单证员岗位职责说明书

第一篇：单证员岗位职责说明书

单证员岗位职责说明

企业的单证员需要掌握的知识要全面，各方面的能力与素质要很强，才能完成职责工作。以下介绍一些单证员岗位职责，仅供参考。

1、完成信用证的审核，制单，审单，交单。

2、完成客户所需单据的制作，认证的办理，物流运输的安排(空运，海运，快递等)。

3、完成提单的审核，报检、报关单据的制作和海关查验的完成。

4、信用证银行交单单据的制作、原产地证明、发票认证等单据的办理。

5、协助财务完成核销、银行收结汇、出口退税的办理。大佛山人才网

6、办理出口业务的清关等手续。一般产地证，普惠制产地证及配额证)。

7、培训业务员的外贸单证、物流知识。

第二篇：空运部单证员岗位职责

1.服从OP的工作安排，在做好自己工作的同时，具有团队意识，帮助团队其他成员完成整个团队的任务目标。

2.根据IATA规则制主提单，分提单。在追求取得最大的合理利润的前提下，确保准确、快速、及时制单。(准确率和速度不影响进程)

3.在追求取得最大的合理利润的前提下，确保准确、及时缮制随机发票，确保准确、及时缮制货物预告。

4.打单前，在得到过磅数据后，立即审核过磅重量和客户提供的订舱重量是否相符，如发现过磅重量与订舱重量相差的公斤数超过订舱重量的10%或超过30公斤的，在告知OP的同时需立即与客户确认重量，重量经客户确认接受后方可制单。

5.制单时，如因客户要求变更托运书内容或发现制单要求、报关资料与客户提供的托运书不符，应立即跟客户确认，并在接到客户重新提供正确的托运书后，方可制单。如因客户或销售人员要求变更出货资料，将导致提单资料与实际资料不符的，需立即告知OP，由OP决定是否做出变更、是否要求客户出保函，然后在OP的指示下进行操作，如需客户出保函的要收到正本保函后，方可制单。

6.在制主单完成后，报关前将该单须留底的财务联撕下留底。

7.在按要求准确缮制各类单据的同时，尽量防止客户资料外泄。

8.监督职能：监督通过对照托运书、随行记录，检查订舱环节的逻辑是否合理，有无明显错误。

第三篇：单证员的岗位职责：

1、接到业务员P/I，要了解客人定单内容，并随时关注相关客人的邮件内容，以便了解客人对定仓、单据的要求。

2、要对客人汇款，包括定金和余款做好登记，并登记好与货款相对应的核销单号。

3、与业务员和跟单员沟通，确定发货时间，并及时与货代联系(如有指定货代，就与指定货代联系)定仓，了解截关和开船日期，及时拿到进仓通知，督促跟单员按时将货物进仓。

4、定仓的同时，制作准备报关所需单据并寄给货代，备案核销单，按照客人要求确认提单，协助货代报关，报关后，及时向货代索取报关预录单。

5、船开以后，要催促货代及时将提单寄给我司。

6、按照客人要求制作客人所需单据。

7、跟业务员沟通，如没有任何问题，给客户寄单，并给业务员一份客人单据副本。

8、与财务部沟通，及时将费用汇给货代，并及时向货代索取核销单、报关单、场站收据等单据，以便于退税。

9、及时向财务部提供退税所需单据。

单证员应妥善保管核销单、报关单、报关委托书、原产地证等相关单据，如有所缺，应及时购买，应妥善管理每一个客户的单据副本。

第四篇：外贸单证员的工作职责：

1. 根据订单或形式发票，制作基础文件(发票，箱单，合同)，建立客户资料档案，包括客户名称、品名、数量、金额、付款方式、起运港、目的港、唛头、联系电话等。

2. 根据生产通知单和业务员确定的货代，负责联系货代并确认内陆费用，以及根据货物大概的进仓时间，提供货运委托书。

3. 根据进仓通知，督促货物进仓。告知业务员通知生产部门准备发货，同时做好电子口岸网上核销单备案，准备报关资料寄给货代，并进行提单确认。如需做产地证需提前与业务员确认单证内容，在货物进仓前做出。

4. 如果客人是做L/C，应根据信用证上的要求，和银行一起做好审单，准备好信用证上相应的单据寄给银行，在规定的时间内完成所有文件及单证的要求。

5.跟财务做好联系，复查客人的到账情况。一旦钱到账，及时给客人寄正本提单或者通知货代电放提单。

6. 负责电子口岸网上申领核销单，并到外汇管理局申领。根据货代退回的核销单，负责电子口岸网上企业交单，出口退税，报审系统网上申报，并到外管局核销。

7. 负责准备退税单据，包括开立六联发票，场站收据，提单复印件，出口货物明细表等，并将上述单证交给财务部门进行退税。 8. 完成外贸部经理临时交办的其他任务。

第五篇：单证员

1、负责进出口相关单证的制作、 管理及信用证审核;

2、收集和整理各种单证，完成送货单、订单、提单核对等对单据的各项处理，并进行基础数据录入和归档;

3、跟踪每票货物的送货情况，统计核对相关数据;

4、及时准确与货代公司联系装箱，送仓工作;

5、在整个过程中，完成与业务员、跟单员以及客户、货代各方面的协调工作;

6、协助参与收付汇，外汇核销以及退税的跟踪。

一、从业务员那里拿来PI ，S/C和工厂的信息后，开始联系工厂。 询问：

① 有没有现货? 要不要商检? ② 如果走空运有没有空运鉴定? ③ 如何包装? 毛重?体积? ④ HS 编码，CAS NO. ⑤ 付款的银行资料有没有给过?

二、跟货代联系订仓

① 制作托书 托书上注意运费 ，出运港，目的港， 件毛体 ② 索要进仓地址(入货通知)

③ 走空运的情况下，要给货代空运鉴定，非危保函(盖公章) ④ 海运 情况下，给货代非危保函，有的还需要MSDS

三、做美金情况下，需要制作划汇资料：合同，发票。英文划汇资料本来应该工厂制单，用来描述工厂和我外贸公司次票用美金付款的货物 的情 况。用作我外贸公司对工厂划汇的依据。内容跟采购合同一致。盖上工厂的章，交给财务。

四、跟工厂确认唛头。逐字核对!注意唛头上要显示CAS 号码批号要正确(要与分析单上一致) 生产日期到期日期。

五、关于商检

① 做美金的情况下，工厂自己做商检，给工厂提供目的港，出运港信息。

② 做人民币情况下，可以委托工厂做商检。看工厂要正本的商检文件还是传真件就可以。 ③ 制作商检资料：采购合同，商检发票，商检箱单，商检委托书(盖章)。

④ 商检做好后，让工厂传真商检凭条，确认无误后传给货代，让货代去换通关单。

六、关于报关

① 做美金时，工厂自己报关。提供出运港，目的港 ② 做人民币时，让货代公司帮忙报关。

③ 给货代公司寄报关资料：报关发票，报关箱单， 报关单 ，核销单(备案到出运港)， ④ 报关委托书，准备4张盖了 单证 章的空白纸让货代备用。

⑤ 注意都要盖好章， 报关单 上显示的品名要注意，是工厂可以开发票的品名。 ⑥ 零退税产品报关，要跟财务说，问财务报关金额怎么写，因为要交税，金额要少报注意，商检资料和报关资料上的数量金额没有特殊要求的情况下，都按照与国外客人成交的数量金额来报关商检。

七、唛头确认好，付款底单给工厂传真过去，敦促工厂按时发货。索要发货进仓的追踪方式。

八、和货代联系，确认是否按时进仓。

九、确认提单。注意： ① 出运港 ② 目的港 ③ 客人名称地址，通知人，发货人，逐字核对 ④ 件数，毛重(不要显示成了净重)，体积， 逐字核对! ⑤ 显示运费 ⑥ 出运日期

⑦ 显示装船指示上要求的内容

8. 如果可以押汇，要投 信用证 保险。

① 打印一张议付的发票，发票右上角写上HS编码和出运日期。

② 一定要确认提单签发的日期，与申请信保时发票上写的日期一致。 9. 工厂分析单

① 做美金时，用工厂寄来的分析单给客人，一定要让工厂显示上CAS 号码 ② 做人民币时，让工厂传真分析单，我公司重新制作，盖上自己公司的章。 ③ 同样要注意CAS号码，批号和唛头上的是否一致。生产日期保质期，品名。

10. 货物报关放行，装船开航后。让货代寄提单。需要付款买单的，先让他们开发票，传真过来，付款，寄单。

1.给货代付运费时要在友邦登记，财务管理-运费登记-新建-发票号 金额币种 2.申请付款通知书要交给晓燕签字

3. 给财务付款(申请付款通知书 银行资料)

11. 给工厂传真开票资料，让工厂开增值税发票，有疑问的要根据货代那里报关预录单的品名开。数量，金额也要对应一致。 12. 工厂寄单。

① 做美金时，让工厂寄商业发票，箱单，分析单(2份显示有CAS号码) ② 做人民币时，让工厂寄增值税发票，合同正本，正本分析单

13. 制作CO.注意打印出来CO的发票后，记得要盖章，和付款申请单一起交给财务 14. 投保。保单上被保险人写出口商，保单上显示的出运日期要与提单上显示的一致。

13.收到工厂寄来的资料后，将增值税发票复印留底。正本合同、增值税发票、 报关预录单、 提单复印件、 给晓燕。

14.收到货代提单，复印留底。

15.制作汇票。询问财务交单交单哪个银行。汇票上注意发票号码，金额。 日期为提单日 16.备齐所有资料后准备交单。商业发票，箱单，分析单，产地证。仔细核对： 盖章是否正确 内容是否一致

17.货代退回核销单，先不要寄给工厂

① 做美金时，财务到银行核销，核销好银行盖章后，寄回工厂

② 如果用离岸公司的帐户划美金给工厂，就可以直接寄回工厂，不用去核销 ③ 做人民币时，外贸公司自己去核销外汇，办理退税。 ④ 用离岸公司与工厂做美金时，工厂的核销单退下来后可以直接寄还给工厂，不需要财务核销。

进口报关的基本程序：接受申报→审核单证→查验货物→办理征税→结关放行。

1. 用换来的提货单(

1、3)联并附上报关单据前去报关。 报关单据：提货单(

1、3)联 海关放行后，在白联上加盖故行章，发还给进口方作为提货的凭证。正本箱单、正本发票、合同、进口口报关单一式两份、正本报关委托协议书、海关监管条条所涉及的各类证件。

注意事项：(1)接到客户全真单据后，应确认货物的商品编码，然后查阅海关税则。确队进口税率。确认货物需要什么监管条件，如需做各种检验，则应在报关前向有关机构报验。报验所需单据：报验申请单、正本箱单发票，合同、进口报关单两份。

(2)换单时应催促般舶代理部门及时给海关传舱单，如有问题应与海关舱单室取得联系，确认舱单是否转到海关。

(3)当海关要求开箱查验货物，应提前与场站取得联系，调配机力将所查箱子调至海关指定的场站。(事先应现场站确认好调箱费、掏箱费。)

2.若是法检商品应办理验货手续。 如需商检，则要在报关前，拿进口商检申请单(带公章)和两份报单办理登记手续，并在报关单上盖商检登记在案章以便通关。验货手续在最终目的地办理。 如需动植检，也要在报关前拿箱单发票合同报关单去代报验机构申请报验，在报关单上盖放行章以便通关，验货手续可在通关后堆场进行。

3.海关通关放行后应去三检大厅办理三检，向大厅内的代理报验机构提供箱单、发票、合同报关单，由他们代理报验。报验后，可在大厅内统一窗口交费，并在白色提货单上盖三检放行章。

4.三检手续办理后，去港池大厅交港杂费。 港杂费用结清后，港方将提货联退给提货人供提货用。

5.所有提货手续办妥后，可通知事先联系好的堆场提货。

注意事项：(1)首先应与港池调度室取得联系安排计划。

(2)根据提箱的多少与堆场联系足够的车辆尽可能按港方要求时间内提清。以免产生转栈堆存费用。

(3)提箱过程中应与堆场有关人员共同检查箱体是否有重大残破，如有，要求港方在设备交接单上签残。

6.重箱由堆场提到场地后，应在免费期内及时掏箱以免产生滞箱。

7.货物提清后，从场站取回设备交接单证明箱体无残损，去船公司或船舶代理部门取回押箱费。

FCL是整箱，LCL是拼箱。

整箱的话，最好是货代找船队做门到门，也就是拖柜(作箱)。你只需要告诉货代做门到门就可以了，货代公司会为你联系船队，车队，然后告诉你几号到工厂作箱。

如果是LCL的话，是货代配箱。一个集装箱有好几个工厂的货物，货代到时会传进仓单给你，你只需要根据进仓单上的时间将报关资料和货物进仓即可。 具体你和货代联系都可以的。

LCL=LESS THAN CONTAINER LOAD,拼箱货(散货) FCL=FULL CONTAINER LOAD,(整箱货)