Excel在教学应用中的技巧论文

Excel中有许多优秀的功能可以帮我们方便、快捷地解决日常教学办公中的问题, 在使用过程中, 我积累了一些经验, 发表出来与大家一起分享。

一、条件格式设置的妙用

手工填写的成绩册上, 教师通常将不及格的成绩用红色笔填写。如何在Excel的成绩表中实现这一功能呢?我们可以借助Excel中的“条件格式”功能实现。具体步骤为:全选成绩表, 单击“格式”菜单中的“条件格式”命令, 打开所示的对话框。设置条件为“单元格数值小于60”, 单击[格式]按钮, 从弹出的“单元格格式”对话框中将颜色设为“红色”, [确定]即可。我们会发现分值小于60的单元格的数值自动变成了红色。

而且这样设置的好处是:如果有学生的分数统计有错误, 更改分数后, 及格了的成绩将会自动取消红色的标记, 不及格的成绩会自动加上红色的标记。

二、对多张工作表设置页面

打印Excel工作表时, 需要对打印工作表分别进行页面设置。其实, 在实际操作过程中, 若页面设置的参数相同, 可以一次选中多张工作表, 同时对它们进行页面设置操作。具体步骤为:按住“Ctrl”键不放, 分别单击要打印的工作表标签名称, 使打印的工作表同时处于被选中状态, 单击“文件”菜单中的“页面设置”命令, 设置参数, [确定]后就可以直接进行打印操作了。

三、快速输入无序数据

在Excel数据表中, 我们经常要输入大批量的数据, 如学生的学籍号、身份证号等。这些数值一般都无规则, 不能用“填充序列”的方法来完成。通过观察后我们发现, 这些数据至少前几位是相同的, 只有后面的几位数值不同。通过下面的设置, 我们只要输入后面几位不同的数据, 前面相同的部分由系统自动添加, 这样就大大减少了输入量。例如以学籍号为例, 假设由8位数值组成, 前4位相同, 均为0301, 后4位为不规则数字, 如学籍号为03010056、03011369等。操作步骤如下:选中学籍号字段所在的列, 单击“格式”菜单中的“单元格”命令, 在“分类”中选择“自定义”, 在“类型”文本框中输入“03010000”。不同的4位数字全部用“0”来表示, 有几位不同就加入几个“0”, [确定]退出后, 输入“56”按回车键, 便得到了“03010056”, 输入“1369”按回车便得到了“03011369”。身份证号的输入与此类似。

四、设置顶端标题行和打印选定区域

用Excel分析处理成绩是每一次考试后教师要完成的工作, 最后要打印出各班的成绩册, 要求每页都有表头和顶端标题行, 各班的成绩册要打印在单独的纸张上。事实上, 纸张大小设置好后, 在预览时会发现:各班学生的名册有的刚好在一张纸上, 有的则不在一张纸上, 很多教师通过插入空行和复制顶端标题行的方法来打印操作, 但如果添加或删除几行记录, 整个版面就乱了。

下面的操作步骤也许会给您带来惊喜:

(一) 设置顶端标题行:

打开“页面设置”对话框中的“工作表”标签, 单击“顶端标题行”文本框右侧的[压缩对话框]按钮, 选定表头和顶端标题所在的单元格区域, 再单击该按钮返回到“页面设置”对话框, 单击[确定]按钮。

(二) 打印区域的选择:

选定要打印的班级 (一个班) 所在的单元格区域, 单击“文件”菜单中的“打印”命令 (不要单击“常用工具栏”上的[打印]按钮) 。从弹出的“打印”对话框中选中“选定区域”单选框, 再单击[预览]按钮, 怎么样?还满意吧, 现在就可以打印了。

五、制作成绩表

每学期结束时, 班主任根据教务处提供的各位任科教师给出的成绩表, 还要做出一份“各科成绩表”, 并查找出满足条件 (三好学生、优秀班干部、优秀团员、补考生等) 的学生, 这是一项工作量很大的任务。这一项工作, 若借助Excel的各种输入技巧、“数据排序”和“数据筛选”等功能来实现的话, 将会事半功倍。即:首先建立一个新的Excel工作簿, 并根据科目数插入需要的工作表。例如:某个班学生在某个学期学了英语、高数、C语言、政治、应用文写作等5门科, 则需要插入3个工作表, 分别用来输入以上5门科的“单科成绩表”和“各科成绩表” (共使用6张工作表, 其中3个工作表是默认的) 。很显然, 所有的工作表中都有一些重复性的数据。如:姓名、课程名称等。如果在每一张空白工作表中输入完相关数据, 接着在输入第二张、第三张工作表的数据, 依次输入下去, 这既容易出错, 工作量又很大。对于这种重复的工作, 如果用“自定义序列”, 就可以达到一次输入数据多次重复使用的目的, 同时也可以做到一次输入多处数据的目的。“自定义序列”可用以下两种方法实现:

(一) 如果已经在单元格区域中输入了姓名序列, 那么请先选定该单元格区域, 然后在菜单栏中选择“工具”→“选项”→命令, 选择“自定义序列”选项卡, 单击“导入”按钮, 就可以将选定区域中的数据转化为自定义的序列数据。

(二) 菜单栏中选择“工具”→“选项”→命令, 选择“自定义序列”选项卡, 先在“自定义序列”列表框中选择“新序列”, 然后在“输入序列”编辑列表框中输入所有姓名序列, 一个姓名输入完后, 必须按Enter键结束, 在输入下一个姓名, 整个姓名序列输入完毕后, 单击“添加”按钮, 新定义的姓名序列就会出现在“自定义序列”区域, 单击确定按钮。自定义序列建立后, 在任何时候只要在单元格中输入该序列中的任意一个数据, 就按规定的序列进行填充。如以上5门科的单科成绩表和各科成绩表都有相同的数据项——姓名。因此, 建立了 (如下图所示的) 姓名序列后, 全选所有工作表, 并在第一张工作表姓名列的起始单元格中输入“阿里木” (自定义序列的起始数据) , 并按住鼠标向下拖动填充柄, 就可以在所有工作表的相应位置自动填充该序列的所有姓名。

另外, 输入成绩时, 若有多名学生的成绩一样的情况, 只要选择所有包含此成绩的单元格 (选择单元格时按住Ctrl键) , 再输入成绩后, 同时按Ctrl+Enter键, 则同样的成绩会输入到被选择的所有单元格中。用以上所述的输入技巧来输入数据, 既省时又省事。一旦所有数据输入完了, 再去用Excel提供的“数据排序”和“数据筛选”等功能去查找出满足条件的学生显得更简单。

摘要：本文从多年的教学经验中, 总结出一套在工作和教学中比较实用的电子表格的应用。

关键词：Excel,教学,技巧