顾名思义就是比例不协调。就像有些人脑袋很大，脖子却很小，或者脑袋很小但脖子却很粗，虽然说不是好的样子，但如果真是这样，吸引力也会很大。所以，我们写文章时就可以利用这种形式，会给阅卷老师留下很好的印象。

4、排比句式

在汉语作品中，什么句子读起来会更有气势，当然是排比句式。英文表达也是一样，要想让自己的文章更加精彩，更加引起共鸣，排比句式的英语是非常有效果的。当然，不必想汉语那样要求那么严格，非得要一句一句的连续，有时几个词或几个词组的连续同样可以起到同样的效果。

一篇六级作文不过一百多字，要想在这么短的文章中突出特色，并不是一件容易事。但是，不能创新，我们就把模仿做到最好，按照既定原则来，至少让读者看了很舒服。切忌闭门造车，一意孤行。最后，祝大家备考顺利!