物业公司档案管理制度
制度是员工行为的准绳,通过制度和观念双管齐下,共同提高全员对全面预算管理的重视程度。以下是小编收集整理的《物业公司档案管理制度》，供需要的小伙伴们查阅，希望能够帮助到大家。
第一篇：物业公司档案管理制度
物业公司档案管理制度
乐居物业管理有限公司
档案管理制度
物业管理公司档案管理制度提要：
一、公司工作人员需要借阅档案，须经总裁办负责人同意。借阅时间原则上不超过一天。如特殊情况借阅量大的，要坚持勤借勤还，防止丢失、泄密。
二、外单位查阅档案，必须持介绍信经分管副总裁批准后方可查阅。
物业公司档案管理制度
第一章 总则
档案管理是企业管理的重要内容之一，公司总裁办指定专人负责档案管理工作，为规范公司的档案管理，特制订本制度。
第二章
档案分类
一、综合类
(一)公司发起人协议书、批准公司设立的政府批文、验资报告、可行性报告，各种请示、申请报告、评审意见书、认股书等;
永久
(二)公司编文号的全部文件;
永久
(三)公司股东会、董事会、监事会、专业委员会、总裁办公会、业务联席会等会议文件;
长期
(四)公司大型活动策划方案及有关资料，制订实施的规章制度、机构设置改变，启用新印章的通知批复;
永久
(五)公司的各种请示报告及上级部门的批复;
永久或长期
(六)集团内各单位主送我司有关重要问题的文件;
长期或永久
(七)政府各级部门发送的文件;
长期
(八)公司领导班子会议纪录，办公会议记录，党委会议记录及其它研究重大问题的会议记录;
长期
(九)介绍信、信函存根、电报底稿;
短期
(十)公司档案的交接清册和销毁清册;
长期
(十一)各职能部门、综合类档案目录。
永久
二、经营管理类
(一)各职能部门管理文件、重要资料目录;
永久
(二)公司下达的年度考核经济指标及完成情况;
永久
(三)公司各部经济考核指标;
短期
(四)公司和业务部门对外签订的协议、合同;
永久或长期
(五)上级部门制定的政策、规定等指导性文件。
长期
三、财务类
(一)年度审计报告;
永久
(二)年初预算报告;
长期
(三)财务分析报告;
长期
(四)财务存档资料、文件目录。
永久
四、人事类
(一)公司领导成员的任免申报及上级批复;
永久
(二)公司中层干部的任免、部室人员编制及花名册
永久
(三)职工奖惩情况记录;
永久
(四)职工的转正、定级、调资、离退休、退职、抚恤、死亡等有关资料;
永久
(五)劳动工资报表(年报);
永久
(六)有关奖励基金和福利基金的开支情况资料
短期
五、行政类
(一)固定资产登记，产权移交、清册报表和资料;
永久
(二)基建工程的申报、批复，以及图纸、施工、竣工交付使用的全套资料(包括水、电、气在内);
永久
(三)购买固定资产计划、资料。
永久
六、工程类
接管物业的工程资料，在退出时交还下个物业公司。
备注：保管期限中：永久指10年以上，长期指5-10年， 短期指5年以下。
第三章 档案保管
一、集团公司的全部工作资料必须将原件按归档要求交档案室存档。原件如有两份的部门或二级公司、控股公司可存一份原件。档案室在立卷的基础上，按照分类大纲、归档范围和保管期限的要求整理归档。
二、档案要做到系统排列并建立案卷目录和索引，以便于查找和利用。
三、各职能部门和二级公司、控股公司管理的档案报送目录到档案室备案。
四、档案室门窗及档案柜应符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘的要求，档案室内严禁烟火和存放易燃易爆物品，保持整洁、卫生。
五、档案管理人员每半年检查一次档案的保管情况，如发现生虫、破损、被盗、失泄密现象，应及时向分管领导汇报，采取有效措施进行处理。
六、建立健全档案进、出登记制度，对每年收进送出的档案材料按照保管期限分别进行统计。
第四章 档案借阅
一、公司工作人员需要借阅档案，须经总裁办负责人同意。借阅时间原则上不超过一天。如特殊情况借阅量大的，要坚持勤借勤还，防止丢失、泄密。
二、外单位查阅档案，必须持介绍信经分管副总裁批准后方可查阅。
三、查阅和借阅档案的人员，必须对档案的安全负责，不得任意拆卸、转借、涂改、损坏和泄密。其中的机密事项只能在档案室内查阅。如系案件调查取证需要复印者，公司内部的由总裁办主任批准，外单位由分管副总裁批准。
四、查阅档案的人员，必须遵守档案室的各项规章制度，自觉办理借阅手续，认真填写档案使用登记表。
第五章 立卷归档
一、公司实行部门立卷，各职能部门、二级公司、控股公司按照档案分类大纲，将文件、资料(包括照片、声像)整理后交档案管理人员归档。
二、归档时间：各部门、二级公司、控股公司的文件、资料和自存档案目录(包括上级下发的承办和阅存的文件)，于次年三月底以前移交公司档案室，在六月底以前整理归档完毕。会计档案资料由财务部存档。
三、归档的文件、资料，必须完整、规范，符合耐久要求。
第六章 其 他
一、以上制度规定各职能部门和二级公司、控股公司须认真遵守，如未按要求办理，造成损失者要给予经济和行政处罚，造成重大损失者予以除名，直至追究刑事责任。
二、档案管理责任人必须严格执行制度，造成管理混乱，档案丢失，档案管理部门和责任人要受到经济和行政处罚，造成重大损失的对直接责任者予以除名，直至追究刑事责任。
第二篇：物业公司档案管理制度范本
档案管理制度
为规范物业公司和项目客服中心档案管理工作，特制定本制度。
查阅档案：向办公室申请填写《档案查阅登记表》经办公室主任批准方可查阅，所查阅档案不能带出档案室。
调阅档案：向办公室申请填写《档案调阅登记表》经办公室主任批准方可调阅，所调阅档案可以带出档案室，规定期限内完整归还，不得复印。
(二)项目档案查/调阅
查阅档案：向档案管理员申请填写《档案查阅登记表》经综合部经理批准方可查阅，所查阅档案不能带出档案室。
调阅档案：向档案管理员申请填写《档案调阅登记表》经综合部经理批准方可调阅，所调阅档案可以带出档案室，规定期限内完整归还，不得复印。
(三)密件档案查/调阅
密件档案查、调阅、摘抄、复印须经公司总经理批准，并有办公室主任陪同。 非物业公司内部工作人员查看业主档案时，须有档案管理员在场，并不得把业主档案带出档案室外。
除政府部门执行公务外，其他外部人员要查看业主档案资料，须经业主本人同意。 密件档案查/调阅、摘抄/复印手续办理参照“公司档案查/调阅”办理。 第十一条 档案室内严禁吸烟。
第三篇：物业管理公司档案管理制度
一、物业管理公司档案管理规定：
1.公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管)负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。
2.有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。
3.物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。 4.物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。 5.物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。
6.物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。
7.因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。
8.公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。
9.物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。
二、物业管理公司管理保密规定：
1.在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料，业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。
2.业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中，由专人负责注记及存
档等工作，由物业管理公司主管每周审核，其他工作人员未经许可禁止查阅。
3.物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告
假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务
4.应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电
话、员工个人联系电话、地址等，必须隐藏放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。
5.公司制定的各类物业管理公司规章制度及工作指引，由物业管理处统一保
管，高级管理员以上级别人员可借阅(须办理借阅手续)，每次限时一周。实行借阅目的为指引员工培训，严禁任何形式的抄袭及复印。
6.发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。
7.员工应具有维护他人阴私权利的法律意识，主动为公司及业主保守秘密，
对于任何人士不正常的打探行为，应坚决拒绝并向公司报告。
8.员工因执行保密规定不当，致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良
侵害的，公司将按员工守则有关规定从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。
三. 物业管理公司档案资料：
1、物业管理公司验收档案：
1)土建、设备安装竣工资料(图纸、设备资料);
2)设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件;
3)机电设备保养合约;
4)公共区域设施设备验收记录(管理公司);
5)公共区域设施设备移交记录(发展商、承包商与管理公司); 6)单元验收及移交记录(承包商、业主与管理公司);
2、物业管理公司二次装修档案：
1)用户单元二次装修图则及审批手续;
2)二次装修期间管理处监督检查资料;
3、业户资料：
1)入伙情况记录;
2)业主(租户)情况登记(包括名称、单元号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等);
4、物业管理公司管理文本汇编：
1)管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册;
2)物业管理公司各类管理规章制度及装修规定等;
3)物业管理公司各项管理分包合约;
5、物业管理公司设备维修保养类：
1)各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施;
2)各类设施设备有独立的维修档案，及日常巡检维修记录; 3)主要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日记、交接班记录、巡视记录及人员进出记录;
4)物业管理处有用户维修保修单，维修后应有回访记录;
6、物业管理公司设施设备检测类：
1)变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录;
2)电梯要有劳动部门合格证书及年检报告;
3)生活水箱要定期清洗并存记录，清洗后要有卫生部门水质检测报告，清洗工作应有有效体检证明;
4)避雷系统要有定期检测报告;
5)应有定期沉降检测报告;
6)消防泵、管道应有定期试机及换水记录，烟感及温感探头应有定期测试工作记录;
7)其它设施设备检测记录资料;
7、物业管理公司物业管理处运作类：
1)正式文件应用电脑打印操作，并有规定的电脑档号及存档目录记录; 2)物业管理公司管理费收缴情况
3)物业管理公司管理费财务报告
4)物业管理公司物业管理处运作报告;
物业管理公司物业管理处会议记录(包括内部会议及与发展商或业主委 员会的会议)
*物业管理公司物业管理处值班记录
*保安值班记录
*设备值班与巡检记录
*管理工作计划与报告
*工程设备管理计划与报告
*物业管理公司物业管理处往来信函
*用户报修与投诉处理记录
*承包商维修或保养工作情况记录
第四篇：物业公司管理制度一档案管理制度
城开物业管理制度汇编一一档案管理制度
大同市城开物业有限责任公司
档案管理制度
为有效地利用和保护文档资料，加强文档管理工作，使文档管理 工作规范化，特制定本规定：
第一条公司设立档案管理室，由人事行政部负责管理。并有专 人管理档案。
第二条文档管理员
1.文档管理员须认真履行工作职责，忠于职守，不断提高管理 水平，对归档的档案要认真整理，做到归档档案完整、系统、准确。
2.文档管理员要自觉遵守保密守则，未经领导批准，不得私自 将公司文档借阅他人，不得擅自向外透露文档内容。
3.文档管理员不得将属于公司的文档资料据为己有，或拒绝归 档。
4.文档管理员不得损毁、丢失应保存的文档资料。
5.文档管理员不得将公务活动中形成的应归档的文件资料据 为己有，拒绝转交。
6.文档管理员不得擅自提供、抄录、公布属于公司的文档以及 应当保密的文档资料。
7.文档管理员不得涂改、伪造档案资料。
8.分类文件资料要进行合理的分类，无论是按照项目名称，还是内容，或者按照字母顺序，其目的都是为了查找迅速方便，因此都
须在档案盒内清楚的标注。
第五条归档范围
1.公司对外的往来文件、资料由办公室归档。
2.公司内各种规章制度、会议纪要，各部门的往来公文等公文资料，由人事行政部归档，各部门备存。
3.各种基建、施工、装修的洽商文件、图纸、预算等在工程结束后由工程部归档，相关部门备档。
4.与外界签定并有效的法律文本，如合同、协议、备忘录等文件由人事行政部归档，相关部门因需要可存复印件。
5.上级单位、各地方职能部门发给公司的文件、综合性的总结、 工作计划由人事行政部归档，相关部门备存。
6.各部门的专题报告、集体和个人的调研资料、培训资料等亦须归档。
7.有关公司的重要的照片和底版、音像带、题词等须由办公室归。
8.关于原稿，如经几次修改，以领导审批签字稿归档。
第六条要求
1.归档的文件材料必须字迹清楚、工整，纸张要求为A4纸大小， 文件格式需按照公司的标准文本。
2.归档的文件材料要完整、系统、准确。
3.归档的文件除特殊情况外，必须用原件。
4.归档的文件必须保持归档文件之间的历史联系。
第七条收集
1.对电子文档的收集工作。
2.将文件档案资料进行收集，并将其进行分类。
3.对于可进行输入电脑的资料及时输入电脑。各种文件资料收集、分类后，需在一个月内归档完毕。
第八条无归档价值的文件资料范围
1.拷备和无查考利用价值的事务性、临时性资料，包括宣传广告、消息等。
2.上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。
3.未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效的文件、草稿、一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件、定稿除外)、打印文件的各次校对稿(主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。
4.从正式文件上摘录的供工作参阅的非正式材料。
5.下级单位送来参阅的简报、情况说明、不应抄报和不必备案的文件资料。
第九条使用、借阅
1.各部门因工作需要查阅有关文档资料时，经有关领导批准后， 各部室应提供方便，并按《档案/图书/资料借阅单》办理借阅手续， 阅后及时归还。
2.文件档案借出后，原则上需当日归还，不得过夜;如需长时借阅，需归还后办理续借手续。
3.对借出和归还的文件档案，应办理清点、签名登记手续，由
文档管理员和借阅者当面核对清楚。
4.所借文件档案不得随意折叠和拆散，严禁对文件档案更改、涂写，不得丢失和损坏。
5.服从文档管理员管理，在借阅范围内借阅。
6.文件档案如有丢失、损坏或机密材料泄密，须立即写出书面报告，按情节追究当事人的法律和行政责任。
7.调离本公司内的人员必须清理移交、归还借阅文件档案及该归档的资料，方可办理调离手续。
8.外单位人员查阅本公司文件档案须持单位介绍信和本人证件， 经上级主管领导批准，办理有关查阅手续后，方可查阅。
第十条保存期限及销毁
1.文件档案的保存期限
(1)以下文件档案保存期限为一年：
A.过期失效的各类公文和在工作中产生的质量记录和培训记 录。
B.各类失效后的合同。
(2)以下文件档案保存期限为二年：
A.公司有关人事任免及重大决议和与质量有关的文件。
B.内、外审核及管理评审过程中产生的质量记录和文件。
(3)以下文件档案为永久性保存文件：
A.由发展商提供的物业建筑竣工图及设施资料。
B.机电设备的分供方评估资料。
C.房屋装修、维修及改造等记录。
D.设备大中修记录。
E.重大治安事件和质量事故。
F.重大客户投诉。
2.文件档案的销毁
(1)超过保存期限的质量记录，应在期满一个月后进行销毁。
(2)超过保存期限的其它文件，在人事行政部主管签字同意后，分批次销毁。
第五篇：物业公司业户档案管理标准作业规程
1、目的：规范业户档案的保管与跟踪工作。
2、适用范围：适用于物业公司业户档案的保管与跟踪工作。
3、职责：客户服务中心经理负责监控业户档案保管与跟踪工作。
物业主任/主管负责依照本规程具体实施业户档案的保管与跟踪。
4、程序要点
4.1业户档案内容，分为三大部分：
分别为楼宇的基本资料、楼宇的装修资料和楼宇的其它资料。
4.2档案夹的制作：
4.1.1根据档案夹的规格准备相应有档案标签纸。
4.2.2在档案标贴纸上原本印出标准字体的档案类别名称。
4.2.3将制作好的档案标贴在档案盒(夹)在侧立面距顶部3CM位置上，
并排列在档案柜中。
4.3业户档案的制作：
4.3.1准备适量的26CM×34CM左右尺寸的档案袋。
4.3.2将写在“楼层号、房号”的标贴纸贴在档案封面上。
4.4将业户的有关资料存放在相应的档案内。
4.5将业户的档案袋楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。
4.6按档案盒(夹)内的各业户的档案排列顺序将档案有关内容登记在《业户
档案目录》内，内容包括：业户姓名、地址、收楼时间、面积等栏目。
4.7业户档案的跟踪
4.7.1当发生一列情况变化时，台接待员(档案员)应将变化情况记录在业户档案中;
a)通讯电话联络方式发生变化时;
b)业户发生更替时;
4..8业户档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报部门经理批准，经前台接待员
(档案员)办理登记手续方可查阅。
4.9业户档案应永久保存。
4.10具备电脑办公系统的可以将各业户资料输入电脑进行管理。
4.11本规程执行情况作为客户服务中心档案员绩效考评的依据之一。