会议室的使用管理规定

第一篇：会议室的使用管理规定

关于会议室使用规定的通知

公司及各部门：

为规范公司会议室的使用，提高会议室使用效率，行政服务部决定对会议室实行统一管理，具体内容通知如下：

1、各公司、部门如需使用会议室，应提前在钉钉-审批-会议室使用申请中提交，便于协调安排。并由使用部门与前台一起检查会议室设施设备，填写会议室使用登记表。

2、预定会议室后，因故取消或改期会议时，应及时通知前台，以便其他部门预定和使用会议室。

3、每次会议之前，IT部要对有关设备进行调试，以确保会议如期进行。每次会议结束后，关闭设备电源，保证会议室设备完好，并将桌椅还原。

4、若会议室的使用发生冲突，则按申请的先后顺序、会议的轻重缓急作调整。

5、非工作时间公司安排的紧急或临时会议，请使用部门做好会议室的管理工作。

6、请提前准备好会议必需品，自觉维护会议室的环境卫生，保持整洁。

特此告知。

行政服务部 2017年6月1日

第二篇：关于进一步规范会议室使用和管理的通知

公司各部门：

公司会议室是召开各项重要会议的场所，包括行政楼3楼会议室和4楼培训中心。各类培训、会议及活动均由行政人力资源部统一管理，指派专人负责。为进一步协调各部门能够有效使用和日常管理，现就有关事项通知如下：

一、会议室使用范围

(一)党支部各项会议、董事会成员会议。

(二)各职能部门月度会议、季度会议等例行会议。

(三)管理推进小组组织召开的各项管理协调会议。

(四)各职能部门承办的行业及相关主题的活动、会议。

(五)来公司检查、指导工作的省市部门安排的会议和活动。

(六)各部门20人以内的新员工入职培训会议。

二、申请使用会议室程序

(一)各职能部门或党支部承办的各类重要活动、重要会议，承办部门至少需提前三天提交会议室使用申请表，经申请部门主要负责人签字、行政人力资源部负责人签字同意后，将会议安排交至行政专员方璞处，以便行政人力资源部统筹安排。未履行手续不得随意使用会议室。

(二)如果申请使用会议室的时间和地点发生冲突，由行政人力资源部协调解决。

(三)任何部门不得私自以部门名义申请会议室供外单位使用。

三、使用部门负责当次会场的布置(接待、现场服务和清扫)工作。不得随意移动桌椅位置，改变布局(确需移动，须经行政人力资源部同意);不得乱挂标语;会议结束后关闭音响、灯光、空调电源;关好门窗。

四、行政人力资源部负责会议室的安全管理。会议室内物品属公用物品，任何个人和单位不得擅自带出和挪作它用，如有损坏或遗失，将视情况对组织召开会议部门负责人予以处罚。

五、会议召开如需使用音响、投影仪、电视机等设备，由组织召开会议部门与信息部负联系相关事宜，同时，行政人力资源部做跟踪管理。

本通知即日起执行，望各部门积极配合。

安徽詹氏食品有限公司二零一二年七月三十一日

第三篇：会议室使用管理规定

会议室是医院专门用于召开学术报告、会议、培训、组织活动和接待客人的场所，为了充分利用会议室的功能，使会议室的管理和使用更加规范化、合理化，以确保各类会议的正常召开，特制定本规定。

一、会议室使用细则

1、会议室由医院办公室负责管理、使用登记与调度、设备维护等相关事宜，未经允许不得擅自使用、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。本管理规定所指的会议室包括：新医疗综合大楼26楼第一会议室、第二会议室和第三会议室。

2、会议室实行提前预约制度。为避免会议发生冲突，相关 科室(人员)使用会议室，须提前2天通知医院办公室，使用负责人须在会议室登记薄上登记签名，以便统一安排。临时召开的紧急会议需用会议室时，要及时向医院办公室提出申请，由医院办公室根据会议室安排情况进行协调。

3、各科室申请使用会议室时，需明确使用时间、是否使用设备、参加会议人数等，并在会议室登记薄中注明，医院办公室可根据实际情况做好相关工作的的准备工作。

4、如遇会议之间发生冲突，要坚持局部服从整体的原则，院级会议(包括党委中心组学习、院周会、院长办公会、党委会及其他全院性会议)优先于科室会议，科室会议之间本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。

5、使用会议室的科室，必须爱护会议室的设施，保持会议室清洁。用后应及时整理：检查安全(电源)，关好窗、空调。

6、开会期间，请爱惜会议室的设备及物品，自觉保持卫生，禁止吸烟，禁止乱扔纸屑，尽量保持室内清洁。

7、会议结束后，使用人应进行必要的检查，关好门窗，并通知医院办公室关闭会议室内各种电器设备的电源。如发现设备故障或公务损坏，及时报至医院办公室，及时维修，确保其他会议的准时进行。安全责任人为使用者所属科室负责人。

8、与会人员要爱护会议室内的公共设施，损坏赔偿，任何科室和个人未经医院办公室同意不得将会议室的各种设施设备拿出会议室或转做他用。

9、会议室平时卫生由医院保洁人员每天早晨负责打扫。会议室活动结束后，请使用科室将桌椅整理并归回原处，以方便其他科室使用。

10、当组织学术活动或培训时，在医院办公室的指导下，由活动的组织者临时负责会议室管理及设备使用。活动结束后，组织者应就会议室及设备与医院办公室进行交接。

二、本规定由医院办公室制定并负责解释，经审批后自颁布之日起执行。

医院办公室 2016年12月30日

第四篇：会议室使用管理规定

一 目的

为进一步加强会议室管理，充分发挥作用，提高使用率，明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，现对会议室的使用作如下规定：

二 会议室使用规定

1、会议室均由行政部统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理；

2、部门或个人需要使用会议室时，需提前一天向人事行政部提出申请并填写《会议室使用表》，经人事行政部准许后方可使用。临时性使用会议室，必须经人事行政部负责人同意。

3、使用原则：先申请，后使用。没有经过申请的部门或个人，在没有冲突的情况下，可以使用，但如有冲突，必需礼让已申请使用会议室的部门或个人。

4、按申请的先后顺序使用。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。但行政部不负责协商，由使用者自己协商。

5、遇公司层级的紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议。

6、部门及个人应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过10分钟未到达会议室的，行政部有权对会议室的使用权另作安排。

7、部门及个人应按预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需延长使用时，请及时通知行政部，如在紧接的时间段内已安排了给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室。

8、任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿。会议室内的所有设施设备，未经允许，不能带出会议室。

9、会议室使用期间，使用部门或个人自行负责会议的模式安排，人员接待，会议记录等会议需求，前台接待员可以协助。

10、会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的整洁，不允许有乱扔垃圾等不讲卫生的行为；使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原，离开时关闭电源、空调。未尽上述事宜造成和物品设备损坏或丢失的，则由原使用部门承担相应赔偿责任。

11、如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。

12、禁止任何部门私自占用会议室，一经发现后将全公司严厉通报，所有需求部门使用会议室前必须征得行政部同意后方可使用。

第五篇：公司会议室使用管理规定

第一条 为进一步加强会议室管理，充分发挥作用，提高使用率，明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，对会议室的使用作规定。

第二条 公司会议室指永康办公楼二楼会议室(一号会议室)、三楼总裁办会议室(八号会议室)、二号会议室、三号会议室等4个会议室。

第三条

一、

二、三号会议室是专门用于召开会议、研讨工作的地方，也可开展培训、面试、客户接待、小型活动等，由行政管理中心统一管理;八号会议室由总裁秘书管理;行政管理中心和总裁秘书分别负责会议室的使用登记与调度、设备检视等工作，会议使用的设备设施由专人负责保管、管理与调试。

第四条 申请、登记与安排

(一)八号会议室主要用于总裁召集参与的会议接待活动和指定会议，由总裁秘书根据总裁指示安排;其他部门需使用该会议室，经请示总裁后，由总裁秘书协调后安排。

(二)

一、

二、三号会议室主要用于公司、部门会议。

-1-

1.会议召集部门需要使用会议室时，需提前一天向行政管理中心提出申请并到行政管理中心填写《会议室使用申请表》，经行政管理中心审核准许后方可使用;临时性使用会议室，必须经行政管理中心负责人同意。

2.优先使用原则：(1)先申请，后使用，没有经过申请的部门或个人，在没有冲突的情况下，可以使用，如有冲突，必需礼让已申请使用会议室的部门或个人;(2)按申请的先后顺序使用，特殊情况下，经相互自行协商后可以调整使用顺序，报行政管理中心备案;(3)先全局后部门再科室的临时优先顺序，遇公司、部门、部门科室临时或紧急会议，在不能调换的情况下，按照公司、部门、部门科室的优先顺序礼让。

3.部门及个人应在预约的时间到达会议室。超过10分钟未到达会议室的，行政管理中心有权对会议室的使用权另作安排。

4. 如申请部门临时取消申请，再需使用时，应重新申请。部门及个人应按预约时间段完成会议，若后续时间无其他安排，可超时使用。但若紧接的时间段内已安排了其他会议，超时部门应离开会议室，终止使用该会议室。

第五条 使用。会议室是公共服务空间，使用者有责任保证会议室整洁有序。

-2-

(一)使用会议室时，不得在会议室大声喧哗、就餐，以免影响到办公秩序。

(二) 使用会议室的过程中，使用人必须爱护公物，用完后应及时清理会议物品(行政管理中心提供烟灰缸、茶杯和水果盘的借用，清洁由会议室使用人员负责)，保持会议室整洁(会议期间产生的垃圾由会议室使用人员负责处理，如矿泉水瓶等)，关闭影音设备、办公设备、空调等，恢复原状;设备出现故障或公物出现损坏时，应及时报修。

(三)会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得管理部门同意，不得拿出会议室或作为他用;若确因需要临时借用的，必须征得同意后方可动用，事后归还原处。

(四)主办会议者要求悬挂会标、图纸等时，应以不损坏会议室墙面、设备为前提，会议后应及时撤除，若有其他特殊性要求，需提前申报，经管理部门同意后，方可进行。

(五)行政管理中心及总裁秘书对会议室使用后物品设备负责检查，并对各部门使用情况进行反馈，反馈结果作为今后申请使用的依据。

第六条 使用保障

-3-

行政管理中心和总裁秘书分别对所管理的会议室负有卫生清扫监督、保障会议用品、设备检视报修的职责，信息中心负有会议室内办公设备定时检修保障的职责。

(一)八号会议室由总裁秘书按照会议要求提供茶水、果盘、清洁用品等保障。

(二)

一、

二、三号会议室的使用保障为：公司层面接待性活动和重要会议(如股东大会、董事会、要客来访等)，由行政管理中心按照会议要求提供茶水、果盘、清洁用品等保障;各部门召开的周例会、研讨会、内部讨论会、电话会议、培训会议等由各中心、部门文员自行保障，行政管理中心可提供会议所需的用品。

第七条 罚则

会议室为公共服务资源，违规超额占用和损坏行为应当予以处罚。出现第四条所规定的未申请即占用、取消不备案、不按顺序礼让、不及时整理会议室卫生秩序、就餐、喧闹等情况的，将对当事部门/科室或个人所在部门/科室进行通报批评;出现多次不遵守规定的情况，将视情取消该部门/科室或个人所在部门/科室申请会议室的优先权等，直至停止其使用会议室时间不少于1个月。

-4-

若因操作不当、不遵守规定等情况造成会议室设备(空调、多媒体设备、桌椅等)以及附属物品(如地毯、植物等)损坏的，须追究当事人的相应责任。

-5-