高职院校学生资助档案管理问题与改进
一、前言
学生资助工作是我国长期进行的一项惠民工程, 国家帮助家庭经济困难的学生完成学业, 有效的促进了我国教育的公平性及社会公平。随着各高职院校的不断扩招, 学生资助项目也越来越多, 文件材料逐渐增加。因此, 高职院校如何做好学生资助项目档案管理工作成为提升学生资助项目质量的重要问题。资助贫困学生是国家减轻学生负担, 帮助贫困学生完成学业的有利政策之一, 在有关政府部门和学校的共同努力下, 使得一部分贫困学生在国家的资助下完成学业, 越来越多的人意识到了学生资助项目的好处, 学生申请贫困的资料也越来越多, 这些材料是学校和政府对贫困学生进行资助的有力证明。因此, 提高高职院校对贫困生资助档案的管理有利于政府资助部门了解贫困学生的情况, 知晓资金使用状况, 对于政府部门制定后续的资助政策有着较大的借鉴意义。
二、高职学生资助档案产生的程序
(一) 申请程序
学生想要获得国家资助, 必须要向学校的相关部门提交申请。从现有的情况来看, 大部分的高职院校明确要求学生在申请助学金时除了要提交相应的申请书之外, 需要说明申请理由, 提交可以证明身份的材料, 还要有贫困证明等资料。学校助学金的材料都是以书面文件为基础, 这样不仅有利于有关工作人员对档案进行管理, 还可以解决未来可能发生的纠纷。高职院校做好资助申请程序中的档案管理不仅仅是为了记录, 还可以保证申请的法律效益。在实际申请过程中, 可能会出现申请人数多于资助人数的情况, 这样就存在着竞争现象。做好档案管理工作可以有效的提高审查工作的效率, 可以减少不必要的纠纷。
(二) 审核程序
学生在申请资助后, 会有相关机构对他们的资格进行审查, 最后会有授权机关作出是否通过审核的决定。不同的院校对学生的申请资格有不同的界定, 但每个学校都会有一套相应的流程来保证助学金的有效发放。院校应将学生申请书和其他文字材料一同提交给审核部门, 同时还要保管好这些材料, 以便于在日后有公开依据。如果有同学对于审查结果提出异议, 可以根据材料再次进行审核, 对于审核没通过的同学应通知他们原因, 同时做好档案管理工作, 以防在未来发生纠纷[1]。
(三) 备案程序
高职院校的文书档案应真实的按照每个学生的情况来记录, 要按年份按学期来记录助学金的发放情况以及申请情况。学校也应在法律规定的时间期限内按照相应的流程将有关材料报备到上层机关进行存档, 这样做有利于进行事后监督。高职院校做好学生申请以及助学金发放等档案的管理工作, 不仅为学校在面对日后审查时提供了方便, 还可以为学生提供在校期间情况的证明。
三、高职院校学生资助档案管理存在的问题
(一) 管理混乱
高职院校对学生资助档案的管理需要许多部门参与进来, 但这些部门大多都认为学生的档案管理工作不在自己的工作范畴内, 因此不重视保管学生的申请资料和审批意见, 对于银行的发放清单也是随意乱丢, 当有关部门想要进行审查工作时, 常常会出现无法提供材料的情况。
(二) 材料不规范
材料不规范也是目前影响高职院校管理学生资助项目档案的原因。一些高职院校安排从事学生资助档案管理工作的人员都没有经过专业的培训, 在工作过程中经常会出现不规范书写或是误写的情况, 这样不仅仅加大了学生资助项目档案的管理难度, 还会影响到后面对学生贫困情况进行评定[2]。
(三) 硬件不齐全
目前我国的高职院校并没有特意设置档案室来存放学生资助项目档案, 基本上都是随意选择一件空教室进行存档, 同时, 室内的硬件设施也不齐全, 档案盒、置物架等物品都不够用, 这也为档案管理工作带来了困难。
(四) 任务繁重
随着时间的流逝, 我国大部分的高职院校都在进行扩招, 越来越多的学生进入高职院校学习。在这种情况下, 学校的困难学生也随之增多, 有关部门每年都需要征集、总结大量的困难学生档案, 数量越来越多, 因此, 管理学生资助档案的工作量越来越重。
四、高职院校学生资助档案管理的改进对策
(一) 加强信息化建设
随着网络的不断发展, 我们已经进入了信息化时代, 网络的应用早已普及, 因此, 我们应该将信息化技术引用到学生资助档案管理工作中来, 使学生资助档案管理能够适应时代的发展需求。学校可以利用网络信息技术将原来纸质版的学生资助项目档案输入进电脑, 成为电子档案, 这样做不仅减少了存放档案资料所需要的空间, 也更方便工作人员查询往期资料, 为学生资助工作带来了便利。同时, 利用电子档案来管理学生的资助档案, 还可以及时的跟进与更新学生的档案状况, 使高职院校对学生资助档案的管理更加灵活、便捷。
(二) 规范管理方法
在高职院校里, 每年都有许多受到资助的学生, 资助的标准大都一致, 为了更好的管理学生资助档案, 在整理纸质版档案时, 可以将学生资助档案以班级为单位装订成册, 这样管理起来十分方便, 从而提高工作效率。在处理材料的过程中, 可以按照类别、时间、工作流程等对学生的材料进行分册装订和打包存放, 以确保材料的完整性, 有需要时可以快速查阅[3]。
(三) 改善保管条件
高职院校还应对学生资助档案管理条件进行整改, 应统一使用由学校采购部门购买的有档案局公章应急的正规档案盒来保存学生资助档案, 而不是使用市场上普通的档案和进行归档、分类处理, 这样才能够保证学校管理学生资助材料的质量。同时学校最好指定专用的干燥、清爽的屋子作为档案资料室, 并指派专业的工作人员进行管理, 不断的改善和优化学生资助档案管理条件。
(四) 确保档案的真实性
在有关部门对学生材料进行贫困认定的过程中, 学校要积极配合资助工作, 认真地核实学生的家庭收入状况, 要尽最大的努力来确保学生困难材料的真实性和有效性。可以通过打电话、实地走访等方式来对学生的情况进行核实。一旦发现有伪造材料的情况, 应驳回学生的申请, 要确保高职院校助学金发放的公平性和真实性, 将助学金发放到符合条件的学生手里, 帮助他们改善生活, 完成学业[4]。
(五) 提高管理人员素质
目前, 我国的高职院校并未能应用专业的人才来从事学生资助档案管理工作, 这是学校必须要改进的地方。学校也可以对现有的学生资助档案管理人员进行培训, 加强他们的理论学习, 努力提升他们的业务水平, 以保证可以系统规范的完成学生经济困难档案整理工作, 确保助学金可以有效的落实。除此以外, 学校还可以招聘一些专业的档案管理人才来从事学生资助档案管理工作, 这样可以提高管理人员的综合素质, 有利于提升学校学生资助档案管理工作质量。学生资助档案管理, 工作人员应根据学生的档案, 对他们的家庭状况, 有一个全方位的、真实的了解和认知, 这样才能有针对性的将助学金发放到学生的手中, 让助学金可以帮助到真正符合条件的学生。
(六) 完善管理制度
高职院校还应完善学生档案管理制度, 这样才能有效的解决现有的一些学生档案管理存在的问题。首先, 必须要严格的将学生资助档案集中统一管理, 将学生档案整合到资助管理中心, 由资助中心工作人员按照相应的标准进行收集、管理、归纳。其次, 学校还应该有一套标准、规范的自助档案管理制度, 让工作人员在管理时有章可循。在这个过程中也要明确哪些部门要参与到管理过程中来。要切实的加强对学生资助档案的监督管理。
最后有学生提交了贫困申请后, 应交由领导签字, 以确保申请资料的真实性和完整性。对于一些有电子版的资料档案, 学校也应有纸质版进行存档备份, 并加盖学校公章来表明其材料的真实有效性, 这样才能够更好地对学生贫困资助档案进行管理[5]。
五、结束语
综上所述, 学生资助档案是给学生发放助学金的重要依据, 档案管理工作是学生资助项目的重要环节, 提高学生资助项目档案管理工作的质量可以使贫困生公平的接受教育, 有利于维护社会公平。高职院校做好学生资助档案管理工作, 帮助贫困生完成学业, 为社会培养出更多的优秀人才, 促进国家发展。因此, 相关部门要加强信息化建设, 积极应用电子文档, 还要有规范的档案整理方法, 并不断地改善高职院校的档案保管条件, 同时积极地提高管理人员素质, 以确保材料的真实性和有效性, 学校也要完善档案管理制度, 让资助档案管理工作有章可循。
摘要：本文简要的介绍了高职学生资助档案涉及的程序, 分析了高职院校学生资助档案存在的管理问题, 并提出了改进高职院校学生档案资助管理的对策。
关键词：高职学生,资助档案,管理,改进
参考文献
[1] 张海蛟, 付轶.高校学生资助档案管理的优化路径探讨[J].新校园旬刊, 2017 (7) :185.
[2] 刘雪.浅谈中职学校学生奖励资助档案管理[J].长春教育学院学报, 2014 (17) :153-154.
[3] 张养民.学生资助项目档案管理存在问题及其改进策略[J].消费导刊, 2018 (11) :262.
[4] 马秀荣.学生资助项目档案管理的问题与改进策略[J].办公室业务, 2017 (7) :80.
[5] 何兴.项目档案管理中存在的问题及改进措施[J].城建档案, 2017 (5) :54-55.