办公室主任应念好业务工作“四字诀”
办公室处在单位承上启下、联络左右的中心位置, 日常工作事务突击性强, 变化范围大, 这就对办公室主任应急协调能力和综合管理水平提出了较高的要求。习近平总书记在《摆脱贫困》之《秘书工作的风范——与地县办公室干部谈心》篇中, 对办公室主任的基本要求是“审大小而图之, 酌缓急而布之, 连上下而通之, 衡内外而施之”, 强调的是统筹协调能力。对应到日常工作事务中, 办公室主任应着力念好“勤、悟、廉、话”四字诀。
一、“勤”, 锤炼务实作风
首先要脑勤。办公室工作并没有明显的作息时间概念区别, 办公室主任的脑子要将每天工作进行梳理、拼接, 做到“一日三省”。主要是关注国家对本行业有无重大决策事项, 上级主管部门从文件和会议上传达了何种工作部署, 单位领导关心的工作要点等等, 只有养成勤奋思考习惯, 对点滴的信息进行筛选分析, 并从中分析、综合、提炼、概括出有价值的信息。才能形成个人的思考成果, 圆满较好地回应领导的决策关切。其次是眼勤。眼界要宽、观察要勤, 办公室在局外看来, 并无专业性可言, 更多的是办文、办会、办事。单位机关中, 其它专业科室不管的事情, 都划到办公室来负责。但办公室有更多接触前沿政策变化、跟踪服务领导的机会, 所以, 眼光一定要具有开拓性, 少一些就事论事地偷懒、多一些见微知著地用心, 这样就可能事事快人一步, 体现出办公室不同于专业科室的长处。其三要腿勤。工作思路、工作成绩来源于探索、交流和实践。对上要多请示、汇报、征求意见, 对下要深入基层, 搞好调查研究, 重点掌握基层单位在消化执行上级部署的程度和差异, 收集一线员工期盼和建议。横向注重借鉴学习, 主要把自身的短板和问题与兄弟单位对比, 从中找到他人的长处和经验, 通过消化吸收为我所用, 推动工作不断提档升级。
二、“悟”, 提升服务技能
悟性, 就是对事物的体会和认知的能力, 办公室室主任的成功与否, 与自身悟性高底有着直接关系。首先, 要从经常学习中培养敏锐的悟性。学习不能局限于某个专业或领域, 要当“杂家”, 广泛涉猎于经济、哲学、中外文学等领域, 一方面通过大量的学习拓宽眼界和思绪, 另一方面通过成功案例寻求解决当下难题的方法和途径。其次要善于思考。出色的办公室工作更多的比拼的脑力和智商, 凡事都不能简单使用直线思维, 要有善于把相关的信息汇总起来, 运用矛盾统一的观点, 由此及彼、由表及里。其三注重平时积累。通过交叉工作、私下沟通等机会, 有意识了解单位每个岗位的特点, 尽量熟悉他们的行事逻辑, 这样, 在做分析、讲措施时, 才能有深度和广度, 赢得大多数人认可。
三、“廉”, 守住职业底线
廉是一种约束, 更是一种保障, 是办公室主任最基本的素质也是最起码的要求。一是守法纪。办公室主任是离单位领导最近的人, 有更多机会接触到财、权、物。受到有不同目的人群关注。面对职务产生的诱惑, 要谨记法纪法律, 恪守“观君莫伸手, 伸手必被抓”警句。平时清清白白做人、老老实实做事, 通过不断提升的能力和水平成就自己的理想和抱负。二是明制度。办公室同时服务于单位各位领导和基层单位, 面对各种需求, 最有效办法是按规矩办事, 用流程管人。执行过程中, 即使有不同声音, 办公室也是不偏不倚, 始终代表着单位管理制度, 以理服人。三是讲道德。道德游离于法律约束的情形之外, 代表着社会的正面取向。办公室处于单位的关键岗位, 负责人的行事风格某种程度上具有引领效应。所以, 办公室主任要有甘于吃苦、乐于奉献的精神, 有助人成事、默默无言的境界。用自己的人格力量在单位中汇聚传递正能量。
四、“话”, 营造良好环境
办公室更多从事着幕后工作, 用文字形式沉默向外界展示自己的思想, 较少有机会走向前台表达自己, 但这并不代表办公室主任要荒于对语言技巧的磨炼。一是讲真话。这是最起码的工作要求, 在汇报工作、反映困难时, 办公室主任不能以领导的好恶和心情来变更事情的真相, 要一是一、二是二, 做到实事求是, 不夸大也不缩小。同时, 也需注意语言技巧, 根据环境和氛围的变化, 适当调整语境和话风, 努力让尖锐变得和缓, 防止矛盾激化升级。二是说准确话。在书面材料中, 每一项措施都要明确出处, 每一组数据都应经过专业审核, 不能估计、猜想、揣摩, 自己想当然, 始终保好持公文的严谨度和周密性。在汇报工作中, 不能粉饰太平, 要有理有据、准确无误。不能由于语言失误给别人产生一种不负责的形象。三是说激励话。办公室由于岗位特点, 工作人员加班熬夜, 身体透支属于常态。有时由于各种原因, 工作得不到单位领导的肯定, 使得士气受得影响, 对团体的凝聚力和战斗力造成严重负面作用。办公室主任要在不断总结进步的基础上, 凡事干事在前、享受在后, 用自身人格力量带动工作。定期组织办公室内部会议, 开展以批评和自我批评为主的工作总结。办公室主任要多关心支持身边工作人员, 为其制定职业发展规划, 用单位先进人员激励、引导他们成长成长。
办公室工作千头万绪, 办公室主任岗位任重而道远。本文仅从“勤快善悟廉明谨言”四个方面进行简单的阐述, 不免挂一漏万。身为办公室主任, 还需在日常工作中, 找准节奏和规律, 切实发挥好沟通上下、联络左右的作用。