秘书的信息与调研工作
第一篇：秘书的信息与调研工作
论现代秘书的信息素养与人文素养
摘要：现代社会,随着社会主义市场经济体制的逐步完善,秘书人员的综合素质要求越来越高,熟练的工作技巧,良好的工作态度,是每一个秘书人员应该具备的,作为现代秘书,我们只有不断提高各方面的素质,才能适应社会发展的需要。本文对秘书的信息素养以及人文素养进行分析与研究。
关键词： 秘书
信息素养
人文素养
一、引言
秘书是办公室一个重要的角色，随着科学技术的发展及时代步伐的加快，各行各业都需要加级职业道德修养，社会对秘书的要求也发生了很大的变化，需要秘书具备高素质、高水平、高效能、创新性和发展性。
二、秘书的基本概念
1.秘书的定义: 秘书是指专门从事办公室程序工作、协助领导处理政务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。
2.秘书的职能：
参谋助手、承上启下、协调服务、调查研究、信息督查，是秘书工作的几项基本职能
3.秘书的工作内容：
直接服从领导，服务全局员工，不管在公文处理、会议服务、后勤管理、档案管理还是组织协调、服务接待等方面的工作
4.现代社会对秘书的要求：
(1)秘书在日常工作中经常要与单位各个部门和人员打交道，另外秘书职业也是一个单位的窗口，和其他公司的主管部门、大客户都有联系，在工作中频繁与外界接触，这要求秘书对单位的日常工作和整体状况要有比较全面的了解。
(2)秘书工作再也不是传统观念中简单的电话接线员、接待员，以及收发、抄写的文员，工作涵盖面更广，要求更高更严，掌握简单的
1 秘书知识已难以满足工作的需要。
(3)新的时代要求秘书工作制度化、专业化、现代化，担任秘书的人员应不断充实自己，提高自己，应该时刻保持拾遗补缺、不断更新、不断优化自己的知识结构。
三、秘书的信息素养
现代信息社会要求秘书人员必须具备信息观念、信息意识、信息能力、信息知识、信息道德等方面的信息素质。秘书人员应通过培养敏锐的信息意识、掌握运用信息工具的技能、强化准确处理信息的能力、养成良好的信息伦理道德、提升信息创新水平等途径提高自身信息素质。
(一)秘书信息素养的基本概念 1.信息素养的概念
信息素养(Information Literacy)的本质是全球信息化需要人们具备的一种基本能力，即能够判断什么时候需要信息，如何去获取信息，如何去评价和有效利用所需的信息。
2.信息素养包含的内容
(1)信息意识：是指利用信息系统获取所需信息的内在动因。具体地表现为对所需信息的敏感性、选择能力和消化吸收能力。
(2)信息知识：是指关于信息的理论、常识和方法。当代秘书的信息知识，是秘书对信息基本常识的了解，对各种与秘书各项工作信息资源以及信息检索工具、检索方法等方面知识的掌握。
(3)信息能力：是指秘书人员在从事秘书工作实践活动中所应具备的对于秘书工作信息的搜集、理解、分析、处理的能力。面对浩如烟海、杂乱无章的信息，要能够去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里，提炼、吸取符合自身需要的信息，经过合理的组织加工成适合自己办公室各项工作运用的形式，并推动办公室的各项实际工作。
(4)信息道德：信息道德是指秘书人员在获取和使用信息过程中，应遵循一定的伦理规范，能自觉保护他人的知识产权、隐私权等，不得向领导者和有关用户传递各种不良信息，不得危害社会或侵犯他人的合法权益。
2 (5)信息观念：指秘书对信息的看法和态度，以及在工作实践活动中形成的对信息价值的认识，它关系到秘书人员对秘书相关工作信息的接受和理解程度。
(二)秘书提高信息素养的价值意义 1.对秘书人员自身的价值：
首先，秘书注重信息素养的提升也就培养了他自身独立自主学习的态度和方法，使之具有批判精神以及强烈的职业责任感和参与意识，具有追求新信息且加以运用新信息的意识和能力，还可以培养从瞬息万变的事物中捕捉
人员的信息观念不健全，其思想没有与知识经济和信息信息，从易被人忽视的现象中引申、创造新信息的能力。
其次，秘书在企业中秘书起着承上启下的作用，是上司与员工之间的纽带。秘书自身的素质及其工作效率直接影响着整个部门或机构的形象及其竞争力。因此秘书的工作性质也决定了秘书人才需具备较高的信息素养。
2.对工作所产生的意义：
我们当今所处的时代是一个信息时代。信息具有资源庞大、来源广泛、处理复杂以及变动性快的特点。信息素养是一种对信息社会的适应能力。它涉及信息的意识、信息的能力和信息的应用。
就秘书工作而言，秘书工作是一项知识、信息高度密集的工作，自动化和信息化程度越来越高，办公手段日趋现代化。要应对这样一个知识化、信息化、网络化的时代，做好秘书工作，使之正常、有序、高效运转，秘书就必须强化信息素质教育，加强信息素质修养，具备良好的信息品质。只有秘书人员具备了较高的信息素养，才能及时过滤信息，正确把握方向，为上司做出合理的安排和部署，更好的为领导服务。
(三)现时期秘书信息素养的现状
我国目前的秘书队伍信息素养的整体水平仍然存在一些缺漏。 1.比如一些秘书时代的发展脚步向吻合。一些秘书人员只注重日常的一般性事务，缺乏对信息价值认识和筛选，不了解信息技术对提高自
3 身工作质量和效率的重大意义;因此对信息技术的求知欲望不强，主动学习和使用信息技术的内在驱动力不足，甚至“老死不想‘网’来”，特别是年龄较大的秘书人员因循守旧，遇到问题仍习惯于到纸堆里查陈年老账，而不愿利用现代化的信息设备去获取信息。
2.秘书人员缺乏良好的科学文化基础知识。信息素养与科学文化素养紧密相连，没有一定的科技知识和文化基础知识，没有一定的外语水平，信息素养则难以达到真正的提高。
3. 秘书人员信息技术偏低。由于种种原因部分秘书不能在计算机上熟练使用文字、图像、表格处理等常用办公软件。有些秘书人员信息技能偏低不知道如何将自己的工作纳入整个信息化工作之中，无法在整个企业工作系统中完整的运用现代化的手段完成信息搜集整理和分析。这无疑对其工作效率和工作质量造成了不小的影响。由此可见，我们应当重视秘书人才的信息素养的锻炼和提高。
4.一些单位信息网络基础建设水平不高，使秘书没机会学习新信息技术。
(四)针对秘书的现状提出的应对措施 1.当代秘书必须具备优秀的信息能力。 当代秘书的信息能力主要表现在以下四个方面: 第一，信息获取能力。秘书工作不仅要学会充分利用好组织建立的内部信息网络，还要建立并掌握自己常规的信息渠道，懂得信息获取的基本技法，善于开发新的秘书工作信息资源，并及时、准确全面地获取所需的信息。
第二，信息的检索能力。现代秘书必须学会对信息时代的海量信息进行筛选和分类，以达到去粗取精、去伪存真、为我所用的目的。网络化信息改变了我们秘书人员获取信息的传统方式，使我们不得不重新学习信息技术，才能面对繁杂的信息社会和在网络条件下做好工作，及时提供给领导所需要的有用信息资料。
第三，信息鉴别处理能力。当代秘书要能对信息进行综合分析，整理排序， 归类处理， 充实秘书工作数据库;能对这些信息的意义与可
4 靠性有进一步的认识，提出有针对性的对策和建议，提供给领导者参考。
第四，信息运用能力。是指秘书人员在获取和处理信息的基础上，把自己的思想与见解融入其中，并通过恰当渠道将这些信息传递给他人，与他人进行交流、共享的能力。集中表现在为领导决策提供及时性、准确性、完整性、连续性、针对性和有效性的信息
2.当代秘书应掌握一定的信息知识
信息知识是信息素质的主要组成部分。信息知识掌握的程度，直接关系到秘书信息意识和信息能力的强弱。总的说来，秘书的信息知识应该包括以下三个方面:一是信息基础知识。二是计算机和信息网络技术常识三是一定的外语和法规知识。使用计算机网络要遵循我国现有出台的法律条文;使用各种数据与信息，要合乎国家的有关法规，尤其应严格遵守保密法规，防止泄密问题的发生。
3.当代秘书还需具备良好的信息伦理道德。
高尚的信息道德是保证当代秘书信息行为正确性的重要保证。当前，信息传播媒体多种多样，信息传播过程中不可避免地带有一定的主观偏见，虚拟空间交流的隐蔽性也可能会伴生一定的无政府状态，如果没有一定的道德约束，就很容易使人们在享受信息网络技术带来便利的同时，产生一些与先进的伦理道德相悖的现象。这就对秘书人员的道德责任感等提出了更高的要求。
4.为提高行政秘书的信息素养要进行信息技能的教育和训练。 秘书人员信息素养培养的目的在于提高其信息技能。从现实情况看，信息技能是制约秘书人员信息素养提高的一个关节点。当前，秘书人员的信息技能培养，要从以下两个方面着手：一是提高秘书人员的网络运用技术。善于借助网络掌握秘书工作的实时动态信息，利用网络数据库的宝贵资源，提高秘书工作效率，并在网络使用中潜移默化地培养和提高信息素养。二是提高现代办公软件的操作水平。秘书人员要努力掌握每一类软件并争取在工作实践中能够发挥其最大效能。
5.要创造一个良好的软硬件环境。
秘书人才信息素养的培养是一项创新性很强的工作，信息素养的培
5 养提高离不开一定的软硬件基本建设。对于硬件的的基本建设政府部门及各单位各级领导应统筹规划，为秘书信息素养的培养提高提供必需的物资、器材和场所， 逐步改善秘书部门的办公自动化条件。
四、秘书的人文素养
人文素质是秘书人员专业素质的重要基础,是专业素质的支撑点之一。没有厚实的人文素质底蕴,专业素质的培养和提高就会因基础不牢而后劲不足。人文素质与专业素质对秘书来说就如同车之两轮,缺一就会寸步难行。因此,秘书在努力提高专业素质的过程中必须抓好人文素质这一基础素质建设。人文素质是我们立身做人的最基本的基础素质,是连接其他素质的纽带,并与其他素质相辅相成、相互渗透。,是高素质秘书人才必不可少的基础素质。
(一)人文素养的基本概念 1.人文素养的概念
是指人的精神特质和文化素质,是人们通过学习伦理道德、文学、历史、哲学和艺术等人文学科知识,有意识地进行内化和积淀而形成的相对稳定的内在素养和品质。
2.人文素养包括的基本内容 (1)知识和理论素养
一是基础知识和基本理论。基础知识和基本理论是秘书必备的本领和基本功，是秘书人员思维飞向更高的“翅膀”，是秘书人员成长过程的“阶梯”。
二是专业知识和业务知识。业务知识是秘书知识结构中的核心部分，也是区别于其他专业人才知识结构的根本标志。
三是独立于专业知识以外的相关知识。秘书工作涉及面广，因此在日常工作和闲暇时博闻强记，尽可能多了解一些专业外的有关知识。
(2)人员的基本素养
一是思想政治素养。文秘人员是领导与群众，上级与下级，领导和各部门之间联系的桥梁，一言一行，都直接影响机关或领导的形象及信誉，因此，文秘人员摆正位置，树立正确的服务观念是很重要的。
6 二是职业道德素养。作为一名文秘人员，首先要爱岗敬业。事业成功的第一要素就是爱岗敬业，难以想像不热爱自己职业的人能在本职岗位上有所建树。
三是心理品质素养。秘书活动是一种十分繁重的劳动，秘书活动的紧张性、快节奏和高压力都对秘书人员的心理品质提出了越来越高的要求，秘书人员必须在成功与失败、荣誉与屈辱面前保持心理平衡，顺利完成各项工作任务。
(二)培养秘书人文素养的重要意义
1.提高秘书的人文素质,可开阔眼界、陶冶情操、启迪智慧,培养强烈的民族文化精神、使命感和高尚的道德情操，打牢秘书必须具备的政治思想基础。
2.提高人文素养，可以充实精神世界，修养道德情操;而缺乏良好的人文素质，人就很容易被坏的东西侵蚀、支配和利用。当前，有的秘书经不住灯红酒绿的考验而栽了跟头，这在很大程度上与他们人文素质偏低、人文底蕴薄弱有关。
3.提高秘书的人文素质，有助于培养他们求真务实、开拓创新的精神和敢于讲真话、低、知识贫乏，必然思维空间狭窄、目光短浅、发展受限。人文素质功底不深厚势必制约其他素质的提高，影响秘书在本职工作岗位和未来发展中继续获取新知识、发展新能力的主观能动作用的发挥。
4.提高秘书的人文素质就是让秘书了解中外文化精髓，从中汲取营养，奠定做人和做事的基本功底，具备较高层次的人格文明，使他们各方面的素质能够和谐统一地发展。高素质的秘书人才必须具备优良的身心素质，达到知识、品质与意志的有机统一。
(三)现时期秘书人文素养的现状 1.缺乏人文知识,导致文化素养较差
前些年，教育界受实用主义思潮的影响,出现了削弱甚取消人文教育的倾向。特别是在应试教育的大环境下,严重缺乏人文知识、人文素质较差的大学生绝不在少数,许多学生在文学艺术修养、语言文字表达、
7 文字书写质量方面没有达到大学生应有的水平,如今的学生对阅读中外文学名著、学习中国传统文化反应冷淡,作为一位秘书,如果没有一定的文化素养和做人处世的能力是很难在社会上站住脚的,更不要说有大的发展了。
2.非专业知识浅薄,导致自身的工具化
在职业技术院校,我们做的还远远不够,强调专业教育忽视人文教育的问题还是存在的。事实上,实用技术教育只是全面发展教育的一项内容,其主要功能是让学生获得专门知识和专门技能。如果我们仍从急功近利的功利主义观点出发,片面强调实用技术教育,忽略人文教育,可能会把我们的学生培养成 技术纯良的“工具人”或“机器人”。为了避免把学生培养成专家们所批评的“工具人”,我们必须加强人文教育。
3.缺乏人文精神,导致人格上的“残疾”
人文素质的提高,应该是人格培养的重要组成部分。而忽视人文素质的提高就会造成学生人格上的“残疾”,带来一系列严重问题。其一,造成人格境界低下。有些学生由于人文素质差,除了专业知识对什么都不感兴趣,因此常常感到精神压抑、思想苦闷、情绪消沉。他们渴望成才,但综合素质条件不足;他们有自我奋斗的愿望,但缺乏人生理想;他们祟尚实现自我,但无起码的社会责任感;他们想显示自己,但常暴露出粗俗与无知;他们爱美、追求美,但常常美丑不分。当然以上问题的出现是多方面原因造成的,但教育方面的缺陷所造成的学生缺乏人文现象。的确是一个重要因素。其二,导致科学技术的滥用。我们希望科学技术为人类造福, 4.只懂技术不懂艺术,导致缺乏创新精神
人文教育特别是艺术教育主要是培养和提高学生的形象思维能力的。大量事实证明，艺术修养较高、形象思维较发达的专业人员,通常在专业活动中创造力更强。形象思维是通过对外部形象的想象去构建心理形象。一个专业人员创造力的大小与他的形象思维能力密切相关。即使职业技术院校并不以培养科学家和艺术家为基本任务,让学生接受人文和艺术教育对于培养他们的创新精神也是大有裨益的。
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(四)针对人文素养的现状提出的应对措施 1.培养乐观精神
秘书工作压力大，时刻围绕领导转，即使在休息时间也难保能高枕无忧。什么时候需要你工作，就得什么时候到位，既紧张又受累。甚至会因过分紧张而精神忧思郁结，紧张错乱。所以文秘人员要注重培养乐观的精神。
2. 热爱工作、忠诚服务
时刻牢记肩上的责任，踏踏实实，一丝不苟地工作。在工作上，要勤勤恳恳，任劳任怨;在组织纪律上，要无条件服从组织和领导的安排。树立正确的服务观念，保持平常心，不骄不躁，甘于清苦操劳。自觉做到事前参谋，事后服从。传达领导的意见要实事求是，对领导意图要认真领会，领导交办的事项要办理得及时可靠，决不能敷衍塞责，要自觉维护领导的权威，保证各项决策的贯彻实施。
3.廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私
首先要牢固树立公仆意识，切忌借权谋私。秘书人员只有加强自身建设，牢固树立正确的世界观、人生观、价值观和强烈的公仆意识，努力实践全心全意为人民服务的宗旨，才能保持清醒的头脑，自觉抵制各种腐朽思想和生活方式的侵蚀。
其次要牢固树立奉献意识，切忌贪图名利。无私奉献是党政各级机关秘书部门在长期的工作实践中形成的优良传统和作风。在发展社会主义市场经济的条件下，继续发扬无私奉献的精神尤为重要。
4.实事求是，勇于创新
秘书的工作性质决定了秘书工作必须实事求是。实事求是地处理一切问题，尊重实际，真正按客观规律办事，说实话、报实情、办实事是秘书工作的基本要求。勇于创新，这就要求秘书人员要创造性地贯彻领导的意图，为领导工作提供最佳服务。秘书人员只有勇于否定旧思想、旧事物，大胆提出合乎实际的见解，才能不断开创秘书工作的新局面。
6.严守机密，提高觉悟
守纪保密是秘书工作人员铁的纪律，办事要讲法，遵守制度，不能
9 感情用事，不以权谋私，要增强保密意识，时刻保持清醒的头脑，做到不该看的不看，不该间的不问，对经办的秘密事项要守口如瓶。要严厉制止公文旅行现象，把文件管理纳入法制轨道，强化保密措施，做到万无一失。
7.提高自身的综合素质
首先，秘书人员需要具备扎实的基础知识和理论知识，同时必须熟练掌握专业知识和专业技能，除此以外秘书需要掌握广博的知识结构。
其次，在完备知识结构的同时秘书人员需掌握新型的工作技能，如具备较强的调查研究能力和创新能力、具备较强的综合分析协调能力、具备现代信息的收集与应用能力. 再者，秘书人员需具备善于沟通的技能，其技能有不找借口，多方沟通;抓住重点，及时反馈;建言献策，适当赞美。
五、小结
伴随着信息社会的发展和经济的全球一体化，社会竞争变得日趋激烈。对新时期的秘书人员提出了新的更高的要求，各行各业的秘书工作无疑将面临严峻的挑战，对秘书人员的素养则要求的更加严格。为了适应新形式的要求，秘书人员应该审时度势，不断提高自身的素养，在继承和发扬传统的基础上不断完善秘书工作与创新。
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第二篇：秘书信息工作：秘书信息工作的基本要求
秘书信息工作的基本要求就是“准确、及时、全面、适用”八个字。
1、准确
即信息的内容要准确无误，真实可靠。准确是信息的生命，是信息的全部意义所在。秘书收集到的原始信息要可靠、真实，处理信息要坚持主观倾向性与客观真实性相统一。如实反映情况，才能保证各级领导机关及决策者依据真实的、准确的信息作出恰当的判断和科学决策。如果信息不准，必然会给领导工作造成失误。因此，准确，应是秘书信息工作的灵魂。
2、及时
即信息的收集、处理、传递、反馈要及时迅速，讲究时效。社会主义市场经济对秘书工作的时效性提出了更高的要求，不仅传递要快，而且收集、加工、检索、输出都要高速度。信息处理不及时，就会失去信息的价值，甚至造成严重的损失。
3、全面
即信息的收集和处理要注意广泛性，真实地反映事物各个方面的情况。只有全面地反映情况，才能使各级领导根据各方面的信息，权衡利弊，择善而从，作出正确的判断和决策。
4、适用
此项要求包含以下三方面的内容： (1)要服务于中心工作。就是说要弄清本地区本部门本单位的工作进展情况和急需解决的问题;要及时摸清领导者的思想脉搏，做到心中有数;要突出重点，帮助领导者集中主要精力考虑重点问题，同时兼顾一般，以免发生不应有的疏漏。
(2)要根据不同领导机关和领导者的不同要求提供信息。除一些需要共同重视的信息以外，本级领导机关所需要的信息，并不一定都是上级或下级领导所需要的信息;别的部门所需要的信息，不一定为本部门领导者所需要。一条有价值的信息对于不同层次不同部门的领导者，其参考价值并不相同。秘书人员必须注意研究不同层次的领导者和服务对象的不同要求，在信息的投向上有针对性，区别对待，注意适用对路。
(3)要特别注意，只要是新发生的带有重要动向的性、导向性、苗头性、政策性、突发性的问题，就应该及时采报。要防止把按需要采报歪曲成为“按胃口喂报”。
第三篇：浅谈秘书的信息工作
武汉商业服务学院毕业论文
【摘要】：随着社会的发展进步，信息成了现代社会的宝贵资源，世界著名未来学家阿尔温托夫勒预言："谁掌握了信息，控制了网络，谁就掌握了整个世界。"而企业经营管理的过程,实际上就是取得信息并依据信息做出决策的过程。作为秘书人员，收集、筛选、整理和加工各种有效信息，为领导者提供全面、准确、及时的信息服务是其工作的一个重要方面。因此秘书做好信息工作也变得更重要。作为现代秘书必须努力做好信息工作，学会利用信息技术开展秘书工作，以提高为领导工作服务的效率和质量。
【关键词】：秘书信息工作
信息在人类社会中的作用被普遍关注,人们对信息的研究越来越深入,秘书信息工作的地位和作用日显重要.因此有必要对秘书信息工作进行进一步的了解。
一、 秘书信息工作的基本要求可以用"准确、及时、全面、
适用、经济"来概括
(一)、准确
信息的真实性是信息质量的核心，所以收集到信息是一定要准确无误，真实可靠的。准确是信息的生命，是信息的全部意义所在。秘书收集到的原始信息要可靠、真实，而处理信息要坚持主观倾向性与客观真实性的相互统
一。只有如实的反映情况，才能保证领导机关及决策者依据真实的、准确的信息做出恰当的判断和科学决策。正确的信息无疑对领导决策能够产生积极的促进作用;反之，错误的信息对领导决策会产生误导作用，造成的损失和影响也很大因此，准确，应是秘书信息工作的灵魂。
(二)、及时
信息的收集、处理、传递、反馈不仅准确还要要及时迅速。社会主义市场经济对秘书工作的时效性提出了更高的要求，不仅传递要快，而且收集、加工、检索、输出都要高速度。信息处理不及时，就会失去信息的价值，甚至造成严重的损失。全面即信息的收集和处理要注意广泛性，真实地反映事物各个方面的情况。只有全面地反映情况，才能使各级领导根据各方面的信息，权衡利弊，择善而从，做出正确的判断和决策。
(三)、全面
全面就是反映的问题，收集的信息要全面，还要听取各种意见;对一个问题如果有不同的看法应该都反映给领导者，信息的收集和处理要注意广泛性，真实地反映事物各个方面的情况。只有全面地反映情况，才能使各级领导根据各方面的信息，权衡利弊，择善而从，做出正确的判断和决策。
(四)、适用
收集信息时要弄清本地区本部门本单位的工作进展情况和急需解决的问
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题;要及时摸清领导者的思想脉搏，做到心中有数;还要突出重点，帮助领导者集中主要精力考虑重点问题，还应该同时兼顾一般，以免发生不应有的疏漏。更要根据不同领导机关和领导者的不同要求提供信息。一条有价值的信息对于不同层次不同部门的领导者，其参考价值并不相同。秘书人员必须注意研究不同层次的领导者和服务对象的不同要求，在信息的投向上有针对性，区别对待，注意适用对路。 另外还要特别注意，只要是新发生的带有重要动向的性、导向性、苗头性、政策性、突发性的问题，就应该及时采报。
(五)、经济
企业信息工作可以帮助企业在扩大生产规模的同时保证效率与效益的提高，从而实现企业信息工作的价值。由于生产要素客观存在的不可分性和生产经营在组织、流程与技术上的要求，成本节约与效益提高要达到一定生产规模才能得到体现。在规模经济性的层面上，企业信息在企业多样化经营和广泛合作中就能起到有效的导向、调节和控制作用，使原来未能充分利用的“信息资源剩余”(包括经验、技术、商誉和商标、市场信息、管理技能等信息资源)得到共享和充分利用并大幅度地节约信息成本。所以秘书在收集信息时，还考虑信息成本，使收集的信息有一定的经济性。
二、 秘书信息工作的重要性
(一)、辅助领导者做出正确决策
企业的领导班子，要对各方面工作做出决策，掌握大量的信息是至关重要的。办公室作为领导的直接服务机构，承担着为领导决策提供文件、资料、信息和建议的任务。在企业生产经营工作中遇到很多实际需要解决的问题，企业必须要深入研究解决工作中面临的这些困难和问题。在这种情况下，办公室作为企业信息部门就要为领导及时了解企业的生产情况和职工的心理动态和出现的新情况、新问题，及时采取措施加以解决。这就需要办公室灵敏地捕捉信息，充分地利用信息，在对信息进行分析研究的基础上找出问题的原因和症结，确定解决矛盾的最佳方案。可以说，决策的过程，就是信息的输入、处理、输出的过程。决策的形成需要借助信息进行判断，决策的实施需要借助信息进行控制，决策执行终结后，需要借助信息进行总结，为新的决策创造条件。办公室所做的信息工作做得好不好，提供的信息及时不及时、真实不真实、全面不全面，将直接影响到企业领导的决策和对全局工作的把握。因此，办公室人员紧紧围绕企业经济中心工作，深入群众之中调查，收集各种信息向领导反馈，为领导正确决策发挥好参谋助手作用。
(二)、协助领导者做好科学管理
管理信息化是指企业广泛利用现代信息技术，开发信息资源，把先进技术、管理理念引入到管理流程中，实现管理自动化，提高企业管理效率和水平，从而促进管理现代化，转换经营机制，建立现代化企业制度，实现有效降低成本，加快技术进步，增强核心竞争力。信息化的实现，会使企业的生
产经营模式发生深刻的变化。对信息的快速反应能力是检验工作效率和竞争力的重要标志，建立企业和部门信息网络，实现信息化既是社会需求，也是企业适应市场，促进自身发展的需要。只要管理方式正确，有良好的工作氛围，员工也会全力以赴地工作。
(三)、开阔领导者的思路
好的信息，不仅可以让领导者做出好的决策，还可以让领导者的思路开阔。获取多方面的信息，着力跟踪前沿信息，服务于现实的需要，帮助领导开阔视野、更新观念、提升能力。创新是衡量一个人、一个企业是否有核心竞争能力的重要标志。为领导者提供有效的信息，让领导者不断地从工作中发现问题、研究问题、解决问题。而解决问题的过程，也就是向创新迈进的过程，这也提高了领导者的执行力。
(四)、促进办公室工作职能转变
加强企业信息工作，是促进办公室工作职能转变的需要办公室是重要的综合协调、信息处理、反馈部门，是企业机关的枢纽、窗口和门面，是领导重要的参谋和助手。在新形势下，办公室要适应电子办公的需要，积极推动自身职能的转变。在工作内容上，要由以往主要做事务性工作，向事务和政务相结合、以政务性工作和辅助决策为主、当好参谋助手的方向转变;在工作重心上，要由以往主要服务领导，向服务领导与服务部门、服务车间班组、服务职工相结合，促进综合协调、确保政令畅通方向转变;在工作方法上，要由以往主要依靠行政手段，向多种手段综合运用、加强信息服务和信息引导方向转变。做好信息工作，是办公室实现上述三个转变的重要载体。信息工作既是上下级机关进行工作联系和沟通的必要环节和重要纽带，是上情下达、下情上达、左右通达的快速、便捷的通道。它便于下级向上级汇报工作，便于向上级及时反映工作中的问题，求得支持，便于下级及时与上级沟通工作思路，创造性地开展工作。从这个意义上讲，做好政务信息工作，对于促进办公室职能转变有着无可替代的作用。办公室要加强与领导和上级部门的协调，加强与业务部门的协调，加强与基层的协调，加强与社会各界的协调，把信息工作贯穿到各项业务工作中去，做到“健全制度，畅通渠道，讲求质量，提高效率”
三、 如何做好秘书的信息工作
现代秘书应具备和强化信息意识，提高信息工作能力，给领导者决策和管理提供优质高效的信息辅助。新形势下秘书人员该如何做好信息工作呢?我认为要做好信息工作，应该从四大方面去下功夫。
(一)、要有四种意识
信息是领导者管理和决策的基础，领导者的决策离不开信息活动。秘书担当的是领导者信息活动的灵敏触角和聪明耳目之角色，为领导者提供好的信息服务，秘书人员应该树立信息、政治、创新和全局等四种意识。
1、信息意识
秘书人员信息工作做得好与坏，在某种意义上来说决定了领导者决策的
正误和领导水平的高低。在经济工作中，经济信息、商务情报甚至是企业和组织的生命。信息、物质与能源已成为现代社会的三大经济支柱。在这样一个充盈着信息的环境中，可以说秘书工作归根结蒂就是信息工作，游离于信息之外的秘书工作是没有的。秘书人员只有具备强烈的信息意识，深刻认识信息社会的特征，从信息的高度来对待繁多的秘书实务;这样才能及时化解隔阂、消除矛盾，提高秘书工作效率，保证领导者的工作效率。
2、政治意识
现实社会生活中与政治是分不开的，政治是经济的集中表现。因此，信息工作要为经济建设服务，要保持高度的政治敏锐性。而且在信息工作的思路、信息内容的取向、信息网络的布局、信息活动的方式等方面都要以坚定的信心、高昂的热情、旺盛的斗志、科学的态度，积极研究新情况、解决新问题、探索新途径，努力提高信息工作水平。
3、创新意识
为领导者决策提供信息是秘书的重要职能。在铺天盖地的信息海洋中捕捉到领导者最需要的信息，为领导者决策提供最有价值的资讯，就要求秘书人员必须具备创新意识。它不是对外界信息的简单模仿剪辑，而是要经过头脑加工厂的分析综合，创造出新的更有价值的信息，为领导者的决策服务。21世纪是以知识与信息为发展动力的时代，秘书工作的改革和发展，必然要求作为秘书工作主体的秘书人员具备较强的创新能力。
4、全局意识
全局意识主要体现在三方面：一是要站在全局的高度，判别一切事物的是非、真伪、善恶，正确把握事物发展的走向，提高信息工作的预测水准。二是围绕“改革、发展、稳定”的大局，密切关注党的建设、政权建设、经济建设等重大问题，提高信息工作的预测能力。三是牢固树立群众观念，深入基层，多视角、全方位审视社会不同群体信息，提高信息工作的预测效应。
(二)、要提高信息质量
决策是领导者工作的核心，而信息是决策科学化的基础和依据。领导者决策的过程，实际上也是一个信息处理的过程。在做出决策前，要掌握各种信息，找出问题与矛盾，从而确定决策目标;进行决策时，要依据所掌握的信息，研究制定可供选择的方案，做出正确的决断;决策实施后，还要及时掌握反馈信息，对决策进行评估、调整。由此可见领导者决策过程都离不开秘书人员信息工作的有效服务。由此可知，提高信息的质量是做好信息工作的关键。提高信息质量，应准确把握报送内; 广泛开拓信息渠道充分利用文书、书刊、会议、调研、信访、档案网络等各种渠道快速获取有价值的信息;坚持实事求是原则，秘书人员要以认真负责的态度，把群众的真实想法、愿望、意见和建议如实地反映，不欺瞒领导者;着力挖掘特色信息，
(三)、要加强信息开发
信息是可以不断再生的资源，人们可利用失去原有价值的信息经过加工
而得到新的信息。对信息进行增值开发，是进一步丰富信息资源的重手段。信息的增值开发可通过下面途径获得。
1、控制潜在信息
我们应该立足微观、着眼宏观，抓住对全局有一定借鉴作用的微观信息，挖出潜藏的、对宏观有指导价值的信息进行细整理、精加工，努力使其上质量上档次。使原有的信息大幅度增值。
2、发现超前信息
苗头信息的价值大部分是潜在的，往往被遮盖而不受重视。为使信息不断增值，秘书人员不仅要主动去发现和捕捉苗头性信息，还要进行深入分析和研究，多发现有倾向性的信息，以更能够好地发挥参谋助手作用。
3、实现信息的多次利用
信息不只是有一次价值，好好利用会出现多次增值。所以要求秘书对内涵容量大的信息要进行系列开发和连续开发。不但要抓住对全局有较大影响的重要问题，使信息在连续开发过程中不断增值。还要围绕领导者决策的实施过程，开发相关信息，及时掌握热点、难点、亮点问题，不断进行更大范围和更深层次的开发，使一次性信息发展成为多次性信息。
4、开发预测信息
要想在诸多信息中发现未知的事物发展规律，并根据这一规律去预测未来，就需要通过艰苦细致的努力，在总结过去和现在的事物发展中，去描述事物前进的直线或曲线轨迹，从中发现事物本质的运动规律，为准确预测未来的发展趋势寻找信息依据
(四)、提高秘书的信息素养
现代秘书的信息素养，是秘书人员在工作实践中根据组织内外信息环境的发展要求，自觉接受教育训练而逐步形成的对待信息活动的修养与能力，信息素养作为一种高级技能，具有很强的实践应用性。信息素养的培养教育就应受到高度重视，秘书可以通过制定明确的培养目标，创建良好的培养环境，突出信息技能的教育和训练等方式来提高秘书的信息素养。了解信息科技的发展动态，掌握必需的信息技能，提高驾驭依靠的本领是秘书人员必须具备的。我们应大力倡导和热情支持秘书人员学电脑、用电脑和使用计算机网络，营造浓厚的提高信息素养氛围。秘书要充分发挥院校信息教育的职能和作用。在日常的工作中，不断的学习，不断的提高信息素养。
【参考文献】：
1、《第一次当秘书》廖小鸥2005年10月第二版第126页起
2、《秘书学术论文：论现代秘书人才的信息素养》王守福2009年2月
3、《新形式下秘书人员如何做好做好信息工作之我见》精华区—文秘家园
4、《秘书工作综合流程解析》主编张小慰、冯俊伶2005年9月137页起
第四篇：浅谈信息时代秘书工作的新发展
当今信息社会，随着计算机技术和互联网的发展。人类许多传统的工作方式发生了改变，许多新兴事物应运而生，如2o世纪9o年代末美国出现了virtualassistant(简称va)，中文意思即“虚拟助理”“网上秘书”。我们知道，秘书工作是“以处理信息为中心任务的。首当其冲受到了信息浪潮的影响”①，而“网上秘书”作为信息时代的产物，它的基本职能是什么，它与传统意义上的“秘书”有怎样的关系，未来发展趋势如何等相关问题的研究在国内外还处于起步阶段，已有的学术研究成果尚不丰富。本文拟对网上秘书的职业涵义、职业特征、发展前景作一初步探讨，以供商榷。
一、网上秘书的职业涵义
案例：
把一艘20米长、订制建造的游艇从香港挪到纽约或迈阿密需要多少钱?一旦将这艘船挪到纽约，维持它，包括聘请一位24小时待命的经验丰富的船长又得花多少钱?这是54岁的网上秘书苏珊娜•斯特默做网上秘书以来的第一份工作。她花了3个星期的时间为她的客户——一位来自香港的投资银行家找到了答案：将游艇从香港挪到纽约要花97000美元，而要维持它每月得花7000美元。在斯特默的帮助下，银行家决定在香港将游艇出售，然后在纽约买一条新游艇。斯特默从评判客户商业计划到帮助客户挑选婚礼地点什么都做。她说：“我有一个客户打算7月份到旧金山葡萄酒酿造地外举行婚礼，在里面招待来宾，而她只在旧金山停留9o分钟。”到了5月份。新娘手中只有一份候选地名单，由于“请我比请婚礼专家便宜”。于是新娘找到了她。斯特默说：“实际上，我所做的只是整理出一个庞大的电子数据表，而新娘只需要与她的准新郎坐在电脑前挑选出4个地点就可以了。”最后。在斯特默的协助下。新娘选择了最佳婚礼举行地点。
“职业”是指人们在社会生活中所从事的以获得物质报酬为主要生活来源并能满足个人精神需求、在社会分工中具有专门技能的工作。根据这一涵义。我们可以看到案例中的主人公苏珊娜•斯特默，虽然不像大多数人一样与某单位或公司签订有固定年限的劳动合同，不按照传统方式工作，但她确实在从事依靠专门技能满足物质和精神需求的工作。因此我们可以肯定地说，她所从事的信息咨询、事务咨询和策划工作属于“职业”概念范畴。
“网上秘书”既代表了类似苏珊娜•斯特默这样的从业人员，也代表了一种新型职业。那么“网上秘书”的内涵到底是什么呢?维基百科资料对“va”的解释是：“一个独立的承包者，提供行政、技术，有时也为客户提供创意，并协助客户。”还有一种观点认为：“网上秘书是利用网络提供商业服务的自由职业者”。综上，我们就可以对“网上秘书”作如下理解：其工作定位是承包商或自由职业者;工作途径是网络办公;工作形式是根据客户的需求将某些工作在一定时间内完成。并按照工作的数量和质量来获取报酬：工作内容主要是通过与客户沟通，负责资料和信息的收集和处理、档案整理、企业策划文案写作、工作计划制定等。
可见，网上秘书与传统秘书既有联系又有区别，总体上说网上秘书是传统秘书在新时代的新发展。用“新发展”来描述两者之间的关系，是指在人际沟通、文件管理、信息处理等工作内容存有一定交叉的前提下。网上秘书在工作定位工作途径、工作形式等方面是对传统秘书的变革。
二、网上秘书的职业特征
“网上秘书”与传统秘书在信息的收集、处理、传递、反馈等工作内容方面虽有一定的交叉性，但从工作职责来看，二者并没有本质的差别。与传统秘书相比，网上秘书具有以下不同的职业特征：
第一，工作角色的新颖性。
传统秘书只是行政单位或企业单位的雇职，在一定时期或范围内其工作权责与报酬是相对固定的;而网上秘书的工作很灵活，“他们与客户之间的关系很独特，网上秘书不是雇员，而是合作者，他们与客户共同寻找更佳的做事方式”。网上秘书利用各种通讯设施与客户取得联系，通过远程操作与客户交流和沟通，客户很少甚至根本见不到自己的秘书。网上秘书除了满足客户的需求之外，与客户没有职务上的隶属关系。网上秘书可以同时与多个客户开展业务合作，与客户不存在固定的业务关系。至于报酬，网上秘书在为客户开始工作之前就已与客户商定好;另外网上秘书还可以与客户共同完成一项工作并合理分配酬劳。
第二，工作手段的网络化。
从某种意义上说，网上秘书所从事的就是信息处理工作。因此，网上秘书需要使用现代化的办公设备，如电话、打印机、复印机、传真机等，并熟练掌握电脑操作和网络运用技术，完全采用网络化的办公方式。网上秘书运用收发电子邮件、gprs+wap高速移动电话通信、网络聊天网络论坛留言、ftp文件传输、使用搜索引擎网络下载、网上交易等途径，方便、快速、高效、准确地收集与处理信息。如果离开网络，他们根本无法开展工作。
第三，工作方式的弹性化。
一直以来，人们形象地描述网上秘书为“穿着t恤和短裤办公的人”或“穿着丝绸睡衣上班的人”。可见，网上秘书的工作状态非常轻松自由。另外，网上秘书的工作方式也呈现出弹性化的职业特征。首先，网上秘书通过互联网与客户联络和交流，足不出户就可以满足客户的需求。网上秘书通常在家办公，或者根据个人需要选择合适的小型工作间。其次，网上秘书可以按照自己的喜好和习惯来布置工作环境。再次，网上秘书不像传统秘书那样必须在公司或单位规定的时间内工作，而是根据客户的需求来灵活安排和掌握自己的工作时间。
三、网上秘书的职业发展前景
网上秘书可以说是信息时代发展的产物，属于当今时尚的soho(smallofficehomeof—fice)一族。美国著名作家玛丽安•萨尔兹曼早在1998年就指出，“展望21世纪的生活方式，就经济与技术层面而言，网上秘书将发挥智能代理人的作用。负责收集你最感兴趣的消息。并处理商业和社会函件。”因为这一职业的自由性与独立性，它越来越受到从业者的青睐，从业人数日益增多。同时，随着全球经济的快速增长和全球一体化进程的加快，商务和商贸活动日益增多，规模不断扩大，既能提高办事效率又能节约人力和财力成本就成为许多公司追求的目标。网上秘书的出现因此成为一种必然。从目前情况来看，市场对网上秘书的需求很大，但这一职位的缺口也很大。可见，网上秘书的出现是符合市场经济规律和时代发展要求的，其发展空间非常广阔。目前，我国最大的网上秘书基地浙江秘书网在浙江温州成立，并已经步入快速发展阶段，作为网上秘书行业的领跑者，该公司的发展是对我国网上秘书事业的发展的一个重要促进和规范作用!据采访调查，该公司目前已来自海内外的网上秘书1500名左右，业务服务遍及国内外企业和个人客户。浙江秘书网负责人表示，目前，这一新兴行业在我国发展非常迅速，也开始广受客户的欢迎和接受，越来越多的客户开始使用网上秘书服务，但是要真正成规模和规范化，还有很长一段路要走!讲这个行业规模化，职业规范化，将这个行业产业化是我们正在做的事!
第五篇：德国的秘书与秘书工作
当今之世，西方发达国家有关专家都正在从各方面探讨和研究秘书科学。笔者十分称赞德国的研究专家克里萨尔，他从秘书的合理组织、心理观点等方面去着手研究提高工作效率的实用方法。该专家认为，有效地借助现代技术，只能解决信息程序问题，而在通过管理决议方面，使程序及通讯型式化则极其困难。在管理工作中，靠人的直觉直观的意志
解决问题的方法，其作用迄今仍是不可忽视的。人际关系中的心理因素方面，对管理领域的工作效率，仍能够起到极大的影响。一句话，再先进的工具也代替不了人的意志，从而使人联想到《人际关系学》在秘书工作领域的重要性。该专家的这种论点，可贵之处符合实情。
德国于世界二次大战后，作为战败国，国家枯萎凋零，百废待兴，但世人皆知，德国人能干肯干，其经济由复苏到崛起举世瞩目。随着经济的发展及科学技术的突飞猛进，日益需要加强行政管理，以求提高工作效率，增进社会效益。本着此原则，德国秘书工作之发展，极端注意时间，分秒必争，重又引起世人注目。
(一)德国秘书的主要分类和各类秘书的工作概要
.国务秘书
在德国，总理府设一名国务秘书，主管首都的事务，由总理直接领导。此外，还设一位议会国务秘书，负责议会院和政府之间的联系，并协助总理保持同议会的联系。政府各部，也都设有国务秘书和议会国务秘书，作为部长的助手。概而言之，议会国务秘书必须是议院议员，协助部长处理行政事务，负责部里的常务工作，相当于某些国家的常务副部长，他有权代表该部出席内阁会议、议会、各专门委员会和从事其它各种活动。当部长因故不能任职时，他可以被委任为代理部长。至今，德国一般每个部设议会国务秘书和国务秘书一人，重要的部各设两人。国务秘书属于高级秘书，是政府高级官员的组成部分。人数虽不多，但在政府的工作中占有极其重要的地位。国务秘书一般皆具有两重身份，对国家元首或部长来讲呢，是参谋是助手，执行的是秘书职责;对下级单位来讲，他们却又是领导和指挥者。
.企业秘书
一般是指企业中从事秘书工作的人员，皆为企业董事长或经理的专职秘书。德国企业秘书唯一重要的原则是，要合理计划时间，合理安排工作。一般秘书的基本条件，年龄不能超过岁，必须是中等文化程度，专业秘书训练班和英语训练班毕业，通过考试任用;再有的是从事过图书馆整编和管理工作的人，能独自编写一般信息，懂英语，年龄不得超过岁，要求其工作必须以最短的时间达到最佳效果，这也是必备的原则。此等秘书之一般工作为重新打印呈送领导者的报告，电话交谈，书写内容复杂的信函，(不得超过分钟)同领导人座谈，向同事进行咨询，与秘书实习生进行入门座谈，准备整理书信，发出电传打字和通讯，为领导人择选材料，汇编和装订档案，皆有时间限制，不得超过规定时间。同时，阅读文件要求思维将文件分为段落，便于掌握文件内容和重点，便于拟出扼要提纲。故而企业秘书，首先要精于整理文件，来文分为立即要执行的，紧急执行的，普通公务信件和处理有一定期限的四种。关于变更重要定货人电话号码的通知;关于分配全年奖金的指示;同你号合作的企业的定期咨询;非主要订货人提出的减价要求;邀请你公司或号领导人出席作为重要供应者的企业纪念会;关于某企业首领生病需要休假之际变更代替人的通知;有关电话洽谈重要的缩减开支方面的决定;对本公司领导人报告内容质询，秘书要立即答复，如在休假期间，假终进行;整顿七天一叠未拆开的公文;本公司领导人报告摘要手稿三天之内作好;进行关于发起组织技术装备的提案;电话中达成的协议，值本公司领导人休假，会晤问题由秘书负责;对本公司或号领导人参加的董事会重要会议计划记录事项要由秘书掌握;十分重要的是，供领导人用的资料要由秘书进行择选，以便于领导人对各种情况广泛清楚透彻了解，所以秘书的重要任务就在于择选最需要的材料。例如录用工作人员时如何交谈的指导材料，以便提高领导人在这方面之技能。企业秘书的档案室工作亦属重要，档案室文件要进行分类：企业内部规章;顾客订货信息单据;有关同行业竞争信息;生产计划;有关公司对手方面的信息;进行举办讲习班的资料;签字无讹的字样证明;有关各学院进行秘书讲习班提高技能的办法;企业史;企业工作活动图表;参观访问者的统计表册;实习生工作须知等等。
若按文件重要程度及其保存时间，宜分别放置，以示其实用价值。文件可分为下列各类：不太有用的或极少用的文件;短时保存的公文;保存期明确文件(如保存到……年为止);等待答复的公文;在……法律生效期间内保存的文件;长期保存的文件，共此六种。
资料则分为：邮寄费用手册;送领导人签署的文件;办公室木器家具一览表，家具广告一览表;有关不能参与的提高技能的重要措施方面的宣传公函;号杂志;对初参加工作者的职业信息表;旅馆饭店一览表;企业于某一时期停业的通告;董事会选举的
结果;决定性的生产会议记录;半年之久的剪报;有关干部问题咨询服务信件;老常规条文;企业用的只供领导人收受、专门研究领导的过期三个月之久的专门杂志;生产上不幸事故的报告书;董事会对领导人关于必须为降低工时损耗作斗争的预告。对书籍提出如下的要求：将书籍详细订出目录卡片;将有关书籍资料正确登入卡片内;将书籍按第一个字母、按学术领域分类。
秘书对书籍目录卡分类录写择选举例如下：()马尔特马丽亚盖尔克同瓦里切尔约希姆合著：《高等秘书学校》第4版，门什翁德阿尔巴依特出版社年出版，页。内容：秘书职业;速记;打字;通讯;电话交谈;电报及电传打字报道;人际学;、办公室(厅)工作;工作的合理化;内部通讯;书籍与杂志;领导人出差;会议;管理原则。()安涅马里、连纳尔茨著：《秘书的有效工作》费尔拉格出版社年版，页。内容：秘书职业;同来访人接触;秘书行业;分配工作;电话交谈;准备开会和会议。()乌尔苏拉、德列克斯列尔著：《秘书减轻领导人的工作负担》维卡出版社年再版，页。内容：秘书职业;秘书本人的工作;准备会议;准备出差;文件工作;速记;生产交谈特点。()克里斯塔亚捷著：《秘书简明手册》，第八版，年版，页。内容：通信;秘书处实用方面的工作与技术方面的工作;准备会议;准备公务旅行;按期完成工作检查;提供领导人信息;组织工作的技术设备;同人联系;纵横交错计划的拟定方法。
(二)德国秘书学专家对正确使用电话和书信的观点
正确使用电话和书信书写的观点分别为：
.打电话
秘书应每日尽量拨出一定时间合理用于一切必要的电话联系。电话交谈之前，宜认真短暂准备，电话前应将认为重要之事记于纸上或将电话拟通知之事录于小册上。同他人交谈时思考好交谈目的，准备交谈信息。电话交谈时要多做记录，删去不需要的内容，记录简洁而通情达理。公务电话免除与公务无关的话语，以免浪费时间并使公务通讯工具中断。通电话时话语速度要慢，言谈要准确，免使对方再问;电话交谈时精力要集中，以免遗漏，更重要的是，将注意力集中于当时对方的精神状态，而免犯心理上的错误判断。
、书信书写技能
德国专家认为，信之格式系属次要，可灵活运用。但当注意书写信前宜周密思考，言辞应妥当，字体要端正，这对信的写收双方皆有利。收信人职位越高，越无更多时间细观，故应写得一目了然，洞悉实质。写信前应先拟定提纲，以免遗漏;信的内容宜简短扼要，要求简短、准确、友好、礼貌;信的本质或形式皆不要重复，要符合现行的语言规范;避免虚假表示，压缩书信内容，留心勿有语法错误;书信分段，必须合乎逻辑;可以划出信中主要内容，如某些数据;可用编号表示段落，以便于收信人更快更具体地拟出函复;业务方面的叙述，只道清解决的结果，要文理通顺，要从速涉及主题，宜贯穿主题，不偏离主题。
《德国的秘书与秘书工作》