电子邮件使用技巧大全
第一篇：电子邮件使用技巧大全
电子表格使用技巧大全
如果我们在用ExcelXP处理庞大的数据信息时，不注意讲究技巧和方法的话，很可能会花费很大的精力。因此如何巧用ExcelXP，来快速输入信息就成为各个ExcelXP用户非常关心的话题，笔者向大家介绍几则这方面的小技巧。
1、快速输入大量含小数点的数字
如果我们需要在ExcelXP工作表中输入大量的带有小数位的数字时，按照普通的输入方法，我们可能按照数字原样大小直接输入，例如现在要在单元格中输入0.05这个数字时，我们会把“0.05”原样输入到表格中。不过如果需要输入若干个带有小数点的数字时，我们再按照上面的方法输入的话，每次输入数字时都需要重复输入小数点，这样工作量会变大，输入效率会降低。其实，我们可以使用ExcelXP中的小数点自动定位功能，让所有数字的小数点自动定位，从而快速提高输入速度。在使用小数点自动定位功能时，我们可以先在ExcelXP的编辑界面中，用鼠标依次单击“工具”/“选项”/“编辑”标签，在弹出的对话框中选中“自动设置小数点”复选框，然后在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数就可以了。以后我们再输入带有小数点的数字时，直接输入数字，而小数点将在回车键后自动进行定位。例如，我们要在某单元格中键入0.06的话，可以在上面的设置中，让“位数”选项为2，然后直接在指定单元格中输入6，回车以后，该单元格的数字自动变为“0.06”，怎么样简单吧?
2、快速录入文本文件中的内容
现在您手边假如有一些以纯文本格式储存的文件，如果此时您需要将这些数据制作成ExcelXP的工作表，那该怎么办呢?重新输入一遍，大概只有头脑有毛病的人才会这样做;将菜单上的数据一个个复制/粘贴到工作表中，也需花很多时间。没关系!您只要在ExcelXP中巧妙使用其中的文本文件导入功能，就可以大大减轻需要重新输入或者需要不断复制、粘贴的巨大工作量了。使用该功能时，您只要在ExcelXP编辑区中，依次用鼠标单击菜单栏中的“数据/获取外部数据/导入文本文件”命令，然后在导入文本会话窗口选择要导入的文本文件，再按下“导入”钮以后，程序会弹出一个文本导入向导对话框，您只要按照向导的提示进行操作，就可以把以文本格式的数据转换成工作表的格式了。
3、快速输入大量相同数据
如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个单元格一个一个地输入，那样需要花费好长时间，而且还比较容易出错。你可以通过下面的操作方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为：首先同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键，逐个选中;其次输入要填充的某个数据。按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。
4、快速进行中英文输入法切换
一张工作表常常会既包含有数字信息，又包含有文字信息，要录入这样一种工作表就需要我们不断地在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦，为了方便操作，我们可以用以下方法实现自动切换：首先用鼠标选中需要输入中文的单元格区域，然后在输入法菜单中选择一个合适的中文输入法;接着打开“有效数据”对话框，选中“IME模式”标签，在“模式”框中选择打开，单击“确定”按钮;然后再选中输入数字的单元格区域，在“有效数据”对话框中，单击“IME模式”选项卡，在“模式”框中选择关闭(英文模式);最后单击“确定”按钮，这样用鼠标分别在刚才设定的两列中选中单元格，五笔和英文输入方式就可以相互切换了。
5、快速删除工作表中空行
删除ExcelXP工作表中的空行，一般的方法是需要将空行都找出来，然后逐行删除，但这样做操作量非常大，很不方便。那么如何才能减轻删除工作表中空行的工作量呢?您可以使用下面的操作方法来进行删除：首先打开要删除空行的工作表，在打开的工作表中用鼠标单击菜单栏中的“插入”菜单项，并从下拉菜单中选择“列”，从而插入一新的列X，在X列中顺序填入整数;然后根据其他任何一列将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中X列的数据，以X列重新排序，然后删去X列。按照这样的删除方法，无论工作表中包含多少空行，您就可以很快地删除了。
6、快速对不同单元格中字号进行调整
在使用ExcelXP编辑文件时，常常需要将某一列的宽度固定，但由于该列各单元格中的字符数目不等，致使有的单元格中的内容不能完全显示在屏幕上，为了让这些单元格中的数据都显示在屏幕上，就不得不对这些单元格重新定义较小的字号。如果依次对这些单元格中的字号调整的话，工作量将会变得很大。其实，您可以采用下面的方法来减轻字号调整的工作量：首先新建或打开一个工作簿，并选中需要ExcelXP根据单元格的宽度调整字号的单元格区域;其次单击用鼠标依次单击菜单栏中的“格式”/“单元格”/“对齐”标签，在“文本控制”下选中“缩小字体填充”复选框，并单击“确定”按钮;此后，当你在这些单元格中输入数据时，如果输入的数据长度超过了单元格的宽度，ExcelXP能够自动缩小字符的大小把数据调整到与列宽一致，以使数据全部显示在单元格中。如果你对这些单元格的列宽进行了更改，则字符可自动增大或缩小字号，以适应新的单元格列宽，但是对这些单元格原设置的字体字号大小则保持不变。
7、快速输入多个重复数据
在使用ExcelXP工作表的过程中，我们经常要输入大量重复的数据,如果依次输入，无疑工作量是巨大的。现在我们可以借助ExcelXP的“宏”功能,来记录首次输入需要重复输入的数据的命令和过程,然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上,当按下组合键时,计算机就会重复所记录的操作。使用宏功能时，我们可以按照以下步骤进行操作:首先打开工作表，在工作表中选中要进行操作的单元格;接着再用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单项，并从随后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令;设定好宏后，我们就可以对指定的单元格，进行各种操作，程序将自动对所进行的各方面操作记录复制。
8、快速处理多个工作表
有时我们需要在ExcelXP中打开多个工作表来进行编辑，但无论打开多少工作表，在某一时刻我们只能对一个工作表进行编辑，编辑好了以后再依次编辑下一个工作表，如果真是这样操作的话，我们倒没有这个必要同时打开多个工作表了，因为我们同时打开多个工作表的目的就是要减轻处理多个工作表的工作量的，那么我们该如何实现这样的操作呢?您可采用以下方法：首先按住“Shift"键或“Ctrl"键并配以鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签，然后就可以对其实行多方面的批量处理;接着在选中的工作表标签上按右键弹出快捷菜单，进行插入和删除多个工作表的操作;然后在“文件”菜单中选择“页面设置……”，将选中的多个工作表设成相同的页面模式;再通过“编辑”菜单中的有关选项，在多个工作表范围内进行查找、替换、定位操作;通过“格式”菜单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、列、单元格设成相同的样式以及进行一次性全部隐藏操作;接着在“工具”菜单中选择“选项……”，在弹出的菜单中选择“视窗”和“编辑”按钮，将选中的工作表设成相同的视窗样式和单元格编辑属性;最后选中上述工作表集合中任何一个工作表，并在其上完成我们所需要的表格，则其它工作表在相同的位置也同时生成了格式完全相同的表格。 问：在Excel中如何给单元格重新命名?答：Excel给每个单元格都有一个默认的名字，其命名规则是列标加横标，例如D3表示第四列、第三行的单元格。如果要将某单元格重新命名，只要用鼠标单击某单元格，在表的左上角就会看到它当前的名字，再用鼠标选中名字，就可以输入一个新的名字了。
问：如何去掉默认的表格线(网线)?答：单击“工具”菜单中的“选项”，再单击对话框中的“视图”，找到“网格线”，使之失效(将左边的“×”去掉)。
问：怎样才能给工作表命名?答：双击当前工作表下部的名称，如“Sheet1”，再输入新的名称即可。
问：我在统计学生成绩时，希望输入60以下的分数时，能显示为“不及格”，输入60以上的分数时，显示为“及格”。请问怎样才能够实现?答：用IF函数可以实现。假设分数在B3单元格中，要将等级显示在C3单元格中。那么在C3单元格中输入以下公式实现不同的等级：=if(b3<=60,“不及格”，“及格”) 分“不及格”和“及格”两个等级 =if(b3<=60,“不及格”，if(b3<=90,“及格”，“优秀”)) 分三个等级
=if(b3<=60,“不及格”，if(b3<=70,“及格”，if(b3<90,“良好”，“优秀”))) 分为四个等级注意：符号为半角，IF与括弧之间不能有空格，而且最多嵌套7层。
问：怎样跨表操作数据?答：设有名称为Sheet
1、Sheet2和Sheet3的三张工作表，现要用Sheet1的D8单元格的内容乘以40%，再加上Sheet2的B8单元格内容乘以60%作为Sheet3的A8单元格的内容。则应该在Sheet3的A8单元格输入以下算式：=Sheet1!D8*40%+Sheet2!B8*60%。
问：我的工作表中有一些重要数据或计算公式不希望被别人修改或删除，想仅仅对这一区域加密保护，不知道有什么方法?答：方法如下：1.加密：选择“格式单元格保护”，选定“锁定”项，“确定”后返回。然后选择“工具保护保护工作表”，根据提示两次输入口令后退出。此时再想修改选定区域中的单元格，将提示该单元格已被保护的信息。2.解密：依次选择“工具保护撤消工作表保护”，输入保护口令后，“确认”退出即可。
问：请问如何连续打开多个工作簿?答：可按如下步骤进行：选取菜单“文件打开文件”，按住Ctrl键后用鼠标选定你欲打开的文件，选“确定”退出，此时你选中的文件将同时被打开。 问：我同时打开多个工作簿时，它们一般都会叠在一起，如何才能够方便地激活工作簿?答：可以用快捷键Ctrl+F6嘛，它可以依此激活各工作簿。
问：怎样同时操作多个工作簿?答：同时打开多个工作簿时，可对窗口进行重排以达到同时操作多个工作簿的目的，方法如下：选取菜单“窗口重排窗口”，可根据自己的爱好分别选取“层叠”、“水平并排”或“垂直并排”方式，以后用户只需单击工作簿上方的蓝条即可激活相应的工作簿。
问：我想Excel一启动即装入自己的工作簿，不知有何高招?
答：可按下述方法进行：方法一：将自己的工作簿拷入Excel的启动目录excel5xlstart中;方法二：用户自定义启动目录，具体操作是：选取“工具选项常规”，在“替补启动目录”中输入自己的工作目录(c:my-toolmywork)，“确定”即可。
问：我在用Excel时它没有正确计算出结果而显示了一个错误信息####，请问这是怎么回事?答：这可能是你输入到单元格中的数据太长或单元格公式所产生的结果太大，在单元格中显示不下了，可以通过调整列标之间的边界来修改列的宽度来解决。还有可能就是你对日期和时间做减法时格式不正确：Excel中的日期和时间必须为正值。如果日期或时间产生了负值，将在整个单元格中显示####。如果仍要显示这个数值，请单击“格式”菜单中的“单元格”命令，再单击“数字”选项卡，然后选定一个不是日期或时间的格式。
问：在Excel中快速输入大写中文数字有何简便方法?答：好办，步骤为：1.将光标移至需要输入大写数字的单元格中。2.利用数字小键盘在单元格中输入相应的小写数字(如123.45)。3.右击该单元格，并从弹出的快捷菜单中执行“设置单元格格式”命令。4.从弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡。5.从“分类”列表框中选择“特殊”选项;从“类别”列表框中选择“中文大写数字”选项。6.单击“确定”按钮，用户输入的123.45就会自动变为“壹佰贰拾叁点肆伍”效果不错吧! 问：当我在某个单元格中输入计算公式后，Excel只会显示数据方式，我想查看原始的计算公式，那怎样在公式和结果之间进行切换呢?答：若想查看原始的计算公式，只需单击“Ctrl-`”键(后撇号，键盘上浪线符～的小写方式)，Excel就会在计算公式和最终计算结果之间进行切换。不过此功能仅对当前活动工作簿有效，若拟将所有工作簿都设置为只显示公式，则应采用如下方法：1.执行“工具”菜单的“选项”命令，打开“选项”对话框。2.单击“视图”选项卡。3. 复选“窗口选项”栏中的“公式”选项。4.单击“确定”按钮，关闭“选项”对话框。 问：在Excel中怎样才能够自动为表格添加序号?答：举个例来说吧：要实现诸如“第1栏”、“第2栏”…“第10栏”之类的数据填充工作，具体步骤为：1.在A
1、B1单元格中分别输入“第1栏”、“第2栏”字样。2.用鼠标将A1:B1单元格定义为块。3.为它们设置适当的字体、字号及对齐方式(如居中、右对齐)等内容。4.将鼠标移至B1单元格的右下角，当其变成十字形时，拖动鼠标向右移动，直至J1栏为止。5.放开鼠标，则A1-J1栏就会出现诸如“第1栏”、“第2栏”…“第10栏”的栏号，且它们的格式、排列位置都完全相同。当然，我们也可采用同样的办法在Excel表格中自动设置F
1、F2或第1行、第2行之类的行号或序号，操作也十分方便。
问：我在Excel中输入数据时，数据与单元格的宽度经常不匹配，可以让数据与单元格自动相匹配吗?答：Excel具备有“缩小字体填充”功能，它可自动让单元格内的数据与单元格的宽度相匹配，我们只需利用这一功能即可实现由系统自动调节单元格内的字号大小、并实现与单元格的宽度相适应的目的，十分方便。具体使用步骤为：1.将希望具备有该功能的单元格定义为块。2.执行Excel“格式”菜单的“单元格”命令，系统弹出“单元格”对话框。3.在“单元格”对话框中选择“对齐”选项卡。4.复选“文本控制”框中的“缩字体填充”选项。5.单击“确定”按钮。这样，被选定单元格即具备了自动调节字号大小的能力，当这些单元格内的数据较多、采用原有字号无法完整地进行显示时，Excel就会自动缩小它们的字号，使它们能恰好在该单元格内显示下为止。这样就实现了既可显示所有数据，又可充分利用单元格已有宽度的目的，达到了两全其美，效果非常好。
问：小二，现在有一个问题要请教你：在Word编辑文档时，怎样才能把Windows98的一些窗口画面，Word2000、Excel2000等应用软件的工具栏以及它的下拉菜单等编辑到文档中? 答：如果要把整个屏幕画面截取下来你可以简单地使用屏幕画面抓取键PrintScreen，然后打开一个图像处理软件，比如“画图”工具，进行粘贴，然后存盘即可。
第二篇：电子邮件技巧
欢迎学习《电子邮件沟通技巧》这门课程。
如今，电子邮件已成为现代社会人与人之间沟通交流的一种重要方式。无论是在与同事、上司，还是在与客户的交流中，电子邮件都是必不可少的。
虽然电子邮件在形式上比较自由，使用起来方便快捷，但在使用中你是否遇到过以下情况呢?
邮件发出后石沉大海。
需要对方确认的是A事项，得到的答复却是B事项。 为了说明问题，洋洋洒洒写了一大篇，但对方还是没明白。发出一封无主题的邮件，被当成垃圾邮件删除。
出现这些情况，你的邮件显然就不能达到预想的目的，这其实就是在沟通上出了问题，也就是说没有实现有效的沟通。
那怎样才能做到有效沟通呢?
要想做到有效沟通，首先就要知道什么是沟通。
沟通就是信息传递与接受的行为，信息发送者为达到一定的目的，凭借某种途径，将信息传递给接受者，并寻求反馈以达到相互理解。
由此可见，沟通的关键在于双方相互了解，相互回应，并且期待通过沟通的行为，接纳意见并达成共识。只有做到这些，才能称为是有效的沟通。
那么，在使用电子邮件沟通的过程中，我们怎样才能实现与沟通对象相互接纳和相互理解呢?
与其他常用的沟通方式相比，电子邮件的特点是只能通过文字语言来传递信息，而不能像面对面沟通那样还可以使用肢体语言和有声语言。
有研究表明：在面对面沟通中，信息的55%是通过肢体语言传递的，其余45%中，用词内容只占7%，而语音语调占38%。而在电子邮件沟通中，我们只能使用用词内容来传递信息，可见，在电子邮件沟通中要做到信息完整准确的传递是多么的困难。
所以，在收发电子邮件时，就需要我们在文字语言上多下功夫，同时掌握相应的邮件知识和一些有效的沟通技巧，这样就不容易造成信息的沟通不畅和误解的产生。
电子邮件沟通主要包括写邮件、发邮件、收邮件和回复邮件这四个过程。所以，在本课程中，我们将针对这四个过程，分别介绍相关的沟通技巧。
下面，我们就先来学习在撰写邮件的时候需要注意的技巧。 如果我们要写好一封邮件，就需要了解邮件的结构，并掌握各结构部分的使用技巧，以及使用符合邮件特点的语言，这样才能达到与对方有效沟通的目的。
邮件的结构主要包括地址栏、抄送栏、密送栏、主题、正文和附件等。
关于地址栏、抄送栏和密送栏的内容我们将在后面发送邮件技巧部分做具体的介绍。这里，我们重点讲讲主题、正文和附件对邮件沟通的影响。
填写主题是写邮件时一个非常重要的环节，因为收件人收到邮件时首先看到的就是邮件的主题，主题到位与否决定着收件人对邮件的“第一印象”。 例如，周五下午，经理告诉秘书小张，原定下周一下午3点的讨论会需要提前到2点半举行，要他通知所有的与会人员。小张赶紧写了一封通知邮件发送给了所有人。周一下午开会时，还是有一半的人3点才来，一问原因才得知：原来小张发出的邮件没有写主题，结果多数收件人就没有予以理会。如果小张能对所发邮件的主题重视一些，也许就不会出现重要通知被忽视的问题了。
可见，邮件主题是非常重要且不可或缺的。另外，我们还需要注意，主题一定要能让收件人一看就能了解邮件的中心内容，因此就需要简明扼要、紧扣邮件中心。这样既是对所发内容的负责，也是对收件人基本的尊重，更是保证良好沟通的开始。
正文是邮件的主体部分，主要包括称呼、问候语、主体内容、结束语、签名等内容。为了能和收件人进行良好有效的沟通，以上内容要尽量书写完整。
称呼能够体现出你对收件人的尊重和礼貌。如果在称呼上出现差错，例如，将女士称为先生、将董事长称为经理，除了失礼外，也会暴露出你对对方缺乏了解，甚至还可以说做事很毛躁，这样就会直接影响到对方对你的印象和态度，自然就不利于后续的沟通。所以，对于称呼，我们应该做到礼貌、正确、到位。
在称呼之后，适当的问候是必要的。这是人之常情，对此我们就不再赘言了。
主体内容是邮件的核心，它决定了沟通信息能否被有效传达和接受，因此我们将在后面的邮件语言部分专门对其进行详细的讲解。
结束语也是不应该被忽视的。结束语可以是对邮件内容的总结、提出要求、表达感情等。如“若有疑问，请您致电垂询”、“希望我们能够达成合作”、“请您百忙之中予以回复”、“感谢您对我们的支持”等。结束语可以说是向对方传递邮件中心内容的最后机会，因此应该予以珍惜。
邮件最后的签名用以表明身份。签名应包括姓名、公司、公司地址、联系方式等容。签名的完整不仅使邮件结构完整，也便于对方及时通过有效方式和你进行沟通反馈。
大多数的邮件都不需要添加附件，只有那些需要传递正式文件或非文字信息的邮件才需要使用附件。正是因为附件不常用，因此在撰写邮件时总是会被忽视，以致发生差错。
常见的差错有：忘记添加附件;添加错了附件;没有在正文中对附件予以说明以致收件人忽略了附件;附件随意命名让收件人产生疑惑;附件过大，以致耽误了收件人对正文的了解;附件被服务器过滤掉，以致收件人无法收到。
针对这些问题，我们可以采取以下对策： 事先与收件人确认允许的附件类型和大小; 附件命名应符合文档内容，同时命名要简练; 在书写正文之前就把附件添加好; 在正文中对附件内容进行交待。
另外，如果在正文中要叙述的内容较多或较复杂，建议把这些内容单独写在一个文档，然后以附件的形式发送。 通过前面的学习，我们了解了电子邮件的写作技巧和注意事项。现在，我们来做个小结。
在撰写邮件时，我们需要重点关注邮件的主题、正文和附件。 邮件主题应该简明扼要、紧扣邮件中心;
邮件正文主要包括称呼、问候语、主体内容、结束语、签名等内容。其写作技巧包括：开门见山、言简意赅、庄重得体和书写准确。
邮件附件虽然不常用，但如果忽视，也会导致信息传递的差错。
了解了这些技巧和注意事项，可以说就为电子邮件沟通打好了基础。但仅仅把邮件写好还不足构成有效的沟通，还需要掌握发送邮件的技巧。为什么这么说呢?让我们一起来了解。
如果一封邮件不能到达收件人的手中，邮件的内容再精彩又有什么用呢?所以，我们说在电子邮件沟通中，邮件的发送与邮件的撰写同等重要。
要使邮件正确无误地到达收件人手中并实现预期的效果，我们就有必要掌握一些发送邮件的技巧，这些技巧主要有：了解对方、正确填写地址栏、合理使用抄送和密送以及邮件发送确认。
下面，我们就分别对这些技巧进行了解。 了解对方
如果某位客户由于工作原因经常奔波于各地，很少有时间去收发邮件。这时，你发一封需要立即回复确认的邮件给他，能得到及时回复吗? 如果有一位客户是上了年纪的，不怎么会用电脑，更不会用电脑打字。这时，你与他进行邮件沟通可行吗?
通过这两个例子，我们可以知道，虽然电子邮件沟通方便、快捷，但由于受个人习惯、环境条件等因素的影响，并非所有的商务人士都愿意或能够使用电子邮件进行沟通。所以，我们在发送电子邮件前需要提前对对方进行了解，以确定使用电子邮件的沟通方式可以达到沟通的目的。
正确填写地址栏
正确填写收件人地址是邮件能够送达收件人的根本保证。如果收件人地址填写错误，就会造成邮件的误投或者退信，从而导致沟通不畅。
因此，在发送邮件前，务必要对地址栏内容进行检查确认。尤其是给多人发送邮件时，还要注意按相关的要求在各地址之间填入间隔符号，并且注意区分半角和全角符号，务必保证每个收件人都能收到邮件。
合理使用抄送和密送
电子邮件除了收件人地址栏之外，还有抄送栏和密送栏也可以用来填写收件人地址。它们其实也能用来传递一定的信息。
例如，当收件人看到邮件也同时抄送给了他的上级领导，那么，他对邮件中需要办理的事项是不是就会更加重视了呢?
但是，并不是所有的邮件都可以使用抄送的。例如，你向某位同事提出工作上的建议并把这封邮件抄送给了你们的上级领导，那么，同事会不会认为你是故意向领导打小报告呢?在这种情况下如果你一定要抄送给领导，则可以采用密送的方式。
可见，合理使用抄送和密送对于电子邮件的沟通也能起到有效的影响。
邮件发送确认
我们说沟通是表达、接受和反馈的过程，没有反馈的沟通是不完整的。所以，不要以为邮件发送了就万事大吉，我们还应该进行发送后的确认。确认的目的就是获取反馈以确保沟通的完整。
确认的方式通常有两种：
一种是发第二封邮件。这种方法通常用于沟通内容不重要或不需要对方立即回复的情况，因此确认的时间也应在第一封邮件发出至少48小时之后，否则会有频繁骚扰对方的嫌疑。
而对于内容重要的电子邮件或需要对方及时予以回复的电子邮件，在邮件发出一段时间后，就应立即打电话与收件人进行确认是否收到。这样既可以体现出你对事件的重视程度，也不会因其他意外原因(如网络故障、对方外出等)耽误了事情。
现在，我们来对发送邮件的技巧做个小结。
在发送邮件之前，最好要了解对方的基本情况以确定邮件沟通方式的可行;
正确填写地址栏，才能保证邮件信息能传达到收件人手中; 抄送和密送也会对邮件沟通的效果产生影响，因此要合理使用; 邮件发送后，还要对接收情况予以确认，确认的方式可以是邮件也可以是电话。
至此，电子邮件沟通中的信息发送者应掌握的邮件写作技巧和发送邮件技巧我们就学习完了。但是，作为电子邮件沟通中的信息接收者又应该掌握哪些技巧呢?
接下来，我们就将介绍收邮件的技巧和回复邮件的技巧。
也许有人会问：“收邮件这么简单的事还需要技巧吗?” 其实，收邮件这个看似简单的环节，却为后续的邮件回复，保证沟通的持续畅通起到了承前启后的作用。如果不讲究点技巧，就可能造成信息沟通的不畅。
接下来，我们就分别介绍恶意邮件的处理以及如何设定自动接收功能。
恶意邮件处理
在网络空间中，恶意中伤或会引起争端的邮件通常被称之为恶意邮件。在商务交往中，你有可能会收到来自竞争对手的恶意诋毁的邮件，对于这类邮件你会怎么处理呢?
在人与人的沟通中，难免会碰到恶意挑衅之人，只要你轻松对待，放宽心情，没准儿对方还会主动上门承认错误或寻求合作。毕竟在生意场上没有永远的朋友，也没有永远的敌人。
设定自动接收
作为邮件接收方，如果不能及时收到邮件，沟通效果自然就会受到影响。但是，如果人为地频繁去查询邮件，势必会影响自己的工作。因此，为了不影响工作又能及时收到邮件信息，我们可以设臵一个自动接收电子邮件的功能，这样不仅可以定期接收邮件，在收到邮件后还能给你及时的提醒，从而避免未及时接收邮件造成的沟通不畅问题。
现在，我们就以Outlook软件为例，来学习一下怎样设定自动接收：
打开Outlook界面，点击菜单栏中的“工具”，展开后选择“选项”，之后在弹出的窗口中选择“邮件设臵”，接下来选择“发送/接收”，在弹出窗口的中下部有选项“安排自动发送/接收的时间间隔”，按个人意愿填好收发邮件的间隔时间就可以了。
在沟通中，作为信息的接收者，需要对接收到的信息予以反馈。所以，当我们收到电子邮件后，应仔细了解邮件信息，在充分理解之后，针对邮件内容及时予以回复。
回复邮件时的正文撰写要求与发送邮件时的正文撰写要求一样，这里我们就不再赘述了。这里我们仅介绍回复邮件时的其他技巧，分别是：限期回复、回复全部收件人和忌删除原文。
在沟通中，作为信息的接收者，需要对接收到的信息予以反馈。所以，当我们收到电子邮件后，应仔细了解邮件信息，在充分理解之后，针对邮件内容及时予以回复。
回复邮件时的正文撰写要求与发送邮件时的正文撰写要求一样，这里我们就不再赘述了。这里我们仅介绍回复邮件时的其他技巧，分别是：限期回复、回复全部收件人和忌删除原文。
收到他人发送的邮件，应该及时回复，一般不超过24小时，这不仅是一种技巧，更是一种礼仪。如果无法及时回复，则需提前告之发件人目前无法回复的原因以及后续可能的回复时间。
这样做既体现了你的责任感，也可以让对方感到被尊重，同时，也能防止对方因你迟迟不回复邮件而产生诸多猜疑，避免降低沟通双方的信任感。
如果发件人已将信件进行多人发送和抄送，你在回复的时候就需要选择全部回复，而不要只回复发件人。
为什么要这样做呢?
我们来分析一下发件人的心理。发件人抄送邮件的目的是希望其他人也能了解事情的进展情况，这属于多人沟通的情况。所以，你有义务回复全部的人，不但要让发件人看到你的回复，同时也要让其他参与成员看到你的回复，以此保证多人沟通的畅通，使所谈事情透明、直观、高效，避免对沟通的其他各方引起不必要的误会。
在回复邮件时，不要把来信的原文都删除，虽然表面上会很简洁，但是带来的坏处却是很多的。
首先，你在回复原文中的内容时就需要去查看原邮件;其次，当原发件人收到你的回复后，也需要去对照原邮件来回想原信内容。这样既增加了双方的麻烦，也不利于保证沟通信息的良好衔接。
所以，删除原文应谨慎，如一定要删，应尽可能保留原文的要点内容。
学习完收邮件和回复邮件的技巧，电子邮件沟通过程中所有的技巧就学习完了。现在我们就来对本课程的内容做个总回顾：
在电子邮件沟通中，信息发送者应掌握邮件写作技巧和发送邮件技巧，信息接收者应掌握收邮件技巧和回复邮件技巧。
在撰写邮件时，需要了解邮件的结构，其中应重点关注邮件主题和正文的撰写技巧以及附件的使用技巧。
在发邮件时，应做到了解对方、正确填写地址栏、合理使用抄送和密送以及邮件发送确认。
收邮件的技巧主要是对恶意邮件的处理以及设定自动接收功能。
回复邮件时，需要做到及时回复，同时要回复全部收件人，谨慎删除原文。
希望通过本课程的学习，能够帮助你在日常的工作和生活中更好地运用电子邮件与他人进行沟通，为事业的成功打下基础。
第三篇：邮件使用技巧
邮件系统注意事项与技巧
1、慎用“CC”(抄送)功能
过度使用CC会造成你的邮件被忽略。请只CC需要了解邮件内容的收件人。 如果你需要收件人回复，请使用 “To”。CC的职位通常是统一级别的。
2、慎重使用“全部回复”功能：除非确定所有邮件上的人都需要收到你的回复，在大多数情况下只需要回复发件人就足矣。感谢和欢迎类型的邮件，仅需要团队领导来代表全队回复表示。
3、使用恰当的回复选项
回复邮件的时候，有几个选项，最常用的是 "REPLY", "REPLY WITH HISTORY" or "REPLY WITHOUT ATTACHMENT" . Reply: 以空白邮件作为回复的基础
. Reply with History: 回复时携带关于相关主题的所有以前的邮件和附件 . Reply Without Attachment(s): 不携带附件
建议大家使用"reply without attachment(s)"选项，这将会降低系统资源的占用。我们同时建议您不要在邮件中加入图像或者截图。
4、给邮件起个恰当的标题
我们每天都接到大量的邮件，很多情况下，大家都是通过邮件标题来判断是该阅读还是直接删除某封邮件，或是将邮件转发给第三方。这就提醒我们，在点击‘发送’前，一定要确保邮件的标题能恰当简要地反映邮件内容。 . 不要把邮件的所有内容都写在标题里
. 邮件标题一定要短小精悍，遵循KISS原则- Keep It Short & Simple
5、除非必要，否则请勿在标题使用“紧急”和“重要”。
6、及时更新名单：当你回复邮件时，请删除To(收件人)，CC(抄送)，和BCC(秘密抄送)中不需要被告知的人
7、在转发邮件前，请精炼邮件内容：转发邮件是分享信息的好办法，但请将邮件进行编辑， 不要让收件人埋没在冗长无用的内容中,而找不到重要信息。
8、不要附加多余的文件：除非是必要的信息，否则回复时请把附件删除，千万不要反复发送同一个附件，尽可能压缩要发的附件。
9、避免发送大附件。大的邮件附件将会：
. 下载到本地的时候要花费很长时间(附件越大，下载时间越长) . 不仅大量占用发送人的邮箱空间，也占用邮件接受人的邮箱空间。
需要发送大的邮件附件时，我们建议您使用公司的企业内容管理系统ECM (FileNet)，将附件存放在ECM (FileNet) 中, 只需要将文件的链接地址粘贴在邮件中发送即可。点击http://ecm.lenovo.com 即可使用ECM (FileNet)。
10、保持言简意赅，内容清晰：请保持邮件的简洁明了。用准确的语言表达自己的意思，明确期望得到的回复。如果你有多个要求，可以考虑标注编号易于阅读。
11、保持专业的语气和态度：邮件是工作上的沟通工具，而不是我们发泄情绪的方法。记住你的邮件可以被转发，这是你想传递给所有人的印象吗?
12、避免使用多种颜色(控制在3种以内)。避免在一封邮件中使用多种颜色的文字,会增加邮件的阅读难度，请使用在当前背景下易于阅读的文字颜色。
13、保持格式简洁：避免使用复杂的格式。用准确的语言来表达你的意思，因为复杂的格式很有可能在其他的电脑上无法正确显示。
14、英文邮件选择常用字体。特殊字体可能造成收件人阅读困难，也可能无法在收件人电脑上正常显示。
15、检查拼写：有拼写错误的邮件不符合专业标准，同时会让别人觉得不够严谨和不被重视。
16、慎用缩略语 ：DYK是什么意思?不是每个人都了解你所使用的缩略语, 缩略语也并不能为你节约很多时间。
17、使用“谢谢”做结束语：如果你不知道如何为一封邮件落款，就在结尾写上 “谢谢”， 一般情况下，这个结尾总是适宜的。
18、英文邮件不要使用全大写字体。整句的大写字体传递了斥责和批评的 含义。
19、简洁的邮件签名：
使用简洁的邮件签名将会方便收件人识别及引用发件人的联系信息。我们建议您： . 不要在签名中使用图片(使用图片会占用资源)
. 使用文本格式的签名(这将会方便收件人将发件人的信息复制到地址本中) . 不要使用私人的联系方式
. 保持签名的职业性—如果使用名言警句，一定要获得批准。不恰当的引用名言警句将可能使
公司陷入不必要的纠纷。如果您不确认您的签名是否使用正确，请咨询您的经理或者法务部 门进行确认。
20、发送前确认邮件附件，请先查看是否已经添加了所需附件再点击发送。
第四篇：电子邮件的使用报告
——信息采集编辑工具使用报告
专业班级：电商0901 学生姓名：殷雅妹
【内容摘要】为了在Internet上发送电子邮件，你自己要有一个电子邮件地址和一个密码。你的电子邮件地址供接收电子邮件用。密码供用户所连的主机核对帐号时用。当然你需要知道收件人的电子邮件地址。电子邮件地址的结构为：用户账号后置符号一个@，再后置该甲户所连接主机的邮箱地址。用户帐号可由用户自己选定，但需由局域网管理员或你的ISP认可。用户账号由自己选定保证了它容易记住，经局域网管理员或ISP认可保证了它的唯一性和有效性。Internet全天24小时通邮。电子邮件传送的快慢和距离的远近几乎没有关系。虽然距离的影响较小，但信件内容的多少与电子邮件传送的速度有较大关系，一般不宜超过50K。过长的邮件应采用压缩文档的方法传输。
【关键词】电子邮件 OutlookExpress 信息采集 【目录】
一、电子邮件的特点
二、电子邮件常用术语
三、电子邮箱的申请和使用
四、管理多个邮件和新闻帐户
五、下面介绍配置Outlook的方法。
六、发送和接收邮件
【正文】
一、电子邮件的优点
电子邮件与普通信件相比具有以下优点：
1、快速：发送电子邮件后，只需几秒钟就可通过网络传送到邮件接收人的电子邮箱中。
2、方便：书写、收发电子邮件都通过电脑自动完成，双方接收邮件都无时间和地点的限制。
3、廉价：平均发送一封电子邮件只需几分钱，比普通信件便宜。
4、可靠：每个电子邮箱地址都是全球惟一的，确保邮件按发件人输入的地址准确无误地发送到收件人的邮箱中。
5、内容丰富：电子邮件不仅可以传送文本，还可以传送声音、视频等多种类型的文件。
二、电子邮件常用术语
在使用邮箱和收发电子邮件过程中，有以下常用术语：
1、收费邮箱：是指通过付费方式得到的一个用户账号和密码，收费邮箱有容量大、安全性高等特点。
2、免费邮箱：是指网站上提供给用户的一种免费邮箱，用户只需填写申请资料即可获得用户账号和密码。它具有免付费、使用方便等特点，是人们使用较为广泛的一种通信方式。
3、收件人(TO)：邮件的接收者，相当于收信人。
4、发件人(From)：邮件的发送人，一般来说，就是用户自己。
5、抄送(CC)：用户给收件人发出邮件的同时把该邮件抄送给另外的人,在这 种抄送方式中，“收件人”知道发件人把该邮件抄送给了另外哪些人。
6、暗送(BCC)：用户给收件人发出邮件的同时把该邮件暗中发送给另外的人，但所有“收件人”都不会知道发件人把该邮件发给了哪些人。
7、主题(Subject)：即这封邮件的标题。
8、附件：同邮件一起发送的附加文件或图片资料等。
三、电子邮箱的申请和使用
进行收发电子邮件之前必须先要申请一个电子邮箱地址。通过申请域名空间获得邮箱。如果需要将邮箱应用于企事业单位，且经常需要传递一些文件或资料，并对邮箱的数量、大小和安全性有一定的需求，可以到提供该项服务的网站上(如万维企业网)申请一个域名空间，也就是主页空间，在申请过程中会为您提供一定数量及大小的电子邮箱，以便别人能更好地访问您的主页。这种电子邮箱的申请需要支付一定的费用，适用于集体或单位。
1、通过网站申请收费邮箱
提供电子邮件服务的网站很多，如果用户需要申请一个收费邮箱，只需登录到相应的网站，单击提供邮箱的超级链接，根据提示信息填写好资料即可注册申请一个收费电子邮箱
2、通过网站申请免费邮箱
免费邮箱是目前较为广泛的一种网上通信手段，其申请方法与申请收费邮箱相同，只是选择申请免费邮箱，然后根据提示完成资料填写即可。
3、邮箱的使用
邮箱申请成功后，先登录到邮箱所在的网站(申请邮箱时所在的网站)，然后单击“邮件中心”或“邮件”超级链接，在“用户名”文本框中输入用户的账号，在“密码”文本框中输入密码，单击“登录”按钮即可进入邮箱。 通过网站进入邮箱后，单击相应的超级链接即可进行收发邮件操作， 该方式适合收发内容较少的邮件，常用于个人。另外，邮件的收发可以通过邮件收发软件来实现，该方式适用于收发数量较多并常需要收发一些附件的企事业单位，下面主要介绍通过软件进行邮件的收发。
4、用Fox mail撰写和发送邮件
目前常用的收发邮件的软件是Outlook和Foxmail两种，两者的使用方法类似，Foxmail是免费软件，可以通过网上下载，然后进行安装即可使用。 在使用Foxmail撰写和发送电子邮件前必须先进行账号设置，设置账号有两种方法。一种方法是在第一次启动Foxmail时，Foxmail将给出用户向导，具体的操作步骤如下：
（1）单击[下一步]按钮，在弹出的对话框中的[用户名]文本框中输入用户名，以便和其他用户区别，单击[选择]按钮选择邮箱路径货单击[默认]按钮以默认路径作为邮箱路径。
（2）单击[下一步]按钮，在弹出的对话框中的[发送姓名] 文本框中输入发邮件时使用的姓名，在[邮件地址]文本框中输入发邮件时所使用的邮箱的地址，以便接收人回复邮件。
（3）单击[下一步]按钮，弹出对话框，[密码]文本框中输入所使用邮箱的密码。
（4）单击[下一步]按钮，出现账号设置完成提示框，单击[完成]按钮，进入Foxmail操作界面，即可看到刚设置好的的账号， 设置账号的另一种方法是如果用户的电脑上已安装了Foxmail，那么可以启动后为自己添加一个账号，方法是选择[账号]>[新建]菜单命令，在弹出的“向导”对话框中添加账号设置即可。
Microsoft Outlook Express 在桌面上实现了全球范围的联机通讯。无论是与同事和朋友交换电子邮件，还是加入新闻组进行思想与信息的交流，Outlook Express 都将成为您最得力的助手。
四、管理多个邮件和新闻帐户
如果拥有多个邮件或新闻帐户，您可以在同一个窗口中使用它们。甚至还可以为同一台计算机创建多个用户或标识，每个标识都有自己的邮件文件夹和通讯簿。创建多个帐户和标识的功能将使您可以轻松地区分工作邮件与个人邮件，并可使各用户互不干扰。
1、轻松快捷地浏览邮件
邮件列表和预览窗格允许在查看邮件列表的同时阅读单个邮件。文件夹列表包括邮件文件夹、新闻服务器和新闻组，可以很方便地相互切换。还可以创建新文件夹以组织和排序邮件，然后可设置邮件规则，这样接收到的邮件中符合规则要求的邮件会自动放在指定的文件夹里。您还可以创建自己的视图以自定义邮件的浏览方式。
2、在服务器上保存邮件以便从多台计算机上查看
如果 ISP 使用 IMAP 邮件服务器接收邮件，那么可以在服务器的文件夹中阅读、存储和组织邮件，而不需要将邮件下载到您的计算机上。这样，就可以从任何一台能连接邮件服务器的计算机上查看邮件。
3、使用通讯簿存储和检索电子邮件地址
简单地通过回复邮件、从其他程序导入、直接键入、从接收的邮件中添加或在流行的 Internet 目录服务（白页）中搜索等方式，就能够将名称和邮件地址自动保存在通讯簿中。通讯簿支持轻量级目录服务访问协议 (LDAP)，因此可以访问 Internet 目录服务。
4、在邮件中添加个人签名或信纸
可以将重要的信息作为个人签名的一部分插入到发送的邮件中，而且可以创建多个签名以用于不同的目的。如果需要提供更为详细的信息，也可以在其中加入一张名片。为了使邮件更加美观，还可以添加信纸图案和背景，或改变文字的颜色和样式。
5、发送和接收安全邮件
可使用数字 ID 对邮件进行数字签名和加密。对邮件进行数字签名可以使收件人确认邮件确实是您发送的，而加密邮件则保证只有您期望的收件人才能阅读该邮件。
6、查找感兴趣的新闻组
要查找您感兴趣的新闻组吗？您可以搜索包含关键字的新闻组，或者浏览 Usenet 提供商提供的所有有效新闻组。找到想要定期查看的新闻组后，可将其添加到“已预订新闻组”列表中，以便再次阅读。
7、有效地查看新闻组对话
不必翻阅整个邮件列表，就可以查看新闻组邮件及其所有回复内容。查看邮件列表时，可以展开或折叠对话以便于查找您感兴趣的邮件，还可以使用视图以便只显示您希望阅读的邮件。
8、下载新闻组以便脱机阅读
为有效地利用联机时间，可以下载邮件或整个新闻组，这样无需连接到 ISP 就可以阅读邮件。可以只下载邮件标题以便脱机查看，然后标记希望阅读的邮件；这样下次连接时，Outlook Express 就会下载这些邮件的文本。另外还可以脱机撰写邮件，然后在下次连接时发送出去。
五、下面介绍配置Outlook的方法。
选择开始菜单里的程序子菜单的OutlookExpress项，打开 OutlookExpress。 开发小组给广大用户的一封信。选择[工具]菜单里的[账号]命令，在弹出对话框里列出了你已经申请过的邮箱，如果想申请另一个邮箱账号，请单击[添加]，选择[邮件]命此时弹出向导对话框，在显示姓名栏里输入你的邮件显示姓名，及接收到你的邮件的人所看到的姓名，单击[下一步]。在新的对话框里，选择[我想使用一个已有的电子邮件地址]，这可在下面的电子邮件地址框中输入你所使用的电子邮件地址，你也可以选择[我想申请一个新的账号]，不过这只能申请到Hotmail提供的电子邮箱，因为在国内有许多免费的电子邮箱，所以建议先在一些提供免费的电子邮箱的站点申请到邮箱，再在本对话框中选择第一个选项。单击[下一步]，出现的对话框中设置接受与外发邮件的服务器，你可以设置为你的邮件箱地址所用的服务器，也可以设置成另一个服务器（注意：如果服务器设置与你的邮件箱地址的服务器不同，在查看邮件的速度上可能有影响）。
如果对原来的设置不满意，可单击[上一步]，到上一个对话框中修改。否则单击[下一步]，设置登录Outlook的账号，以及登录密码（记住，Outlook是分用户的，在不同的用户界面下，是不能互相使用对方的Outlook来收件的，因此一定要记住密码）。继续设置下一步， 出现完成提示框单击完成，结束设置。 此时你将看到邮件箱列表中已经添加了刚刚设置的邮箱。单击[关闭]按钮退出该对话框。
配置OutlookExpress窗口
你可以设置OutlookExpress的窗口显示，这主要在查看菜单栏里进行。在[当前视图]选项中，可以选择显示所有邮件或隐藏所有邮件，视图中的邮件将由你所选择的项决定是否隐藏。
选择[排列方式]项决定已收到且没有删除的邮件按何种方式排列。主要排列方式有：优先级、附件、发件人、标记、主题和接收时间。还可以选择[布局]命令，在 [窗口布局属性]对话框中选择在Outlook窗口中需要显示的信息，点中某项，其前面的小方框里就会出现一个[V]，表示窗口中将出现该信息，再次点击，将取消选中。选择[工具栏]选项后，可自定义工具栏。 这样，就可以根据自己的喜好选择有自己特色的窗口形式。
六、发送和接收邮件
1、发送邮件
单击标准按钮栏中的[邮件]按钮显示一下拉菜单。从中选择[新邮件]命令此时打开[新邮件]窗口，在[收件人]框中指定该电子邮件的收件人，通常是该收件人的电子邮件地址。如果已建立了通讯簿，也可通过通讯簿选定收件人，此时[收件人]框中的信息是收件人的名字。在[抄送]框中指定将同时收到该电子邮件的其他人，通常是相应的电子邮件地址。如果已建立了通讯簿，也可通过通讯簿选定抄送对象，此时[抄送]框中的信息是同时收到该电子邮件的其他人的名字。在同一框中指定多个不同的电子邮件地址时，不同地址间用逗号或分号隔开。在[主题]框中键入该邮件的主题，用于简要说明该邮件的目的。上述四项内容中唯有[收件人]信息是必需的。然后在窗口下面的空白区键入邮件的内容，这些内容构成了邮件的正文。建立较长的邮件时，可随时执行[文件]菜单中的[保存]命令将正在建立的邮件保存在OutlookExpress窗口的[草稿]文件夹中。对保存在[草稿]
文件夹中邮件，可随时双击窗口中的[草稿]图标将其打开在邮件窗口中进行修改。
对已经完成，但暂时不打算发送该邮件，可在[文件]菜单中执行[以后发送]命令将该邮件保存在[发件箱]文件夹中。对保存在[发件箱]文件夹中的邮件，可随时单击工具栏上的[发送与接收]按钮将它们发出。如打算立即发送该邮件，则单击[发送]按钮。
注意：在[文件]菜单的[新建]子菜单中执行[邮件]命令与上述步骤等效。在[转到]菜单中执行[邮件]命令打开Outlook Express窗口。从中单击[新邮件] 命令与上述步骤等效。在桌面上双击Outlook Express图标也打开OutlookExpress窗口，从中单击[新邮件]命令与上述步骤等效。 常用于编写电子邮件的工具栏中各按钮的功能如下： 发送：立即将该邮件发送到在[收件人]或[抄送]框中指定的收件人 撒消：撤消刚刚进行的操作。
剪切：剪切选择的邮件内容，并将其送入剪贴板。 复制：复制选择的邮件内容，并将其送入剪贴板。 粘贴：将剪贴板中的内容粘贴到插入点位置。
检查：当[收件人]或[抄送]框中键入的名字不完整时，对照通讯薄窗口中的项目查找完整的名字，并将查找到的名字或电子邮件地址放入对应框中。 格式工具栏用于邮件内容的格式化，其中常用的按钮如下： 字体大小：为邮件正文选择字体大小。 斜体：使选择的邮件正文成斜体。 下划线：为选择的邮件正文加下划线。 字体颜色：为选择的邮件正文指定文字颜色。
段落样式：帮助用户简便的编辑信件的段落格式。当要编辑某种段落格式时，在其下拉菜单中选择该格式即可。
项目符号格式：单击则在信件内容中自动加入符号。 数字格式：单击则在信件内容中自动加入如[1．]等符号。
2、接收邮件
Outlook会帮你自动脱机接收新邮件。将Outlook Express打开看到OutlookExpress窗口，如果你接收到了新邮件，Outlook将会在窗口中提醒你接收到了新邮件。单击[收件箱]文件夹，在窗口上方单击选择欲阅读的邮件，下方即显示该邮件的内容。如想在一个独立的窗口中阅读邮件，在OutlookExpress窗口中双击欲阅读的邮件即可。
通常阅读邮件是在知道接收到新邮件的同时进行的，如果你想一定时间后回味一些珍贵信件，在你没有删除掉这些信件的情况下，可以在收件箱里选择这些邮件进行阅读。
3、回复邮件
回复邮件与撰写电子邮件是一回事，但回信是针对已收到的某个电子邮件编写的，所以步骤可以简化。为此，先在OutlookExpress窗口的[收件箱]文件夹下，选择拟回复的邮件，在出现的对话框中点击在工具栏中的[回复作者]按钮，此时打开[回复]窗口，该对话框与 [新邮件]窗口几乎完全一样，只是已自动生成了[收件人](即原发件人的电子邮件地址)和主题，在邮件正文区也自动生成了某些内容，包括原邮件的正文、发件人、发件时间等信息。你可键入新正文，可编辑自动生成的正文。
如果想要答复原发件人及[抄送]编辑框中列出的所有人，则执行[邮件]菜单里的[全部答复] 命令，或单击工具栏中的[全部回复]按钮。
转发与写回信类似。为转发一个电子邮件，先在收件箱的项目区显示已收到的电子邮件中，单击选择拟转发的邮件，然后在[邮件]菜单中执行[转发]命令，或单击工具栏里的[转发]按钮。此时打开[转发]窗口，该对话框与 [回复]窗口的区别在于未自动生成[收件人](即原发件人的电子邮件地址)，但生成了主题和信件的某些内容，包括原邮件的正文、插入的附件、发件人、发件时间等信息。你需要键入收件人，也可键入新的邮件正文(例如关于转发该邮件的原因和希望收到后给出怎样的回答)，可编辑自动生成的正文。
第五篇：电子邮件使用管理规定
第一条 总则
公司开通网络电子邮件服务，目的是为了更好地促进公司员工工作的内外交流。公司的电子信息网络，无论是对内，还是对外，均不允许传递与本人工作无关的内容，违者视情节轻重给以批评、降薪、降职、辞退处分。
第二条 邮件服务器管理
信息工程部统一管理公司的电子邮件服务器并负责电子邮件的开户、使用、维护和监督检查。
第三条 邮件开户须知
申请电子邮件开户首先必须填写“电子邮件开户申请表”并在保密承诺书一栏中签字，然后交部门经理审核签字后，将申请表交到信息工程部邮件管理员处开户。邮件管理员开户完成后填写“电子邮件开户回执”并通知申请人。回执单上包含配置邮件客户终端软件所需信息和用户使用规则。
第四条 电子邮件使用规定
1．用户应定期检查自己的邮箱并取走邮件， 以保证用户的邮箱只占用合理的磁盘空间。每个用户的邮箱不能大于10M，对于超过10M的邮箱，管理员可以删除邮箱中两个月以前的旧邮件， 以保证用户邮箱在10M以下。由于不遵守此项规定而可能造成的损失由用户自己负责。
2．禁止向异地发送大于2M的电子邮件，严禁使用FTP下载软件和使用电子邮件订阅新闻、杂志、论坛等。技术杂志由公司统一订阅，资料室集中管理。申请订阅者需填写“电子杂志订阅申请表”，并提交图书室订阅。公司驻外机构等可由系统主管审批后另行处理。
3．在公司内部使用电子邮件只能使用在公司开户的电子邮件地址，不能擅自使用其他任何邮件地址。
4．严禁转发有危害社会安全言论和政治性评论文章的邮件及一些无聊邮件。
5．发送保密资料邮件，按资料级别不同分别对待：
(1)秘密级：需由部门主管同意，加密发送， 由部门对资料的安全性负责。
(2)机密级： 由部门主管签字同意，将发送资料交知识产权室审核、存档，由知识产权室负责发送。
(3)绝密级：禁止在网上发送。
第五条 监督检查工作
公司员工使用公司电子邮件要接受行政部和信息工程部的监管，系统会自动将部分用户收发电子邮件的副本保存， 以便监督检查和备案。公司行政部有权对收发的电子邮件的内容进行检查。
第六条 违规处罚
1．对于异地发送超过2M的大邮件，使用FIP下载软件，或未经批准用邮件订阅报刊、新闻、论坛的员工，视情节严重程度，处以X X X——X X X元的罚款。
2．转发有危害社会安全的言论或政治性评论文章的邮件以及其他 与工作无关的邮件的员工，首次发现作降薪处理，再次发现作降职处理，三次发现作辞退处理。
3．在公司内部使用非公司电子邮件地址，罚款X X X元。
4．任何人使用电子邮件泄露公司商业秘密，一经发现，视情节轻重，处以降薪直至辞退的处理。造成恶劣影响或严重损失的，公司还将依法追究其法律责任。
第七条 附则
本规定的解释权属信息工程部和行政部，如有疑问项，可向以上两部门提出咨询。