oa办公系统解决方案
一份优秀的方案要对活动的各个环节进行详尽的安排，包括实施细节、步骤等，也许你已经写过不少方案，但你真的懂得方案撰写的精髓吗？今天小编给大家找来了《oa办公系统解决方案》，仅供参考，大家一起来看看吧。
第一篇：oa办公系统解决方案
内网OA办公系统解决方案
内网OA办公系统
解决方案
XXXX科技有限公司 2016年06月
目
录
1、系统简介 ..................................................................................................................................... 4
2、系统功能介绍 ............................................................................................................................. 4
2.1 系统门户 ............................................................................................................................. 4 2.2 公文处理系统 ..................................................................................................................... 5
2.2.1 收文管理 ................................................................................................................... 5 2.2.2 发文管理 ................................................................................................................... 5 2.2.3内部请示 .................................................................................................................... 6 2.2.4 档案管理 ................................................................................................................... 6 2.3 日常工作平台 ..................................................................................................................... 7
2.3.1 个人信息 ................................................................................................................... 7 2.3.2 个人建议 ................................................................................................................... 7 2.3.3 网上调查 ................................................................................................................... 8 2.3.4 代办设置 ................................................................................................................... 8 2.3.5 网络寻呼 ................................................................................................................... 8 2.3.6 电子邮件 ................................................................................................................... 8 2.3.7 工作日记 ................................................................................................................... 9 2.3.8 日程安排 ................................................................................................................... 9 2.3.9 我的任务 ................................................................................................................... 9 2.3.10 计划总结 ................................................................................................................. 9 2.3.11 我的便签 ............................................................................................................... 10 2.3.12 通讯录 ................................................................................................................... 10 2.4 公共信息 ........................................................................................................................... 10
2.4.1 热点问题 ................................................................................................................. 11 2.4.2 领导动态 ................................................................................................................. 11 2.4.3 政府新闻 ................................................................................................................. 11 2.4.4 内部事项 ................................................................................................................. 11 2.4.5 政策法规 ................................................................................................................. 11 2.4.6 信息管理 ................................................................................................................. 11
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2.4.7 公告管理 ................................................................................................................. 11 2.5 行政管理 ........................................................................................................................... 12
2.5.1 会议管理 ................................................................................................................. 12 2.5.2 车辆管理 ................................................................................................................. 12 2.5.3 资产管理 ................................................................................................................. 13 2.5.4 人事管理 ................................................................................................................. 13 2.5.5 用品管理 ................................................................................................................. 13 2.6 系统管理 ........................................................................................................................... 13
2.6.1 用户管理 ................................................................................................................. 14 2.6.2 组织管理 ................................................................................................................. 14 2.6.3 职务管理 ................................................................................................................. 14 2.6.4 权限管理 ................................................................................................................. 14 2.6.5 系统设置 ................................................................................................................. 15 2.6.6 日志管理 ................................................................................................................. 15 2.6.7 短语管理 ................................................................................................................. 15 2.6.8 短信管理 ................................................................................................................. 15 2.6.9 公文设置 ................................................................................................................. 15 2.6.10 回收站 ................................................................................................................... 16
3、技术架构规划 ........................................................................................................................... 16
3.1 数据上传流程 ................................................................................................................... 17 3.2 数据下发流程 ................................................................................................................... 17
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1、系统简介
涉密系统OA办公系统是专门为涉密机构定制的办公信息上传下达、信息采集汇总等需求提供的办公管理系统，可以将领导班子、相关部门及下属单位等相互相联，实现公文、通知、公告、请示的上传下达，实现基层数据的采集与汇总，形成一个涵盖数据采集、信息保存、信息处理、传输控制的信息系统，逐步将党政机关的日常办公管理规范化、标准化、科学化。
2、系统功能介绍
2.1 系统门户
系统门户是以门户形式为政府部门提供统
一、丰富的各类公共信息的展现平台，减少信息反复加载，提高对政务门户的利用。另一方面，本系统还可提供给各个部门一个共享信息发布的区域，为各个部门的展示，工作经验的交流，公告信息的发布等共享信息提供支持。
OA系统功能图
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2.2 公文处理系统
电子政务协同办公系统提供的政府公文管理平台主要包括收文管理、发文管理、内部请示管理等，实现政府部门对公文流转的规范化管理，提高内部公文处理的速度，进而提高机关单位的办公效率。
2.2.1 收文管理
实现了来文登记、拟办、批示、传阅、承办、转办等功能，通过系统提供Web方式的在线编辑、附件上传功能，支持OFFICE电子文件的处理，可以进行模板红头套用、打印文件和稿纸等功能。并采用收文和待办事宜配合使用的办法，用户查看工作台中的待办事宜即可进行日常收文办理。 2.2.2 发文管理
根据预先设置的公文办理流程，各环节的办理功能定义，可以实现公文的各项办理工作。可以实现单位内部发文拟稿、公文审核、发文痕迹保留、公文传阅、公文签发、公文办理、公文归档、公文印发等功能。可以与OFFICE文档编辑工具进行嵌入整合。可以进行模板红头套用、打印文件和稿纸等功能。可以添加多个附件，附件大小不限，被授权修改的附件内容编辑时自动开启WORD的修订功能。同时根据各办理节点的权限设置，可以进行相应的抄送、流程转向、修改设置后续流程等操作，极大地满足日常公文办理中对于操作灵活性的要求。发送者与接受者能够实现组织关联。催办跳转：对于超过办理期限或需特殊办理的公文，可以进行发送催办通知、跳转操作等功能实现，对于办理流程的跟踪检查、特殊
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流转的要求。提高公文流转办理的工作效率。并采用待批待阅公文和待办事宜配合使用的办法，用户查看工作台中的待办事宜即可进行日常收文办理。 2.2.3内部请示
系统提供多种固定模板供用户使用，用户也可以自定义设置工作流：自定义请示流程、请示类型和请示模板。主要用于内部事项的申请，提供流程监控、跟踪、催办和查询。支持审批过程寻呼和短信通知。
2.2.4 档案管理
工作流流转后直接预归档：此功能与工作流管理系统结合，支持公文流转和由表单定制子系统定制的电子表单流转后的直接归档;按照部门归档，档案文件归档到归档人或者档案管理员所在的部门。
上传文件预归档：上传文件预归档是对客户端的各种档案文件进行上传文件归档，按照部门归档。
档案文件的修改：提供档案管理员对于本部门已经归档的档案文件属性等基本信息可以进行修改功能，但对档案的内容任何人都无权修改。
案卷管理：给档案管理员提供通过组合查询对本部门的档案文件进行组卷、拆卷和案卷的基本信息的修改。
档案文件检索和申请借阅：拥有档案借阅权限的用户可以对系统中所有档案进行检索，检索按照组合条件进行，然后用户可以对检索到的档案文件提出借阅申请，等待档案管理员的审批。
档案借阅审批：提供拥有审批权限的人员具有对已经被借阅的本部门档案进行审批。对于通过审批的借阅档案可以赋予借阅人“普通借阅”和“特殊借阅”的权限，具有普通借阅权限的借阅者只能查看此档案的最终正式档案文件，具有特殊借阅权限的借阅者可以查看同此档案文件有关的所有工作流流转中相关的内容，包括档案文件的各个版本和审批意见等有关电子文档的内容。
公开的档案文件：档案管理员在进行档案文件预归档的时候可以对档案文件的查看方式进行选择，对于保密级别低的文件可以选择为可公开的文件，归入相
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应的类别中，使每个普通用户可以在前台直接进行档案文件的查看。档案文件的备份和移交：系统中档案文件按照保存时间自动保存在档案服务器磁盘中年、月、日相应的目录下，便于进行档案的备份、维护和移交，支持定期的自动备份。与其他档案软件的接口：档案内容可以通过接口导入到国家档案局要求的档案管理软件中。 2.3 日常工作平台
系统主界面上方有为用户提供的日常工作菜单，功能包括网络寻呼、工作日记、日程安排、我的任务、计划总结、我的便签、通讯录。
2.3.1 个人信息
主要功能是为每个用户提供办公系统的个性化设置，包括个人的密码、联系方式、习惯的工作环境、喜欢的页面显示风格和喜欢的照片，方便提高工作人员自身的工作效率，更显人性化。 2.3.2 个人建议
个人建议模块可以由系统管理员设置一些建议的类型，每个用户都可以在各自已经设定好的建议类型版面上提出自己建议，系统还提供了匿名提建议的功能，做到内部意见交流民主化、大众化。
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2.3.3 网上调查
主要功能是可以由系统管理员设置需要大家投票的内容，可以单选也可以多选。大家投票后，可以用饼图显示统计出的投票结果。 2.3.4 代办设置
委托代办功能是当用户碰到外出，出差等情况无法及时办理文件，则可以采用流程委托代办的方式指定其他用户代替自己办理。代办的流程中会记录哪些步骤是某某人代替办理的。当用户外出结束后可以自己撤消流程委托。 2.3.5 网络寻呼
网络寻呼是一种方便的即时沟通和管理工具。它以树状组织结构图形式显示寻呼列表。实现在线实时交流，离线留言，工作任务提醒等功能。可点击每人的名字了解到他(她)的照片和部门、职务、电话等基本信息。发消息时可在列表中直接点人员或选择按组发送，并可挂若干文件作为附件。不论对方在何地，数秒钟内在其屏幕上就会自动弹出窗口，显示您发的消息。如对方不在线则可以同时发短信息到对方手机上，对方可以直接用手机回复短信到寻呼里。方法和用普通手机回复短信一样，回复的内容会自动在收寻呼人的桌面上弹出寻呼窗口。 2.3.6 电子邮件
电子邮件是日常工作中与外界交流的重要部分，系统提供了将任何支持POP3/SMTP的邮件集成至系统中的方式，可以不用登录各个邮件系统来查看邮件，简化了操作。而且与系统特色之一―网络寻呼结合在一起，能够方便的将收到的外部邮件转发成寻呼至政务系统内部用户，实现内外信息的互联互通，提高了信息内外交流的效率。同时还能实现将内外有价值的信息转至知识系统，加入到知识地图中，实现知识的积累和信息共享的目的。
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2.3.7 工作日记
用户每天可以随时记录当天的工作情况，还可方便的将工作任务、日程或便签生成工作日志，记录工作中出现的问题、汇报工作进展结果、总结工作心得，并可通过明天提示来提醒自己第二天的工作安排。日后用户可以查询历史工作记录，并可将工作日志进行汇总，形成工作周报、月报等，方便进行工作总结。
领导可以查看所管辖范围内的用户的工作日志，并可作出批示、指导工作。 2.3.8 日程安排
用户可以在我的日程中预定工作安排，并可预先设置固定提醒或循环提醒时间，通过系统或短信提醒自己重要的工作安排，使工作能够井井有条。用户还可将自己的日程公开给设置好的公开范围内的人员，方便其他人了解当天的日程好进行相关的工作安排。系统还提供了日程查询和汇总功能供用户对历史日程记录进行了查询和汇总总结。 2.3.9 我的任务
实现上级管理部门/领导进行任务、工作分配和布置，承办人员/部门可随时汇报任务进展情况，领导即可随时动态掌握事情执行进度和情况，并可随时指导和批示。系统还提供系统自动提醒、手机短信、人工催办等提醒方式实现对任务承办人员的催督，促使任务及时办理。系统中“日志”、“日程”、“计划”、“任务”有效结合，可以通过工作任务自动生成工作计划和日程安排，也可以通过工作日记自动生成工作总结，并将工作总结作为任务执行结果进行汇报，领导可以通过汇总下属的计划形成任务。 2.3.10 计划总结
计划分部门计划与个人计划。可以按周、月、季、年四个时间段来做。如果是职员则只需要做个人计划，做好后提交给领导审批。领导还可以汇总职员的计划生成本部门的工作计划，并和个人计划一起上报更高级的领导。领导可以修改下属计划中不合理的地方，系统自动通知对方，对方同意后计划开始生效。当计
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划生效时将自动转化为任务，在执行时布置者和执行者中任意一方如要有变化：例如修改内容、推迟时间、终止任务等，都需要另一方同意，系统会自动通知另一方。另一方必须点击“同意”，该修改才能生效。计划完成一项就填写进度为100，系统自动通知上级检查。 2.3.11 我的便签
类似于日常使用的便签条，可以随时记录临时的事情或者有用的信息，并可导入到日记、日程，支持模糊查询，避免信息丢失或不容易查找。 2.3.12 通讯录
电子通讯录实现各种联系信息的增加、删除、修改、导入、查询功能，其中导入功能可以接收由Excel等多种格式的通讯录文件，并能自由创建联系人组管理，将联系人设置为是否共享，方便单位内部联系信息共享。同时通讯录与网络寻呼、短信平台、电子邮件实现紧密的结合，方便用户对各类联系信息的管理。 2.4 公共信息
公共信息管理平台可以发布政府机关单位新闻、通知和内部期刊，要通过规定的审批流程进行审批才能发布在办公平台上显示。各用户可以根据自己的实际需要自行进行栏目的分级设置，并根据管理规定设定各栏目相关的发布、管理权限，实现区人民政府内部新闻、通知公告、电子期刊等公用信息的综合管理。
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2.4.1 热点问题
可以发布热点问题供有关用户参阅、讨论。有审批权限控制。 2.4.2 领导动态
办公室可以把领导的重要活动发布到系统中让指定人员及时了解，有审批权限控制。 2.4.3 政府新闻
可以发布本单位的有关新闻，有审批权限控制。 2.4.4 内部事项
提供机关发布各种内部通知等事项的空间。面向指定用户，并能提供完善的快速查询手段。有审批权限控制。 2.4.5 政策法规
可以建立本单位各种类别的规章制度和法律法规库，例如：交通法、办公室管理、岗位责任、保密制度等。再分类公布给指定用户人员，用户人员也可通过规章制度的查询功能进行查询，同时可统计阅读情况。有审批权限控制。 2.4.6 信息管理
信息发布平台可根据信息来源和分类自由定制信息栏目、发布信息，实时或滚动显示新闻动态、通知公告、电子期刊、制度、简报、公共信息等，并且涵盖了所有信息从起草、审阅、查询到统计的各个环节，信息发布之后会在政务门户和个人工作台上实时显示，用户能够快速获取最新的信息。有审批权限控制。 2.4.7 公告管理
可以帮助办公室或指定人员把有关新闻或简报整理编辑完毕，经过领导批准
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后发布给指定人员，也可以发布快讯，让内部工作人员及时了解到有关自己单位的信息和动态，发布的新闻内容格式可是Word、Excel、Html、各种图片，便于以后个人的再整理和收集。有审批权限控制。 2.5 行政管理
2.5.1 会议管理
会议管理实现对会议室、会议及会议类型的自定义设置及管理，方便根据单位实际情况对会议室及内部会议等数据进行有效设置，并通过会议申请可实现资源预定、会议冲突检测、会议申请审批等，这样可以解决常见的会议室资源使用冲突和参会人员时间冲突;会议审批通过后可以以系统提醒、寻呼、短信等多种形式通知参会人员，用户也可设置多种查询条件来模糊查询会议及会议详细信息;系统还提供图形化的资源占用示意图，会议室在什么时段被占用一目了然，方便管理。 2.5.2 车辆管理
车辆管理实现对车辆类型、车辆档案、车辆归属的自定义设置及管理，方便根据单位具体情况对车辆的详细情况进行有效设置，并可通过用车申请实现资源预定、车辆使用冲突检测、车辆申请审批等;领导在派车调度中审批通过后即可通过系统提醒、寻呼、短信等多种形式通知司机和申请人员;工作人员或司机将出车详细情况通过出车记录录入至系统中，以便有备可查，而且在司机补贴统计中也可根据出车记录统计司机的出车补贴;单位使用私人车辆时，也可在系统的私车公用登记中录入使用的情况;车辆管理人员通过部门用车统计中可以很方便的根据时间段或部门等多种条件来统计司机或车辆的出车记录、里程、油耗等数
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据，便于统一管理。 2.5.3 资产管理
实现对单位的各种资产及其使用周期进行有效的管理。通过资产的种类、折旧年限等各种参数自由设置，方便多种资产登记入库管理;申请领用资产时通过时间冲突检测后，按照预定义的审批流程通过后，系统即会以多种提醒方式提醒申请人;申请人资产使用完毕，管理员通过资产归还来登记资产的使用结束;资产发生故障需要维修时，管理人员可通过维修管理记录资产的维修的具体情况，为折旧做参考;资产的归属权发生转移时管理人员可通过变更管理来实现。 2.5.4 人事管理 建立内部人才管理库，保存内部各分中心机构人员基本信息。提供人事调动、变动等相关的人员变动功能，并自动将工作变动经历记入人员的工作经历。 2.5.5 用品管理
通过用品仓库管理、用品类别管理、用品详细资产管理对用品的存放、分类及详细信息进行有效的管理，并对用品从入库到出库一系列的登记入库、申请领用、调拔、库存查询、流水查询统计等实现全过程的控管，使管理人员轻松管理。 2.6 系统管理
系统管理作为电子政务协同办公系统最为核心的模块，不仅能够实现常用的用户、组织、权限等管理功能，还提供了大量图形化、可视化的操作界面、菜单、首页、表单、查询等功能的定制，以及多种模板供管理员根据政府需求进行选择，满足系统管理的灵活设置、操作简单、方便易用的要求，减轻了系统管理员的工作负担，真正实现 “高效管理、快乐工作”。
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2.6.1 用户管理
用户管理是用来维护用户基本信息和添加、删除组织机构中用户的功能模块。管理员可以任意添加、修改、删除用户个人信息，还可以对用户进行所属组织机构(部门)和担任角色(职位)进行分配。 2.6.2 组织管理
组织管理是用来维护系统中的组织机构信息。组织机构以树型目录树的方式显示，一般以局机关或最高管理部门为根结点，下面设置各职能部门和分支机构。在“组织管理”中系统管理员可以方便地添加、修改或删除一个部门节点及其相关内容。 2.6.3 职务管理
系统管理员通过职务管理可以自由定义、添加、删除系统中的相关职务信息，在给组织机构分配角色时可以与用户实际情况一一对应，也可以给用户对应一个或多个已定义好的角色，系统支持身兼多职。 2.6.4 权限管理
系统管理员根据用户不同级别在权限设置中设置用户可以访问系统的权限，只有赋予用户相关权限后才能在系统中进行与用户相关的操作。
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2.6.5 系统设置
系统设置主要是方便系统管理员对系统进行个性化设置，主要包括：条件设置、链接设置、标志设置、IP限制、身份认证、登录页面、门户信息、系统模块等相关设置。 2.6.6 日志管理
统计登录到系统的用户相关情况，记录系统登录用户的编号、姓名、所属部门、访问页面、访问IP、登录时间、退出时间等，并可按部门、人员、时间段等条件查询统计，方便系统管理员能够快速查询系统的各种操作，以便追踪非法入侵，提高系统使用的安全性。 2.6.7 短语管理
在系统使用过程中，领导经常需要填写“同意”、“不同意”、“请某某阅”、“请某某部门办”等常用的意见。为了减少用户的文字输入量，提高方便性，系统管理员可以把用户常用到的短语添加至短语管理中，并且每个用户也有自己的一个短语库，可以从系统管理员建立的总库中挑选一些自己常用的导入到自己的短语库里，用户在使用系统中任何需要输入文字的地方，都可以调出自己的短语库，然后在其中选择需要的短语，极大地提高了系统的使用效率和个人办公的工作效率。
2.6.8 短信管理
短信管理是对网络寻呼中的短信发送情况的管理模块。系统管理员可以对系统中的短信发送详细信息和费用情况进行查询、统计、查看，方便进行费用管理。 2.6.9 公文设置
公文设置通过对公文类型、模板、字段、红头、稿纸以及使用手写批注用户范围的设置，使公文规范化管理，并且用户使用时可直接调用，提高了办公效率。
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2.6.10 回收站
与Windows里的回收站功能类似。系统内的删除操作都只是逻辑删除，并没有真正将数据清除，只是保存在回收站中。当数据需要恢复时可以通过恢复功能进行恢复;也可通过清空回收站对数据进行物理删除，数据就不能够再恢复了。
3、技术架构规划
涉密内网的OA系统需要和其他单位或者下属机构进行数据交互，OA系统既要从其他系统接收数据，也要向其他系统下发数据。考虑到涉密系统的特殊性，特设定以下数据交互系统，如下图所示：
涉密内网OA系统与其他系统数据交互图
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数据上传服务器：用于接收其他系统的数据，并对数据进行解密和密级比对，对于不适合传入OA系统的数据要进行丢弃和销毁处理。 加密链路：专门用来进行数据传递的加密链路。
远端设备：部署在远端系统一端，专门用来对用户数据的加解密使用。
3.1 数据上传流程
数据上传，由远端系统发起，首先将数据加密，进入专门的加密通道，由涉密内网的数据上传服务器接收并进行数据解密和密级比对，不符合进入的数据在这里进行销毁和丢弃，可以进入的数据，由此传送至涉密内网OA系统。
数据上传流程图
3.2 数据下发流程
数据下发，由涉密内网OA系统发起，首先将数据进行密级比对，不适合下发的数据不能下发。可以下发的数据进行加密，进入专门的加密通道，由远端设备接收并进行数据解密，然后由此传送至远端其他系统。
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数据下发流程图
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第二篇：OA企业协同办公系统解决方案
一、OA协同办公系统的作用
OA办公自动化系统是企业除了生产控制之外的信息处理与管理的集合。对于单位的领导来说，OA是决策支持系统，能够为领导提供决策参考和依据;对于中层管理者来说，OA是信息管理系统;而对于普通管理者来说，OA又是业务处理系统。OA能够为企业的管理人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效、愉快的工作。
规范管理，提高工作效率：
通过工作流系统，员工不用拿着各种文件、申请、单据(比如：公文会签、计划日志、用款报销等工作流程审批)在各部门之间跑来跑去，等候审批、签字、盖章，这些工作都可在网络上进行。一些处理弹性大而不易规范的工作流程也可变得井然有序。同时由于系统设定的工作流程是可以变更的，可以随时根据实际情况来调整不合理的环节，为企业流程的重组提供有效的事实依据。
节省运营成本：
OA平台最主要的特点之一是实现无纸化办公，无纸化办公节约了大量的纸张及表格印刷费用;工作审批流程的规范可为员工节省大量工作时间;完善的信息交流渠道甚至可以大幅降低电话费及差旅费用。
消除信息孤岛、资源孤岛：
OA协同办公平台的协同性可以彻底消除由于企业内部各业务系统相互独立、数据不一致，信息共享程度不高、管理分散，管理维护工作量大等因素形成的一个个“信息孤岛”、“资源孤岛”。
实现知识传播：
实现企业对其最重要资产――知识的高效管理、积累沉淀、传播、应用。完全摆脱人员流动造成的知识的流失。
提高企业竞争力、凝聚力：
员工与上级沟通很方便，信息反馈畅通，为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台。无疑，企事业的单位的内部凝聚力将大大增强。
二、OA的功能特点 ☆ 适用，符合日常办公习惯
适用性是系统设计的第一原则，OA站在最终用户的立场上，在适用操作、业务处理、功能展示等一系列问题上进行了深入研究。
☆ 成熟性与先进性
产品采用三层结构模式，系统开发采用微软目前最成熟先进的.net技术，数据库采用微软的SQL SERVER 2000既保证当前系统的高可靠运行，又使系统能够适应未来技术的发展，满足业务不断变化的需要。
支持工作流正文内容笔迹留痕、手写签名、电子公章。 ☆ 安全、可靠、稳定性
系统在实际运行中可能含有大量的用户机密信息，需要对使用信息进行严格的权限管理。系统采用分级管理、统一授权和全面安全跟踪等方式进行权限管理。
☆开放性与可扩展性 系统采用开放的可扩充模块结构，保证以后可以方便地升级以及在同一平台上扩充其他业务功能。 ☆ 高度自定义
系统的组织机构、职务角色、工作表单、工作流程、桌面显示风格、甚至部分功能模块也可由用户自定义。
☆ 易学易用易管理
系统采用B/S，客户端通过IE浏览器访问，功能设计直观，操作简便，复杂的功能模块内即有使用说明，用户使用基本无需培训。
☆ 支持集团办公模式
支持集团办公，集团各机构之间的用户可以允许或禁止互相访问。 ☆ 支持与ERP系统的连接(破解版支持用友，暂时没金蝶接口) 开放的数据库结构，独立的工作流引擎，支持用户自定义中间数据库，使ERP的数据进入OA流程，表单审批、流转结束以后的数据可以提供给ERP系统使用。
三 OA功能介绍 功能模块 工作流 新闻公告 电子邮件 文档中心 工作计划 工作报告 行政综合 任务安排 个人办公 模块内容简要说明
表单制作、流程设定、审批处理、流程催办、流程统计等。
包含“公告管理”、“新闻管理”，管理新闻公告的拟稿、审核、发布与查询;可自定义增加发布栏目。
内部邮件、POP3邮件收发，邮件管理。
公共文件夹的建立与权限分配，文件上传与管理。
部门或个人周计划、月计划的起草、审核、发布及执行反馈。
撰写工作日报、周报、月报或其他总结汇报，可提交上级审阅。
包含“调查投票”、“员工评选”、“外出登记”、“重要提醒”、“费用管理”、“通讯录”、“考勤管理”等7个子模块。
工作任务下达、执行、转发，任务执行进度监控。
包含“个人日程”、“工作日志”、“个人文件夹”、“个人设置”、“个人通讯录”、“常用链接”等6个子模块。
企业文化 手机短信 知识管理 会议管理 车辆管理 用品管理 资产管理 图书管理 合同管理 证照管理 包含“电子论坛”、“电子期刊”、“成长历程”、“企业格言”、“欢迎新同事”、“文体活动”等6个子模块。
通过网关收发手机短信，可以建立个人通讯录、常用短语。
知识文档的分类，知识的建立与查询。
会议的计划安排登记，会议纪要管理，会议查询管理。
车辆资料记录、车辆使用管理、用车申请管理。
用品分类登记，入库、领用申请与审批，领用统计报表。
资产分类及登记，使用、归还、维修、清理、折旧管理。
管理图书资料，图书借阅、归还管理。
企业合同的录入、借阅、终止、销毁及查询管理。
管理企业证照，设置到期查询，自动到期提醒。 报表中心 项目管理 在线讨论 系统首页 定义需要填报的报表类别、格式，网上填报报表内容。
管理项目的立项、审批、任务、资源、费用、文档等。。
发起、关闭讨论议题，查询历史讨论内容。
功能菜单定义：可选择只把用户需要的功能模块显示在首页左面的功能树中，隐藏不使用的模块。 桌面显示定义：定义桌面显示信息，如公告、新闻、待办事项、我的任务、我下达的任务、最新文档，我的日程、我的邮箱、我的会议、共享日志等。
桌面栏目可以自由选择，自由拖动。 快捷方式定义：定义常用的功能在桌面右上角，如流程发起、写邮件、写日志等。
1、工作流
流程发起：选择相应工作表单(如费用申请、采购申请、请示报告等)，填写相应栏目或正文内容，即可提交给下一个审批(办理)环节，也可保存至草稿。
审批办理：系统首页或在“我的待办”文件夹中显示所有需要当前用户办理(或被授权办理)的工作，打开即可在指定的位置签写审批办理意见，也可以根据权限修改工作表单中的内容。签写意见的方式有：输入文字意见、调用常用审批用语、电子签名、调用手写签名、盖章等。
可以退回至已经办过的任意环节。
可以直接将待审批工作置为办结，且将办结信息通过邮件通知所有经办人。
如果当前环节是最后环节，而实际情况还需要继续流转，可在工作流程中添加后续环节，并继续提交。 协办：办理人可以发起协办，即使协办尚未办理，当前环节仍可提交，且协办自动取消。
监控催办：所有当前用户已办理的工作自动存档在“我的已办”文件夹中，可直观地看到每一项工作现在所处的处理环节，可对当前的工作办理人发送催办信息。
流程调度：如果由于流程设置错误或当前处理人因故不能办理某项审批工作，可以将该项工作调度给其他人办理。
办结查询：用户可根据权限范围查询已经办结的工作表单及审批内容。
统计分析：系统可自动对同类表单按时间段进行统计，被统计的内容限于数字信息(如费用申请、报销单等)，既可统计已经办结的，也可统计办理中的。
流转记录：详细记录流程每个环节的收到、提交时间及办理用时。
2、新闻公告 2.1、公告管理
在系统内发布各种通知、通告、决定、动态等，公告审核支持多级审核。
公告可以限制部分人可以查看。 点击公告标题，可以查看该公告的已阅人员或未阅人员。 超过有效期的公告自动归类到历史公告。 2.2、新闻管理
实现新闻的发布与维护管理功能，新闻对象亦可指定，新闻的发布无需审核。 2.
3、类别设置
设置公告、新闻的类别以及桌面提醒方式。
3、电子邮件
电子邮件系统作为信息传递与共享的重要的工具和手段，满足办公自动化系统最基本的通信需求。RuvarOA的电子邮件模块，可以与各种通用的邮件服务器软件结合使用，也可内部独立使用，实现内部邮件与外部邮件的无缝结合，提供了离线邮件处理、群发、多邮箱管理、邮件自动接收、分类归档等各种功能。
RuvarOA允许通过后台管理限定个人邮箱空间大小、限制某些帐号收发POP3邮件，或监控某些帐号的外发邮件内容。
4、文档中心
文件分类：可以根据企业的管理要求，建立不同的文件类别以存放相关的文件。文件的上传、阅读、删除都可以有严格的权限设置。支持WORD、EXCEL、POWERPOINT、图片等各种文件格式。
文件上传：可以单个文件上传，也可以直接向服务器硬盘的文件夹批量复制文件。 文件查阅：用户可以根据权限阅读或下载相关文件。
文件只读：支持对doc、swf格式的文件只读而不能下载、复制，提供所有文件转换至swf格式的工具。
5、工作计划 5.1、个人计划
周计划：以每天为时间单位起草个人周工作计划(上周未完成计划自动重新写入本周)，提交部门负责人审阅、发布。计划执行人可根据计划完成情况将每项计划置为“完成”、“未完成”状态，注明完成或未完成原因，最后将所有计划置“办结”状态后归档。
月计划：起草个人月工作计划，操作流程同周计划。 5.2、部门计划
周计划：起草、发布、执行、查询部门周工作计划，操作流程同个人周计划。 月计划：起草、发布、执行、查询部门月工作计划，操作流程同个人月计划。
6、工作报告
用户可以填报工作日报、工作周报、工作月报或其他类型的工作报告、总结，并提交给有关领导审阅。 部门负责人或部门主管领导可以查看该部门所有人的报告内容。 工作日报、周报、月报可设置提交时间，自动标记延期提交的报告。 自动汇总漏交日报、周报、月报的员工。 日报、周报、月报格式可由用户自定义
7、行政综合 7.1、调查投票
通过设定主题，可以对企业关心或关注的话题进行网上投票。每一主题都可以限定投票人范围，每人只能投票一次，支持匿名投票。广泛应用于民意调查、投票选举、表决、以及人事考核等。
7.2、员工评选
评选典型(如优秀)员工，可限制每个评选人的最多投票数，自动按结果排序。 7.3、重要提醒
针对某些重要事件，可以设置系统自动提醒，即每次登录OA都会自动弹出提醒内容。提醒对象可以多人，提醒频率可以是每天、每周的某几天、每月的某几天。
7.4、外出登记
登记当前员工的外出情况：外出时间、外出地点、外出事由、返回时间等，便于及时了解员工外出动向。
7.5、通讯录
建立内部(即OA系统用户)通讯录以及公共通讯录，供用户查询。 7.6、费用管理
管理企业费用类别，录入费用数据，生成多种费用汇总表，查询个人或部门费用发生情况。 7.7、考勤管理
设置上、下班考勤时间，用户可登陆系统进行考勤，系统自动生成考勤报表。
8、任务安排
任务安排实现对日常工作任务的安排、下达，任务负责人员的指定，实现工作由上到下，由总到分的统一安排管理。
主管领导可以对于已经安排的工作任务进行跟踪检查，实现管理者对于任务进展情况进行直接、准确的监控管理。
9、个人办公
9.1、个人日程：个人日程的安排、备忘，可设置手机短信自动提醒。 9.
2、工作日志：个人日志，日志可以共享给本部门、上级或者全体用户。 9.3、个人通讯录：员工的个人通讯录信息，可导入到OA企业邮件系统中。
9.4、个人设置：个人基本信息设置，签名样式上传管理，登录密码修改，流程审批及日程安排的授权。 9.
5、个人文件夹：建立个人文档中心，可以建立文档类别，支持同时多文件上传，支持文件在文件夹之间的移动。
9.6、常用链接：OA提供办公过程中有可能用到的一些信息查询工具，如万年历、长途区号、邮政编码、度量衡转换等。用户可以增加更多的查询工具。
10、企业文化 10.1、电子论坛
可由用户灵活设置论坛类型、论坛版主、论坛访问用户范围，在实现内部员工交流的同时，可以充当日常办公讨论的功能，大大提高内部交流的效率。
支持直接上传MP
3、AVI等格式的声音、图像文件，察看时直接播放。 10.2、电子期刊
期刊投稿：用户可以向期刊的有关栏目投稿，系统可以统计用户的总投稿数量。
编辑审稿：期刊的编辑审定投向各栏目的稿件，选择稿件进行发表，对于不采用的稿件可以退稿。 期刊阅读：查询、阅读出版的电子刊物，支持全文搜索。 10.3、成长历程
管理企业成长历程，并可在桌面显示。 10.4、企业格言
管理企业格言，并可在桌面显示。 10.5、欢迎新同事
简单描述新同事信息，并可在桌面滚动显示。 10.6、文体活动
员工可任意发布问题活动信息，并可在桌面显示。
11、手机短信
短信发送、接收及管理，支持群发，同时可与RuvarOA内部管理功能结合，自动发送待办通知、催办通知、会议通知、日程提醒等。
12、知识管理
知识整理：按类别整理企业相关知识，提交审核。
知识审核：审核提交的知识草稿，验证知识的准确性和有效性。 知识查阅：阅读知识，对知识进行点评。
13、会议管理
包括会议室管理、会议计划、领导审批、会议通知、会议查询、会议纪要拟稿、会议纪要审批、会议纪要查询等功能。用户可在桌面直观地看到自己需要参加的会议，会议通知可以通过手机短信或IM反复提醒。每项会议纪要可以单独设置查询权限。
14、车辆管理
车辆登记：建立相应的车辆档案，详细记录购买情况、车辆情况。 用车管理：用车的申请、审核、派车管理;派车单更改;用车返回登记。 车辆管理：登记管理车辆的维修、事故、费用情况。
统计报表：按部门、按时间、按车辆生成相应的里程、费用报表。
15、用品管理
用品采购：用品管理人员进行采购登记，可以为各种办公用品设定库存报警值，方便办公用品管理人员进行相应的提醒查询，有利于保证办公用品的正常库存。
领用管理：对需要办公用品的用户进行领用登记，自动完成库存扣减。 查询统计：可通过部门、时间段、领用人等不同途径进行相应的统计查询。
16、资产管理
设备档案：管理企业或部门设备的详细信息，可以自定义字段。
设备使用：可以对设备进行领用、归还、转移、维修、清理等管理操作。
设备折旧：提供多种折旧计算方法。 导出管理：可以将设备档案导出成WORD或EXCEL文档。
17、图书管理
新书入库：登记新购置的图书资料。
我的借阅：借阅或归还图书，系统自动提醒借阅时间到期。 图书查询：可以按类别、编号、图书名称等方式查询图书资料。 超期借书：查阅所有超期的借阅，可以发邮件催还。
18、合同管理
合同录入：录入及维护企业签订的各类商务合同信息，每份合同可以附加多个附件及相关补充合同。 合同借阅：合同的借阅申请、审批、查阅过程管理。 合同终止：对履行中的合同进行终止的申请与审批管理。 合同查询：按多种条件查询合同信息。
19、证照管理
证照录入： 按照类别录入需要管理的证照信息，如证照名称、发证日期、到期日期、持有人、发证机关等。 证照查询：根据多种条件查询证照信息。
提醒设置：可根据证照的有效期或到期时间设置证照的提前提醒日期，不同的证照提醒人可以不同。 20、报表中心
报表模板：定义报表的类别，如财务报表、行政报表等;以及不同类别常用报表的表头、表尾、内容栏、计算方法等项目。
报表填报：填写相关报表的内容，完成后可选择指定的阅读人员提交。
报表查询：根据权限查阅报送过来的分类报表，如有新的报表送到，系统会自动邮件及弹出界面提醒。打开的报表可以转为EXCEL文件或直接打印。
21、项目管理
RuvarOA项目管理模块，通过对项目建设过程中的任务管理、进度管理、费用管理、文档资料管理，帮助企业实现项目建设的科学、规范、有效管理，积累项目建设过程中的先进经验，完整保存项目建设过程中的数据资料，对以后的项目建设提供参考与借鉴。
项目立项：新建项目申请，建立项目的相关信息并提交领导审批。项目相关信息包括：项目编号、项目名称、项目经理、项目预算、参与部门、计划周期与工时等。同时也可完善项目任务、项目文档、项目资源、项目成员。
项目审批：审批立项申请，可多级审批，项目审批不可修改项目信息，但可退回要求修改再重新提交。 项目执行/变更：对已经审批通过的项目进行启动、暂停、完成管理;项目暂停或完成，该项目下所有任务也不能再进行进度管理操作;没有完成的项目的部分内容(如项目经理、项目成员、项目资源)可以变更。仅允许项目经理在本模块进行操作。
项目任务：查询本人执行的项目任务，并进行任务进度的日志填报管理。
项目文档：每个项目均可建立独立的项目文档库，每个项目文档库类似一个共享文件夹，可建立多级子文件夹。项目成员可以查询、上传该项目相关的文档。
项目费用：项目进行时，可以录入与该项目相关的收入、支出费用，并分类进行汇总。
项目查询：查询本人相关的项目或权限允许查阅的项目;系统根据项目任务自动生成甘特图;有删除权限的用户可以删除历史项目。
数据字典：设定项目角色、资源类型、费用类别等基础信息。
22、在线讨论
根据权限发起讨论议题，类似网站的聊天室。讨论可以限时发起、关闭。已关闭的讨论可以激活重启。
23、后台管理
权限管理：设定权限组，每个权限组可根据需要分配模块操作权限。
用户设置：建立及管理用户的登录帐号及密码，以及用户所在部门、职务、行政级别、角色、所属权限群组等，可限制每个用户的登陆IP范围，也可给用户分配身份认证锁。
表单定义：设计流程审批需要使用的工作表单格式、内容;支持多页表单。 流程定义：给工作表单设定默认办理环节，图形化定义。
功能管理：可根据实际需要屏蔽不使用的系统功能模块，也可增加用户自己开发的功能链接;功能模块的位置可以任意移动，也可更名。
论坛设置：设置论坛栏目及管理员。
邮件设置：设置内部邮箱域名，设置用户邮件收件箱容量，统计POP3设置等。 文档中心：同步文档中心的文件夹及文件名，清理垃圾文件夹，设置超级管理员。 桌面定义：预定义用户默认的首页格式。
容量设置：设置邮件系统及个人文件夹的空间限制。 日志管理：查询及删除系统登陆日志。
设置数据源：快速建立独立的数据表及内容，为流程表单调用。
第三篇：政府协同办公OA系统方案
政务信息化，就是运用信息技术实现党政机关内部事务处理、业务管理职能实施和公众服务提供三大工作内容的自动化。政务信息化是对传统机关办公自动化的一个发展和延伸。从功能领域方面看，它在传统的公文、档案、信息、督查、应急处理这些政府内部事务自动化处理基础上，又增加了管理职能实施和公众服务提供两大内容;从系统特征方面看，它强调应用系统的智能化、个性化、构件化;从技术手段方面看，它要求信息资源的统一管理和系统标准的一致以实现总集成。
“政府行政管理信息网络化是一场深刻的革命，势在必行。各级政府、各个部门都要充分认识加快政府管理信息网络化建设的重要性和紧迫性，要自觉地从思想观念、管理方式等方面适应加快信息网络化发展的要求，采取切实有力的措施，积极利用网络技术、数字技术，加快行政管理信息化、现代化步伐，以适应改革开放现代化建设新形势的需要。”朱鎔基同志的这段话很好地诠释了政务信息化的重要意义。
现在提倡无纸化办公，政府部门如果应用一套办公OA会从多方面给单位办事效率增强，省时，省力，高效，在耗材的节约上来说，原来的公文发放需要纸张，承办单需要纸张，通知、领导工作安排、工作计划等等都需要纸张。如果按公文平均每份需要20张，承办单、，通知、领导工作安排、工作计划等等每个需要1张来说，算一天25张，1年，去掉节假日230天，5750张，在分给100个人来算，需要575000，按每张2角钱来算，则需要1150000元。
在单位办事效率、省时、省力、高效来说，使用办公OA可以节省很多时间，在公文流转上，收文可以在OA上，登记、批办、拟办、传阅，网上办公省去了不必要的麻烦;发文在OA上草拟、审核、批办、签发、会签、登记，对于会签的发文，不用在到另外单位，省去了来回的路费，节省了时间，在要在网上轻松省事。
另外其它的应用系统都可以集成到OA系统做接口，包括网站，在OA系统中发布就可以到网站中显示;点选办公OA中的文件的归档即可将文件自动转入档案管理系统，同时还可以通过全宗号等查看归档的文件，并且可设置权限来控制可阅读读者，对于政府招标信息，在OA模块里填写即可发布到招标系统。
办公OA同时具有的功能就是协同办公，一些非正式文件可以通过此处进行交流。在通知版快直接发放通知，省去了电话费。
办公OA可设置用户的权限，有权限才可查看某些版块，省去了文件保密的烦恼。
办公OA还有信息报送的模块，信息报送单位通过办公OA实时报送政务信息，上级单位接收信息报送单位报送的各类信息进行处理，信息采编人员通过本系统进行信息采集、处理，完成刊物采编、发行、发布等过程。系统可以自动对各类信息的采用情况进行汇总与统计。
综上所述，一套办公OA的应用是必要的，在节省耗材和提高工作效率上有很大的帮助。
第四篇：OA系统方案书
OA系统
OA系统项目
方
案
书
北京文德荣达科技开发有限公司
2010年10月12日
1 北京文德荣达科技开发有限公司
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OA系统
目
录
第一章 概述 .............................................................................................................................................................. 3
1.1 简述OA ...................................................................................................................................................... 3 1.2 协同软件标准 ............................................................................................................................................. 3 1.3 金和IOA/S带来的收益 ............................................................................................................................ 5
第二章 金和IOA/S产品介绍 ................................................................................................................................. 6
2.1设计理念 ...................................................................................................................................................... 6
2.1.1以用户为中心 ................................................................................................................................... 6 2.1.2以业务协同为主线 ........................................................................................................................... 6 2.1.3融合精确管理的管理理念 ............................................................................................................... 6 2.1.4注重用户体验的产品设计 ............................................................................................................. 10 2.2体系架构 .................................................................................................................................................... 10 2.3功能介绍 .................................................................................................................................................... 11
2.3.1 信息显示区 .................................................................................................................................... 11 2.3.2 公文管理 ........................................................................................................................................ 11 2.3.3 公共信息 ........................................................................................................................................ 12 2.3.4 在线交流 ........................................................................................................................................ 13 2.3.5 个人办公 ........................................................................................................................................ 14 2.3.6 行政办公 ........................................................................................................................................ 18 2.3.7 人力资源 ........................................................................................................................................ 21 2.3.8 客户关系管理 ................................................................................................................................ 23 2.3.9 自定义模块 .................................................................................................................................... 29 2.3.10 工作流程 ...................................................................................................................................... 29 2.3.11 未阅信息管理 .............................................................................................................................. 30 2.3.12 系统管理 ...................................................................................................................................... 30 2.4应用介绍 .................................................................................................................................................... 30
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OA系统
第一章 概述
1.1 简述OA 办公自动化(Office Automation,简称OA)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。 通过网络，组织机构内部的人员可跨越时间、地点协同工作。通过OA系统所实施的交换式网络应用，使信息的传递 更加快捷和方便，从而极大地扩展了办公手段，实现了办公的高效率。
过去，计算机所带来的办公自动化仅仅是提高了个人工作的效率，帮助文字处理、电子报表，以及进行简单的人事管理、财务管理等。
而现在所说的办公自动化，是经历了文字处理工具、MIS系统、网络协同系统等各阶段，不断发展和完善起来的协同办公平台，是以网络为依托， 在企业内部实现顺畅的信息交流。在这种模式下，整个企业成为一个大办公室，而企业的各业务部门成为企业信息流中的一个环节，不再是一个一个的信息孤岛。依靠这种模式，企业的组织结构能够得到简化，各个部门在信息共享的基础上 进行协作，便于明确各个部门甚至每个员工的责任，而决策层可以迅速收集、综合来自各个方面的信息，并以此为依据制定企业的战略决策，提高企业的执行力和团队的整体工作效率，增强企业的实力和综合竞争力。
1.2 协同软件标准
随着中国经济的快速增长及信息化建设的发展，作为企业信息化建设基础的OA软件，成为许多企业的首要选择，希望借助于OA软件进一步规范管理，提高办公效率。但是企业如何在市面上众多的OA产品中，选择适于自己企业特点和管理特色的软件，帮助解决企业存在的问题呢?
OA作为企业的基础管理软件,存在应用范围广、使用人员多且计算机应用水平参差不齐等问题，并且企业发展中的管理变革、业务重组等都对OA及OA供应商提出了较高的要求。用户在选择OA的时候不仅仅要求产品功能契合自身需求，性能稳定、成熟，OA供应商具有很强的实力以及专业性，还需要OA从设计、实施、使用上都符合协同软件行业的标准，这样才能使用户在应用软件过程中得到一定的收益和保障。
协同软件标准包含三大标准类别： 产品理念标准
协同软件是一个基础管理软件，必须融合了先进的管理思想，并且这种管理思想可以广泛推广，迅速 普及，推动企业管理的发展和进步。
产品功能标准
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OA系统
协同软件需要解决企业发展过程中管理和办公的各种问题，因此OA不仅需要满足用户当前的各种需 求，并且要求能够提供大量的可定制元素来满足用户日后增加的个性化需求，适应用户企业管理的变化。
产品应用标准
协同软件的应用存在应用范围广、使用人员多且计算机应用水平参差不齐等问题，因为要求OA供应商 提供全面的用户培训和规范的售后服务，促使软件实施成功。
协同软件的六易标准：
易推广
E-Promotion 具有先进的管理思想指导设计，能够贴近各行各业的中小企业实际需求，产品设计注重实用性及通用性，使得管理明晰，更加适合市场经济下中小企业的内部管理。
产品已经通过多家客户的使用，具有成熟、稳定性，减少客户推广阶段的风险。 以用户为本的使用向导，企业内部无需进行大规模的培训，便可轻松推广项目。
易安装
E-Installation 提供先进的智能化安装模式，非专业人员也能完成安装操作。
易实施
E-Implementation 提供方便的权限分配方式，能够高效的进行权限设置，精确的掌握人员拥有权限情况。 提供快速简易的图形化流程设置，满足流程定制多种需求。
易学习
E-Learning 根据不同工作岗位提供系统操作指南，更加针对性的指导使用系统。 提供细致详尽的系统管理员手册，无需专业人士也可维护功能强大的系统。 每个系统页面具有独立的帮助，更有针对性的指导使用。
易使用
E-Operation 采用友好的办公界面，符合中国人的办公习惯，简单易用。
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OA系统
各功能模块使用向导处处可见，采用灵活的交互方式，简单易操作。
易维护
E-Maintenance 系统提供方便、易操作的数据更新、管理工具，减轻管理员负担，实现轻松管理维护。
1.3 金和IOA/S带来的收益
金和IOA/S是从产品设计理念到产品功能、使用、实施都符合协同软件标准的协同管理平台。应用了金和协同管理平台，会给客户带来什么样的收益呢?
建立统一工作平台，提升员工办公效率
金和IOA/S能帮助企业建立一个统一整合的工作平台，可以打破时间、空间的限制，让企业的所有员工可以在世界的任何地方、任何时间都能够在一个统一的工作平台完成日常的工作，大大地提高了办公效率。 优化工作流程，提升企业反应速度
对企业而言，业务流程始终是创造价值最核心的要素之一，通过工作流作纽带，能将各个业务部门甚至上下游厂商之间连成一个整体，责权分明，大大提高了工作效率。不仅如此，金和IOA/S工作流系统可以帮助企业对流程进行不断的优化改造，找出流程中的瓶颈，避免人为因素的干扰，提升公司的竞争力。 协同能力增强，提升企业执行力
在传统的管理模式下，团队协作不好，领导不知道下边在干什么，成员不知道其他人在做什么。有了金和IOA/S平台以后，领导可以非常清楚的知道员工的工作情况，可以根据具体情况知道工作，团队成员之间协作也可以更加紧密，大大提升了企业的执行力。 科学有效的人力资源管理，提升员工对企业满意度
金和IOA/S提供了一个科学、灵活的人力资源管理应用系统，企业可根据自身的特点和人事制度进行灵活配置，帮助企业对人员进行全面而有效的管理，提高企业员工的工作能力，改进和提高管理人员的管理能力和成效，从而提高组织整体的工作方法和工作效能，完善人力资源管理机制。
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第二章 金和IOA/S产品介绍
2.1设计理念 2.1.1以用户为中心
IOAS以用户为中心，将所有需要处理的事情都推送到用户的办公平台，由传统的“人找事”模式转变为“事找人”模式。
2.1.2以业务协同为主线
IOAS以企业内部业务协同为产品主线，包括企业收发文处理、人力资源管理、客户关系管理等，其清晰的业务流程处理过程能够满足中小企业发展阶段的管理需求，帮助企业改进内部管理，提升企业核心竞争力。
2.1.3融合精确管理的管理理念
精确管理思想总结中国传统文化，通过精确分析人尤其是中国人在组织中所有共有的行为缺陷，提出了规避这种行为缺陷的科学方法，同时，精确管理总结了企业基础管理中的八个问题与八个现象，通过解决这些问题与现象，来提高企业基础管理的有效性，增强企业实力。
金和软件在认真研究现代企业基础管理和互联网办公模式的基础上，并依据多年为客户实施信息化办公的经验，抽象出客户基础管理的通用模型，自主研发了一款性价比高的协同办公产品IOAS，是精确管理思想的实现工具和手段，致力于解决中小企业发展中遇到的管理问题而，能够帮助中小企业实现工作有序可控，员工快乐工作。
企业管理的八个问题： 量化问题
讲当前很多企业的管理信息量化不充分，有一些老板不同意这一讲法。他们认为他们对自己企业的情况如数家珍，清清楚楚。其实他们对这一讲法有两层误解。第一层误解是他所讲的如数家珍，是一些他的企业中本来就是以量化形式存在的数据，这当然很清楚。但企业运营中有很多非量化的、模糊的管理信息，
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这些信息如何来量化;第二层误解是企业中相关职能部门掌握的量化的信息，在我们企业的各个职能部门是不是都能及时获取。这才是我们指的量化的问题。 计划问题
在企业的管理中，还存在一种比较普遍的问题，那就是计划不够，或者即使做过计划但也不是有根有据的。有一句话最能表达这一意思——“船到桥头自然直”，我们凭借自己的聪明，过去总能随机应变，所以做规划、做计划的习惯没有养成，这其实是中国文化的一部分，所以大家共同“对付”计划，并据此创造出“计划没有变化快”之说。 积累问题
许多企业在管理中只是原地踏步，而不是在昨天的基础上进步，不是在前人的经验中进步。时间对我们这么重要，就在于她能使我们不断地积累，这样我们才能在一段时间以后达到或超越对手，获得应有的尊重。但是，我们现行的习惯是原地踏步多，在昨天的基础上进步少，在前人的基础上进步少。 有限与无限问题
我们认为：一个人也好，一个单位、一个社会也好，你的资源总是有限的，你工作的意义就是在这样有限的资源之上创造出更大的价值。有限论对当今社会有很大的指导、提醒的价值。有限论清楚地告诉每一个人、每一个社会团体，资源都是有限的，千万不要试图将自己定义到无限中去。但实际生活中我们却经常自觉与不自觉地将自己定义到无限之中。 创新问题
很多人认为创新是在空白之处产生的新思想，是砸碎一个旧世界，创造一个新世界，这是对创新的误解。要是这样的话，这不是创新，这是捣乱，这是标新立异，对社会的进步没有什么正面的价值。创新应该是对现有有限资源的改进与改善，是5%的进步，我们应该鼓励的是这样的创新。在创新这个问题上，无论是我们企业，还是我们社会，我们都付出过巨大的代价，但是目前并没有产生大家共同认可的创新概念，社会还在时时为之付出更大的代价。
还创新以本来的面目，创新原本就应该是改善与改进，是5%的变化，积小变以求大变。对社会是以最小的资源换来最大的效益，这才是我们企业特别应该追求的。 过程与结果问题
我们认为，过程决定结果，结果应是过程的必然反映。通过对企业管理的研究发现，企业的发展就是企业在总结与归纳自己的独有过程，这是企业价值最大的方面。企业也只有有了自己独有的过程，才能更健康地运行在社会之中。我们要的是我们的员工在我们现有过程基础上的实践与研究，去创新与改进我们的过程。“过程论”否定了我们急功近利式的企业行为，鼓励我们大家踏实地专注每一项基本的工作，持之
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OA系统
以恒，在不断地总结、积累以前经验的基础上，成为我们专有的过程。我们只有不断地创造并遵循自己专有的过程，在未来的竞争中才能保持竞争力，并由此来影响社会的发展。 控制问题
我们认为，企业应使自己的所有行为尽可能处于“闭环状态”运行，使我们能随时随地地掌控运行状态。我们现行的企业行为中，多数运行状态为开环的，是不受控的。因此，在当前快速发展的社会过程之中，我们必须要解决企业管理中的开环问题，让我们更多地做到事前指导，避免问题的发生。 递减问题
人们更多的是在谈论如何提高执行力，怎么样解决执行力，但没有反问，为什么有执行力问题，是什么原因导致执行力出问题的，难道说我们现代企业中的中、下层工作人员天生就干不好工作，天生就不愿意好好干工作吗?我的研究是否定的。企业中的员工总体来说是向上的，是积极的，是愿意倾其所能将工作做好的。问题的根本在于递减的问题，在于基层不能够全面，有效地了解企业的战略意图，不能清楚为什么干，也不清楚如何干。
企业管理的八种现象： 被动现象
管理中的被动现象表现在，人的地位越高，权限越大，越是被动。在初创企业的时候，我们还能做到非常主动，所有的管理信息都能真实的得到。但公司办大后，要获得企业运行中的实际数据就变得越来越困难，越来越被动，受制的因素越来越多，想了解某地公司某人的一件工作变得十分困难，而不是像想象那样，了解公司内部信息因为权利增大而变得更容易。正因为这一现象的普遍性及解决的困难性，所以我们分析下来，这一现象是目前管理问题中首要现象，要能做到我们位子越高，掌握的信息越全面与主动，我们的工作主要精力是花费在核实、分析、研究信息，做出新的决策上来，这样就能实现主动管理了。 黑箱现象
黑箱现象是被动现象的产物，我们的各级领导因为被动现象的存在，对管辖范围内的事件运行过程掌握得不够、不充分，就使得过程对领导而言是屏蔽的，领导多数情况下只知结果而不了解过程，由于存在黑箱，就屏蔽了领导的视线，人的自我与懒惰的本能又在这里促进了黑箱的形成，人为的为过程设置更多的屏障，使得一个简单的过程变的十分复杂。久而久之，由于领导对过程的不了解，还形成了目前这种认为过程本该就是如此复杂的结论，使得我们的管理效率十分低下，而且过程之中因黑箱的存在，各种不利因素还得到生长，腐败由此产生。 随意现象
随意现象表现在我们各层的管理人员身上，因为我们没有周密的计划，也因为聪明，我们会在问题来
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OA系统
到时随意的行使我们的权力，造成混乱与浪费。君不见很多单位经常是同一件工作，因为领导的随意布置而有几个人在做，还存在着几个人争夺同一资源而出现矛盾的普遍情况。要结束随意现象，难度在于要改变我们多数人的工作习惯，辅助他的手段要可操作并实用，这才能消除这一现象，提高我们的工作效率。 十二月现象
我们管理中十二月现象普遍存在的原因，是由于我们管理辅助手段的落后，有限论在这里产生了作用。十二月现象讲，我们有些员工平时工作业绩平平，特别是非量化的工作岗位，往往到年终工作突击表现一下，领导在年终考评时，因其精力有限，他只能记住眼前的工作情况，这样对这类员工还是关怀有加，不断表扬。这一现象不仅普遍存在，而且危害性很大，他使得我们单位中出现大家模仿的情况，最终使得我们的工作效率平时很难提高，还无有效的手段进行调节，要解决这一现象就要求我们必须改变管理手段、改进考核方式、缩短考核周期。 振臂一呼现象
由于我们缺乏有效的管理手段，对各层的工作实际完成情况缺乏监督，导致振臂一呼现象非常普遍。振臂一呼现象是指领导总是喜欢、表扬与提拔那些呼应领导的号召，口头坚决支持、保证完成领导任务的人。由于领导无法以有效的手段来确认这些呼应者以前所呼应的工作完成的情况，还会在不同的场合表扬这些人，久而久之就形成了这一管理现象。很多人不是在工作上下功夫，不是及时提出不同的意见，而是在呼应上做文章，长期下来，整个管理层是你应付我，我应付他，少了踏实，多了浮夸，工作做的是表面文章，效率低下。 人性中的高估现象
我们的人性中存在着一种本能的对自己高估的现象，有一种案例可以很好的说明这一点，我们十个人坐下来吃饭，喝酒时大家总是互相歉让，都不愿多喝;喝完后，你如果发张纸条，让每人将自己喝的酒写出来，你会发现，最后统计出来，这个数字要远远大于实际喝掉酒的数量。由于这种现象是人本能的反映，这对我们企业管理带来极大的挑战，人人都会认为自己做得多，得到的少，人人都会认为企业分配不公、不合理，员工的工作积极性受到挫伤。 天高皇帝远现象
随着企业的发展，跨地区设置分支机构，项目点分布在全国各地的情况已经十分普遍，目前缺少行之有效的对分支机构的管理手段，这就形成了天高皇帝远的现象，往往这些谁也管不到的地方问题成堆，到头来危及整个企业的生命。 本位主义现象
本位主义是人类的一种心理现象，人类总是以自我为中心的，人类的能力都是在以自我为中心的基础
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OA系统
上向外延伸的， 人类的所见所闻都以自己为出发点的。
本位主义在一个企业中的表现还有其隐藏性，它不象社会上部门的本位主义，表现出不顾甚至损害国家和社会利益，一眼能识破，在一个企业中它往往以企业利益为幌子，来强调部门的利益。
2.1.4注重用户体验的产品设计
金和软件一直以来以“以人为本，一学即会，一看即懂，一用便精”为用户体验的指导方针，强调软件操作简单易用，追求软件操作大众化，确保普通消费者无须专业知识即可轻松使用，努力减少用户使用你的产品的学习时间，甚至无须学习。
IOAS产品正是经过充分的需求调研，以真正的易用性为需要，整合了所有企业办公的实用功能，功能通用、强大而不失细腻，对功能细节存在的合理性进行分析，每一个功能都有耐人寻味的细节。 清新简约的界面设计风格，淡蓝色为主调的界面色彩搭配消除您久坐电脑旁的那份疲劳，错落有致的窗口布局，不仅给人趣味和新颖感，而且消除了界面信息负载量过大的拥挤感。IOAS的界面风格、操作模式统一，学会使用一个功能的操作就会使用其它功能。
2.2体系架构
系统的开发及运行结构基于后台数据库的三层架构，即Web服务器、应用服务器和数据库服务器。在三层架构基础上，采用MVC(Model-View-Controller)加上服务容器的体系架构，支持各层之间的松耦合，从而做到服务到业务流程可配置和可重构。
金和IOAS系统以开放性、标准化为准则，采用组件式、分层次、服务提供者/使用者间定义接口(Service Provider Interface)、容错等设计思想，保证整个应用系统的稳定性、可靠性和可扩展性。同时在数据交换格式上支持XML标准，使系统功能最优化，同时将整体系统内部在技术上的相互依赖性减至最低。
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2.3功能介绍 2.3.1 信息显示区
信息显示区是新闻、通知、待阅、待办、温馨提示、伙伴动态、日程等各类信息的综合显示区域，用户能够快速查看需要处理的工作信息，以达到提高工作效率的目的。用户还可随意拖拽，轻松定制个性化的信息显示区。
2.3.2 公文管理
公文管理是企业协同办公的重要组成部分。它是随着信息化的发展和各分支机构之间互联互通的需求而诞生的。公文管理通过实现跨机构、部门的电子公文交换，提升公文处理速度，提高工作效率，帮助企业实现收发文处理规范化、制度化、科学化。
收文管理
收文管理能够满足办公过程中的来文登记、拟办、批示、阅办、分发、传阅、归档、查询等所有环节，
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并将已经完成的文件归入档案管理模块。收文管理流程采用自定义，并能对流程进行跟踪和控制。系统提供Web方式的在线编辑、附件上传功能，可以与Microsoft Word、WPS等文档编辑工具进行嵌入整合，可以进行模板红头套用、目录打印、文件打印和稿纸等功能。并采用收文和待办事宜配合使用的办法，用户查看信息显示区中的待办事宜即可进行日常收文办理。
发文管理
发文管理根据预先设置的公文办理流程，实现公文网上自动流转来完成发文实际输过程中的拟稿、流转、审批、签发、办理、归档、印发等环节，已完成的文件可归入档案管理中。流程采用自定义的方式，可满足企业中单一审批、多人并行审批、多人顺序审批、多人审批一人认可即生效、主办/协办等多种公文流程需求，并能对流程进行跟踪和催办跳转，提高公文流转办理的工作效率。
请示管理
请示管理通过自定义的业务流程，实现企业内部人事、请假、费用请示等等内部事项的请示，提供流程监控、跟踪、催办和查询，并支持审批过程寻呼和短信通知。
公文档案
公文档案提供公文归档、档案管理的功能，公文文件在审批处理结束后可归档到指定档案室，档案管理员可对已归档文件再进行统一管理，其他用户可以对档案进行检索、借阅，降低档案管理人员的工作强度，使枯燥的档案管理变得轻松高效。
2.3.3 公共信息
提供新闻、通知、期刊、知识和规章制度的发布和管理，使企业的信息、知识能够快速传播和转移，并能够对公共信息进行有效的控制和管理。
新闻管理
新闻管理对企业新闻的发布、查询、设置进行管理，可以发布新闻、快讯，并且支持新闻审批后发布且可指定接收人员，达到新闻的精确发布和有效管理。
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通知管理
通知管理对企业各种通知的发布、查询、设置进行管理，支持通知审批后发布且可指定接收人员，同时发布人可查看接收人是否查看通知，实现通知的精确发布和有效管理。
电子期刊
电子期刊是对企业期刊的发布、查询、设置进行管理，支持审批后发布且可指定接收人员。
规章制度
规章制度对企业规章制度的发布、查询、设置进行管理，支持规章制度审批后发布且可指定接收人员。
知识共享
知识共享为企业提供信息与知识共享、发布的平台，将企业中的各种信息积聚在一起，达到知识的共享，并推送至企业的所有员工实现知识的利用、创新，周而复始，使知识成为企业创造价值、不断发展的源泉。
2.3.4 在线交流
网络寻呼
网络寻呼是IOA/S为用户提供的一种非常方便的内部沟通工具。它结合了QQ、MSN、邮件、短信等优点，同时克服了电话不可重现、即时通讯工具不可管理及短信输入困难等缺点，不仅为企业节省大量的费用，而且使企业沟通管理更加方便快捷。
网络寻呼是一个开放的沟通体系，在任何地方都能将任何选中的文本发送寻呼，达到信息及时共享交流的目的。 可以查看人员是否在线，进行在线实时交流，还可以将信息发送至离线人员手机中，对方可以直接用手机回复短信至系统中，实现离线交流、信息及时传递的目的。 同时克服了电话沟通中信息的不可追溯性，可让领导随时查看到信息传递的过程，解决了管理中因信息不统一而遇到的扯皮现象同时，领导也可及时发现下属工作中的问题，以便给下属相应的指导或帮助。
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网上调查
企业中经常需要进行各种问题的投票调查，通过调查结果数据帮助企业领导了解企业内部信息。IOA/S即提供了这种方式满足了企业的需要，并可以通过调查问卷的结果自动统计并以图表直观地显示统计结果，为企业领导分析数据提供帮助。
个人建议
企业的员工可以通过个人建议匿名或署名提出自己对企业的建议，帮助企业领导收集员工的建议持续改善管理。
内部论坛
内部论坛为企业提供一个自由交流、沟通、讨论的空间，可以根据需要设立专门区域进行讨论发言，进行咨询、解答和收集意见等。
网络会议
通过网络发起会议，包括会议议题、会议参与人员、时间，并通过网络寻呼发送到相关人员工作桌面，同时还可以与手机短信进行绑定。同时可以对历史会议记录进行查询。
2.3.5 个人办公
我的便签
在日常工作中我们经常会有临时的事情需要记录，通常都是随手记录在本子或是纸上。这样就会造成记录没有时间、记录丢失，或者记录不能整理查询等问题。我的便签就是为解决这些问题的而设计的，不仅能够避免信息的流失，而且也为实现无纸办公提供了解决办法，节约了大量的能源。
工作日记
工作日记为企业员工提供记录工作结果和工作心得的一种方式，方便企业员工记录当天的工作情况和心得，以及工作中出现的问题和明日提示等，以便日后查找历史工作记录，达到了沉淀工作经验，为自己
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和企业不断的积累知识的目的。
日程安排
日程安排可以协助企业员工根据自己的工作时间将工作进行条理的安排，并且对重要的事宜预先设置提醒时间，即可通过系统消息提醒，也可以通过短信进行提醒，使工作变得井井有条，而不是杂乱无章，让员工都能够“快乐工作”。
计划总结
企业内部根据企业战略制定一个明确的企业目标，并层层布置，通过计划总结按年、季、月逐步分解成企业计划、分支机构或部门计划、个人计划，再通过计划的执行完成企业整体目标的实现。企业员工还能根据每段周期的工作情况的总结，分析计划与实际工作的差距，找出影响计划实现的因素，从而制定下
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一段周期的工作计划，使之更贴近自己的工作实际情况。这样将个人计划总结与企业目标计划控制结合在一起，大大地增加企业的执行力和竞争力。
我的任务
企业内领导经常需要给员工布置任务，但实际工作中有很多任务布置后就没有下文，无法追踪、监控，使得企业执行力减弱，整体工作效率降低。我的任务即可解决此问题，杜绝这种现象的发生。通过我的任务能够让日常工作中的任务安排有迹可循、善始善终，对任务的布置、执行、汇报、检查进行全过程的管理，而且领导也可以了解到任务的执行进度和情况，并可随时对员工进行指导和批示，帮助任务的完满完成。
工作委托
企业领导业务比较繁忙或者经常需要出差，在不方便上网或者没有时间处理工作的时候，可以通过工作委托将一些审批工作在设置的时间段内委托给其他人员来协助处理，不用影响企业内部正常的工作流转。
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网络硬盘
企业员工可以通过网络硬盘上传、下载文件，并灵活设置不同文件夹的权限共享给企业其他的员工，不仅方便企业内部的信息共享，也方便员工无论何时何地都有一个可移动的网络硬盘。
个人信息
供企业员工修改自己的电话、电子信箱、密码、个人格言和个性签名。
我的短语
用户可通过我的短语建立个人短语库，方便在系统应用中通过快捷键调用短语库中的内容，不用多次
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重复输入，提高个人工作效率。
通讯录
信息时代的来临，不仅要求我们高效的工作，更要求我们迅速有效的沟通，传统的通讯录模式已经远远不能满足现代化多元的沟通方式。通讯录不仅能够保存联系人的信息，还能记录用户与联系人的联系信息及时间等，其分类管理以及搜索功能能够快速方便的对通讯录进行管理和查找。同时通讯录与网络寻呼、短信平台实现紧密的结合，方便用户对各类联系信息的管理。
每日提示
为了方便用户对系统的熟练掌握，每日提示提供了系统功能及快捷菜单等的详细介绍，用户每次进入系统时即可查看提示信息帮助学习使用。
2.3.6 行政办公
车辆管理
对企业的车辆及用车的全程进行跟踪管理，实现车辆预定，防止车辆申请的冲突，方便对企业车辆及私车公用进行管理。
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用品管理
通过对企业的各种用品进行登记、归属、使用及仓库进行管理，使用品的管理落到实处。具有用品领用审批功能，解决审批流程问题，加快办公效率。
会议管理
对企业的会议室、投影仪等会议相关资源进行有效地管理，解决资源使用冲突和参会人员时间冲突，减少人力、物力的浪费。会议通知以系统提醒、寻呼、短信等多种形式通知与会人员，并对参会人员对通知信息的查看、反馈进行跟踪。
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图书管理
企业中的各种图书繁多，但缺乏专业人员对图书进行分门别类的管理，导致图书查找不便、归属不明、容易丢失，图书管理即可解决这样的问题。通过从图书登记入库开始提供图书信息的查阅、借阅、归还等功能，使图书从使用到管理都非常的灵活方便，既切实保证公司资产不流失损毁，又大大提高了图书的使用效率，物尽其用。丰富了公司的企业文化，使员工有更强烈的学习和上进心态。
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资产管理
资产是公司重要的组成部分，对其进行有效的管理是非常重要的。资产管理模块通过对资产整个生命周期实行全程的控管，改变了传统的资产管理中的很多弊端，如归属模糊、异地管理难、记录统计难、不便实时管理等等，使用户轻轻松松地管理资产。
2.3.7 人力资源
招聘系统
各个用人部门在网上提交用人申请，人事部门可以查看、统计所有部门的用人申请，并制定招聘计划。可以建立企业的内部人才库，人事部门根据招聘计划，安排人才库中的应聘人员来面试。面试的信息可以自动通知公司的各个岗位的负责人，系统可保留面试记录。对面试合格者可提交录用申请。用人申请和录用申请的模板都可以自定义，用人申请和录用申请都可以自定义审批流程。
合同系统
在“合同系统”中可管理所有员工的劳动合同和其他各种类型的合同，可对合同进行新签、变更、续签、解除、终止操作，并可以批量签署合同。可对当前的合同和公司的历史合同进行管理，并可自定义查询条件来进行简单和复杂的查询，从而生成各种合同台帐。每一种合同类型下都可自定义多个合同模板。同时，系统提供了合同报警功能，可设置在合同结束前多长时间报警。对于快到期的合同，系统将自动给有合同管理权限的人和当事人发送寻呼，进行提醒，这样就避免了合同管理中出现遗漏。
人事管理
在“人事管理”中，可以记录员工从进入公司到离职的整个过程。可以在线提交转正申请、离职申请、调动申请，并可以自定义转正、离职、调动的审批流程和模板。可对在职员工和离职员工的档案进行查看、管理，人事部门还可授权公司的员工在指定期限内修改自己的档案，从而降低人事部门的工作量。提供档案的简单统计、二维统计、复杂统计，这三种方式可以通过选择不同的变量，不同的算法，对所有员工的档案等进行汇总，形成报表，使企业的人力资源分析更加简单、可操作。还提供员工花名册、人员变动汇总表等报表功能，可直接进行打印，或导出为EXCEL文件。
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考勤系统
员工可以通过网络进行上班签到、下班签退、外出登记、休假申请、出差申请、替班、倒休、加班，实现全员的网上考勤，并支持考勤不正常的原因说明(如迟到、未签退等)。外出申请、休假申请、出差申请的流程都可以自定义。在休假或出差时，还可以把自己负责的工作流程托付给其他人代自己办理，可查看外出或出差的人员及其去向。可灵活地设置班次(包括当天班次和跨天班次)、上班规律、节假日，并可针对各个部门或人员来排班。系统会自动判断用户是正常上下班，还是迟到、早退或旷工。可以设置替班、倒休、加班，并自动通过网络寻呼通知当事人。每个员工都可以清楚地看到自己的考勤信息，领导可以查看下属员工的考勤记录，并能进行统计和分析。考勤的记录可与工资系统直接挂接，方便核算工资。系统将在各个节日、员工生日对相应的员工发送祝福，建立人性化工作环境。系统还提供考勤机的数据的导入功能。
绩效系统
系统默认有周考评、月考评、季考评、年考评四种考评类型，可以根据需要建立新的考评类型。可根据公司的绩效考核指标，设置需要考评的各个要素及各个要素的等级和分数。针对不同的岗位，可灵活地自定义各种考评类型下的考评模板。可灵活设置不同层级的考评，可设置每一级考评的考评人、权重、通过比例等。这样，在员工自我考评完成后，还可以由不同的领导进行多级考评，从而实现360度的绩效考核。在进行考评的同时，还可以看到系统中随时记录的员工的工作表现，作为考评员工的参考。
报销系统
通过“报销系统”，员工在网上填写各种报销单，便可以进行差旅报销和其他类型的费用的报销。报销的审批流程可以由用户自定义，差旅报销还可以跟用户的出差申请相关联。差旅报销的模板可以用用户自定义，可自由地设置报销的各个字段和报销公式。相关领导可以看到需要自己审批的每笔报销账目的详细信息，包括报销对象、报销部门、金额、单据、经手人、各步审批人的办理情况等。可对报销费用进行查询统计，并可生成统计报表，详细显示各个部门的费用信息，报表可以直接打印。
培训系统
可以公布整个公司的培训资料和培训课程，员工可以参加各种培训，进行在线学习。可以根据题库，自动或手动生成试卷，员工可在网上进行考试。系统可以自动判卷，并可对考试成绩进行查询统计，可生
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成统计报表并可直接打印。
工资系统
支持的分帐套管理工资，可以设置工资的项目、个人所得税、计算公式、工资的项目列表，还可以自定义公子报表。
HRM用户授权
可设置OA系统中，哪些用户有权限使用人力资源系统。
2.3.8 客户关系管理
个人设置
每个用户可以设置自己常用的行业、地区，以供建立新客户时选择。还可以设置给客户发送电子邮件的默认地址，设置好电子邮件的地址后，就可以直接在系统中给客户群发邮件了。
销售文档
可以对公司的文档进行分类发布，可以插入表格、图片、附件等。可以设置文档的发布范围，每个员工只能看到自己权限范围内的文档。还可以输入文档的适用范围，让员工在了解文档适合在什么情况下使用。员工可以按文档结构树查阅自己范围内的文档，还可以对文档进行关键字查询。
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客户销售
我的客户
可以录入客户的所有信息，包括客户名称、联系方式、客户来源、级别、行业、区域、业务关系、信用等级、信用额度、银行账号等。还可以对每个客户的联系人进行管理，以树状形式看到联系人的关系树。可以为每个客户建立任务，包括销售跟踪任务、服务任务、回访任务。用户可以清楚地看到自己的客户的状态(是否有任务)、最后一次的联系时间和联系内容。可以把自己管理的客户共享给其他同事，也可以把自己负责的任务共享或转交给其他同事，同事就可以看到这个客户的相关信息。
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销售跟踪
在给客户建立好销售跟踪任务后，销售人员可以记录每次跟客户的联系情况及对下一阶段的工作安排，包括联系时间、联系人、处理方式、使用的资料、进度等，还可以添加附件。还可以把任务共享或转交给其他人。在销售跟踪的过程中，可以查看这个客户的所有的信息供自己参考，如工作任务、工作安排、联系人、销售单记录、报价记录、竞争对手信息等。
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销售报价
可以自定义报价的模板。在进行报价时，可以选择相应的客户、联系人、产品、模板、日期等，并且可以查询对客户的所有报价记录。
销售开单
可以直接进行销售开单，记录购货单位、收货人、货物名称、发票号码、发货方式、价格、付款方式、发货人等信息。销售开单后，销售单自动转至财务部门，财务人员可以进行收款。
销售查询
销售人员可以查询自己的某段时间内的销售情况，包括销售金额、已付金额、应收金额等。 销售计划
员工在工作中可以随时看到自己的销售额跟计划额之间的差距，可以通过销售额和计划额之间的分析对比，及时发现销售过程中的问题并进行相应调整。
销售分析
销售人员可以看到自己每一天的工作情况：处理的工作任务、新开拓的客户、跟老客户的联系记录、对未来工作的安排、开单和报价记录等，可以分析出自己的工作有那些进步和不足。而且，还可以看到领导对自己工作的批示和指导。
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邮件互动
通过电子邮件群发功能，可以按地域、行业、级别等建立不同的客户分类，向各个分类的客户，定时或周期性地群发电子邮件。
短信互动
客户关系管理系统支持手机短信功能，可按照客户生日、节假日、周期性发送等方式向客户发送短信。
客户服务
客服人员可以清楚地看到客户的状态(有客户服务任务)、跟客户的最后一次联系记录和联系内容。客服人员可以建立客户服务任务，可以记录服务过程中跟客户的每次联系记录，并可进行下一阶段的工作安排。可以把服务任务共享或转交给其他人。还可以对不同的服务方式及服务结果进行统计分析。
客户回访
客服人员可以看到有回访任务的客户、跟客户的最后一次回访记录和回访内容。客服人员可以建立回访任务，可以记录回访过程中跟客户的每次联系记录，并可进行下一阶段的工作安排。可以对不同的回访方式及结果进行统计分析。
经理工作
客户管理
公司里主管销售工作的领导可以对下属销售人员的所有客户进行管理，可以看到客户的所有信息，包括工作任务、联系记录、报价记录、销售单记录等。可以更改客户的管理人员，或把客户共享给其他员工。
销售监督
领导可以实时了解下属每个员工对客户跟踪的情况，包括正在进行的销售跟踪任务、每个任务的联系记录、任务的进度情况、任务的执行情况等。领导可以把某个员工负责的销售跟踪任务转交或共享给其他员工。
员工监督
领导可以对员工的工作行为进行监督，可以方便地了解每个销售人员每天的工作情况：每个销售员今天开拓了几个新客户?跟踪了几个准客户?与哪些老客户进行了联系?有哪些开单和报价记录?对第二天的工作做了哪些安排?等等。还可以对员工的工作进行指导和批示，批示信息会通过“网络寻呼”实时通
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知相应的员工。
报价管理
领导可以看到销售人员对客户的报价单，还可以对报价按部门、报价人、客户、产品等条件进行查询。 销售单管理
领导可以看到所有下属的销售单，随时了解各个销售单的已付款、应收款、付款安排等，还可以统计公司某段时间的销售金额、已付金额、应收金额。
竞争对手
对竞争对手的信息进行管理，包括产品、价格、销售负责人等，供销售人员在销售过程中参考。 计划管理
领导可以方便地为公司和各个销售人员制定销售计划，员工在工作中可以随时看到自己的销售额跟计划额之间的差距，领导可以通过销售额和计划额之间的分析对比，及时发现销售过程中的问题并进行相应调整。
产品管理
可以对公司的产品进行统一的、规范化的管理，供员工在销售过程中调用，包括产品的名称、类别、价格、编号等。
财务工作
销售人员跟客户签单后，销售单自动转给财务人员。财务人员可以看到每个销售单的详细信息，了解每个销售单的已付、应收金额，可以处理分期的多次付款，还可以录入销售成本，可以统计公司某段时间内的应收款的销售单信息。
资料邮寄
可以设置资料邮寄的信息，如自定义信封模板、设置邮寄名单等，并可直接打印。还可以对各种资料的费用进行查询统计。
统计分析
提供强大的统计分析功能，通过柱状图、饼图的形式直观地显示统计分析的结果，包括业绩分析(员工和部门业绩分析、历史业绩对比、计划额和销售额对比、回款分析)、客户分析(客户销售情况分析、新
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增客户分析、客户地域分析、客户行业分析、客户来源分析)、员工行为分析(工作状况分析、联系记录分析)、产品分析等。
2.3.9 自定义模块
用户可以增加个性化的模块，可以自行设计定义操作界面、数据表名、字段名和数值类型，每个自动生成功能的审批流程、查询条件、输出结果(即显示内容)也可以自定义。可以实现增加模块中各类信息的汇总统计并自定义显示报表。
2.3.10 工作流程
提供可视化的自定义的流程设计工具，方便管理员更快捷的定制业务流程，提高企业的工作效率。并且支持对业务流程的催办，实现系统提醒和短信提醒。
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2.3.11 未阅信息管理
实时提醒用户当前需要处理的工作，如未阅寻呼、提示信息、通知、待办等，方便用户合理安排工作时间，提高工作效率。
2.3.12 系统管理
系统管理作为整个系统最为核心的模块，不仅能够实现常用的用户、组织、权限等管理功能，还提供了大量图形化、可视化的操作界面、菜单、查询等功能的定制，以及多种模板供管理员根据企业需求进行选择，满足系统管理的灵活设置、操作简单、方便易用的要求，减轻了系统管理员的工作负担，实现“快乐工作、高效管理”。
2.4应用介绍
OA软件的应用范围非常广泛，并不局限于企业领导层及管理人员，而是面向于企业的所有工作人员，几乎人人都有可能成为OA的用户。并且，软件应用是需要一个过程，不同于一般的“交钥匙”工程，其应用是否顺利的关键是最终用户的培训和售后服务。
金和软件通过10000多家客户的应用、需求反馈，以及10多年软件实施应用的经验，研发的IOA/S产品是以真正的易用性为特色，不仅满足客户的功能需求，而且更深入的从用户学习、使用、维护的角度
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出发，简化产品的操作，处处体现人性化的设计理念，使用户能够轻松、快速的掌握产品的使用和维护，顺利完成软件上线使用。 学习
根据不同岗位提供不同的系统操作手册，并且详细易懂，用户能够快速学习掌握系统的使用。 提供全程帮助功能，用户可以随时调用Flash演示，直观的帮助用户使用系统; 系统的所有操作按钮均有操作提示，用户可随时查看 使用
系统采用人性化的操作界面，并且各种信息分类显示，一目了然，即使不会使用电脑的人也能够很
快的上手使用。 维护
采用傻瓜式安装模式，自动进行安装和配置，简单完成安装操作。
提供程序自动更新、数据库自动备份、定期清理系统数据等简单的系统管理操作，减轻系统管理员
的工作负担，不用再困惑于系统管理的繁琐工作中。 服务
金和软件提供多种方式、全方位的售后服务，并且还制定了一套完善的顾客调查和用户投诉管理制度，同时购进了先进的维修工作站，从而保证了客户能够及时、快捷的与金和客服联系、解决问题，并且保证了维修质量，提高了服务水平。
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第五篇：OA办公自动化系统组网解决方案
oa 办公自动化系统利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作 质量，提高生产率的目的。作为企业信息化的重要组成部分，oa系统一直都是必须的一项业务。随着企业的发展，开设分公司、新办事处、在家办公、移动办公等都成了一种新的需求。因此，oa系统的应用不仅仅局限于某个公司总部或单位总局小型局域网了，现在总部都需要实现和分支机构的互联，使oa系统中的个人办公、公文系统、综合业务、行政管理、综合信息等资源共享，让公司管理更加统一规范，保证物流、信息流的实时更新，确保公司市场信息的及时传递，营销方案的及时执行，提高工作效率;对于政府机构来讲，需要实现和分局的实时联络，保证公文流转的时效性和安全性等等。
要实现这些目标，过去通过电话，电子邮件，不仅效率低，而且费用也不低;采用ddn专线造价太高，用modem远程拨号的方式速度又太慢。如何达到价格和性能的完美统一呢?有了iceflow vpn，只需要运行一套c/s、或者b/s的oa系统，全球各地的同事就可以协作完成任务了。
iceflow vpn特点
◇ 安全：iceflow vpn基于国际标准ipsec协议构建，采用192位idea、des、3des高强度加密算法，并采用动态密钥交换机制，其具有全面日志分析管理功能，最大程度保证公网传输中数据安全问题。可以将分部pptp用户和特定主机绑定，即使pptp客户用户名密码泄漏也绝无安全隐患。另外，与某类产品相比，iceflow vpn免受网络上病毒的攻击，也避免重启等手续，更有效保证数据传输的安全性
◇ 稳定：iceflow vpn按照工业标准设计，支持30000小时连续无故障运行，自动拨号，断线后可在线路恢复正常后10秒内恢复正常运行，支持单机双线路和双机分流备份，有效保证数据流畅通
◇ 灵活：iceflow vpn可实时查看当前数据流量;支持ddn，adsl，cable等多种方式接入internet;支持网状结构和星型结构等多种组网方式;可通过监控中心即时监测各个节点使用状态等，内建update功能，一般新发布的功能均可以免费得到。性价比高：iceflow vpn与同行业产品相比，价格合理，并且根据性能档次分不同价位，可满足不同用户需求。iceflow充分考虑用户的实际需求，为其良身定放产品
方案概述
oa办公自动化vpn组网原理和远程erp系统组网原理相同，都属于应用系统远程组网。iceflow建议，只需要在客户的总部以及各个分支机构分别放一台iceflow系列路由器，各点通过adsl或其它方式接入公网internet，就可以为客户构建廉价，稳定的vpn网络。因公司或企业领导需要在家或出差在外时仍能方便办公，故可采用pptp拨号方式接入，实现与总部的互联。
网络架构
◇ 总部：总部一般来讲是企业信息存放、处理的中心，网络内部主机数量多，数据流量大，安全性和实时性要求高;因此推荐采用高性能的iceflow r5000h作为接入服务器。对于实时要求很高的企业用户，可以在总部采用两台r5000h 作双机备份，保证稳定数据传输
◇ 分支机构：企业分支机构一般指分布在全国各地规模中等的分公司，公司内部建有中等规模的局域网，同时通过当地isp提供的宽带接入方式接入因特网。安装一台iceflowr5000l或1700h路由器，作为客户端接入总部
◇ 移动办公用户：采用pptp或l2tp协议，接入总部，可支持cdma/gprs及802.11b等无线移动接入，用户即使在乘坐车船甚至飞机的途中，可随时随地实现移动办公