底图档案管理的科学化与工作者的综合素质
一、底图档案的特征
各城市建设单位在完成工程设计生产时, 在工程项目的可行性研究开始到最后竣工的过程中, 将形成大量的设计图纸、硫酸图, 通常称为底图。这些纸质的底图真实记录了工程的具体情况和实际面貌, 对工程进行施工及交工验收使用、维护乃至改建、扩展或工程事故的分析及责任追查都起到了很重要依据作用。
(一) 底图档案具备原始参考性。纸质底图是设计蓝图的母版, 也是科研生产活动的历史记录, 它不同于一般的信息资料, 这是由特定的设计者在工作中即时使用的原始文件转化而来, 并非事后补充编绘或随手搜集的普通材料, 因而具有原始性的特点。
(二) 底图档案利用率相当频繁。为了更好地为工程项目建设服务, 相同的一份底图, 反复晒上几十份甚至上百份的蓝图也不足为奇, 除此之外, 在工程完工验收、质量考评、设计咨询参照、以及建筑物扩展改建等环节中, 底图档案都需要被大量地调阅使用。如果设计底图纸出问题, 工程项目建设将失去方向。
(三) 底图档案具有唯一性。每一套图纸都是工作人员精心设计的宝贵财富, 由于绘制出稿相当不易, 因此原始底图往往只有一份, 一旦遗失或是损毁严重, 也就无法发挥作用, 施工、设计、科研也将受到严重损失。因此, 加强纸质底图档案的科学管理, 相当地重要。
二、科学管理底图档案必须建立健全机制
加强底图档案管理的科学性, 主要在于梳理工作流程中的每个环节, 建立健全底图管理制度, 做到每个工作步骤都能有规可依, 有章可循。
(一) 底图档案的归档验收。底图的重要性毋庸置疑, 出图的频繁性也无可避免, 底图作为蓝图的母版, 底图质量不能得到保障, 就无法出品高质量蓝图。
首先, 底图的归档验收必须严格把关, 工作人员必须仔细检查底图是否平整、字迹是否清晰, 平面有无污痕破损。
其次, 底图签署也必须严格排查, 如果签署信息不完整, 那么底图档案的凭据作用将无从发挥。
第三, 仔细对照底图的文件号与工程项目名的一致性, 项目文件号就如同图纸的身份证号一样具有唯一性, 如果多份底图共用统一编号, 将严重影响在今后底图档案的检索、利用、保存、统计。
(二) 底图档案的科学分类编号。底图档案管理工作者应按照“流水号-课题分类号-袋号-底图按明细表排列的顺序号”的规则, 对已归档底图进行科学编号, 同时认真填写底图总账、打印柜签、袋签及底图明细表。如果有借阅的情况, 还需打印备份借图明细表, 以提高底图档案利用的查全率和查准率。
(三) 底图档案的更改、修订。一个城市建设工程项目的完成是复杂漫长的过程, 其中施工条件或甲方主体发生变化是相当正常的事, 如遇此情形, 归档发图的底图档案便需修改。因此, 底图档案中将出现相同的工程项目文件号拥有多个版本底图, 同一版本底图的目录下包含着不同班次的文表号和图号的情况。
在底图档案的日常管理中, 如遇有高版次替代的低版次底图, 工作者在台账中做好标识, 定期提交给鉴定组, 鉴定是否存毁。确认作废的底图, 实体下架, 按档案销毁程序处理。如遇借阅使用, 工作者应认真辨析确保任务执行者得到的都是底图有效版本, 以免影响工期。
(四) 底图档案的保管护理。底图档案管理工作者首先要认真维护底图档案的秩序状态, 确保底图档案在存放与使用中能够始终有序。其次, 保护底图档案的安全性, 尽可能减少人为或自然因素损害, 遵循不撕、不折、不受挤压, 尽量减少磨损的原则, 实行防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗等措施, 尽量延长其自然寿命。例如, 严谨折叠放置底图保管, 以免底图断裂及不平整, 确保图面复印时的清晰度。底图的存放最好采用平放或卷放的方式。另外, 也可采用边缘加固等方法保护底图, 如通过压边机将胶纸粘在底图四周的方式, 提升周边强度, 减少底图破损率。
(五) 底图档案的数字化。随着科技的进步, 计算机和网络现已全面普及, 工程图纸扫描仪及大容量存储设备不断推陈出新, 将底图档案数字化成为新时代背景下有效保存和利用底图档案的新方法。底图档案数字化主要是通过扫描仪将底图档案转化成计算机文件的过程。该过程主要分两种情况, 一是将底图扫描后以图像文件 (也称光栅文件) 保存, 二是将底图扫描后形成的图像文件进一步转化成CAD能识别的矢量体或称矢量文件。目前, 光栅图形矢量化是图形处理的新技术。在底图档案数字化以后, 必须考虑底图档案在信息网络中的安全与保密问题。工作者必须对图纸的下载、打印设置相应的权限, 禁止不相关用户随意下载或打印图纸文件。
三、实现底图档案科学化管理必须提升工作者综合素质
21世纪是以高科技为基础的信息时代, 是高速、快节奏、竞争激烈的时代, 在新时代背景下, 要想真正将底图档案的科学管理工作做到完善, 档案管理工作者必须具备全面、高超的综合能力, 这些能力主要体现以下方面:
(一) 提升思想政治觉悟, 树立正确三观。底图档案管理人员是城市建设设计单位的重要一分子, 档案管理工作的重要性决定着档案管理人员者必须具备较高的思想政治觉悟, 在政治方面坚持走正确道路。那么如何提高自身的思想政治觉悟呢?档案管理人员在工作之余应认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和三个代表科学发展观重要思想, 以之作为武器, 结合档案工作自身的发展规律来开展工作。档案管理人员应在生活中树立正确的世界观、人生观、价值观, 在工作中应当拥有正确明晰的政治立场和观点, 分清国家企业和个人利益之间要分清孰轻孰重, 在重大原则问题上要与党中央保持高度一致, 严谨遵守档案法律法规及规章。
(二) 培养高超的职业道德素养, 严格履行岗位职责。档案管理工作中, 各种地图档案的维护保养工作必须细致耐心, 但回报却较低。基于档案管理工作的这种特殊性, 档案管理人员必须培养起高超的职业道德素质, 强烈的责任感和崇高的事业心, 坚定信念, 忠于职守, 严格履行岗位职责, 兢兢业业做好本职工作。
底图档案管理工作本身是服务性质的, 但却又具备了一定的机密性, 这就要求管理人员在提供热情服务的同时, 正确处理好底图利用与底图保密之间的关系, 具备警觉性, 既要确保底图进出的通畅高效, 又要尽到保密人员的责任, 认真贯彻执行《档案法》及相关的各项规定, 依法管理, 维护底图档案的安全。
(三) 提升业务水准能力, 高效开展底图档案管理工作。业务水准能力是指从事业务的人员在完成业务活动的过程中所具备的综合能力体现, 底图档案管理工作者必须要具备以下的水平和能力。
1.为了更好地指导工作, 底图档案管理工作者立足本职岗位, 不断加强专业知识理论的学习, 与平时的工作密切相关的《档案管理学》《档案保护技术》《科技档案管理学》等学术著作更应反复研读。
2.为提高基础素质, 提高底图档案的管理水平, 工作者还应熟悉与工作相关的其他领域的知识, 档案管理学与其他相关学科的理论知识可以说是相互渗透, 熟悉相关的科学知识, 例如工程中相关的重型机械设备的设计、生产等专业知识, 城市建设方面的相关知识如市政工程、城市环境、市政工程设计施工等等。
3.底图管理工作应在工作中加强对底图档案所存储信息的认识, 有助于更好地发挥底图档案作为信息资源的重要作用。从底图档案中获取信息、整理信息, 并且将之正确传递, 能清晰展现工作者的业务素质高低。具体而言, 面对入库的底图, 工作者可首先根据生产建设需要进行整理和提晒蓝图, 当工程竣工后, 再根据档案管理的要求以及参考以后服务利用的需求进行再次整理, 存档入柜。前后两次不同的整理, 背后所展示的是底图档案作为信息资源, 在不同阶段所起到的重要作用。工作者对于底图档案的认识越深刻, 就越能在收集和整理的过程中, 将它的利用和服务考虑得更完善。
4.顺应时代要求, 学习计算机及网络知识, 能做到熟练操作, 应用顺畅。时代在进步, 科技发展日新月异, 承担城市建设任务的单位, 负责档案管理工作的单位也都在不断发展, 从建设规划到生产计划, 设计出稿到资料管理, 都已建立了数据管理系统。作为新时代的底图档案管理工作者, 必须熟练掌握数据管理系统, 并将自身积累的计算机及网络知识熟练灵活应用到管理工作中, 这是是实现档案现代化的重要手段, 也是胜任本职工作的必备条件。
5.培养组织协调能力, 搭建设计与建设之间的重要桥梁。所谓组织协调能力, 是指根据工作任务, 对资源进行分配, 同时控制、激励和协调群体活动过程, 使之相互融合, 从而实现组织目标的能力。底图档案管理人员的工作中, 需要经常与设计人员、底图借阅人员进行沟通, 需要底图管理人员充分发挥自身的组织协调能力, 搭建起城建设计与生产、制造环节之间的桥梁。
6.积极学习和提升外语阅读、写作、沟通水平。世界的开放程度越来越高, 经济实现一体化, 城市建设单位、档案管理单位在国际上的交流越来越多, 这就要求底图管理工作者根据自己的实际情况, 积极学习和提升外语阅读、写作、沟通水平, 不仅有助于提高自身的档案管理基础素质, 也可以大幅提升工作质量。
(四) 保持良好心态与工作热情, 培养强大心理素质。底图档案管理工作者任务繁重, 但收获较低, 容易形成心理落差。通常, 一名普通底图档案管理工作者每年需累计登记归档底图10万张左右, 其中经过认真核对后登记作废底图也有1万多张, 发现并通知设计人员修改错误图号底图2000多张, 每日常规工作内容包括:1.整理、登记新出底图, 对底图根据年份—项目—阶段—专业进行分类。2.核对新出变更图纸和其对应的作废单, 对作废底图进行登记。3.认真核查新出图纸。包括及时发现工程编号、工程名称、图号、图纸名称、标段号等存在的问题等等。4.每天注意对库房温湿度进行记录, 湿度过高时及时打开抽湿机降湿。
普通的底图档案管理工作者建立良好的心态, 培养强大的理素质, 应做到以下几点:
1.深刻体会到底图档案管理工作是为城市建设添砖加瓦, 具备重大意义和价值, 坚持奉献的精神信念, 坚定不移地做好本职工作。
2.控制自我情绪, 不要将不良情绪带入工作中, 平时多通过体育锻炼、集体聚会娱乐等手段放松身心。
3.保持工作热情, 自我激励, 增强自信, 不断进取。在计算机和网络技术已经普及的现代社会, 底图档案管理工作仍人不可或缺, 这就表明此岗位仍然在城市建设的设计、制造、生产的过程中起到相当重要的作用, 因此工作者应明确工作意义, 积极调整心态, 追求更高目标。
保持底图档案管理的科学性, 是维持档案管理事业可持续发展的有效途径。做好底图档案管理工作, 充分发挥底图档案信息资源的作用, 为社会主义现代化建设服务, 是底图档案管理工作者义不容辞的责任。在新的历史条件下, 底图档案管理工作者必须紧跟时代发展的要求, 更新观念, 积极探索底图档案的科学管理模式。
摘要：底图档案管理是一项科学而严谨的工作, 管理工作者必须准确把握底图档案管理的特征, 在归档验收、分类编号、更改修订、保管护理、数字化等环节中建立科学而健全的管理制度, 做到每个环节有规可依、有章可循。在新时代背景下, 要真正做好底图档案的科学管理, 档案管理工作者必须具备全面、高超的综合能力。主要体现在思想政治觉悟, 职业道德素养, 业务水准能力, 强大的心理素质等方面。
参考文献
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