加强和规范工程档案管理论文

一、充分认识档案工作的意义, 切实重视工程档案管理

工程档案的管理是整个工程建设管理中一项重要的基础工作, 工程建设实践活动同步形成两个最终产品——工程建筑物和反映该建筑物形成全过程及全面情况 (包括:质量、进度、投资等) 的历史记录, 即工程档案。工程建设档案管理工作在一定程度上是整个工程管理的重要因素。因此, 工程档案资料应随工程进度及时收集、整理、归档。对可能造成工程档案质量问题的因素、环节和部位, 加以控制和消除, 以达到按质、按量、按期完成档案归档的计划。齐全完整的档案资料是一项工程从招投标、施工、竣工全过程的真实写照, 是企业的重要资源, 通过档案积累有利于对工程建设管理进行深入研究, 为以后工程建设管理积累经验。

二、明确工程文件归档范围和工程档案的质量

(一) 参与相关工作, 掌握工程情况。

兼职档案管理人员应经常参加工程例会和其他工程会议活动, 以利于了解工程情况和进度, 进行档案跟踪管理, 随时掌握所要收集的档案资料内容, 提出档案管理要求。

(二) 注意收集整理。

兼职档案员要跟着工程的进度, 工程一有施工图和资料到就马上收集一套, 简单装袋整理, 建立一个临时账本。如果现场需要, 可将图纸和资料马上扫描, 扫描完以后将图纸和资料按制度办理借出手续。

(三) 及时跟踪, 保证准确。

档案员注意及时将通知单归入同一套图号的图中, 对变更文件和变更图纸要及时跟踪归档, 确保档案的准确性。充分发挥兼职档案人员的作用。形成开展档案工作的网络, 并把这张网络扩展到项目工程的所有参建单位, 架起档案工作联系的网络架构, 从源头把关, 堵住各种可能出现的漏洞, 使项目工程档案完整、准确、系统。

三、目前工程档案管理中存在的问题

(一) 认识上的问题。

一是法制观念淡薄。一些工程项目管理人员, 缺乏法制意识, 法制观念淡薄, 对《档案法》及工程建设档案的相关规章和制度知之甚少。二是软硬件环境欠缺。在建设工程中, 有不少工程管理人员不重视工程档案建设, 只注重工程项目建设本身, 不能在工程建设过程加强对档案的收集、利用及管理, 没有形成浓厚的档案管理氛围。

(二) 管理上的问题。

一是责任不落实。参与公路工程建设的相关单位在工程建设开始, 就没有专人负责档案工作, 没有按规定建立档案工作领导负责制, 没有把工程竣工文件的编制纳入工程合同管理。二是制度不健全。大多数公路工程项目办在工程建设中, 没有建立健全工程档案管理的制度, 没有一系列完善的档案管理制度。三是工作不协调。工程建设资料往在工程交工较长一段时间后才回收、归档, 缺少应有资料, 缺少监理等签字盖章。工程建设中所涉及的所有工程建设单位、工作人员, 由于工作不协调, 工程档案资料工作水平参差不齐。四是人员不稳定。工程档案资料的管理人员大多数是工程人员兼职, 人员相对不太稳定, 随工程技术人员的岗位调整而变动。

(三) 技术上的问题。

一是缺少专业培训。多数工程档案人员没有经过专业培训, 缺乏档案专业知识。二是缺少技术规范和专业标准。国家档案局发布了《基本建设项目竣工文件的编制办法》, 但在具体实施中, 各项目建设管理单位在工程档案管理上缺乏规范和专业标准。

(四) 操作上的问题。

1、质和量不统一。工程建设中所涉及的所有工程建设工作人员, 往往由于归档不及时, 给立卷阶段的工作留下了空隙, 从而影响到整个工程档案工作和工程管理效果。2、轻和重不分明。有些建设单位只重视设计、施工、竣工文件的收集、编制, 而忽视前期文件的收集和监理方面的资料, 造成档案资料轻重不分明。3、有弄虚作假现象。在建设工程中, 不少工程管理人员不重视工程档案建设, 造成工程档案资料整理走过场, 图形式, 甚至做假资料, 严重影响工程档案的原始性和真实性。

四、对加强工程档案管理工作中存在问题的对策

(一) 做好工程档案归档是全员的责任。

基本建设档案是指在整个工程建设过程中直接形成的如实反映施工过程和建设项目实况的, 具有保存利用价值的各种文件材料、图纸、影像, 是基建工程交付使用的必要条件, 是设备改建、扩建的主要依据和凭证, 是设备保养, 维修的依据, 是施工单位不断总结经验提高施工技术管理水平的重要参考资料。完整准确的竣工文件对促进施工生产、科学研究、提高经济效益、节省投资以及投 (招) 工作都起着十分重要的作用。因此施工单位要从思想上重视档案的归档问题, 尤其是领导要充分认识工程档案的重要性。随着市场经济科学技术的竞争, 施工企业越来越认识到科技档案不仅对建设单位有用, 且对施工企业总结经验, 吸取新的经验和新的施工工艺都有很重要的借鉴作用。

强化领导责任。工程档案的产生有其严格的过程, 基本上反映工程建设过程中的每一项工作、每一位职员的工作。因此, 工程档案包含最重的两个字便是“责任”。一方面, 要层层落实档案管理的领导负责制和岗位责任制, 将各单位档案管理工作落到实处, 使之高效运转;另一方面, 要严肃对档案工作中的违法、违规行为的责任追究, 特别要按《档案法》第五章“法律责任”条款的规定来约束责任行为。

(二) 做好工程档案归档要严把制度建设关。

运用管理手段做好档案督查。项目建设单位 (法人) 应将项目档案工作纳入项目建设管理程序, 与项目建设实行同步管理, 建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。在工程建设期间, 文件材料的积累具有一定规律性, 档案人员应直接参与工程建设设计交底会、技术讨论会、工程调度会等相关会议, 了解工程进度, 抓住重点环节、关键环节、薄弱环节, 不失时机, 主动参与, 对文件材料的平时积累工作及时进行督查, 保证档案收集齐全、完整。严把工程竣工验收关, 运用行政手段对编造假材料蒙混过关进行控制。要在工程竣工验收过程中, 真正给予档案人员一定的检查权, 以保证竣工文件材料质量。对竣工档案检查是保证工程建设质量以及工程档案优质的一大关键, 工程项目在经过立项招标、设计施工等程序之后, 在征集工程建设竣工材料时已具备了一定的档案基础, 此时应对工程竣工期的档案材料的每一个项目进行严格、全面、细致地验收, 并对以往验收中存在的问题再次复查, 最后在各单位会签的基础上正式验收归档。在工程验收期间, 要加强对工程项目档案的审计验收, 检验图纸、文件和实验记录, 查验其是否一致;通过查验会计总账、固定资产卡片等原始资料分析关键环节形成的文件、材料是否完整、系统、真实;按工程项目各项规定要求, 对照图纸文件进行审查, 以检查图纸更改内容是否漏项, 签发事项是否完整, 真正做到对竣工图的管理精益求精, 图物相符, 真实可靠。项目建设单位要在公路工程竣工验收前个月对本项目有关文件资料的归档工作进行自检, 符合要求后, 向上级主管部门提出档案专项验收申请。由主管部门组织会同项目建设单位和勘察设计、施工、监理等单位组成项目档案专项验收组, 对工程项目文件资料立卷归档工作进行专项验收。

此外项目签订施工合同时, 可以明确规定把一部分工程预留款作为工程档案抵押金, 单独立账, 不得挪用。

(三) 做好工程档案归档要加强队伍培训。

工程建设必须在工程起步时, 项目建设单位就要有计划地培训档案管理专业人员, 设立专门档案管理机构, 使之适应本单位、本机构的档案管理工作需要。及时健全档案管理制度对工程档案工作加强研究, 并按照有关工程档案工作的管理规定, 严格执行档案管理规章制度。在实践中, 认真研究和学习有关工程档案制度, 按照档案管理法规的要求, 结合本单位实际, 制定和完善工程档案管理的规章制度, 建立档案管理的领导负责制和相关人员的岗位责任制, 健全文件材料的整理、立卷、保管、利用、保密、鉴定、销毁等一系列管理制度。

(四) 做好工程档案归档要编制文件材料立卷归档技术规范。

根据工程档案的特点, 结合本单位工作性质, 编制详细的、可操作的文件材料的形成、积累、整理、归档、检验、交接等技术规范, 确保符合国家和行业规范要求。单位档案部门要按照相关法规和技术规范的规定和要求, 层层落实工程档案管理监督责任, 在工程项目建设过程中全面推行自检、互检、交接检三检制和档案验收移交制度, 单位职能部门应强化对项目全过程档案管理工作的监督。

施工单位要建立协作机制, 平时要做好工程文件材料的立卷工作, 及时检查、发现问题、并解决问题。及时收回、归档工程建设资料, 竣工资料编制工作必须从工程建设一开始就给予足够重视, 原始资料的收集、整理要与工程同步进行。要通过有效的协作, 解决档案工作中的具体问题, 使部门和单位之间、项目建设各阶段之间、档案工作各环节之间协调运作, 提高工程档案工作的质量和效率。依靠科技进步, 加强信息化建设。针对当前工程竣工文件材料立卷归档中实用规范少, 竣工资料多的特点, 应注重推广应用先进技术和科技成果。

总之, 竣工文件产生于工程施工建设的全过程, 涉及到每个细小的工程施工环节, 反映着每项工程的内在技术质量。加强工程档案管理, 必须扎实抓好档案的基础管理工作。只有实实地做好基础工作, 才能提高基建工程档案管理水平, 充分发挥基建工程档案工作的特有效用, 为企业发展做出新贡献。

(作者单位:中国铁道建筑总公司档案馆)