EXCELVBA在教育管理中的应用
教育管理部门每天都会处理很多琐碎和繁杂的工作, 特别学期末或年末更会处理很多的EXCEL表格数据, 例如年末教育管理部门的年度报表汇总、特岗教师报名时信息审核中对在岗特岗及不允许考试人员进行筛选、对全县每个教师干部基本信息审核认定表中数据提取及汇总等。这些工作的共同特点是工作繁杂和重复, 如果我们仅凭人工来完成其工作量是可想而知的, 不仅费时费力而且也容易出错, 那么有没有一种比较轻松的处理方法吗?答案是有。我们都知道, Visual Basic for Applications (VBA) 是Visual Basic的一种宏语言, 主要能用来扩展Windows的应用程序功能, 特别是Microsoft Office软件功能。VBA内嵌在Microsoft Office (Word、Excel、Access等) 软件中, 用户可以根据需要编写VBA宏代码, 创建自定义解决方案, 自动完成重复工作, 提高工作效率, 实现高效办公。本论文主要介绍VBA在教育管理方面的应用, 包括如何利用VBA实现对EXCEL年度统计报表的自动汇总和对特岗报名数据的筛选。
一、利用VBA对多个EXCEL年度统计报表的数据实现自动汇总
(一) 设计思路
把所辖单位上报的EXCEL年度统计报表全部放在一个文件夹内, 汇总表放在另一个文件夹内, 各单位上报的年度统计报表与汇总表的工作簿中的工作表格式必须一致 (包括工作簿中每个工作表的顺序及每个工作表的表样) , 只是单位上报的统计表中有数据, 而汇总表中只有表头且表中无数据, 并且各单位统计表与汇总表的文件都是XLS文件。在汇总表中要利用VBA的宏命令实现对各单位上报数据的文件夹内的所有xls文件实现自动统计。
汇总表样式 (见图1) 及单位上报表样式 (见图2) 如下图所示:
(二) 宏代码编辑
打开汇总表, 鼠标单击菜单“工具”→“宏”→“Visual Basic编辑器”, 在VB编辑窗口中插入模块, 并输入以下代码:
(三) 运行宏代码
回到工作簿窗口中, 选定第一个工作表, 鼠标单击菜单“工具”→“宏”→“宏”, 出现对话框 (见图3) , 在宏对话框中选定“表1汇总”并单击“执行”。程序即可自动进行汇总。
这里只以第一个工作表汇总作为实例讲解, 其它工作表的汇总方法基本相似, 这里就不再赘述。
二、利用VBA对特岗招聘的网上报名数据按上级部门提供的上年度无故缺考名单进行自动筛选
(一) 设计思路
由于在特岗招聘考试报名中不允许考生无故缺考, 所以每年都要对上年度无故缺考的人员取消其考试资格, 这就要求我们从特岗的报名数据中筛选出上级部门提供的上年度无故缺考名单中的人员。由于按姓名筛选的话存在重名问题, 所以我们要按身份证号进行筛选, 为了便于操作, 我们可以在报名数据的工作簿中新建一个工作表, 工作表名改为“要检查内容”, 把上级部门提供的无故缺考名单中的人员的身份证号和姓名复制到新建的工作表中。现在为了不至于个人信息的泄露, 我这里只显示身份证号不显示其它信息。这里我们假设, 报名数据中有2000人, 要检查内容中有1000人, 若用手工筛选的话, 肯定是不现实的, 而用VBA宏命令则会实现事半功倍的效果。这里我要实现的效果是在执行宏代码后, 报名数据的身份证号列如果存在无故缺考的则会以红色填充色显示出来。
报名数据和要检查内容的工作表信息如图 (图4、图5) 。
(二) 宏代码编辑
在VB编辑窗口中插入模块, 并在模块中输入如下代码:
(三) 运行宏代码
回到工作簿窗口中, 选定“报名数据”工作表, 运行“筛选”宏命令, 程序即可自动运行并用红色填充找到的身份证号所在的单元格, 从而实现自动筛选功能。
当然在教育管理中还有很多其它案例, 例如, 档案管理、学生学籍管理、考生考务管理及财务管理等很多方方面面, 而且VBA的应用也不局限在这些, 还有很多的应用, 如自定义函数、遍历功能、提取数据等, 本文主要介绍了Excel VBA在教育管理中的几个典型应用案例, 通过这几个应用案例我们可以看到VBA对EXCEL功能进行了拓展, VBA与EXCEL的结合可以使很多复杂、重复的工作简单化、自动化, 大大减少了工作人员的录入与核对的工作量, 提高了Excel的利用效率和空间, 提高了工作效率, 减少了错误的发生。本文中的例子并不能全面地体现VBA宏命令的特点, VBA宏命令的高效性和优越性在对大量的数据进行处理时, 体现的尤为明显。
摘要：教育管理部门每天都会处理很多琐碎和繁杂的工作, 特别学期末或年末更会处理很多的EXCEL表格数据, 例如年末教育管理部门的年度报表汇总、特岗教师报名时信息审核中对在岗特岗及不允许考试人员进行筛选、对全县每个教师干部基本信息审核认定表中数据提取及汇总等。这些工作的共同特点是工作繁杂和重复, 如果我们仅凭人工来完成其工作量是可想而知的, 不仅费时费力而且也容易出错, 而利用VBA则可轻松解决。本文主要介绍VBA在教育管理方面的应用, 包括如何利用VBA实现对EXCEL年度统计报表的自动汇总和对特岗报名数据的筛选。
关键词：EXCEL VBA,教育管理,应用