大数据时代干部人事档案管理的机遇、问题与对策

一、前言

伴随着计算机技术的发展, 云时代已经来临, 大数据引起了越来越多的关注和重视。一般来说, 大数据是用来形容一个组织所创造出的大量半结构化和非结构化数据, 将这些数据下载至关系型数据库用在分析上, 会花费很多的金钱和时间。干部人事档案管理是管理工作的重要组成部分, 它是干部选拔和任用的一个依据, 做好干部的人事档案管理工作, 对组织管理部门来说是很有必要的。现如今我国大部分事业单位在进行改革, 这对原有的人事档案管理来说提出了新的挑战和要求, 要更好的提高人事档案管理的可靠性和真实性, 为用人单位提供及时有效的人才资源, 这离不开良好的人事档案管理工作。

大数据将会对国家的治理模式、企业和事业单位的业务模式以及组织流程乃至个人的生活带来巨大的影响。全球都已经步入了大数据时代, 这同样会给档案管理工作带来巨大的变化。总的来说大数据有四个方面的特征:体量、价值、种类和速度。这四方面特点是不同与以往的传统数据最显著的特征。在大量的数据面前, 要提高处理数据的效率。

二、大数据时代给干部人事档案管理带来的机遇与挑战

(一) 干部人事档案信息资源建设。以往传统的档案是以纸质的形式来管理的, 这与信息发展的要求不相适应。伴随这干部人事档案的不断增多, 传统的靠库房资源来对档案进行管理和存储已经不能很好的满足要求。所以要保存电子版的档案文件才能及时、准确、完整的对干部人事档案进行管理。

(二) 干部人事档案档案管理技术。传统的干部人事档案管理系统在大数据时代的背景下已经无法满足对大量的档案的管理, 要借助于先进的计算机技术比如云计算等新兴的技术来对大数据档案进行很好的管理和快速的检索。

(三) 干部人事档案档案信息服务。现在的档案信息是泛滥的, 要能够在大量的数据中及时的找到所需要的人事档案信息, 要对档案信息及时的进行挖掘和分析, 这样能够更好的提供有价值的档案信息, 为干部人事档案信息提供更高的服务。

三、大数据时代干部人事档案管理中存在的问题分析

(一) 对干部人事档案管理工作的重视度不够。这主要表现在四个方面:一是管理档案的人员没有配备到位, 没有按照相应的规定配备工作人员;二是投入不够, 基础设施配套不到位, 保管条件落后;三是档案人员队伍不稳定, 变化比较大;四是认识档案人员政治和经济待遇不高等。由于对这些问题不加以重视, 既影响到了干部档案管理人员的积极性, 又影响到人事档案管理的工作水平。

(二) 管理不够完善, 档案材料内容不完整。由于行程材料的部门对档案管理工作的认识不够, 对材料的收集和传递工作繁忙不能及时的对档案材料进行归档, 造成了档案材料内容不完整, 存在涂改和修改档案的现象。

(三) 干部人事档案的审核不够严谨。干部人事档案的管理工作需要有精准的审核, 在对档案资料进行管理的过程中, 有的干部资料不够全面。记载不够全面, 甚至有弄虚作假的现象。这是因为相关的档案管理人员没有对档案进行严格和准确的审核。

(四) 人才流动和档案传递不同步, 人才不合理的流动, 造成“人档分离”的现象越来越多。“人档分离”会对企事业单位的人才引进带来一定的风险, 还会给组织人事部门管理带来混乱。

(五) 档案资料信息安全问题。这主要表现在两个方面:一是对档案资料移交和保存不够重视, 在人员轮岗交流和进行工作调整时, 由于档案交接不够及时, 交接手续不严密以及监交工作不严格等, 容易造成档案资料信息丢失等问题。二是在档案管理信息化过程中的安全措施不够, 保密性要求不严, 存在信息档案资料安全隐患。

四、新时期提高干部人事档案管理工作的对策和建议

(一) 提高对干部人事档案的重视度。从两个方面来看, 一是单位领导要重视对干部人事档案工作, 要试试自上而下的档案管理, 重视宣传, 要完善档案基础设施建设, 采用现代化的信息技术来对干部人事档案进行管理。另一方面, 干部自身要重视档案工作, 提高档案管理工作的水平, 及时的完善档案内容, 对资料进行详实的记载, 要自觉的接收单位的档案审核。

(二) 制定科学完善的档案管理体系。结合各自单位档案管理的特点和现状, 科学的制定管理章程。在档案管理中, 要落实责任制, 明确划分每一位档案管理工作者的职责, 减少和避免在档案管理中的随意修改档案的现象, 真正的对档案进行良好的管理。

(三) 做好干部人事档案信息化建设工作。构建干部档案信息库系统, 对干部档案信息进行动态化管理。及时更新系统信息, 保证档案信息的有效性、准确性和真实性。对档案信息进行网络化管理, 使干部人事档案实现信息化和数据化的要求, 实行干部档案的网络化管理, 使干部档案信息得到共享。要重视提高干部档案信息管理工作的效率, 以工作需要为依据, 为干部工作提供优质的服务, 能够为选人用人提供重要的档案信息, 这样有助于为领导全面、准确的掌握干部队伍的整体情况, 能够更好的为组织决策提供支持和意见, 要能够发挥出干部人事档案在选人用人方面的基础性作用, 为干部人事调整的时效性、保密性和准确性提供帮助。

五、结语

组织管理工作的一个重要方面是对干部人事档案进行管理。在社会主义现代化建设中, 我国的干部人事档案管理遇到了前所未有的机遇和挑战。要提高档案管理工作的效率, 科学的对档案进行管理, 使档案管理在组织管理中发挥出更大的作用。

摘要：干部人事档案管理是管理工作的重要组成部分, 它是干部选拔和任用的一个依据, 做好干部的人事档案管理工作, 对组织管理部门来说是很有必要的。本文对大数据时代干部人事档案管理的机遇、问题与对策进行了分析和探讨。

关键词：大数据时代,干部人事档案管理,机遇,问题,对策

参考文献

[1] 赵志杰, 邓安森.小议如何加强事业单位人事档案管理工作[J].网友世界, 2014.

[2] 张文嘉.事业单位人事档案管理工作存在的问题及对策[J].黑龙江档案, 2014.