oa基础知识范文

第一篇：oa基础知识范文

OA知识普及之OA相关模块——OA中的财务管理

1.OA中财务管理的定义

财务是一个组织在运作过程中物质、服务运动(流入和流出)所对应的资金运动及资金运动过程中所体现的经济关系，主要是财产和债务，即资产和负债。

财务管理(Financial Management)是在组织一定的整体目标下，关于资产的购置(投资)，资本的融通(筹资)和经营中现金流量(营运资金：报销、借款、合同执行、订单执行)，以及利润分配的管理。

财务管理是组织管理的一个组成部分，它是根据财经法规制度，按照财务管理的原则，组织企业财务活动、处理财务关系的一项经济管理工作。

传统的财务管理系统注重结果管理和分析：会计科目、会计凭证、会计做账、会计核算等管理，更多的是结果管理;

而OA中的财务管理注重过程管理：通过预算设置、借款流程、报销流程、合同管理流程、费用支付流程(请款流程)来控制费用发生，按照一个组织的经营目标来控制费用发生过程。

OA中的财务管理实际上就是费控系统(预算编制、预算执行、合同签订和履行管理、费用控制、费用分析报表)。

2.OA中财务管理的关键点

1)OA中的财务管理需要关注过程管理、企业经营性费用发生及控制的需求实现

2)OA中的财务管理不管是预算和费控都需要体现：时间区间、几级科目、控制对象、差异分析、动态调整

3)OA中的财务管理需要对费用科目规划好：几级科目、科目的标准;可同步财务软件的科目

4)OA中的财务管理的预算编制可以分为多种模式：从下而上的汇编、从上而下的分发、或者直接把编制好的预算表直接导入系统

5)OA中的财务管理可以作为企业运营费用管理，不能做成本管理

6)OA中的财务管理对费用发生过程的管理需要与设置好的预算进行关联，知道预算执行情况和费用发生的合理性，本质上：预算是一个标杆，每一项费用发生与已经有的标杆进行对照、并反馈与标杆的偏差度

7)OA中的财务管理科目更像一个容器，数据和状态由工作流来传输并通过预算标准来控制

3.OA中财务管理的难点

1)费用管理细化到什么级别(分部、部门、岗位、人员、客户、项目、几级科目) 2)现实中的费用预算更多的是根据营业收入会发生动态变化：比如很多公司采用费用包干制，也就是能够花多少钱是根据他这一个时段内收入多少来决定

3)适应不同的预算体系：收入决定费用的体系、标准费用额度的预算体系、静态预算体系(每一个月都是固定的值)、动态预算体系(全年预算是固定，但一个期限内的可发生额完全是由上一个期限的发生额来决定)

4)与财务、ERP做集成和数据同步，而且能够调取有些财务系统的预算数据来控制

4.OA中财务管理的发展

财务管理是组织管理中毋庸置疑的核心，而OA中的财务管理最初是帮助组织进行费用管控，即做到事前控制，对每笔费用的合理性进行评估后执行。我们认为，按照财务管理的价值发挥深度可以有以下几种可能：

第一阶段：实现费用管理。OA中的财务管理成为一个组织真正的费控中心;监管每一笔费用发生的合理性和合规性，帮助企业对费用发生过程进行有效控制

第二阶段：实现集团财务共享中心。对很多集团公司来讲他们不一定是每一个分子公司都设置财务人员，这时候就是提出"财务共享中心"(Finance Shared Service Center)，将一个集团在不同区域的分子公司(经济实体)的会计业务拿到一个SSC(共享服务中心)来控制、记帐和报告，这样做的好处是保证了会计记录和报告的规范、结构统一，而且由于不需要在每个公司和办事处都设会计，节省了系统和人工成本。

财务共享中心主要涉及到五个关键点：事前申请、预算管控、财务系统对接、影印系统对接 、银企直联

第三阶段：助力阿米巴经营模式的落地。阿米巴经营模式目前开始流行，阿米巴的核心理念就是在一个相互信任的组织内充分发挥出每一成员的积极主动性创新能力，让每一个人都是一个经营体，也就是人人都是经营者(阿米巴的经营形式有很多种，比如：SBU、利润中心、成本中心、联盟经营体、独立核算体、承包经营制、岗位的绩效考核体系，做到极致的情况就是每一个人都是一个可以独立核算的经营体)!

这样模式的落地必须要求这个企业要做到三点：

1、组织内各个经营体的职责权利必须明确;

2、组织内各种流程必须清晰明确;

3、组织内各种经营数据的呈报能够及时、透明、准确。

完全要做到这三点必须要有一套软件支撑系统，人工一定不能长期及时有效完成各种经营体的独立核算。

总之，OA中的财务管理对于企业的价值在于可以实时展现每一个人、每一个经营体的收入和支出，真实实时反映每一个人、每一个部门、每一个机构、每一个客户、每一个项目的经营效益!在这个基础上，帮助企业落地不同的财务管理体系，辅助经营模式的落地!

5. 财务管理可能存在的陷阱/误区

费控可以减少成本?有可能发生这种场景：在年底编制预算的时候，每一个人、每一个部门、每一个机构极力争取预算额度;可能1万能够办好的事情，搞成10万的预算，到了年底尽快把预算全部用好，但是不是有效利用这些预算没有人关注，因为系统是不可能知道这个钱花得是否有效，系统能够做到的就是和年初设定的预算来对比是否在控制内;这个时候预算费控系统反而成为了大手大脚花钱的保护伞! 每一个企业都应该有预算控制体系?实际上不应该是这样!快速发展的企业对费用管控的关注点应该在费用发生的合理性和有效性!因为，快速发展的企业，很难有一套体系能够适应它的变化，如果有了体系可能也就是限制了它的发展。

预算体系最好是能够从下而上的汇编?做到这样的程度企业可能要花费大量的精力，还不如通过线下的各种会议把各种预算确定下来(因为预算编制本质上就是一个讨价还价的过程)，然后再导入系统来得更加高效!

预算要做到精准化控制?事实上对很多的企业而言，预算管理不能太死，因为目前国内的很多经营环境是变化多端的，如果把预算卡死，可能也就是把业务卡死了;所以，对于目前国内大多数企业，能够做到预算控制预警，并能够实时调整预算，将更加实际有效!

预算费用核算的级别越细越好?实际上对很多企业的费用控制只要做到部门这一级和机构一级就可以，到每一个人反而让部门和分支机构失去业务发展调配资源的能力。

为了费控管理而管理?很多企业领导者或者部门经理经常会陷入一个管理误区就是如何把管理做到极致，这是错误的。

问题的思考出发点不应该是如何做好管理，而是如何服务好业务发展。

费控管理系统也是一样，费控的目的是服务和支撑业务更好的发展，而不是花费太多的精力来做所谓的每一分钱的监控和管理;任何管理模式一定要对应到企业的实际情况和经营环境，一个连基本的报销制度都没有执行好的组织，做费控是不可能的。

一个快速成长型的企业更加要鼓励经营体的独立性(也就是独立核算和费用包干制更加有效);

一个业务集成性很强(也就是业务无法完全独立切割：例如软件公司)的企业就不合适每一个人、每一个岗位、每一个部门都搞细化的阿米巴经营，这样反而造成经营沟通协调成本急剧增加，而且可能造成一种结果是每一个人只关注自己收入和支出，而不知道帮助上游和下游有效开展工作，这也就是阿米巴死结和绩效陷阱!

以上就是泛微十六年的OA实践得出的关于财务管理的经验总结，在下一篇文章中小e会接着给您介绍OA办公系统中的项目管理模块，敬请期待!

第二篇：宁波OA办公系统、宁波OA办公软件、宁波最好的OA系统、宁波OA办公自动化系统

杭州哲程软件有限公司

杭州哲程软件有限公司 的 《哲程协同办公系统》 (OA)经过3年的精心打造，是一套高质量、高效率、智能化的办公系统。

系统以办公管理为核心，以沟通、协调、控制为宗旨，以通用、易用、稳定、安全为原则， 融合了当前最流行的管理思想，为行政企事业单位和中小企业提供了一个先进、高效的现代化信息平台。

☆ 有效提升员工办公效率 哲程协同办公系统能帮助企业建立一个统一整合的工作平台，可以打破时间、空间的限制，让企业的所有员工可以在世界的任何地方、任何时间都能够在一个统一的工作平台完成日常的工作，大大地提高了办公效率。

☆ 快速提升企业反应速度 对企业而言，业务流程始终是创造价值最核心的要素之一，通过工作流作纽带，能将各个业务部门甚至上下游厂商之间连成一个整体，责权分明，大大提高了工作效率。不仅如此，哲程工作流系统可以帮助企业对流程进行不断的优化改造，找出流程中的瓶颈，避免人为因素的干扰，提升公司的竞争力。

☆ 立刻提升企业执行力 在传统的管理模式下团队协作不好，领导不知道下边在干什么，成员不知道其他人在做什么。通过哲程协同系统，领导可以非常清楚的知道员工的工作情况，可以根据具体情况指导工作，团队成员之间协作也可以更加紧密，大大提升了企业的执行力。

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杭州哲程软件有限公司

哲程软件，为成为中国最有价值的软件公司而自强不息

第三篇：从传统OA到协同OA的飞跃

提及OA，人们往往会很自然的把它与“档案管理”、“公文流转”等联系在一起，这也是脱胎于政府收发文的OA给人们留下的根深蒂固的印象。在二十多年的发展历程中，OA自身的局限性使得它所扮演的角色更像是一个“文秘”――企业需要依靠它来进行一些基本的行政事务处理，但同时却很难从中获得更多的价值，这就是办公自动化系统所处的现实和困境，也是企业用户对传统OA不满意的焦点所在。

而今天，随着协同软件理论和技术的日趋成熟，协同OA应运产生。它源自传统OA，但又完全摆脱了原有的局限，并凸现出其不同与传统OA的应用和更高层面的价值。

在阐述传统OA和协同OA的区别之前，让我们来回顾一下OA的发展历程及其相应的特点。

回顾：办公自动化的发展过程

第一代OA起源于政府公文和档案管理的需求，它实施了企业部分工作流程的自动化和文档的电子化管理。它的特点是以公文处理、档案管理为核心，办公其实就是办文，并形成了以后OA的基本体系。此时OA的架设也多在C/S下，无法很好的支持远程办公和移动办公。

第二代OA是从90年代中期开始，随着互联网(Internet)的兴起与发展而产生的。以Internet为基础，第二代OA实现了B/S架构，并很好的支持了移动办公的需求，企业资源不再受到通讯技术的限制。同时，OA系统也加入了更多的功能，如BBS、新闻发布、日程安排、人事信息等，但从本质上来说第二代OA依然以公文和档案管理为核心内容。

90年代末期开始，随着市场环境的变化和协同管理(Collaboration)的兴起，OA的指导思想开始发生转变，更多的强调跨地域、跨部门之间的协同，OA中也加入了新的协作工具，如即时通讯、项目管理、网络会议、文档共享等等，第三代OA出现了。但此时的OA还是没有完全突破传统OA的局限，实现的协作也仅是局部的、浅层次的;更多的企业资源依然处于割裂和难以管理的状态。 纵观OA的发展历程，我们发现，办公自动化很多时候作的工作不过是将手工进行的事务搬到计算机网络上，并利用了计算机技术的一些先进特点，而其本身却没有增加多少先进的管理理念和方法。另外，起源于政府的公文和档案管理的OA也一直很难摆脱最初的定义模式，除了将企业的一些文档、信息进行了电子化，并在工作流管理上有所增强外，并未给企业带来更多的价值。同时，尽管第三代OA开始加入新的理念如“协同”，但从根本上来说，它只是利用了一些简单的协作工具，从企业管理的整体角度来看，它离真正的“协同”还有相当的距离。

现状：用户面对的OA系统

了解了OA的发展历程和基本特性后，我们不禁要问，那么现在用户面对的办公自动化系统又是怎样的一个情况呢?

第一类OA：沿袭传统OA，简单和低价

开发和销售这种产品的企业很多，也有一定的客户群。这类产品价格和开发成本都比较低，它的功能主要是以传统的收发文管理，档案管理为主。并加入了一些辅助功能如，BBS、公告板、名片夹、日程安排、报告管理、图书管理、车辆管理、公司大事记等小功能。这些功能比较简单且相对独立，其中包含的各种

信息依然以“孤立”和“静态”的形式存在。总体上来说，这类OA只能帮助企业迈入“办公自动化”的初级阶段，对希望利用OA提高管理水平的企业来说并没有多大实质性的帮助。

第二类OA：实现了部分的协作，有一定灵活性

第二类OA相对来说是比较先进的OA，它开始纳入一定的协同管理思想，在功能上也进行了相当的改进，除了对工作流程的功能进行了加强之外，还利用各种协作工具实现人与人之间、部门与部门之间的协同，OA的架构也比较灵活，然而它各方面的功能还是相对独立的，尤其是与企业的业务还是没有实现更深层次的对接，其“办公”涵义的广度和深度也没有达到一个更高的层面。

面对办公自动化的现状，我们会问：办公自动化到底应该为企业带来什么应用价值?它将何去何从?实际上，这是两个相关的问题，解决方法的获得必须要有更高的高度，更宽阔的视野来看待办公自动化的涵义。我们需要的是重新审视企业的管理和信息化需求，从而挖掘OA新的应用价值。

思考：寻求OA的价值

让我们先来看一下现实情况中的企业办公情况。办公，这里也可以理解为“日常的工作”。这个日常工作的涵义是很广泛的。从人员应用的角度来看，企业管理者希望随时了解整个公司的运作情况，与各部门保持经常性的沟通和交流，从人力资源、财务等方面监控企业的整体情况并支持决策，因此他关注“监控和决策”;部门领导希望方便的分配工作任务，查看下属的工作进展情况，对其做出相应的指导，对业绩进行评价，并与上下级和其他部门建立紧密的联系，因此他关注“管理和协调”;普通员工希望可以查看自己的工作计划和进度，很方便的利用各种管理工具，例如文档管理、知识库、客户管理、项目管理等完成自己的工作任务，因此他关注“高效和协作”。而从应用内容的角度来看，日常工作事实上涵盖了对知识、文档、人员、资产、财务、项目等方面的管理，并且每个管理的环节都关联紧密，相互作用。因此在现实情况中办公的涵义远远超出了我们既定的范围，传统OA只是从一个狭义和片面的角度去实现了“办公自动化”。因此OA应该从更广阔的角度来考虑“办公”的涵义，并与企业的需求进行紧密的结合。

再来看一下企业当前的信息化现状。我们发现，过去的很多应用系统都是相互割裂的，它们往往关注单个或局部资源的管理，相互之间很少能够紧密协调起来，“信息孤岛”、“应用孤岛”和“资源孤岛”三大难题不可避免的存在。企业常常面临沟通不畅，信息无法及时获得，管理效率低下，资源和资源之间各自为政，难以统一管理和协调的现状。尤其是当企业业务流程日益复杂，业务与业务之间关联与交叉频繁;人与人，部门与部门，企业与企业的沟通和协作愈发凸现重要性的时候，企业更需要打破各种沟通和管理的屏障，实现对管理和运营各环节的掌控、调配和协作。而传统OA由于其应用的局限性难以满足企业“协同管理”的需求。因此协同理念和协同应用应该更多的被纳入OA中，使其可以对企业各种分散存在或被分隔的资源进行整合，从而让企业的管理真正提升到一个新的层面。

从以上可以看出，一方面我们应该延展和深化OA的应用，另一方面需要将协同的理念纳入OA中，于是便催生了新一代的办公自动化系统――协同OA。

变革：协同OA实现的飞跃

协同OA基于全新的管理理念和功能体系而设计，因而它呈现出完全不同于传统OA的特性，在泛微软件的协同OA产品e-cology中，首先可以体现为如下三方面的基本设计思想：

信息网状思想：将各种分散的、不规则存在的信息整合成一张“信息网”;业务关联思想：对各种业务环节进行整合并实现在统一平台上的统筹管理;随需而应思想：企业的各种资源，可以被迅速找到并集合到一起，并实现它们之间通畅的沟通和协作。

基于这三大基本思想体系设计的协同OA一方面打造了高度“协同”的管理和办公环境，另一方面大大深化了OA的应用，从而完全突破了传统OA的局限，有效帮助企业整合各种资源，提升管理：

关联：企业的分析和决策来源于准确、全面和及时的信息，而“孤岛式”的信息一方面很难全面反应真实的情况，另一方面也容易造成数据混乱、更新不及时、难以统一管理和获取等问题。在传统OA中，例如销售经理要审批一项费用报销单，如果他对这笔费用的来龙去脉不清楚，就很难从这张报销单上获得更多的信息，因为他所获得的仅仅是一些静态的，表面的信息;这个时候他可能要通过不同的应用系统去查询更多的信息，或者与相关人员进行交流，这样就大大降低了工作的效率和准确性。而在协同OA中，由于信息之间已经建立了各种关联，因而销售经理可以从这张报销单开始，迅速提取其他的相关信息，如报销事件的来龙去脉、涉及到的客户或项目、提交人的情况、原始单据或凭证的扫描等，同时又不必在不同的应用系统之间切换。通过这样的关联，为企业真实的还原了信息本来的“网状结构”，从而为管理扫除了信息获取不全面和不及时的障碍。

深化：企业管理涉及到的环节是众多的。现代化企业就象一台不停运转着的精密机器，而各种管理和运营环节就象是机器上的各个部件，相互之间有着千丝万缕的关系，并且必须为企业的共同目标而实现一致性的运作。例如一个产品的销售，涉及到产品的功能和质量(产品研发、质量监控及升级)、产品的市场宣传(宣传平台、宣传文件和方式)、具体销售业务的开展(客户管理、项目跟踪、合同签订)、相关费用的报销(单据填写、流程审批、数据更新)等，而这些业务是否能够被很好的管理并实现统一性的协调将直接影响到产品的销售成果。传统OA由于其局限性，所涵盖的管理深度及广度都是十分有限的，因而很难对这样的一些比较复杂的业务过程进行管理，当然就更难以支持整个业务链的平滑运作了。而在协同OA中，对管理范畴进行了深化和延伸，因而可以让企业方便的对更多的环节进行整合和统筹管理。

协作：要实现良好的协作，首先需要突破物理边界和组织边界，让处于不同的地理位置，不同组织的人员可以进行无障碍的沟通;其次，需要对整个的协作进行管理，让协作的对象为共同目标而进行一致性的、协调的动作，对协作过程进行监控、调整，对协作产生的信息进行完整的保留，并以知识的方式进行再利用;第三，由于协作发生在企业的各个运营环节中，因此还需要一定的应用广度来支持对其的管理。在传统OA中，协作往往是浅层次的，邮件、BBS、即时聊天工具、工作流程等虽然可以实现一部分的协作，然而它们的涵盖面十分有限，沟通的内容零散，之后也很难对其结果进行进一步的整理。而在协同OA中，由于各种资源之间的屏障被打破，因而这样的协作可以贯穿于各个环节并容易得到集中的管理。如协作的内容可以是企业积累的各种知识文档，项目进展中的某个任务，或是企业的一个合同会签流程，一种需要分配的物资;协作的对象可以是一人对一人，或多人对多人，可以发生在企业同一部门员工之间，也可以发生在跨

部门员工之间，还可以是不同企业，企业与客户或合作伙伴之间的协作;协作的方式可以是知识文档、主题讨论区、网上会议、即时聊天、任务分配等。同时，协作的过程和结果可以得到很好的记录，并最终形成知识体系的一部分。

总结来说，协同OA基于三大基本思想体系，在“关联”、“深化”和“协作”方面体现了其完全不同于传统OA的应用，把OA与企业管理的需求真正的相结合，从而给“办公自动化”带来了更高层面的价值。

展望：协同OA的发展方向

e-cology现在已经在全国范围内积累了众多的用户，同时，其自身也在不断的完善和提升。随着管理思想和信息技术的发展，我们相信协同OA将越来越体现出它的独特优势，并在如下三方面进一步提升其应用：

协同化：协同化不仅仅是企业管理理念发展的趋势，也是信息技术发展的趋势。协同OA一方面将加强自身“内含”的协同性，更多的突破资源之间的壁垒，提供一个畅通无阻的工作环境;另一方面，由于协同OA的定位并不在于取代其他专业管理软件，而在于提供融合孤立资源的平台，因此它也将加强其“外延”的协同性，以各种技术手段实现与其他专业软件更多的互动和对接。

智能化：协同OA不仅要能充当企业办公的助手，更要能进一步充当“参谋”的角色。这就意味着协同OA不仅仅是信息的载体，更是信息的分析工具，能够实现对数据的加工和转换，提供从基本查询、报表和智能分析的一系列工具，并以各种形象的方式展现，从而为企业考察运营情况、分析当前问题所在，制定未来发展计划等方面提供更多的决策支持。

知识化：协同OA还应是企业知识管理的工具。尤其是在知识经济下，知识已经成为企业能够获得发展的核动力，而不再是办公事务本身带来的短期利益。协同OA将利用自身的优势，更多的关注知识的收集、积累与继承，并提供相应的知识管理工具，以帮助提升企业及员工的内在能力，以实现其可持续性的发展。

第四篇：平台型OA办公系统与传统OA的区别

和您一样，内行青睐万户OA

平台型OA办公系统与传统OA的区别

软件厂商的升级多是针对产品的升级，解决的往往是通用性的问题，例如修复程序的漏洞和错误;完善OA办公系统的性能;增强系统安全性;添加某些新的功能等。而事实上，用户产生的新需求中大多数是一些个性化的东西，如：企业人员变动，需要调整组织机构和人员;业务扩展，需要定义新的工作流系统、调整原有业务流程;协同办公，需要集成其它业务系统等。而不同用户不同时期的需求不可能完全相同，这种情况之下，就需要软件提供商分别给每一家用户提供有针对性的个性化升级服务，可想而知，这种升级模式未免太不实际。

其次，升级是有限的，而新需求却是不间断产生的。一方面软件提供商升级服务次数有限，解决的问题有限;另一方面企业用户OA新需求的产生并不是固定时间，固定形式的。用户如其将需求诉求于软件提供商，接受被动的并不完善的服务，不如用OA办公系统提供的自助式定制开发模式来主动解决问题，平台型OA办公系统正是基于这种用户需求产生的。变被动为主动，用户满意度将大幅提升。

平台型OA与传统OA办公系统最大的区别在于：系统本身自带强大的定制开发平台。例如万户OA，无需掌握专业软件开发技术，通过定制就能快速实现诸如：设置与调整组织机构和人员、添加新的功能、修改原有功能、变更业务逻辑、自定义新的工作流、OA集成ERP、OA集成网站管理系统、访问其它业务系统数据等等。让用户无需依赖软件提供商，自已DIY就能量身打造最适合企业的个性化OA办公系统。适合的才是最好的，只有最适用的OA办公系统才能最大限度的发挥其应用价值，为企业带来最大的经济效益。

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第五篇：OA系统

OA系统管理

一、OA系统的定义

OA系统的全称是Office Automation System，意为办公自动化系统。实施OA系统可帮助公司实现信息资源的共享;增强员工协同工作的能力;强化领导的监控管理;有效管理起有形(设备等)、无形(业务信息、知识)资产，避免流失;实现公文流转、审核、签批等行政事务的自动处理，促进管理电子化、规范化，完美整合了组织内部的信息流。

二、OA系统的作用

1、 建立内部的通信平台。

建立公司内部的邮件系统，例如每个OA帐号自动带一个电子信箱，可以接收、发送、回复电子邮件及超文本邮件。还可以建立树状的邮箱目录，结合通讯录来选择邮件地址，实现单发或者群发邮件。提供邮件搜索功能，可以把其他的邮件账号集成到本系统中，进行统一管理，使公司内部的通信和信息交流快捷通畅。

2、 建立信息发布的平台。

在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如公告栏模块，用于发布公司的公共信息如新闻、领导讲话等，公告栏模块下可设置多个栏目，供某个部门使用或全体员工使用，授权人员可在相应栏目下发布文章;论坛模块，员工可在此讨论工作生活中的各类问题。论坛模块也可设置多个论坛区，论坛区下面可设置多个版面，员工可在各版面提出话题参与讨论，论坛区和版面由论坛管理员管理，每个版面可由管理员设置版主，负责对该版文章的管理;合理化建议模块，员工可在此提出各类意见建议，提交给领导;知识功能模块，各类资料如法律法规、技术文档等加入其中后，既方便资料管理，又可实现信息共享。知识功能模块可以分个人、公共两部分，限定资料的共享范围。主要功能包括目录和文件的创建、修改和删除，具备合理严格的权限控制。此外，还可以根据公司需要建立网址链接功能模块、网上查询功能模块等。使公司的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解公司的发展动态。

3、 实现工作流程的自动化。

变革了公司传统纸质公文办公模式，公司内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，提高办公效率，实现无纸化办公。 在此流程中，OA系统可实现WORD, EXCEL文件的在线修改，OA系统还可提供数字签名、电子签章技术，发文拟稿在通过审批之后即形成正式文件，并可打印或授权指定的人员传阅、发布、存档。公文在流转的过程中，拥有权限的人员可修改文件、填写意见、执行否决等操作。OA系统减少了人力成本，不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调公司内各部门的工作，减少工作中复杂环节。OA系统使得文件的指定接受者(报送对象)登录系统后会自动接收文件，阅收者可签署意见，并可根据情况将文件再次传阅给本部门的其他人员。管理人员可实时监督催办系统内正在流转的各类文件。OA系统可实现检查文件发放、归档、作废情况;可检查各部门文件阅办情况。

4、 实现文档管理的自动化。

可使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。文档管理自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。例如，实现文档管理自动化以后，如公司来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己进入系统就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。

5、 辅助办公。

它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、办公用品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。

6、 实现分布式办公。

变革了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公，大大方便了员工出差在外的办公与信息交流。

7、 建立信息集成平台。

现代公司中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着公司一些经营管理业务数据，对公司的经营运作起着关键性作用，但它们都是相对独立的、静态的，智能网络办公系统具备数据接口功能，能把公司原有的业务系统数据集成到工作流系统中，使员工能有效获取处理信息，提高公司整体反应速度。

8、 节省办公费用支出。

将传统的纸张填写过程电子化，尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用，真正实现无纸化办公，是实现管理现代化的标志。

9、 搭建知识管理平台。

系统性利用公司积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。

10、 增强领导监控能力

强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况;实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。

三、OA系统的管理部门

1、综合管理事业部为OA系统的管理部门。其主要职责：

(1) 负责OA系统的日常管理、系统维护、系统安全和数据备份。 (2) 负责OA使用人员的培训和技术指导工作。

(3) 负责因人员流动及组织架构变更造成的用户注册、注销及岗位权限的设置。

(4) 负责监控、检查、督办核心工作流程。 (5) 负责对系统内保密文件的设置进行定期检查。

(6) 负责对各部门上报公司各业务口数据的时效性执行情况进行监督。 (7) 负责对违规使用OA系统的人员进行考核评分。

2、各部门负责人就本规定对本部门所有人员有宣导并监督执行之责任。

四、OA系统的维护、管理

1、 维护、备份操作在每天0:00进行(系统自动进行)，由综合管理事业部指定专人进行监控，但不得影响系统的正常使用;对系统的网络安全进行配置，

使系统具备必要的防入侵、防病毒能力，并针对突发事件有相应的应急处理预案，以保证系统的安全和稳定。

2、 系统管理员账号由网络管理员掌握，负责执行系统各模块权限的分配;系统管理员账号除在系统启用时进行的初始设置以及权限更改设置外不允许进行其他操作。

3、 系统管理员进行权限设置时应按各主管领导的意见执行;只能进行确属必要的权限设置;对所有的权限设置由综合管理事业部进行记录，形成权限分配表备查。

4、 培训组织工作由综合管理事业部统筹安排和负责;凡需要使用OA办公操作的新员工在入职二周内必须接受操作使用方面的培训;人员由于岗位变更调整需要变更权限，综合管理事业部负责调整权限分配，并进行相关培训。

5、 0A系统自动对协同工作进行跟踪，并对员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录，由公司网络管理员每月30日前将统计结果发至综合管理事业部负责人。

6、 必须定期更改用户密码，并妥当保管，多人共用一台计算机的，如暂停使用OA办公需及时注销或退出OA系统，以免他人打开系统获取保密信息，恶意增删资料或干扰系统运转，如因密码保存不当等因素造成的任何后果，由账号密码所有者承担。

7、 禁止在OA系统上传非工作用途的文件、图片，不得利用OA系统发布、传播有碍国家安全、社会治安、诋毁公司或带有电脑病毒的信息。

五、流程管理

1、 流程管理是OA系统的核心应用功能，为提高日常流程顺畅扭转以及加快流程的审批，所有流程的审核、会签，原则上应在接到流程或通知后一个工作日内完成;所有流程的签批，原则上应在二个工作日内完成，急件须在一个工作日内完成，如属涉及重大事宜须立即签批的，应即接即批;超出规定时间的，系统会自动对相关人员发出催办信息，在收到催办信息后，应立即签批;遇相关人员开会、对外接待、外出办事、出差或有其他紧急任务的，时间可顺延，但如果外出超过三天的，急办流程需授权解决。

2、 流程监控权由公司指定专人掌握;发生操作失误或流程错误的情况则由

拥有监控权限人予以纠正，以保证文件传递途径的畅顺。

3、 流程定义、流程处理以及权限设置必须严格按照公司相关制度规定进行或公司领导的指示操作。

4、 综合管理事业部应定期对流程的合理性、有效性进行检讨，发现不合理或无效或效率低的流程要及时研究，提出改进的意见，经公司相关领导批准后执行。

六、模块管理

1、 通知公告只用于发布涉及全公司工作的内容，其发布权由综合管理事业部指定专人掌握，但均应按规定程序报公司相关领导签发后方可发布;凡涉及全公司的文件通知，应由公司总经理以上领导审批后指定人员签发后以公司名义发出，避免造成混乱。

2、 新闻的发布必须通过公司的审批后，由综合管理事业部指定专人上传。

3、 通讯录的初始化相关数据由综合管理事业部录入;如需要修改相关信息的把相关信息及时提交综合管理事业部指定的专人进行修改及维护。 七 OA系统的使用要求

1、 员工上班后应及时登录公司的OA信息管理平台软件，由综合管理事业部进行监督管理;如因没有登陆公司OA信息管理平台而造成工作延误或缺陷，视情况作相应处罚。

2、 员工登录后首先查看公司门户的公司通知、公司新闻、任务安排及待办工作流程，并及时做出相关的处理;对于传阅信息等，必须按内容的重要程度及时做出必要的回应;处理文件的时间要求按规定时限要求执行，以方便同事查询和电话转接。

3、 员工有事外出或离开座位时，应及时登记日程安排里，科级以上人员外出无法及时登录系统处理事务时，应提前设置好事务委托，委托可担负管理职责的人员代为处理相关的流程申请;若因未做事务委托而造成工作延误的将予以处罚。

4、 如无特殊要求，公文收发、工作总结与计划、任务安排等必须要以传阅的方式报给相关领导签发和抄送，不准使用纸张抄送，由公司指定部门或专人进行监督记录。

八、 OA系统的选择

市场上有三种类型的免费OA系统：

1、 传统OA系统厂商提供的免费版：

个别传统的OA系统厂商会推出一个免费版本，用来冲击市场，培育潜在客户。为了避免和主营产品线冲突，这样的免费OA系统都具有很大的限制。一方面许可用户数很少，通常不超过30人;另一方面功能很有限，只提供最基本的几项功能，实现最简单的办公自动化，最后在系统维护、升级、服务等方面也无法享受和其他用户相同的待遇。

2、 破解版：网络上有一些被破解的OA系统，尤其是北京某品牌的OA系统就有大量的破解版用户。这样的系统在用户数和功能上都没有限制，和正版基本一致，只是在一些功能细节上不是最新的。因为没有官方授权，当然也无法享受到官方服务了，只能自己摸索，最大的问题还是产品的稳定性和安全性。

3、 云OA：

这是免费OA系统最大的市场，也是最正规化的市场。近年来，市场上出现了一小批从事云OA业务的厂商，他们提供免费的在线OA系统服务，用户无需在本地部署，在网络上注册后就可以直接在线使用。这些免费的OA系统都属于“轻应用”，在线沟通的能力很强，但是在协作管理方面则普遍很弱，尤其在流程管理方面，只具有主流OA系统30%左右的功能。另外在人事管理、项目管理、资产管理、档案管理、门户管理、数据集成等方面的能力也相差甚远。因此，这类免费的OA系统其实并不是真正的OA系统，也不是简化的OA系统，而是一种结合了OA、SNS、即时通讯、微博、博客等各类应用的混合型应用。