疾病预防控制机构档案管理几点思考

各级疾病预防控制机构在开展疾病预防、卫生监测、科研、健康教育等业务活动中, 形成大量的业务技术档案, 如何将这些原始技术资料更好地保存下来, 这对档案管理工作是一个新的要求。根据《档案法》, 结合实际工作, 档案工作的规范化、标准化管理, 最大限度地提高档案的利用价值, 是提高疾病预防档案管理水平的重要方法。

1 疾病预防工作中形成的档案

档案是在工作中形成的原始资料, 疾病预防档案主要是由业务部门在工作中形成的, 反映其工作面貌且有一定参考价值的文件材料, 并在工作中办理完成后由业务部门在第一季度之前交到综合档案室统一保管的文件材料。对于特殊的档案类别, 如科研、基建等可根据实际情况定期归档。

2 当前本单位档案管理工作的现状

2.1 管理水平不统一

虽然档案要求统一管理, 但由于档案形成最初往往分散在业务科室, 各业务科室人员档案管理方法不一致, 造成管理混乱。

2.2 归档不及时, 完整性不强

业务档案是业务工作完成后形成的, 但在业务部门通常归档意识不强, 一般不会按时归档, 常常分散在科室内部, 有的是在固定人员手中, 有的则是干脆散存在业务人员个人手中, 时间一久就会使档案资料破损或丢失, 从而造成单位档案资源的不完整, 同时也可能会造成一些重要的科技档案资料的失泄密现象发生。

2.3 利用效果不高档案管理最终要提供利用

由于档案的不完整性, 档案资料缺少, 往往不能提供连续、系统的资料, 借阅者利用率低, 档案管理效果较差。

3 加强档案管理措施

3.1 建立健全档案管理体系

档案管理体系要求单位成立综合档案室设专职档案管理人员, 在业务部门设兼职人员, 建立档案管理网络体系, 保证档案形成时及时归档。疾病预防控制业务档案实行分级管理是在档案工作领导小组或单位档案部门的统一领导下, 将业务工作中的形成的技术档案实行分级管理, 分别由单位及业务档案生成部门2级管理。单位档案室负责对疾病预防控制档案实行统一管理, 即1级管理;各业务部门在工作中形成的资料 (即业务档案生成部门) 将业务档案原件移交档案室, 对于使用频率多的档案, 进行复制, 成为业务部门档案基础资料, 对业务档案进行2级管理。

3.2 提高文书处理水平

由于档案的前身是文件, 文件的质量及管理会影响日后的档案质量, 所以, 在实际工作中要随时注意解决规范化、标准化的问题。 (1) 公文用纸质量要好, 幅面尺寸规格要统一、规范、标准, 并符合国家的相关规定。在我单位专门为公文管理行文, 公文格式、排版都得到了加强, 当公文转为档案时, 档案更规范了, 装订起来美观、更符合要求, 大大的减少了工作重复性。 (2) 注意制发公文是否履行了签发手续, 是否符合审批权限, 公文标题是否准确无误, 主送单位和抄送单位是否齐全, 落款是否与公文一致, 有无日期等。特别是签发手续、盖公章是很重要的, 有了这些, 档案才具有可靠的利用价值。在文件归档时, 先看有无完整的手续, 如没有则让移交人先补齐才接收这些档案。如果在后来整理过程中, 发现一些手续不全, 这时档案员则要亲自去补全这些手续。 (3) 公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文, 缮印公文, 还是做出的各种记录、报表、签字、批注等, 都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张, 以保证字迹鲜明、清晰, 有利于日后长久保管利用。 (4) 行文不要滥用简称和使用不规范的字, 这对以后的检索至关重要。特别是责任者要使用全称, 正题名要按文件上写的, 不能用一些习惯的称呼。如“福建省疾病预防控制中心”, 不可写为“省疾控中心”。

3.3 实行“以我为主”的立卷归档原则

档案工作最重要的环节是整理工作, 而“以我为主”的立卷归档原则是这一工作中的关键性环节。它要求在实际工作中, 首先确立了归档范围, 严格控制外来文件的归档 (有着直接领导的上级机关除外) , 将本单位在工作中形成的文件, 按其重要程度归档, 及时准确地再现单位工作情况。在实际工作中, 以本中心形成的文件为主, 按照省档案局的要求, 把本单位档案分成行政和科技类, 将其分为疾病、卫生、科研、基建、设备、检验、声像、人员、财务等8大类, 并根据重要性划分保管期限, 通常会将政策、法规、法令、纪要、总结、调查报告等档案归为永久, 一般的方案、工作简报、上级要求完成的文件归为长期, 而一些知晓性的文件则放在不归档。实际也表明, 只要归档范围明确, 保管期限固定, 档案才更具有价值。

3.4 把握文件归档的时间

要准确把握文件立卷归档的时效性, 办理完毕的文件才能予以立卷或归档, 否则, 将会给档案管理造成无序和混乱。诸如一个科研课题, 完成需要几年时间, 实际操作中, 将它放在完成年归档。基建档案一般要等到大楼竣工验收后3个月内归档, 这样收集档案齐全完整, 又不会造成一些混乱。设备档案往往按成套性归档, 既容易检索, 又容易利用。

3.5 增强档案利用效果

档案管理最终目的是利用, 只有将档案所具有的特殊功能与档案用户的利用要求发生一定的关系, 才能充分发挥档案的积极作用, 为本单位及社会创造出更多的精神财富和物质财富。定期开展编研工作, 提供档案利用。对一些专项业务工作, 编制了大量的专项资料汇编, 如某种病的疫情资料汇编, 科研人员论文汇编等等, 大大提高了利用效果, 同时成立了陈列室, 展示实物档案, 主动为单位人员提供服务。

综上所述, 单位档案集中统一管理, 把握好档案的收集、整理、鉴定关口, 最大限度的提高档案的利用价值, 将会对疾病预防控制工作发挥更大的作用。

摘要：疾控机构开展各项专业技术业务活动中, 形成大量的业务技术档案如何将这些原始技术资料更好地保存下来, 这对档案管理工作是一个新的要求。根据《档案法》结合实际工作, 强调档案工作规范化、标准化管理, 最大限度地提高档案的利用价值, 是提高疾控档案管理水平的重要方法。

关键词：疾病预防,档案管理,问题,措施