存货内部控制存在的问题及提升路径——以某肥料公司为例
一、存货内部控制研究背景
“存货是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料或物料等。”存货可简单分为原材料、半成品、产成品、商品、周转材料等。
(一)企业在制定目标时应根据企业自身的实际情况出发,确定未来的发展方向和必须达到的某种程度,企业制定自身存货内部控制目标也是根据自身的情况下,使企业的经济规模达到最大化,以下是企业制定的存货内部控制目标:
1、企业的存货必须账实相符,真实可靠的。
2、企业在存货上必须是符合法律规范的。
3、企业实行的内部控制必定会改善企业的经营管理,提高经济效益的。
(二)企业在改革发展存货内部控制体系时要注意到方方面面,要总揽全局,从整体出发,站在客观的角度制定内部控制机制,因此要坚持以下几项基本原则:
1、企业存货内部控制必须涵盖企业内部各个方面,落实到实处。
2、存货内部控制的制定必须体现部门控制的职责明确。
3、存货内部控制必须讲究成本效益原则。
4、存货内部控制必须实行岗位责任制以及不相容岗位的分离制度。
5、存货控制发现漏洞时必须及时采取行动,予以纠正。
二、某肥料公司存货内部控制存在的问题
(一)公司存货内部控制制度不合理不协调
企业在营业上的业务逐渐提升以及业务活动的频繁增加,使得企业在控制各个业务的同时存在着困难,内部控制措施变得更加不好实施。通常情况下企业各部门在对各自业务活动进行管理的过程中都会制定相关规定和管理办法,但这往往使得企业的内部控制措施得不到更好的实施,主要在于各部门没有存在很好的协调,而是相互制约,措施进行不下去,没有真正地发挥企业内部控制活动的整体协同作用,弱化了内部控制效果。
经过详细的调查了解分析得出,公司的大多数员工在谈到企业的内部控制机制时不是太了解,往往员工在遇到问题时不知道该到哪一个部门去反映解决,在遇到多次这样的问题后公司没有及时解决,久而久之,员工在遇到问题时往往保持沉默,使公司员工对工作失去了积极性,然后再对公司的忠诚度逐渐下降,公司就这样失去了人心,失去了活力,企业就谈不上有所发展,效益就不会有提升。
(二)公司没有一套完善的存货控制体系
企业的日常业务活动首先是从原材料的采购开始的,一套适合企业自身的采购制度是一个企业快速发展的重要动力,原材料的采购要做到详尽细致,要有详尽的采购计划书,这样的采购制度才会使企业的工作效率得到快速提升,省时省力,企业才会有所发展,实力才会增强。而该公司的采购制度较为混乱随意,在使用原材料的时候才去购买,没有相应的原材料储备制度,这样就降低了企业的生产效率,企业的经济效益就不能得到提升,该公司在采购时既没有做采购计划书也没有相应的监督管理机制,就造成了现在这种账目混乱,资金流失的局面。
企业在存货核算方面运用的方法存在一定的问题,在存货进行核算上该公司所使用的方法落后于企业存货的日常业务活动,使公司的存货账目不清,不够详细。该公司在进行存货核算时对于一些业务活动没有一个详细的记录,导致该公司对这些业务不了解,从而没有记录,导致存货账目上的缺失,这就与公司制定的账实相符的目标不一致。
(三)企业信息滞后
信息对于一个企业具有很大的影响,企业在信息方面的滞后将影响企业在决策下一步发展计划的时候具有不明确的作用,企业在内部因为部门繁多,是的在公司内部信息传达的时候,存在着不能全面和到位的问题。使得企业员工不能分清自己在内控方面应该做些什么,在一定的程度上制约了公司的发展,以及误导下一步的控制策略。
公司信息化系统的建立不够完善,信息不能及时准确的传达到位。公司内部对于信息的重要性缺乏足够的重视,看不到信息对公司的发展具有极其重大的辅助作用,看不到信息的准确使用企业的发展速度。信息的收集整理不够迅速,分析信息时不够敏锐准确,对信息的使用上做不到合理有效的运用,往往弃之一旁,不屑一顾。对信息化建设投入的资金比例太少,只着眼于眼前的一点小投入,看不到信息化对公司未来的影响,建立健全信息化系统是该公司目前要做的重大事项之一,要重视,及时,不惜花费一些大的代价,因为现在的投入是未来发展的基础。
三、公司存货内部控制的提升路劲
(一)促使机构合理化
合理划分公司职能部门明确每一个管理部门的管理责任,在不同的部门实现互相辅助的作用,要确保他们在完成自己的管理任务之前可以更好地服务企业既定的业务战略。协同帮助的前提要基于三个层面:首先是上下级之间的协助。在上级责任部门的领导下,下级部门要遵守公司规章制度,保证合理的前提下加强上下级之间的联系,保障企业在日常工作制度方面的连贯性。其次,同级不同的职能部门之间的相互协助。因为同级部门之间是一种相互依存的关系,他们的责任划分是共同服务于公司的整体性战略,他们之间的协同关系可以更好地服务于公司在实现业务水平的同时,加强了公司的凝聚力。建立合理有效的同级沟通协助机制,有助于公司在发现问题后的及时解决问题,排除在发展道路上的风险因素。最后,是管理权利之间的协助。企业中大多数的决策权来自于管理者,但是这具有单一的不确定性,因为谁也无法保证管理者可以做到每一次的决策都是百分之百的正确,企业应在结合自身发展的同时发现一种权利之间的平衡。很多问题在决策上都会受到来自管理权利的约束,那么在很多方面都会制约公司企业的发展,导致决策效率的下降并引起决策结果的失败。只有企业在实现合理结构的牵制性,透明性和快速有效性,那将会使企业在发展的道路上更进一步。同时也要让公司成员认识到自己的工资是与自己所做工作的联系,因为公司员工是公司各职能机构连接的重要纽带,要从其积极性、团结性、出勤率和责任感四个方面对员工进行考核。公司只有团结一致,机构之间相互配合,制度合理协调,公司才会发展壮大。
(二)建立完善的存货控制体系
合理的体系就决定这个公司未来的发展方向和发展的前途,一个没有合理体系的公司注定是不会发展长远的。所以建立一套完善的存货控制体系是必不可缺的。公司需要有一套合理的存货控制体系,是时代的需要,也是企业自身发展的需求。在存货控制上要做到账目清晰,真实;在控制体系上要做到结构严谨,制度规范化。
此公司主要生产农用化肥,化肥制造企业有一定的制造特点,就其原材料来说,相比其他制造企业存在很大的不同之处,在原材料的购买中该公司明确目标,在购买原材料时做到账实相符,责任分明,在原材料购买的源头消除一切不利于本公司发展的因素。该公司在原材料的采购上有一定的可取之处,该公司在购买原材料时会进行一次市场调查,货比三家,对比之后选用性价比较高的原材料,而且在购买时会有多人同时参加。
生产程序的内部控制的在于产成品的出入库、材料的领用和存货的盘点。公司在运行过程中要时刻做好生产环节的管理,不能在生产过程中出现问题,出现问题及时向上级职能部门汇报,在上级职能部门的领导下解决问题。对于产成品要做好相应的管理机制,存放要做好质量保养。产成品的出入库要做好记录,做到账实相符,明确每一笔记录。对于存放的材料也要做好记录,对于存放的材料和产成品来说要清晰明了。做好定额审批制度,领用的材料必须由有相关部门确定消耗定额的明细。对存货的盘点工作要及时准确合理,时间上要进行定期检查和不定期的抽查工作,盘点存货时要有相关方面的人员全部到场,防止出现贪污舞弊行为。存货盘点之后,需要进行编制详细的存货盘点表,对于发现的问题要及时汇报上级部门,听取上级领导的指示解决问题,同时要做出详尽的原因说明书。
(三)建立高效能信息职能部门
一个公司的发展离不开信息的使用,当今社会是一个信息时代,信息意味着机会金钱实力,所以信息在公司的发展中尤为重要。B公司应加强信息化建设,设立专门的信息收集整理使用于一体的职能部门。该公司在信息化建设上要投入大量的人力物力,现在的投入是为了以后更大的收获,公司更快的发展壮大。建立专门的信息化职能部门要服务于公司整体,收集有关于公司一切有利或不利的信息,在公司的发展中防范必要的风险。在信息职能部门建设方面做到人尽其才,物尽其用,同时加大对内部信息的控制力度,对有些公司的机密信息要做好保密措施。一个公司在面临规模庞大,部门机构众多,如何在出现问题时能及时发现了解及时解决,体现了信息化对公司的巨大好处,也可以体现出信息对加强内部控制起到的巨大作用。
摘要：近年来，随着社会的发展，经济的迅速腾飞，社会各行各业都面临着巨大的挑战和机遇。一些制造类企业其存货内部控制程序的不完善，导致其存货方面存在一些问题。企业进行一些必要的存货内部控制改革是十分有必要的。本文以某肥料公司为例对存货内部控制存在的问题进行探讨，并有针对性提出一些改进路径，具有实践意义。
关键词：制造业,存货,内部控制,控制环境
参考文献
[1] 罗立英.浅谈企业存货内部控制[J].经营管理者,2013(32):39-40.
[2] 杨舒平.企业存货的内部控制研究[J].商,2013(05):89-90.
[3] 王旭,张丽.存货内部控制问题探讨[J].合作经济与科技,2015(03):132-133.