“互联网+”时代高校档案管理信息化管理存在的问题与对策
高校档案建设工作是学校工作的基础的工作之一, 在整个学校工作中占有重要地位, 想要推进档案建设工作的发展, 就必须要实现高校档案管理信息化。档案信息化建设简单阐述就是利用一系列的现代化信息网络技术, 保证档案信息的收集、整理、传递、储存的整个过程实现系统化, 从而也促使高校档案信息数字化和信息化的形成, 不仅可以提高资源利用率, 还可以使得资源收集、保存、传递带来的成本大大降低了。
一、高校档案信息化管理的必要性
高校档案的信息化管理是具有重要意义的, 支持和推动着数据信息的开发和利用, 当许多科研人员在科研过程中, 想要借鉴和参考一些档案信息的时候, 信息化有利于科研人员通过查询高校的档案信息资源, 最终可以更好的完成他们的科研成果。信息共享时代已经到来, 那么高校的档案管理工作实现信息共享也刻不容缓。信息化档案管理可以根据档案内容、结构、类别进行分类, 使得档案得到高效的利用, 对档案进行设计的时候, 考虑其可行性, 促使档案的服务性功能得到最大化发挥。
二、“互联网+”时代高校档案信息化管理现存问题
(一) 高校人员鉴定资料具有不确定性
档案管理工作在高校管理中是非常基础性的, 有效进行档案管理, 能有利于促进高校教育事业的稳步发展, 如今网络信息化已经迅速发展, 当今时代, 传统的高校档案管理方式跟不上时代的要求, 对其互联网背景下的管理工作的发展方向无法掌控, 传统管理的方式往往存在内部构建紊乱, 直接导致其管理效率低下。高校的人事档案鉴定资料往往具有不准确性, 所以也是需要特别注意的。然而这种问题往往存在于许多高校的信息管理中。传统的管理方式造成了信息滞后, 直接影响相关的教师对鉴定工作的效率, 往往无法及时又准确的对某些信息进行规范化和系统化的整理, 导致遗漏相关的关键的信息, 同时也会造成信息不对称等等。更严重的是在许多档案中, 往往由于时间不够、能力不高、技术不支持等等, 会造成许多问题发生, 并且这些错误往往得不到及时改正, 档案真实性这一个层面往往会被教师忽略掉, 导致弄虚作假情况发生。弄虚作假包括作者的年龄、工作经历履历和学历造假, 其他还包括特长、民族、年龄等方面, 这严重影响了高校信息档案管理的诚信与严谨, 并且也损坏了高校档案管理的名声。
(二) 高校档案信息化管理教师素质参差不齐
加强高校档案信息化管理的有效性的重要因素之一是提高教师的基本素质, 针对目前许多高校档案管理信息化出现的问题, 主要是因为管理教师队伍不完善, 教师的素质参差不齐。由于高校长期忽视高校档案管理工作, 学校往往常常安置一些综合素质较低的教师在档案馆工作。再加上由于档案专业管理人员相对缺乏, 这些教师往往不具备专门档案管理知识与管理经验, 但是也会被学校安排到档案管理的工作中。大多教师经过一段时间的学习和锻炼之后也都成了高校档案信息化管理的重要成员。虽然档案管理工作中拥有了一批丰富教学经验的教师加入这个行业, 但是这些相对专业性较强素质较高的教师, 却无法将自己的全部精力投入到档案管理工作中。因为档案管理工作中的教师的素质水平层次不齐, 往往会在工作中产生不同意见与想法, 严重的甚至会产生意见分歧与矛盾。
(三) 高校档案管理的技术与制度不完善
社会各行各业都已走在实现信息化的路上, 高校的档案管理如果不跟上步伐, 其工作进程也会因此受到很大影响, 在这个科学技术高速发展的时代, 传统的管理方式仍然存在于许多管理行业中, 其就包括高校档案的管理方式, 传统的高校档案管理只是简单用手动方式进行数据收集与录入, 通过最原始的方式进行信息采集、传递与接收, 实现档案信息的管理, 这种方式往往带来的是档案管理的核心内容滞后, 导致信息缺乏时效性, 也可能不对称, 甚至会产生内容上的错误, 例如在进行收集学籍课表、成绩与考试的数据时候, 传统的管理方式, 就是一级传递给一级, 这种方式增加了信息的传播时间, 效率低下, 造成社会有效劳动时间的延长, 不能保证信息传递的及时性。在传统的信息管理方式时代下, 最新的教学资讯往往无法第一时间传递到高校的师生手里, 网络信息的传播也会不能及时, 传统的依靠电话、贴告示和文件收发等简单的方式, 直接导致广大师生不能无法第一时间接触到社会新闻与学术信息, 也无法进行第一时间借鉴和利用, 同样也不会产生沟通, 这对档案信息管理的公开化是不利的, 导致整个档案管理与档案服务系统无法更好的协同工作。再一个, 许多的高校没有建立完善的档案信息管理制度, 导致整个技术层面与人员管理方面没有得到更好的规范化。
三、高校档案信息化管理的对策
(一) 加强档案信息化的重视
档案工作的最终目的就是为了全校师生以及科研人员服务, 高校在档案管理工作开展之初就已经明确了这个目的, 在档案管理中始终贯穿服务于广大师生的档案管理的理念, 高校档案管理信息化管理有利于信息的全面准确性, 更加具有高效性, 更好的服务于高校师生。加强档案的信息化管理, 有益于高校历史档案的管理更加系统化, 通过采取信息化手段, 使得高校历史资料更加能被客观、全面、准确、详实的记录, 不仅可以促进档案管理工作发展, 还可以提高档案管理的服务性, 由此可见信息化在档案管理工作中的运用是至关重要的, 高校对此应该足够重视。
(二) 提高档案管理教师的素质
档案管理工作是非常专业的工作, 从事档案管理工作的教师应该要不断加强档案学理论的学习, 提高能关主动性, 主动学习相关的专业技能, 更新自己的知识, 目的是为了不断提高自身的专业水平和操作技能, 以此来更好的适应档案信息化的不断发展。由此可得高校重视对档案管理教师的培养, 给予足够的资金和时间的支持, 为档案管理教师提供更多的培训机会以及更加广阔的发展平台, 让他们逐步具有合作的意识, 可以进行档案管理工作的心得交流与互相学习, 提高自身的素质, 对推进档案信息化管理实现专业化具有重要意义。
(三) 完善档案信息化管理的制度
现在是经济发展快速的时代, 但是同样带来了一些问题, 这些新问题的产生也会使得高校档案的信息化管理具有一定的风险。由此可见高校在进行档案管理信息化工作的时候, 非常重要的一点就是时刻树立安全防范意识, 采取必要的安全防范措施, 这样才可以使得高校档案信息的安全得到保证。档案管理教师要树立安全意识, 要重视档案管理工作的安全工作, 制定和完善相关的制度, 保证信息做好应有的安全防范, 防止数据丢失能及时进行必要的备份, 管理制度的完善可以确保安全的应用程序和安全防御措施, 可以保护好档案信息的安全, 档案信息数据的安全也得到充分的保障。
高校加强档案信息化管理的安全意识才可以解决以上许多的安全和技术问题, 建立并逐步完善信息化管理制度, 有利于对档案管理工作进行管理和监督。开展档案信息化管理工作的时候, 高校应该遵循一切从实际出发, 并和相关法律法规进行结合, 将自己的优势进行充分的发挥, 不断学习, 吸收相关的经验, 形成一套管理体制, 能适合自身的实际情况。最后一点就是要重视开发和应用相关的信息安全防护软件, 在整个档案信息化管理工作中是非常重要的环节, 在“互联网+”时代的大背景下, 档案管理工作也要紧跟时代的脚步, 引用各种各样的先进的技术和设备, 以标准化的制度管理为准则, 最终可以推动档案信息化管理工作的进步和持续性发展。
四、总结
在“互联网+”的时代, 高校档案管理必须要不断汲取信息化知识, 另外高校还要充分认识到网络对于档案信息化管理的重要作用, 加强管理教师队伍科学化培养, 完善相关的管理制度, 营造出一种积极有效的科学管理氛围, 才能推动高校的档案管理信息化科学持续发展, 使得档案信息化建设可以保持工作的长久性和稳定性, 加快高校档案信息化的工作的发展, 为广大师生以及研究人员带来便利之处。
摘要：自21世纪以来, 信息化已经逐步影响着整个社会, 发展速度也越来越快, 无形中对以往的生产生活方式造成影响, “互联网+”的新时代的到来, 带来了数据传播存储与海量资源共享。在这样的大环境下, 高校档案管理面临新的挑战与创新。本文分析和研究了“互联网+”时代高校档案管理信息化所存在的问题, 从实际出发提出一些相关对策, 为高校档案管理工作的顺利尽一份微薄之力, 使得高校档案管理信息化能够更好发展。
关键词：高校档案,信息化管理,问题,对策
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