Excel条件格式探讨论文

条件格式是Excel数据处理中强大的功能之一。是给符合条件的单元格数据设置相应的格式, 方便用户在纷繁复杂的数据中进行查询。本文通过若干个例子探讨Excel条件格式的使用。条件格式的高级应用还要灵活的配合相关函数和公式。

一、条件格式的一般操作

将数据清单中小于90的数字设置为红色。选中相应数据区域, 执行“开始——条件格式——新建规则”命令, 在弹出的对话框中选择“只为包含以下内容的单元格设置格式”规则类型, 在编辑规则中选择“小于”, 数值文本框中输入90。如图1所示。单击“格式”按钮, 在弹出的对话框中将格式设置为红色, 单击“确定”, 则数据区域中所有小于90的数字设置为红色。

二、将错误值隐藏

有时候Excel工作表中由于种种原因, 会出现错误值, 影响工作表的美观等等。有时候直接删除错误值可能会损坏工作表中的数据结构, 这就要求将工作表中的错误值隐藏起来。假设数据清单A1:D22区域有许多错误值“#N/A”, 选中相应单元格区域, 执行“开始——条件格式——新建规则”命令, 在弹出的对话框中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”规则类型, 如图1所示。在输入公式文本框输入公式“=Isna (A1) ”, 然后将对应格式设置为白色, 确定即可。公式“=Isna (A1) ”的含义是寻找数据清单中的错误值“#N/A”, 当寻找到则返回True, 未寻找到则返回|False。如果数据清单中含有“#N/A”以外的错误值, 则本例可以使用Iserr函数。将错误值格式设置为白色, 是因为工作表背景是白色, 故起到隐藏作用。

三、使输入记录的单元格凸显出来

本例子的效果是当在相应单元格输入记录, 则该记录所在的单元格便会凸显出来, 显示立体效果, 起到突出强调的作用。将工作表的背景颜色设置为灰色。选中即将要输入记录的单元格A1:B30, 执行“开始——条件格式——新建规则”命令, 在弹出的对话框中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”规则类型, 如图1所示。在输入公式文本框输入公式“=Len ($A1&$B1) ”, 点击“格式”命令, 在弹出的对话框中选择“边框”选项卡, 将右边框和下边框设置为实线、黑色, 将左边框和上边框设置为实线、白色, 单击“确定”, 其目的是将单元格设置为凸显效果。单击图1对话框的“确定”按钮即可。公式“=Len ($A1&$B1) ”的含义是用Len函数计算对应单元格的字符数, 当字符数大于零, 就说明相应单元格输入了记录, 则出现凸显效果。

四、将重复的数据标识出来

将数据清单中重复的数据标识出来是条件格式常用的功能。工作表A1:D29区域是数据清单的位置。D1:D29是数据清单显示值有重复的单元格区域。本例的效果是将A1:D29区域中有数据重复的记录添加绿色底纹。选中A1:D29区域, 执行“开始——条件格式——新建规则”命令, 在弹出的对话框中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”规则类型, 如图1所示。在输入公式文本框输入公式“=Countif ($D$1:$D$29, $D1) >1”, 点击“格式”命令, 在弹出的对话框中选择“填充”选项卡, 将颜色设置为绿色, 单击“确定”, 回到条件格式对话框, 单击“确定”即可。公式“=Countif ($D$1:$D$29, $D1) >1”的含义是以D1:D29区域中的数据为判定条件计算满足条件的单元格的个数, 当个数大于1, 即说明有重复数据, 将有重复数据的记录行填充为绿色。

五、条件格式的复制和删除

使用条件格式的复制可以大大节省对工作表的操作时间。选中设置了条件格式的单元格区域, 执行“复制”命令, 再选中要设置对应条件格式的单元格区域, 单击右键, 执行“选择性粘贴”命令, 在弹出的对话框中勾选“格式”, 单击“确定”即可。条件格式的复制还可以使用“格式刷”。选中设置了条件格式的单元格区域, 点击“格式刷”, 再用“格式刷”刷相应单元格区域即可。条件格式的删除, 选中相应单元格区域, 执行“开始——条件格式——清除规则——清除所选单元格的规则”命令即可。

六、结束语

本文通过阐述条件格式的一般操作、条件格式的几个操作特例和条件格式的复制与删除, 探讨了条件格式的使用。要实现条件格式的高级功能, 通常要配合函数和公式的使用。本文介绍了Isna函数、Iserr函数、Len函数和Countif函数。Excel拥有非常丰富的函数, 我们只有充分熟识相关函数, 灵活使用公式, 才能深入挖掘条件格式的强大功能。

摘要：条件格式是Excel数据处理中强大的功能之一。是给符合条件的单元格数据设置相应的格式, 方便用户在纷繁复杂的数据中进行查询。本文通过若干个例子探讨Excel条件格式的使用。条件格式的高级应用还要灵活的配合相关函数和公式。

关键词：Excel,条件格式,函数,公式

参考文献

[1] Excel Home.Excel数据处理与分析实战技巧精粹[M].人民邮电出版社, 2008.