初中档案管理中的档案收集工作论文

随着经济的发展和社会的进步,目前社会上已经广泛认可了档案管理在实际工作中的重要性,做好档案管理能促进我们完成好自己分内的工作,而整个档案管理工作中最关键的部分是档案收集工作,它是整个档案管理系统的核心内容,决定着档案管理工作的及时性、完整性、真实性。总之,是否能做好档案管理工作主要是看档案收集的质量。

一、档案收集工作中的问题

校领导重视程度不够。部分学校领导没有充分认识到档案管理工作的重要性,不清楚档案工作对学校发展的与改革的重要性,也不能认识到档案管理工作在学校各项工作中的促进作用。档案收集不完全,管理十分混乱。一些中小学的档案收集的不及时,甚至存放在多个部门,很多档案都不能及时归档;档案的管理制度十分松散,保密、借阅等管理不严格,容易造成已收集的档案丢失。

二、档案收集工作的几点建议

针对上述档案收集工作中存在的一些问题,在此给出了几点建议与意见。

(一)制定严格的档案收集制度。

学校应由上至下全面重视档案管理工作,尤其是档案收集工作,把档案工作列入重要会议的事项,尤其是校领导要起到带头作用,加强自身素质,组织学校各层工作人员认真学习《档案法》的内容,加强档案管理的宣传活动,提高档案管理工作者的职业素质,根据本校自身实际情况,建立符合学校的档案管理工作制度,改善工作中的随意性,规范学校档案管理工作。另外,学校应当强化各阶层人员的档案管理意识,鼓励全校教职工积极收集档案,形成良好的工作氛围。

(二)明确指出档案收集的范围。

学校应以书面形式明确档案的收集范围,具体指:本校重大活动与重要工作,类似视频、音频、图片、文字等有考察利用价值的都应归档保存。对于归档的各类文字材料,应当严格要求,必须保持图像字迹清晰、书写工整。所有文字材料与会议记录都要进行备份,禁止用铅笔、圆珠笔、蓝墨水书写归档材料。

(三)重视档案收集的方式与方法。

档案收集的方法大概可以分为三种:平时收集、定期收集、年终收集。平时收集是根据文件的形成运作情况,办理完成后进行及时收集。对于学校主要是指学校举行的各种开学典礼、毕业典礼、运动会等形成的书面材料;还有收发文件;学校与其他相关单位或个人签订各种协议合同等形成的书面材料。定期收集是指每年年终时,各年级的管理人员对应当归档的材料进行一次全面清查,并移交给负责立卷归档的档案管理工作者,保证归档文件的完整性。例如:教职工名册、各类师生奖罚材料、学校修订或修改的规章制度、学校本年度发生的重大工作、活动计划书、各类师生总结报告、活动过程等材料。

(四)保证档案收集效果。

档案材料及时、完整的收集和保持收集通道的畅通是档案收集工作的两个要点,学校的档案管理人员应当实时关注学校所发生的事务,必须要有参与意识并参与到学校的“大事”中去,以便充分了解情况,更好地完成档案收集工作。在日常的实际工作中,应与校领导和其他工作人员做好沟通,校领导或其他负责人在外开会回来要询问有无需要归档材料,如果有就要及时保存;校内会议中,各部门的演讲稿要进行统一收集,并做好会议记录,认真整理,一一归档。另外,对学校举行的重大活动形成的材料要主动进行材料收集活动,确保档案收集的及时性、有效性、完整性。

(五)档案科学分类。

学校档案应当进行及时、科学的分类,为以后查阅提供方便。学校档案大致分为教学档案、声像档案、文书档案、包含会计档案在内的科技档案、实物档案。确认了每个档案的科目,就要做好标识,处理好的文件资料摆放到相对应的位置,“对号入座”,以便查找。

学校档案能充分、客观、真实、具体的记载与反应校内各项工作与活动,为学校今后的发展提供了大量有价值的宝贵材料与经验,服务于一线教学工作,因此,加强档案收集工作的专业性与及时性是档案管理工作中重要的环节。另外,学校在做好档案收集工作的同时,还应拓宽学校档案信息资源的来源,采取多种形式与方法,加强档案的提供工作,将档案的价值发挥到最大,更好地为学校教学工作做出贡献,更好地为学校发展做出有利贡献。本文着重说明了学校档案管理工作中存在的一些问题,并给出了相应建议,希望能对今后的档案管理工作提供有效意见。

摘要：作为档案管理工作重要环节的档案收集工作,它的工作质量决定着档案管理工作的及时性、完整性、真实性。本文简述了初中档案管理工作中的一些问题,并针对这些问题提出了几点解决方法,主要是从档案收集的制度、范围、方式与方法、效果和档案科学分类5方面进行阐释,为初中学校的档案管理工作中的档案收集工作提供了有效模本。

关键词：初中档案管理,档案收集,工作探讨

参考文献

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