高校人事档案管理模式创新研究论文
近年来, 我国高等教育改革逐步深入, 人事档案管理改革不断深化和加强。但是, 伴随高校体制改革工作的推进, 也出现了一系列问题, 给高校人事档案的管理工作增加了难度。如何在新形势下做好人事档案管理工作, 加快人事档案管理的改革与创新, 更好地为高校改革与发展服务, 是当前人事档案管理工作者面临的严峻挑战和重要课题。
一.高校人事档案管理模式及现状分析
(一) 人事档案管理模式。普遍意义上的管理模式是由众多管理知识集合而成的一个系统, 不同的管理模式具有不同的管理功能, 有效认识和运用管理模式是实现科学管理的一个基础。根据不同的标准, 对管理模式可以产生不同的分类形式。按照人事档案是否与高校十大类档案一同纳入综合管理范围来分, 那么高校人事档案管理模式就有纳入管理模式与非纳入管理模式之分;如果按照人事档案与高校十大类档案以及人事档案各类别集中管理程度来分, 那么高校人事档案管理模式就有集中管理模式和分散管理模式之分。当前阶段, 我国高校所采用的人事档案管理基本方式主要有档案馆模式和组织人事模式。1.档案馆模式。档案馆模式分为紧密型和松散型两种。紧密型模式是指将高校所有人力资源相关的人事档案汇集到档案馆中进行统一管理, 相应的档案馆工作即人事档案管理工作, 从业人员即档案管理人员的模式;所谓松散型则是指汇总到档案馆中的人事档案由高校相关部门 (诸如人事部门、组织部门等) 进行管理的一种模式。2.组织人事模式。类似于档案馆模式, 组织人事模式亦可以分两种:一种是将人事档案管理业务与职权收归高校人事相关部门统一管理的一种模式。另一种则相对较为宽松, 人事档案管理业务由高校组织下属科室或部门进行承担, 工作人员分属不同单位。相对于前者, 后者有利于高校各部门快速便捷地使用人事信息, 但由于人事档案管理横跨高校组织与人事两个层面, 不利于人事档案的规范性建设, 难以进行科学化管理。
(二) 人事档案管理现状及问题。1.就高校人事档案材料来说, 主要存在以下几个问题: (1) 档案材料易失真。高校人事档案作为指导高校组织人力资源配置工作的必要参考, 其真实性具有重要意义, 也是高校人事档案的价值所在。人事档案一旦失真, 易导致高校在组织正常工作、推进体制改革方面出现较大偏差, 影响高校的稳定、进步与发展。由于历史原因及传统习惯的影响与限制, 现阶段档案材料在内容上存在偏重于政治面貌、个人履历、工资待遇、评聘职称等狭窄的几方面, 资历材料空缺, 同时包含科研成果、教学研究、行政业务等实绩材料亦有所欠缺。人事档案材料内容缺乏真实性、全面性, 千篇一律, 简单雷同, 无法体现区别于他人的个性化特征, 这是当前高校人事档案材料失真的一大因素。人事档案录入程序不严格, 要求不规范, 致使部分人员填写虚假信息, 无法准确对其人事档案进行认证, 也是致使高校在识人用人方面由于材料失真出现失误的原因之一。 (2) 档案材料规范性程度低。人事档案的规范性对于整合人员信息、更新补充人事档案具有重要意义。中组部《干部档案条例》中明确规定:“收集归档的材料应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的, 盖章签字后方能归入干部档案”。现阶段高校的人事档案材料中, 缺公章、少签字、字迹不符合规定的材料比比皆是, 尤以新调进的教职工问题最为突出。 (3) 档案材料转接更新不及时。面临人才流动性日益加剧的新形势, 如何及时准确地转交、接收高校有关人员的人事档案显得尤为重要。人事档案如若不能及时更新与补充, 就会出现人员资料信息长期不变的问题, 进而影响干部、教职工等的切身利益, 不能及时准确地捕捉相关人员的现实绩效、发现其能力水平的提高, 不能充分发挥高校人才价值。2.针对高校人事档案的管理, 当前还存在一些不足, 主要表现在: (1) 管理体制不健全。当前高校的人事档案管理体制存在许多不足。诸如, 作为教职工干部及学生重要的个人资料信息储备库, 人事档案的开放性与安全保密性一直为高校人才所担心。怎样实现人事档案的转接手续、转接程序的正规化, 也是当前面临的体制问题之一。人事工作缺乏创新, 没有制约机制, 对从事档案工作人员业绩缺乏一套系统、长效、动态监督考核、验收和奖惩制度, 导致人事档案管理水平较低, 影响了人事档案管理工作的严肃性。 (2) 管理意识不清晰。档案管理工作作为一项具有很强的专业性、政策性、机密性、服务性和连续性的工作, 对高校的正常运作发挥着不可忽视的重要作用。但目前来看, 从事档案管理的工作人员仍不能清醒地意识到自己本职工作的重要性, 表现有两方面。第一, 工作态度不端正。受传统思维的影响, 部分人事档案管理者将人事档案管理工作简单地视为保管一堆文件材料, 疲于应付。第二, 服务意识欠佳。作为高校配置有效资源的依据, 人事档案具有至关重要的价值与地位, 人事档案管理者主动服务意识不强, 积极性不够。 (3) 管理手段偏老旧。人事档案管理由于受历史旧观点的影响与人、财、物力投入的限制, 无法适应经济高速发展新形势下的高校体制改革的需要, 管理方法与手段的相对落后。当前, 部分高校由于受传统人事档案管理思想的束缚, 人事档案的录入仍以机械式的口述手写为主, 导致同一人员不同材料很难整合。譬如, 影像资料、录音资料等多媒体资料与文字资料的不兼容问题。因此, 实现人事档案管理的无纸化、电子化, 推进人事档案管理数字化发展显得至关重要。 (4) 管理人员任用乱。人事档案管理中, 最繁琐枯燥的便是档案收集整理工作, 这就要求档案管理者具备超强的奉献精神与责任意识, 同时应具备一定的计算机操作水平, 能够达到档案录入无纸化、档案管理系统化、档案材料数字化等方面的新形势下的工作需要。现阶段, 高校档案管理中却存在着诸多问题, 比如工作人员年龄普遍偏大、学历层次偏低、知识结构老化等情况, 难以接受当前学管理档案的方法和模式。特别是对现代信息技术的不了解与不适应, 计算机操作水平低, 严重限制人事档案管理的革新。
二、高校人事档案管理的探索与创新
(一) 推进高校人事档案管理系统科学化进程。1.加大宣传力度, 增强高校各部门对人事档案管理的正确认识。每一份人事档案都是与其相对应人力资源的客观反映, 是一个人生平经历的浓缩与再现, 对人才的发展具有不可替代的效用。高校应加大对人事档案及人事档案管理重要性与必要性的宣传。一方面, 有助于人事档案管理者本身形成一种外在环境所导致的工作压力, 有利于激发其工作动力, 更好地组织人事档案管理工作。另一方面, 有助于加强人事档案信息使用者对其的重视与认可, 有利于高校深化人事制度改革, 不断完善人事档案管理体系, 形成良性的信息收集、整理、使用、更新、反馈循环, 促进人力资源合理有效地使用。2.优化管理模式, 规范工作程序。高校人事档案纳入管理模式和非纳入管理模式都将在一定时期内在不同高校并存下去, 二者都存在一些弊端和不足, 都有进一步优化的必要, 而做好人事档案管理模式与所在高校的兼容则需要注意以下几点:首先, 从实际情况出发, 实事求是。就现在而言, 高校人事档案采取纳入管理模式还是非纳入管理模式的关键在于高校自身对于人事档案管理的认识是否清晰、人事档案管理发展前景是否明朗。其次, 高校应注重构建合理有序的人事档案管理网络。将人事部门作为中心环节, 各科室部门作为分支, 通过建立该体系有助于对人事档案的系统科学化管理, 保证信息流动的及时准确、信息质量的全面真实。最后, 好的体系需要好的制度来规范和保障。建立健全人事档案管理制约机制, 保证高校人力资源信息的相对安全, 是高校不可忽视的重要环节。3.多渠道多方法提升人事档案管理人员素质。人事档案材料信息是高校的宝贵财产, 是高校党组织工作及行政、科研、学术、实践等活动的重要参考。作为高校人事档案管理者, 务必不断加强自身学习, 努力提升个人素养。一方面, 正确认识人事档案管理这份工作, 清醒的把握住工作所赋予的神圣使命和重要职责, 培养良好的职业道德, 增强工作责任。人事档案管理者应以饱满的工作热情、严谨细致的工作态度积极投身工作中去, 不断追求自我超越, 形成良好的职业操守。另一方面, 作为组织高校改革的有力实践者, 高校应积极开展人事档案管理人员的岗位培训, 保证其人事部门人员能系统全面地接受新形势下的知识技能, 弥补部分档案管理者知识水平低、知识结构单一的现状, 激发其工作积极性。最后, 高校可以针对人事档案管理者开展学术科研活动, 提升个人的认知水平。在活动中, 通过竞争与合作激励人事档案工作人员主动探索适合高校体制改革的人事档案管理模式, 有利于缓解人事档案管理工作所导致的枯燥乏味等不良情绪。
(二) 促进高校人事档案管理数字信息化发展。1.人事档案趋于无纸化、电子化管理, 注重科技进步, 人事档案管理走向数字化。当前, 我国社会经济快速发展, 各种信息在接收、识别、传递等过程中呈现出纷繁复杂和转瞬即逝的特点。高校作为人才的培养机构, 往来人员复杂, 人事档案管理信息化是必然的要求。因此, 面对新形势, 高校应加强对计算机技术的重视, 努力追求实现人事档案管理的现代化, 充分利用现代计算机技术的方便快捷及时准确地进行人事档案的数字化管理。这涉及到人事档案信息的收集与整理、人事档案资料的整合与归档、人事档案的审查与批注、人事档案的借阅与归还等方面内容, 通过计算机多媒体技术的广泛应用, 高校人事档案管理者可以轻松地将以往难以整合的影像、录音、文本等资料进行无纸化处理, 协助建立电子版人事档案, 有利于实现人事档案管理的规范性目标。2.推动人事档案管理信息系统的建立与发展, 实现人事档案管理信息化。高校应积极主动地调整人事档案管理工作, 实现由实体管理向网络信息管理的过渡。通过开发适合自己的人事信息管理系统, 及时更新现有的人事管理技术, 间接地督促人事管理人员自觉提升自己的综合素养, 增强计算机本领。但应注意对人事档案信息的公开、保密程度的把握, 合理使用高校人才人事档案, 避免泄露人才信息, 给个人及高校带来不必要的纠纷与麻烦。
摘要：本文从高校人事档案管理现状出发, 以探索符合高校体制改革的人事档案管理新模式为目标, 针对人事档案管理有关内容展开研究。
关键词：高校,人事档案管理,现状,创新
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