ERP采购管理系统在发电企业中的应用

1 引言

随着电力行业改革力度的加大, 发电企业的管理理念正在由以安全运行为中心逐步转变为以面向用户, 提高经济效益为中心。火力发电公司具有安全是第一生产力的特性, 在火电行业里, 设备水平的好坏往往有着极大的影响力。劣质的物资与设备, 将对电力生产的安全性造成威胁, 也会影响到电力企业的效益。因此, 电力企业的物资采购管理显得至关重要。对比发展快速的电力产品与电力建设, 火力发电企业的采购管理则明显逊色, 必须进一步改革和发展。大部分发电企业依旧沿袭传统的管理模式, 而传统模式在当今新形势下表现出了随意、低效率和呆滞的特性, 企业无法通过有效的物资采购获得高额效益, 反而还会使其成本费用增加。

发电公司应不断调整自己, 以更好地适应现有成本竞争形式下的电力市场, 积极运用各种高新技术开展企业管理工作, 提升管理效率与质量是促使电力企业加强信息化管理的根本原因。ERP的引入可以科学、快速、有效地对库存与采购进行管理, 对于提高信息共享程度, 完善企业控制体系, 改善客户服务质量起着重要的意义。

2 ERP概述

对于ERP (Enterprise Resource Planning, 企业资源计划) 的概念, 其提出者——美国Gartner Group公司认为, ERP是一套对各行业来说都行之有效的应用系统, 它可以优化企业内部的运作和企业的财务管理, 为企业提供决策支持, 创造更高的价值。ERP系统核心思想为管理供应链中全部资源, 即它把企业视为一个有机的整体, 依托于该系统中各支持模块来控制与管理企业各项业务活动。其主要思想可从这三方面来叙述, 包括:有效规划和管理, 同步协同, 供应链整体管理。

3 发电企业传统采购管理存在的问题

电厂自负盈亏的转变, 企业成本已成为企业领导人必须重点考虑的课题, 旧有的采购模式已无法适应当前的采购环境, 缺点日益凸显, 严重阻碍了企业进一步降低、控制成本。浙能长电公司位于浙江省长兴县经济技术开发区, 隶属浙江省能源集团有限公司, 是浙北地区重要电源来源, 作为典型的发电企业, 其传统采购管理存在的问题主要如下:

3.1 供应商指标评估体系不完善

评估供应单位时, 主要参考的指标包括服务、交货、品质与价格等, 即重点是根据短期采购关系对供应商做出考量, 并未考虑到供应单位内外部因素, 技术能力与财务状况等这些指标, 对供应商的评估系统不够全面, 不利于从长远和战略的高度来全面评估供应商;评估时往往只根据经验来考量供应单位, 缺少科学性, 如此还易产生暗箱操作等不良现象。

3.2 采购信息集成度较低

物资数据基本信息未能在企业集团层面实现集中管控, 反应在数据管理流程上就体现为各下属公司的主数据管理模式不相符。信息孤岛现象真实存在, 企业内部没有搭建起信息共享平台, 各业务、体系间数据相互独立, 不能够有效综合起来, 如此一来就使得信息共享与系统集成成了泡影, 增加了运营成本。

3.3 采购业务流程不科学

(1) 采购需求计划:采购需求收集方式准确度不高, 且十分依赖于个体经验, 在传递信息时往往会出现差误; (2) 采购寻源:发电企业传统的采购寻源办法匮乏创新性, 和供应商之间不能够有效沟通和传递信息, 评标结果也极易被人为操控, 在寻找货源时无法确保其客观性, 且寻源结果和采购订单以及后续合同等不能够自动联系起来, 录入错误状况十分常见。 (3) 采购执行:采购执行工作不足, 缺少一个完整的集合采购计划, 寻找货源, 执行, 配送, 结算等环节为一体的全过程体系。

4 ERP采购管理系统在长电公司的应用

4.1 基于ERP的物资采购流程

在ERP系统内, 每一个模块均具备输入端口, 数据通过各输入端口输入到系统中后, 就会被其他有关模块反复查看和使用。ERP环境下的物资采购管理系统, 其流程更为有效合理, 主要体现在:

(1) 由生产部门负责制定出详细的物资需求计划, 列出关联准确的物资品种、数量, 需求时间。ERP中制定了统一的采购需求提报规范和提报频率, 需求计划的标准化, 使物资采购提前期的精确性、准时化成为可能。

(2) 利用ERP系统集成的特性, 形成了集团范围内统一的物资管理信息系统, 使物料、供应商等基本主数据以及采购订单、库存等业务数据在系统内达到了整个集团内的共享, 从而完成集团内的平衡利库, 进一步降低库存成本。

(3) 利用该系统能够实现采购管理的自动化与集成化, 各部门间可以更及时、有效、便捷地共享物资供应信息。在公司日常管理与需求提报, 采购付款和执行等各个环节上, 不管哪个环节都能监控到位。

(4) 在ERP环境下处理收货事宜时可根据采购订单形成验收单, 当验收完物资之后存入仓库中, 需要财务对发票预制确认后方可过账, 财务人员可通过采购订单历史记录跟踪采购入库的操作历史记录, 使财务能够清晰的了解付款流程。

4.2 基于ERP的供应商管理优化

ERP系统具有很全面的供应商管理功能, 包含有供应商准入、供应商数据库、供应商考核几个子模块。除了记录各种数据信息, 如供应商的服务范围、服务质量、供货能力和历史评价数据等信息, 严格控制供应商准入资质外, ERP系统还具备完善的供应商考评体系。通过人工评估和系统统计, 有利于企业优选出信誉良好, 适合保持长期战略合作伙伴关系的供应商, 以期最终达成战略伙伴关系。供应商考评系统实施时需要注意以下几点:

(1) 考评供应商应当与生产、财务等部门协商, 共同执行, 不能仅仅以采购部门人员的考评分数为依据;

(2) 要使供应商考评工作更为科学、标准, 就不能忽视供应商相关基础资料的收集和获取;

(3) 必须按照物资采购的具体情况, 对供应商考评标准和各项指标进行更新和不断完善, 做到与时俱进;

(4) 须将考评结果及时的下达给供应商家, 让其根据考评结果对自身不足之处加以调整和改进。

5 结语

随着电力体制改革的不断深化, 国内能源行业面对愈演愈烈的市场竞争, 长电公司所属的浙能集团为了提高生产效率、提升管理水平、降低成本、保障生产安全, 不断强化公司的信息化建设, 构建并正式运用了ERP管理系统。总体来看, 目前国内多数发电企业的物资采购处于传统采购向现代采购的过渡阶段, 针对发电企业物资采购管理中存在的问题, 应用ERP采购管理系统对其进行优化, 促进了企业各分属机构、部门协同能力与管理水平的提高, 增加了企业绩效, 使得业务流程更加精简高效。但是ERP管理模式也有一些缺陷, ERP仅仅是一个管理系统, 在遇到实际采购问题时仍然需要决策者和管理者的应变来解决, 实践中依旧会有很多问题, 分析各种问题则能够更好地发现系统的缺陷并加以改进与完善, 从而建立与自己生产模式相匹配的采购方式。

摘要：随着电力行业改革力度的加大, 降低发电成本成为市场经济对发电企业提出的现实要求。物资采购成本是火电企业成本构成的主要部分, 运用ERP系统的科学管理理念, 可以优化采购管理, 控制企业发电成本, 提高采购效率, 并且确保每个采购环节都被监督到位。本文以发电企业采购管理中存在的问题为基础, 分析了ERP物资采购管理系统在长电公司的应用, 希望能为相关企业的采购管理优化工作提供有益的参考和借鉴。

关键词：ERP,采购管理,供应商管理

参考文献

[1] 陈伯成, 叶伟雄, 李英杰.企业与ERP软件关系研究[J].管理科学学报, 2002 (5) .

[2] 林健, 张玲玲.ERP与现代管理思想及ERP的未来发展[J].工业工程, 2001 (4) .