特种载体档案管理制度
它是实施某些管理行为的基础，是社会再生产过程顺利进行的保证。合理的管理体系可以简化管理过程，提高管理效率。以下是小编为您整理的《特种载体档案管理制度》，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。
第一篇：特种载体档案管理制度
声像载体档案管理
1.熟悉声像档案工作的基本原则和归t当范围的确定。
2.对声像档案的形成、积累、立卷、归档工作进行检查、督促、业务指导，确保声像档案材料的完整、准确。
3.对声像材料部门专(兼)职濟案员提出的疑难问题，应及时与有关领导研究解决。
4.做好声像档案的开发利用工作。
5.严格执行保密制度，维护声像档案的完整和安全。
6.积极做好“八防”工作。
第二篇：成都理工大学声像载体档案管理办法
声像档案是高校档案的一个重要组成部分，它具有客观、形象和真实的特点，能生动、具体地再现学校教学、科研及各方面工作成果，真实记录学校各个时期发展的面貌。和其它文字、图纸、实物档案一样，声像档案具有现实的查证和利用作用，对历史研究具有重要的参考利用价值，是学校重要档案资料和宝贵财富。为加强对我校声像档案材料的形成、积累、归档工作的管理，更好地发挥其作用，特制定本办法。 第一章基本原则
第一条 凡是在学校各项工作活动中直接形成的记录和反映工作、活动过程，具有保存、利用价值的各种声像载体(照片、底片、幻灯片、投影反转片、录音带、录像带等)和配套文字材料，均属声像档案材料。属于特殊载体的档案材料，是高校声像档案工作的基础。
第二条 声像档案必须遵循声像载体的特点和规律，必须实行集中统一管理，形成声像档案的各部门，要按归档要求，努力做好收集、整理、归档工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。对主要声像载体档案材料，其数量大、利用率高的部门，经批准后可设立声像档案分室。分室可保管本部门形成的声像档案。分室在业务上接受档案馆的指导，每年定期向档案馆呈报书面情况报告及办理移交清单。
第三条 声像档案材料的形成、积累、归档是我校各部门的工作职责之一。学校各部门要根据声像档案载体的特点把声像档案工作纳入自己的管理制度中，实行“三纳入”、“四同步”的原则，大力开发信息资源，为提高本校的教学、科研和管理工作水平服务。
第四条 为确保学校对声像档案材料管理工作的落实、各部门声像载体材料形成后，必须向档案馆归档，由档案馆出具证明后，财务部门方受理报销事宜。
第五条 完整、准确、系统地作好我校声像档案形成、管理工作，是档案人员和全校摄制人员的共同责任。
第六条 声像档案工作应列入学校的发展计划，在经费、库房设备和人员配备等工作条件上予以保证
第二章归档范围
归档范围主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料三个方面。具体范围：
第七条 党政活动类：
一、历届党代会、团代会、学代会、教代会、工代会、妇代会、先代会及党政部门召开的重大会议。包括：开幕、闭幕场面、领导讲话、代表发言、会议情况等各种声像材料。
二、校庆。历年教师节、重大纪念日、英模报告会等重要声像材料。
三、建校以来主要领导任职期间的工作照、参加教学、科研等项活动的声像材料。
四、省级以上党政领导和社会知名人士来校活动场面(包括视察、座谈等)的声像材料。
五、校内民主党派的重大活动。
六、国内有影响的教授、专家等在校访问活动的声像材料。
七、港澳台同胞、归国华侨及校内少数民族的重要活动。
八、本校授予校外人员名誉职务、称号和声像材料。
九、其它有重要意义活动形成的声像材料。
第八条 教学类：
一、迎新、开学及毕业典礼，领导、来宾讲话，师生代表发言等活动场面的声像材料。
二、历届毕业生的毕业合影照片，优秀毕业生照片。
三、知名教授、专家和在学术上造诣校深的中老年教师讲课，学生听课、论文答辨、实验、电化教学等的声像材料。
四、师生实习、野外考察、社会实践等各项活动的声像材料。
五、评选优秀教学奖、优秀教材、评选及发奖大会的场面材料。
六、有关学生实习、军训、社会调查、参加各种竞赛活动的场面材料。
第九条 科研学术活动类：
一、重点、大型科研课题评审、鉴定会场面的声像材料。
二、科研成果评选及领奖仪式的场面声像材料。
三、由本校发起并组织的全国性、省级学术活动。本校学术年会(科技报告会)包括：大会开幕、闭幕式，大会发言、著名学者报告等声像材料。
四、著名专家来校作学术报告的声像材料。
五、参加部级以上科技成果展览的声橡材料及重大单位项科技成果代表性声像材料。
六、在校学生及国外留学生在科研和学术活动中取得突出成绩的声像材料。
第十条 外事活动类：
一、外国领导人、友好人士以及各种代表团来校参观访问的声像材料。
二、与国外学校、团体签订协议、备忘录、合同的全过程的声像材料。
三、外籍人士赠送的礼品照片及其它声像记录材料。
四、外籍学生、教师、工作人员在校学习、生活、工作的声像材料。
五、在我校召开的国际性学术会议场面的声像材料。
六、本校派出国外进行友好访问、考察、进修、留学所获得的声像材料。
第十一条 产品、仪器设备类：
一、本校研制、试制、生产的产品样照。
二、产品使用情况的场面声像材料。
三、价值5万元以上的重大仪器设备的样照和安装调试运行照。
第十二条 体育类：
一、历届运动会开幕、闭幕式、领导讲话、运动员比赛场面的声像材料。
二、运动队训练、比赛、学生课余体育活动等场面材料。
三、兄弟院校的来访、表演、比赛等场面材料。
第十三条 艺术类：
一、学校师生员工创作的艺术作品照片、在各种报刊杂志上所发表的作品材料。
二、举办书画展的场面声像材料。
三、各种音乐团体来校演出，本校文艺团体演出剧照、演员合影等。
第十四条 校园建设类：
一、学校各个时期的校园环境材料。包括：校门、教学楼、实验室、校园等声像材料。
二、学校重大项目的开工、奠基、落成典礼和学校建设规划、模型等声像材料。
三、校门、校牌、大楼及校园风光。
第十五条 获奖类：
一、教学活动获得的奖状及奖品照片。
二、科研项目成果奖状及奖品照片。
三、学校产品获奖的奖状、照片。
四、各类活动中被评为先进集体、文明单位等奖状及奖品照片。
五、劳动模范、先进个人证书、奖章及奖品等照片材料。 第十六条 人物类：
一、历任校长、党委书记及名人录的声像材料。
二、学部委员、博士生导师等名人包括人物档案的全部照片、底片、材料。
三、国内外知名校友返校活动、捐赠仪式等的声像材料。
第十七条 学校各有关部门参加科工贸活动形成的声像材料。
以上各类归档材料，包括底片、照片、录音带、录像带等。
第三章部门立卷和归档要求
第十八条 学校电教、宣传、科技、教学等声像形成部门负责人应贯彻执行上级有关声像档案的指示，经常进行检查、督促、指导部门声像档案的形成、积累、立卷、归档工作，以维护声像档案的完整和安全。在业务上接受校档案馆的指导，于次年六月底以前向档案馆办理各类声像档案的移交手续。
第十九条 部门专(兼)职档案员应在部门负责人领导下，指导、监督、协助科技人员做好声像档案的平时积累工作，接收本部门人员交来的声像档案材料，并检查是否完整、准确、系统，组卷是否符合要求，定期选择有保存价值的向校档案馆归档。
第二十条 各级声像部门的科技人员在每项工作完成后，应立即将声像材料整理好，及时向声像档案室、档案馆办理移交手续。如与其它类档案(如教学、科研)有密切关系的照片档案资料要互相照应、互记参见号。
第二十一条 凡属个人拍摄或录制的能反映学校面貌并具有参考价值的声像载体材料，向校档案馆归档者，一经采用，学校将给予适当补偿。
第二十二条 声像档案的归档要求：
一、归档的声像材料必须是原版、原件，而且要求图像清晰、声音清楚，并加以必要的文字说明。
二、归档时，材料形成单位应准确填写向档案馆交接目录单，一式二份，由交接双方签字后，各备一份。
三、各单位应将在各项活动中形成的声像材料的收集、归档工作纳入各部门的职责范围，明确专人负责。摄录人员在材料完成后应及时向档案馆归档，任何部门和个人不得据为已有。
四、学校一切可形成声像载体的有关重大事件等活动，必须通知档案馆，以保证归档制度的落实。
第四章声像档案管理
第二十三条 按《成都理工学院档案实体分类和档号编制方案》进行分类、编目、编制档号和排架。
第二十四条 声像档案库房应保证恒温、恒湿，避免磁场干扰和保持清洁，要特别注意防火，定期检查库房的“八防”，发现问题及时补救。
第二十五条 声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限应一致，需长期、永久保管的声像材料，在保管一定时间后，应转录复制，母带(片)与复制带(片)保管方法亦应一致，母带(片)必须专柜保管，并特别标明。
第二十六条 鉴定与销毁按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。
第二十七条 统计按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。 第五章开发利用
第二十八条 编制检索工具、著录卡片，设置放像设备为利用者查找、阅览声像档案创造条件。
第二十九条 建立借阅制度，开展咨询服务、指导交流。
第三篇：特种设备安全技术档案制度
本单位每台特种设备需建立档案，并由本单位特种设备管理人员统一保管，安全技术档案制度包括以下内容：
(1)特种设备的设计文件、制造单位、产品质量合格证明、使用维护说明等文件以及安装技术文件和资料;
(2)特种设备的定期检查和定期自行检查记录; (3)特种设备的日常使用状况记录;
(4)特种设备及其安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维护保养记录;
(5)特种设备运行故障和事故记录。 特种设备应急救援预案
为了有效预防、及时控制和消除突发性特种设备事故的危害，最大限度地减少特种设备事故造成的损失，维护本单位员工和财产安全，根据《特种设备安全监察条例》的要求，结合本单位实际，制定本预案。
第一章
总则
第一条
本预案为本单位区域内特种设备事故应急救援工作的程序和组织原则。
第二条
本预案所称特种设备事故，是指在本单位区域内使用特种设备时突然发生的，造成或可能造成人身安全和特大财物损失的事故。
第三条
特种设备特大事故应急处理工作，应当贯彻统一领导、专业分工、反应及时、措施果断、依靠科学、加强合作的原则。
第二章 预防与应急措施
第四条
特种设备事故应急处理预案内容：
(一)有本单位特种设备数量、安装位置分布情况;
(二)在日常运行使用过程中出现的，可引发特大事故的故障类型、征兆、应对措施;
(三)进行特种设备事故应急救援指挥的组织机构管理网络及抢险救援队伍;
(四)相应的设备操作人员、维修人员、部门主管、分管领导、安全生产第一责任人在处理特大事故时的职责。
(五)委托具有电梯维修保养资格的单位对其电梯进行保养。应对其保养的电梯的日常安全运行有检查记录;
第五条
应根据应急抢险救援设备的特点，配备必要的设备、工具、救援物品等物资储备。
第六条
定期组织本单位相关人员对事故应急处理知识、技能的培训和应急演习。
第七条
应定期对特种设备进行日常性维修保养和定期自行检查。如设备出现故障或者发生异常情况后，应当对其进行全面检查，消除事故隐患后，方可重新投入使用。
第三章
事故报告与现场保护
第八条
特种设备特大事故发生后，应当立即做到：
(一)迅速采取有效措施，积极组织抢救，防止事故蔓延扩大;
(二)严格保护事故现场;
(三)立即拨打110报告，同时向区质监局、区安监局等有关部门报告。
第四章
应急处理
第九条
特种设备事故发生后，事故设备操作人员、维修人员、部门主管、分管领导、安全生产第一责任人应按照本单位的事故应急救援方案采取积极有效的抢救措施。
第十条
特种设备事故发生后，立即启动本应急救援预案，各抢险救援工作小组，应按照各自的职责和工作程序贯彻执行本预案。
第十一条
参加特大事故应急处理的工作人员，应当按照本预案的规定，采取安全防护措施，并在专业人员的指导下进行工作。
第六章
应急总结与奖惩
第十二条
应急救援工作结束后，应当组织相关部门认真进行总结、分析，吸取事故事件的教训，及时进行整改，并按照下列规定对有关人员进行奖惩。对瞒报、迟报、漏报、谎报、误报事故和突发事故中玩忽职守，不听从指挥，不认真负责或临阵逃脱、擅离职守的人员，按照有关规定，给予责任追究或行政处分。
第十三条
本预案自公布后施行。
电梯日常安全管理人员职责
一、熟悉并执行电梯有关的国家政策、法规，结合本单位的实际情况，制定相应的管理方法，不断完善电梯的管理工作，检查和纠正电梯使用中的违章行为。
二、熟悉电梯的基本原理、性能、使用方法。
三、监督电梯作业人员认真执行电梯安全管理制度和安全操作规程。
四、编制电梯定期检查和维护保养计划，并监督执行。
五、负责按国家规定要求向政府部门申请定期监督检验。
六、根据单位职工培训制度，组织电梯作业人员参加政府部门举办的培训班和组织内部学习。
七、组织、督促、联系有关部门人员进行电梯事故隐患的整改。
八、负责组织电梯一般事故的调查分析，及时向政府部门报告电梯事故的情况。
九、负责建立、管理电梯技术档案和原始记录档案。
十、组织紧急救援演习。
定期报检制度
一、电梯安全管理人员在电梯安全检验合格标志有效期满前一个月向质量技术监督部门的特种设备安全检验机构申请定期检验。
二、电梯停用一年后重新启用，或发生重大的设备事故和人员伤亡事故，或经受了可能影响其安全技术性能的自然灾害(如火灾、水淹、地震、雷击、大风等)后也应由电梯安全管理人员向特种设备安全监督检验机构申请检验。
三、电梯经较长时间停用，但尚未超过一年时间的，电梯安全管理人员可向单位设备管理部门申请内部安全检验，认为有必要的可向特种设备安全监督检验机构申请安全检验。
四、申请电梯安全技术检验应以书面的形式，一份报送执行检验的部门，另一份由电梯安全管理人员负责保管，作为电梯管理档案保存。
意外事件和事故的紧急救援措施及紧急救援演习制度
一、电梯发生意外事件或事故应按国家规定，及时报告有关人员或部门，发生一般事故(指无人员伤亡，设备损坏不能正常运行，且直接经济损失50万元以下的设备事故)和严重事故(指造成死亡1～2人，或者受伤19人(含19人)以下，或者直接经济损失50万元(含50万元)以上100万元以下，以及无人员伤亡的设备爆炸事故)后，应当立即向质量技术监督部门报告。查明事故发生的原因，提出相关的预防措施。
二、电梯安全管理人员应确定意外事件和事故的紧急救援小组成员，并报单位领导批准，成员人员必须包括一名单位的行政领导，电梯安全管理人员和电梯日常维护保养人员。
三、每年至少要进行一次应急演习，成员人员都必须参加。
四、演习内容、时间、排险方法、急救预案由电梯安全管理人员拟定，行政领导批准后实施。
五、演习结束后，电梯安全管理人员应将该次演习的情况作书面记录，并进行总结，对存在的问题在下次演习中进行调整、修改。
第四篇：铜陵荣胜特种畜类养殖专业合作社合作社档案管理制度
铜陵荣胜特种畜类养殖专业合作社
档案管理制度
第一条 为推进合作社档案管理工作的规范化、制度化，保障档案的安全保管，特制定本制度。
第二条 合作社办公室负责合作社档案工作，负责档案的收集、整理和保管工作。
第三条 合作社档案包括：
(1)合作社社员登记表和社员名册资料;
(2)合作社章程、内部各种制度文本;
(3)合作社工作计划、工作总结和重要活动方案;
(4)合作社社员、社员小组、工作机构的请示报告，合作社项目申报材料，申请报告，对外经验交流材料，社员来信来访材料，以及往来的各种文书资料;
(5)合作社的社员(代表)大会、理事会、监事会会议记录、工作纪要和会议决议;(由合作社专人负责记录整理，并送理事长或专职总经理定稿后存档)
(6)合作社在生产经营活动过程中形成的会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业资料;(除按本制度外，还必须按照国家统一的会计档案管理办法严格管理)
(7)合作社所签订的各种合同、协议;
(8)新闻媒体报道本合作社的文稿;
(9)其他有保存价值的各种资料(办公室视情况而定)
第四条 所有的文档资料必须是有关手续办理完毕后的最终资料。
第五条 归档材料必须用蓝色或黑色钢笔书写，文字清晰，对于确实不能使用原件者，应使用复印件归档。
第六条 凡归档的文件资料必须完整、真实，遵循文件的形成规律，进行科学的分类、编目、登记和必需的加工整理。
第七条 整理的材料须统一规格：
(1)书面材料以A4型纸为统一规格;
(2)除书面材料外应备份电子文档、电子文件;
(3)照片、磁带、碟片等影像材料应注明内容、时间、地点及主要参加人员等，与书面材料分开存放。
第八条 档案的查(借)阅必须严格履行登记手续，注明借阅人姓名、地址、联系方式、借阅事由、借阅内容及借阅期限等。对于会计凭证、会计帐簿和重要、珍贵的档案和资料，一般不提供原件使用。
第九条 任何人查阅档案时，必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换等破坏档案完整的行为。
第十条 合作社按照国家规定确定档案保存期限。档案保管期满需要销毁时，由档案保管人员、财务人员、理事长、监事长共同鉴定，严格审查，编造档案销毁清册，经社员(代表)大会同意后销毁。
第十一条 合作社配备防火档案箱，对档案实行集中管理，确定专人负责档案保管和文档的传递。
第十二条 档案保管人员离任要编制移交清单，移交人、接收人、监交人要签字盖章。第十三条 本制度自2008年7月11日起实施。
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第五篇：合肥学院声像载体类档案工作规范
为了提高我院声像载体档案(以下简称声像档案)工作的质量和管理水平，有效地为学院工作服务，充分发挥声像档案在教学、科研、管理等工作中的作用，并为考核声像档案工作提供依据，根据《中华人民共和国档案法》，中共中央宣传部、国家档案局关于印发《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》的通知(有关声像档案部门)，及原国家教委颁布《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规、规章的规定，结合我院实际情况，特制订本规范。
一 声像档案的收集和归档
1、确定声像档案归档范围的原则
(1)归档学院各项活动中形成的、或校外单位形成的与本院有关的声像载体材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
(2)归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统。
(3)归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。
2、归档的主要内容和重点
(1)归档的主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料三个方面，具体范围见附件一《合肥学院声像载体类档案归档范围和保管期限表》。
(2)归档的重点是本院各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。
3、不归档的文件材料
(1)不能反映本院工作、活动的声像材料;
(2)音响、画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料; (3)重份声像材料。
4、形成积累
1 (1)宣传部、电教中心和其它声像材料形成部门，均为立卷单位，分工归口立卷。
(2)立卷单位声像项目负责人、编导和其他制作人员，要按分工认真作好制作记录，整个工作结束后，按归档要求向本单位兼职档案员移送全套案本。
(3)各单位兼职档案员对收集上来的声像载体材料，按规定程序进行系统整理后向档案部门移交。
5、整理组卷 (1)立卷原则
根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点，分类组成保管单位。对单位声像载体材料，要附以文字说明，对同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法，对同一内容、多载体合成的档案，应注明参见号，既保持声像载体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。
(2)立卷分类
1)按介质分为纸质文件材料和声像载体材料。
2)纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料。
3)声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等。
4)同一类型的声像载体材料又可按幅面尺寸再细分。 (3)立卷分工
1)综合管理材料由院宣传部、电教中心等部门立卷归档。 2)制作项目文件材料和声像制品，由制作项目单位或个人立卷归档。
3)两个以上单位共同制作的，由主办单位立卷归档。 4)外单位制作的反映本院活动的声像载体材料，由档案部门负责征集或委托负责收集。
(4)归档材料的整理
2 1)检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套、音响、画面是否清楚，对有局部划伤、断裂者，应及时修补、粘结，发霉、发潮的，要及时冲淡、风干。
2)根据声像载体材料的形成规律，保持其有机联系和便于查考利用的原则，结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅，进行系统整理，组成保管单位。
3)照片及底片要有文字说明(包括内容、时间、地点、人物和制作者)，其他载体形式要有相应的文字材料，包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。
4)声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号互相照应，互记参见号。
5)声像制品的装具，一般应使用现有装具。经制作后的单件声像制品和照片，可用符合规范的专门的盒、册、封套装载。
6、归档验收
(1)声像材料形成部门应在规定时间内向院档案部门办理移交手续，填写移交目录一式二份，各执一份备查。
(2)归档的声像载体的文字材料，必须符合本规范的案卷质量要求。
(3)综合管理材料档案时间一般为次年4月份以前。声像载体材料在完成制作后3个月内归档。
二 声像档案的管理
1、分类编号
(1)按《高等学校档案实体分类法》进行分类标引，给出检索分类号。
(2)根据声像档案的内容、特点、不同载体，编制用于档号的二级类目(载体)代号简表。
(3)声像类档案档号=号+声像档案分类型号+保管单位号 模式如下：
保管单位依不同载体而定，可以是卷、册、盒、盘，也可以是张、件。保管单位号依载体代号(代码)流水。用声像档案形成的自然。
2、编目
(1)档案部门对接收的声像档案在装具脊背上填写档号，也可另行在底边20毫米处贴上注有档号的标签。
(2)登录声像档案目录，按不同载体档号先后顺序，以保管单位为对象填写，并注明相应的参见号。
(3)按照GB3792.5-85《非书资料著录规则》编制题名，案卷级声像档案和资料著录卡，作为手工检索和计算机采集卡使用。
(4)为方便查阅档案，应编制各种案卷目录和专题目录。
3、将编制的声像档案和资料著录卡数据存贮到计算机的数据库中，在本院的信息系统建立后，按要求与之联网。
4、排架、保管
(1)按照不同类型、不同规格声像载体分别编制的档号排架。 (2)照片库房保持温度15~25℃，湿度55~65%。其他声像档案的保管，应做到恒温、恒湿、清洁，温度宜18~24℃，相对湿度宜35~45%，要有专用的设备和必要的保护措施，要避开30奥斯特以上的磁场。
(3)每年定期检查库房的“八防”(防火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗)情况。定时记录库房温、湿度，保护库房整洁。
4 (4)每两年对库存档案进行一次全面核对检查，写出检查总结，发现问题及时处理。
(5)照片、底片要定期检查，有发黄、发霉、变质等现象，要及时进行清洗和技术处理。
(6)录像带、录音带、影片等使用完毕后应及时倒带，并马上入盒，以防止污染。要定期进行检查，如发现变形断裂、磁场脱落等现象，应及时进行补救。
(7)声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限一致。需长期、永久保管的声像材料，在保管一定时间后，应转录复制。
(8)母带(片)与复制带(片)保管方法一致。母带(片)必须专柜保管，并特别标明。
5、鉴定与销毁
按《合肥学院档案业务建设规范》执行。在销毁方式上，应注意按不同的销毁方式，如洗掉、去磁等。
6、统计
按《合肥学院档案业务建设规范》执行。
三 声像档案的开发利用
1、检索工具的编制
由于声像档案按载体类型、尺幅、依档号顺序分类排架，因此，在检索工具上应比一般的纸质文件材料有更高要求。
(1)按载体制成材料和载体规格编制载体检索目录。 (2)按《合肥学院声像载体类档案归档范围和保管期限表》编制主题检索目录。
(3)按《中国档案分类法——教育档案分类表》编制专业学科分类检索目录。
(4)编制检索到题名、内容的著录卡片，全面标引声像制作、载体及内容。
2、借阅
(1)档案部门在适当条件下应设立审片室(听音室)，提供检索
5 工具，为利用者查找、阅鉴声像档案创造条件。
(2)建立借阅制度，规定借阅档案的审批权限、期限、对象、观看人次、数量、手续等。若需借出、抄录、复制档案材料，应经有关领导批准。
(3)档案借阅或归还时，由利用者和档案部门共同进行清点、检查，并在档案借阅登记簿上登记，对借出的档案，档案部门定期催还，需续借者应重新办理借阅手续。对过期不还者，应停止其借阅并给予经济处罚。
如发现档案损坏或丢失，应写书面报告，经校主管领导人签署意见后，根据不同情况进行处理。
(4)对调出及离、退休人员，在办理调离手续前，必须清还档案，没有档案部门签字，人事部门不得办理调离手续。长期出国人员在出国前应及时向档案部门清退档案材料。
(5)对需经常查阅、不涉及保密的档案材料应复制。
3、咨询服务、指导交流
(1)指导利用者使用各种检索工具，回答利用者提出的问题。 (2)根据工作需要和条件可能，选择若干重点声像档案的题名，主动介绍有关部门，进行定期跟踪服务。
(3)了解与本院有关的动态，积极开拓服务。 (4)服务方式：可复制、征订、出售等。
(5)学院要结合现代化进程，逐步应用计算机进行声像档案的检索、汇编等，提高开发利用档案的能力。
四 声像档案工作人员岗位责任制
1、学院分管声像档案部门的院领导职责
(1)应加强全院声像档案工作的指导、监督，把声像档案形成部门工作纳入学院声像工作发展规划，并列入学院声像工作议事日程，定期加以研究。
(2)关心声像档案的建设与发展，使声像档案工作能与学院各项工作协调发展。
2、学院声像档案形成部门负责人职责
(1)贯彻执行上级有关声像档案工作的指示、规定，把声像档案工作纳入本部门和有关人员的岗位职责，并认真组织实施。
(2)对本院各部门声像档案的形成、积累、立卷、归档工作进行检查、督促，确保声像档案材料的完整、准确。
(3)积极做好声像档案的七防(防火、防盗、防虫、防光、防潮、防高温、防鼠)工作。
3、各声像部门科技人员职责
(1)各声像工作部门及负责声像工作的科技人员在每项工作完成后，立即将声像材料和文字简介整理好，向本部门兼职档案人员归档。
(2)填好声像材料归档的有关表格，办完移交手续。
4、学院档案部门职责
(1)院综合档案室的负责人定期或不定期的对校声像档案形成部门的相应工作进行检查、督促、指导。
(2)对声像材料部门兼职档案人员的提出的疑难问题，应及时与有关领导研究解决。
(3)关心档案人员的学习、工作等情况。
5、声像档案形成部门兼职档案人员职责
(1)在部门负责人领导下，监督、指导、协助科技人员做好声像档案的平时积累工作，接收本部门人员交来的声像材料，并检查是否完整、准确、系统，组卷是否符合要求。
(2)将已收集的案卷，于次年4月底以前向档案部门办理移交。 (3)完成学院档案部门委托办理的其他任务。
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附件一：
合肥学院声像载体类归档范围和保管期限表
SX11 综合(党政群团)
序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9
类目名称
本院领导的活动材料(参加国内会议、座谈、探望等)
本院各类重大会议(党代会、工代会、教代会、团代会、学代会等)
本院校庆等重大纪念、庆祝活动材料 中央、省市及上级党政领导来院视察等材料 省级以上代表团、兄弟院校代表来院活动材料 本院机构成立的活动材料 本院民主党派重大活动的材料 本院重大宣传活动材料 本院社团活动的材料
保管期限 长 期
长 期
长 期 长 期 长 期 长 期 长 期 长 期 长 期
SX12
教学
序号 1 2 3 4 5 6
类目名称
本院开学、毕业典礼活动场面及学士论文答辩活动材料
本院教授、专家，国内知名专家、教授，外籍教师授课场面
本院学生业余生活、课外阅读、参加各科竞赛、演讲等活动场面及评比先进材料 本院毕业生(含成人教育)照片 本院体育运动会材料 本院学生军事训练活动场面
保管期限 长 期
长 期
长 期
长 期 长 期 长 期
8 7 本院教学活动获奖的奖状照片 长 期
SX13 科学研究
序号 1 2 3 4
类目名称
本院举办的国际性、全国性和省级学术活动及本院学术年会等活动材料
本院教职工在重大科研课题研究过程中及鉴定活动中形成的材料
本院科研获奖项目成果奖状照片 本院科学研究评优活动等照片
保管期限 长 期
长 期
长 期 长 期
SX14 产品生产与科技开发
序号 1 2
类目名称
院属企业试制生产或正式投入生产的产品声像材料 产品发布会及产品使用情况等声像材料
保管期限 长 期 长 期
SX15 基本建设
序号 1 2 3 4
类目名称
本院建校初期的照片(含院门、教学楼、实验室等) 本院重大工程的基地原貌、建设过程及竣工验收的声像材料
本院重大项目开工典礼、奠基、落成材料 本院各实践实习基地建设的声像材料
保管期限 长 期 长 期
长 期 长 期
SX16 仪器设备
序号 1
类目名称
本院大型仪器设备声像材料
保管期限 长 期
SX17 出版
序号 1
类目名称
本院出版物有关声像材料
保管期限 长 期
SX18 外事
序号 1 2 3 4
类目名称
国外知名人士、学者、在外校友来际讲学、参观、访问、交流材料
与国外大专院校建立校际关系签订协议声像材料 在我院召开的重要学术会议声像材料
本院人员在国外考察、讲学、合作研究的声像材料
保管期限 长 期
长 期 长 期 长 期
SX19 财会
序号 1
类目名称
本院在财务会计工作中形成的声像材料
保管期限 长 期
合肥学院
2004.2.27 10