如何做好资料收集工作

第一篇：如何做好资料收集工作

浅谈指挥中心如何做好信息收集工作

指挥中心是公安机关的“司令部、参谋部、决策部、作战部”，发挥着“大脑”和“神经”的中枢作用，信息工作则是上情下达、下情上传的重要环节，是指挥协调工作的重要形式和载体，是指挥中心工作的门脸和品牌。因此，指挥中心对各类信息的收集、研判、上报工作是否做好直接关系到公安机关的工作效率和工作质量，关系到整个公安工作的开展。现笔者结合自己的工作实际就指挥中心如何做好各类信息收集工作提出几点自己的看法。

一、信息收集中存在的问题

(一)部分部门不重视信息收集工作。指挥中心的信息来源多数都是由各执法办案部门在日常工作中收集总结后上报给指挥中心的，但在具体的工作中一些基层民警仍然不重视信息收集工作，不能正确看待信息收集工作，认为信息收集不是指挥中心及政工宣传部门的事，所以对信息收集重视力度不够。还有一些民警片面的认识信息收集工作，认为在指挥中心收集的信息就是110接处警是的信息，忽视了社会维稳信息、案件研判信息、各项专项行动工作信息、日常工作信息等收集。

(二)信息内容形式单一，亮点不凸显。当前，很多民警采写的公安信息内容形式单一，所写信息往往拘泥于文件通知，缺乏新意。只要上级公安机关安排部署的专项行动实施方案一下发，大家就都按照一个统一的固定模式，照抄照搬文件要求，很少能结合当地实际写出形式活泼、喜闻乐见、比较有典型意义的公安信息。以云南省公安情报信息系统收到各科所队室上报的信息为例：2011年1至6月，该系统共收到信息626篇，由于很多信息内容形式单一，缺乏亮点，在格式上一成不变，穿着“模式化”的外衣，可供采用及向上级公安机关上报的信息还不到150篇。基层上报的信息内容单一，不仅制约着公安信息工作的发展，还给下情上达带来一定的影响。

(三)信息缺乏时效性。信息与新闻一样，任何时候都应该注重时效性，也就是要突出一个“快”字，一旦发现有价值的信息素材，要迅速行动，以最快的速度进行采集整理和筛选、鉴别。但是目前很多基层民警不重视信息的时效性，往往一件事情发生了几天才把信息报送到上级公安机关，一篇本来很鲜活的信息，就因为不能及时采写上报而成为过时信息，浪费了信息资源不说，还白白浪费了民警的采写时间。

(四)信息重数量，轻质量。向上级公安机关上报信息，应该既重数量，又重质量，但现实情况并非如此。很多基层公安部门上报的信息都存在重数量、轻质量等问题。一些民警采写的信息质量不高，缺乏准确性、指导性和服务性，部门领导也不仔细审核修改就盲目的向上级公安机关报送，这样的信息在数量上占很大的优势，可是采用率却很低，不仅占用网络报送系统的空间资源，还增加了信息处理民警的工作量。

(五)民警驾驭文字的能力不强。一篇好的公安信息，应该是结构严谨，中心思想突出，使人读后能引起共鸣，但是由于少数民警不善于学习和总结，在信息采集方面对文字的驾驭能力不强，导致有的信息结构不严谨，思路不清晰，标题与文字内容不相符，要表达的意思不能表达清楚;有的民警文字表达能力差，采写的信息不仅不能反映事物的全貌，还存在断章取义等情况，一些主要事实、重要数据缺失，让人看了不得要领，甚者还会误导上级领导的决策。民警驾驭文字的能力不强，对信息的基本写作方法也不能够系统的掌握，所采集的信息往往达不到预期效果。

(六)民警缺乏信息捕捉能力。搞信息工作，应该具有良好的信息捕捉能力，只有善于从日常生活和繁杂的材料中捕捉信息点，发现特色，才能写出工作和生活中最真实的一面。可现实情况并非如此，由于很多基层警力不足，民警任务繁重，琐事繁多，几乎没有时间能静下心来思考，也就缺乏对信息的“捕捉”能力，就算偶尔能写出一些东西来，也因为捕捉不到信息要表达的核心问题，而显得死气沉沉，没有任何欣赏价值。

(七)民警对法律、法规等业务知识掌握不够。有的民警在工作中不善于学习，对一些公安管理法律、法规及业务知识掌握不够，对一些专业术语不能深入了解和掌握，采集的信息往往缺乏专业性，“开黄腔”等情况时有发生。更有甚者，所写信息与当前国家的法律和政策“不合拍”，或将一些不能随便公开的信息轻易的向外界公开，给单位和个人带来了一些不必要的麻烦和影响。

二、对指挥中心信息采集工作的几点建议

(一)公安民警要不断学习，系统的掌握公安法律、法规和相关业务知识。当前，在落实以人为本的科学发展观过程中，作为公安信息管理者，应该养成学法、守法、用法的良好习惯。只有系统的掌握了相关法律、法规，才能用手中的笔宣传法律知识，引导人们遵守法律。同时，只有学好了法律、法规和相关业务知识，在采集信息时才能维护广大人民群众的合法权益，才不会出现问题，也才能维护法律尊严，严格保守国家秘密。

(二)要培养民警过硬的调查研究能力。常言道：“没有调查就没有发言权。”要写好公安信息，调查研究是第一位的，这也是理论联系实际和求真务实的具体体现。要随时掌握了解变化的情况，就必须经常调研，经常思考，经常判断，经常分析。调查研究要求我们必须对本行业的工作进行全面的了解，如果连本行业的工作都不了解，那么是永远采写不好信息的，而且还有可能出现“假、大、空”信息。同时，调查研究也要遵循“贴近实际、贴近生活、贴近群众的三贴近”的原则。

(三)要培养民警捕捉信息的敏感能力。捕捉信息的敏感能力不是每个人天生就有的，而是可以在实践中进行培养、增强的，它是一个人政治水平、理论水平和业务能力的集中体现。一件有宣传价值的事实发生后，为什么有的人马上就去采写，有的人几天后才去采写，这就是捕捉信息敏感能力强弱不同的表现。信息采集应围绕领导及社会关注的热点、难点问题，还要善于捕捉那些虽未列入领导议事日程，但需要提醒领导重视的问题，要有针对性、有预测性地及时采集。那么怎样在公安交管工作中培养捕捉信息的敏感能力呢?笔者认为可以从以下几个方面进行：一是要努力学习法律、法规和公安业务知识，不断提高自己的法律意识和业务水平。公安交管信息采集是不能脱离法律和公安业务的，从某种意义上说，公安信息工作者的法律、业务水平越高，他捕捉信息的敏感性就越强，就能够敏锐的感知事物的变动，及时发现、捕捉有关信息。二是要学习和掌握信息写作的相关知识，增强自己的信息认知能力。只有这样，才能更好地判断什么是信息，什么是重要信息，什么是重中之重的信息。否则，大量信息线索摆在面前也会视而不见，更谈不上怎么去抓住这些信息了。三是要胸有全局。一件事值不值得采写，有没有采写价值，要放到全局去考虑和衡量。有些事情，从本单位看是有意义的，可从大的方面来说就微不足道了;相反，一些看似非常小的事，却能在工作上引起较大的效应。所以，全局观念是培养捕捉信息敏感的重要一环。四是要不断创新写作思路，拓宽思维空间，掌握现代的思维方式。如果认识事物的思维方式很单一，很封闭，就难以适应事物的复杂性、多样性，就不可能在更广阔的空间去发现信息。因此，创新思路，具备多项思维、超前思维对发现信息，以及迅速准确地判断各种信息线索的价值是很有用的。

(四)要培养良好的信息策划意识。信息策划，是采写好信息的必然要求。信息策划离不开事实，事实是第一位的，策划是第二位的。只有培养良好的信息策划意识，才能将主观愿望和客观存在统一起来，起到良好的效果。策划不仅体现了信息反映客观事实这一辩证唯物主义基本原理，而且能够直接指导工作。策划有利于发掘各种信息资源。信息虽然到处都有，但要从一些细小的事件中发现有价值的信息，还是很难的，只有在工作中多思考、多总结，注重把上级要求与本地、本部门实际工作结合起来，与不断发展变化的新形势、新情况结合起来，才能为信息策划工作创造良好的条件。

(五)要加强信息采集方面的培训和交流。培训和交流是提高广大公安民警信息采集能力的一个重要方式。写好信息关键在民警，核心是强化民警的整体写作水平。各级公安部门应该在信息采集方面加强民警的培训和交流工作，有条件的单位最好每年组织一至两次培训，并邀请上级部门的有关专家来作指导，尤其要加强对办公室民警的培训，不断提高办公室民警的信息采集能力。在进行培训的同时，还可以组织信息采集交流评比活动，从中选出一些比较优秀的信息稿件，在培训会上进行讲评，从而有针对性的解决一些民警在信息采集中存在的问题，达到提高民警信息采集能力和促进工作的目的。

(六)要养成勤学多练的习惯，增强民警信息采集的基本功。公安信息采集工作既艰苦又繁琐，也不容易做好，因此，在信息采集中，一方面要求民警养成勤学多练的习惯，做到“眼勤、脑勤、手勤、腿勤”，不断拓宽知识面，每天抽出时间阅读各类报刊杂志，关注和研究近期国家政治、工作动态、上级部门要求、领导指示及基层工作的实际情况，把握社会的发展脉搏，增强捕捉信息的敏锐性;另一方面，遇到工作中不懂或者理解不了的东西，要经常向经验丰富的民警请教和学习，全面掌握信息的采集方法，做到笔耕不辍，增强驾驭文字的能力，不断提高信息采集的基本功。

(七)要爱岗敬业，任劳任怨，甘当无名英雄。采集信息要树立高度的政治责任感和强烈的事业心，要乐于艰苦，耐得住清贫，要正确对待名与利、苦与乐、得与失，要有埋头苦干，任劳任怨，不为民，不为利的精神。如果在工作中斤斤计较个人得失，缺乏勤奋、敬业以及甘当无名英雄的奉献精神，是永远也做不好公安信息采集工作的。

总之，要做好公安信息的采集工作，除了以上几个方面外，还要求民警在实践中不断地积累知识，善于学习政策，吃透上级精神，深入基层、掌握实情，研究工作，发现问题，把上级精神、外地经验与本地实际紧密地结合起来，创新思维，做到厚积薄发，才能采写出吸引人、有特点、有深度的公安信息。

第二篇：如何做好高校重大活动档案的收集归档工作

截至目前，档案界对高校活动尚无明确或科学的界定，重大活动的有关理论发展远远落后于实践活动。实际操作中，对于高校重大活动档案的管理也缺乏相应的标准和规范，长期缺乏具有法规作用的指导性的文献来规范，致使重大活动档案材料残缺不全，并造成档案流失严重。

随着高等教育的发展，重大活动的种类不断翻新，重大活动档案来源增多、载体多样化、材料种类增多造成这方面档案工作难度大增。然而高校从事档案专业的人员对高校重大活动档案的认识仍停留在起步阶段，这种认知水平在正在进行或者将要开展的各种重大活动中产生消极影响。尤其是重大活动从动议、筹备、举办到结束都会产生的大量档案材料，因此档案的管理工作非常艰巨。如果不先从认识上解决问题，就难以避免更多更严重的重大活动档案材料的遗失现象，其后果令人担忧。因此，如何做好高校重大活动档案管理工作，完善档案管理建设，已成为高校档案管理工作中急需研究的一项重要课题。

鉴于此，笔者认为，为了保证高校重大活动档案的完整性、准确性，归档率和保证案卷质量达到国家档案管理的相关标准，重视和加强高校重大活动档案的收集归档工作，应做好以下几个

— 1 — 方面。首先，就高校档案部门来说，要做好以下几点：

1、建立和健全规章制度，使本校重大活动档案管理工作有章可循、有法可依，照章办事。近年来高校在常规档案管理工作方面有了较大的进步，但是重大活动档案管理的规章制度建设还不够完善，学校重大活动的档案管理工作缺乏稳定性、规范性。因此，高校档案部门要严格贯彻执行国家和本地区有关档案工作的法律、法规，建立、健全本校有关重大活动档案工作的规章制度，在充分了解学校重大活动的性质、职能分工以及丈件材料的产生、运转过程以及文件的种类、内容、形成特点和规律的基础上，制定具有可操作性，便于执行的制度。对档案的收集范围、收集方法以及要求和档案归档的奖惩作出明确的规定，制定学校重大活动档案管理的规范性文件，明确重大活动档案管理的职责，建立重大活动档案管理机制，对本校重大活动档案的收集范围做出明确规定，指导本部门和校属各单位进行文件的形成、积累、收集、归档、立卷、编目等工作，统一管理本校重大活动档案，从最基本的环节入手完成重大活动档案管理的所有基础工作，使重大活动档案管理工作进一步规范化、制度化，保证学校重大活动档案管理工作顺利进行。

2、落实重大活动档案收集的协调、明确重大活动档案资料收集的主体。档案部门在对重大活动档案资料收集加强管理中应明确自身权限摆正位置。专家认为，档案部门收集重大活动档案要

— 2 — 有选择性，应当明确重大活动承办部门是主要的建档主体，档案部门是必要的收集主体，要对重大活动档案的形成部门和人员了然于胸，详细掌握他们的情况，便于协调领导。

3、提前介入重大活动，加强收集指导方面的工作。采取事前、事中介入的方式，派专人指导重大活动档案资料的收集、整理和归档工作，参与重大活动档案的管理，不断加强与承办重大活动单位的联系。要及时跟进，从材料的形成之时抓起，对材料的形成、积累、立卷、归档全过程进行督促、指导和检查，从源头上确保重大活动档案的齐全与完整。如果工作不做在前面，到了接收归档时，才发现文件材料不符合质量要求，该收集的文件没有收集，或收集的文件不准确、不规范，那时为时已晚，甚至可能无法弥补。

4、明确重大档案的收集范围。以笔者愚见，高校重大活动档案是高校在各类重大活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、声像、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录。对高校重大活动的判断，既要看其规模、规格，又要看其影响力，最终的界定应与之相一致。就具体重大活动档案的收集范围而言，重大活动应包括：

(1)党和国家领导人、各有关部、委和省上党政领导在我校的视察活动;(2)国内外各界知名人士来校参观、访问、讲学、接受名誉职务、捐赠等活动;(3)上级部门对我校各项工作的考

— 3 — 核、评估、验收活动;(4)省级以上代表团来校参观、考察、指导、交流等活动;(5)与地方政府和军队的合作、协作、共建等活动;(6)学校党政领导的重要国内外公务活动;(7)我校承办的国际性学术活动和全国性重要学术活动;(8)学校召开的各类重大会议(如党代会、工代会、教代会等)和举办的全校性庆典活动(如校庆);(9)由学校组织或代表学校参加的全国性、国际性竞赛、会展等活动;(10)重大项目开工、奠基、落成(竣工)典礼、揭牌仪式;(11)其他具有一定社会影响的活动。

5、明确归档要求，制定更具体的、操作性强的标准。重大活动档案管理工作牵扯面广、专业性强，每个环节都要求规范性和标准性。高校档案部门不仅要做好纸质材料的收集和整理工作，还要做好声像档案、电子档案、实物档案的收集、整理工作。对收集的纸质材料、声像档案、电子档案、实物档案都应作出详细的、可操作的标准和规范。重大活动档案的组卷，笔者认为应根据重大活动文件材料的形成规律和成套性原则，按问题特征进行分类，一项完整的活动内容形成独立的一卷或有联系的若干卷，收集的实物应打印目录，归入案卷中。

6、加大宣传力度，形成共识。高校档案部门要加大对立档单位的督促、检查、指导、宣传力度。督促重大活动具体承办单位的职员和分管领导加强学习《档案法》，加深理解，形成共识，自觉执行有关规定，普及档案意识，使承办单位保存和管理有价值

— 4 — 的档案资料，为收集阶段的工作做好准备。

其次，就重大活动具体承办单位来说，要做到以下三点：

1、领导重视，落实岗位责任制。做好重大活动档案的管理工作，关键在于加强领导，狠抓落实。高校举办重大活动时常是多部门组织和参与的重大活动，并且大多临时成立组织领导机构的。这样很容易造成档案收集和归档无人承担，甚至有相互推透的现象。对此，笔者认为，必须从职、责、权、利几方面为各有关人员制定岗位责任制，把该项工作纳入领导议事日程，明确职责，责任到人。切实抓好重大活动各个阶段所产生形成的档案的管理工作，促使人们从整体利益出发，科学、有效地履行本职工作，严格要求，严格管理，积极引导，合理奖惩，充分调动人员的积极性和创造性，使岗位责任制发挥应有的作用。

2、明确主体，提高归档人员的责任心。重大活动往往是由几个部门合力承办，因此需要有一个协调部门进行整体负责。有主办单位的重大活动，主办单位有责任自觉做好归档的前期准备，形成的档案要及时整理，主办单位暂时保管并准备向档案部门移交。对多部门合作但有牵头单位的重大活动，应当由牵头单位进行档案资料的相关安排，形成的档案经整理后再进行分类归档。对临时成立组织和领导机构的重大活动，应由临时机构负责档案材料的相关工作，档案经整理后，在临时机构撤销前向档案部门移交。

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3、及时归档。高校重大活动材料一定要采取及时归档的管理办法，才能适应管理工作的需要。一般情况下高校重大活动都是由校属各单位协作完成，材料的收集归档也需要各部门通力配合。所以，具体承办处室要根据材料收集的范围，牵头做好每次活动材料的收集归档工作。根据重大活动不同的收集载体，采取不同的整理、归档方式，有针对性进行收集、整理、归档，并确保归档的质量。最后，对于高校档案部门和重大活动具体承办单位来说，一支作风优良、业务娴熟的档案干部队伍对于高校重大活动档案工作的开展是必不可少的。每项重大活动都应明确档案材料管理的负责人和收集档案的责任人，各参与单位部门明确档案管理的兼职档案员，由责任人定期向各兼职档案员收集。档案管理人员应具有一定的档案专业知识和计算机应用能力，工作积极性高，责任心强，随时捕捉和收集有价值的信息，使档案收集完整。此外，让档案人员参与重大活动的整个过程，保持重大活动档案管理队伍的相对稳定是十分必要的。对于活动过程中有调离或退休人员，应及时做好档案的交接手续，以确保档案收集工作的连续性。

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第三篇：浅析如何做好地铁施工项目内业资料管理工作

浅析如何做好地铁工程资料编制工作

孙文进

摘要：步入21世纪以来，我国社会经济迅猛发展，各地不断加大对基本建设的投入，尤其是城市轨道交通的建设正方兴未艾，截止2010年，全国(内地)修建地铁的城市已达25个，总里程达2649公里，通车的城市已达7个。地铁建设当中施工技术资料是工程质量的客观见证，各参建单位尤其是建设和施工单位必须建立健全档案资料的搜集与管理制度，明确施工技术资料的归档范围和填写标准。本文对西安地铁目前施工技术资料存在的常见问题进行论述，并提出解决问题的建议。

关键词：档案资料;管理 ;建议

西安地铁目前正在紧张的建设当中，其中先期开工建设的2号线正在进行综合联调，即将进入到试运行环节，与此有关的各项工程的验收工作也在同步进行当中。在2号线几年的建设周期当中，各建设责任主体单位其中包括建设、勘察、设计、施工、监理、第三方监测、检测单位形成了大量的工程资料，这当中又以施工过程中产生的资料最为众多。如何全面、完整、规范、科学的将这些资料加以整理归档，并为以后的资料调阅、工程检修提供方便，是摆在每一位参与其中的建设者面前的问题。

一、地铁工程的特点

地铁做为方便城市市民出行发挥着越来越大的作用，国内目前已有近30个城市在兴建或准备兴建地铁。它主要有以下特点：节省土地、减少噪音、节约能源、减少污染，符合国家节能减排的方针。但同时又有建造成本高、建设周期长、施工工序繁杂、结构物形式多样、施工风险大等缺点。

二、地铁施工内业资料的特点

内业资料是直接反映施工过程工程质量控制的重要载体，是日后地铁竣工验收、通车运营管理的重要依据，加强和规范施工阶段的内业资料整理是当前地铁工程施工管理的一项重要内容，也是反映地铁工程施工管理水平的主要方面。

1、施工技术资料是城市建设及管理的依据之一。建筑施工单位竣工验收交付使用一定时期后，由于施工中存在着质量隐患或整改措施不得力等原因，工程很有可能出现一些质量缺陷，为了保证施工质量，延长工程使用寿命，必须进行维修和补强。这就必须通过查阅该工程的技术资料档案，以便采取合适、有效的措施。工程技术规划和设计人员必须详细地了解工程的结构形式、线路走向和布局，以便制定正确的方案和措施，这些资料可以通过查阅该工程的技术资料档案。

2、施工技术资料是工程质量的客观见证。质量就是“反映产品或服务满足明确或隐含需要能力的特征和特性的总和”。就地铁工程而讲，一座车站、一个区间、一条信号线路应满足建筑或者联系所需的功能和使用价值，应符合设计、规范要求和合同规定的质量标准。工程的建设过程，就是质量形成的过程，工程质量在形成过程中应有相应的技术资料作为见证。

3、施工技术资料是施工企业管理水平的综合体现。 建筑单位施工技术管理资料是在施工过程中逐步形成的技术文件材料转化而来的。它与完成工程主体有着同样的重要性，是工程承包合同的一部分。它是全面反映、记载建筑单位主体及施工过程的重要文件，是建筑单位施工的直接成果之一，对施工起着指导和依据的作用。它代表着施工企业的综合管理水平。

地铁工程涉及专业多，有结构、建筑、装饰、通风空调、给排水、消防、综合监控、供电、通信、人防等近

二、三十多个专业;时间跨度大，从可行性研究、立项审批、项目规划、勘察、设计、招投标到施工、交工验收起码也得6年以上的时间;涉及单位众多、勘察、各专业设计、各专业施工单位及监理单位;施工内容多，仅就土建而言就有地下、地面、高架车站、桥梁、房屋、站场、隧道等。面对如此众多的专业、责任主体单位、施工项目，就应当制定统一的资料整编标准、制度和程序，并进而细化，是众多资料最终达到系统规范、清晰易查。

地铁工程资料主要包括管理资料、技术资料、质量控制资料、施工记录、测量、监测资料、安全和功能检验资料及主要功能抽查记录、验收资料、图纸等八大方面，基本同于一般的建筑工程，但又涵盖了市政、铁路、电力等专业的一些具体内容。

三、内业资料整理要求

“全”、“准”、“严”：“全”就是在内业资料齐全上下功夫，做到文件、资料项目齐全，不出现缺少文件和频率不足等现象。“准”就是在内业资料整理上严把准确关，确保资料填写的内容和数据的准确性，经得起推敲和检查。“严”就是在内业资料格式和组卷上，严把审查关，不合格的内业资料严禁进入工程档案室。

四、目前资料整编过程中存在的问题、原因和对策

在近两年的西安地铁二号线竣工资料检查、验收工作中，发现了一些问题，并思考了产生这些问题的原因，总结而言，原因也很简单，就是领导是否重视和具体人员是否有责任心。相当一些项目平时不重视内业资料的管理，普遍存在“重外业、轻内业”的现象，且对内业资料的整理阶段性的进行，只“整”不“理”，导致内业资料逻辑性、数据性错误“百出”;另外工程管理人员和档案管理人员对相互的业务不熟悉，工作责任心差，且工作岗位不固定，工作连续性差，前后脱节，导致内业资料整理中的重复返工现象经常出现。具体反映出以下实际问题：

1、人员问题。

对于由谁编制资料，项目管理人员观念不正确。多数人认为资料就是随便安排个人员坐在屋里、对着电脑将表格填满打印即可，其实不然，我认为资料人员不能闭门造车，应当了解施工程序、内容和进度，而且还应当熟悉现场在干什么，否则做出来的资料就毫无可信度。

资料编制整理人员不稳定，更换频繁。资料整编工作时间跨度大、枯燥，而且没有完成实体那样有成就感，对于个人提升影响较大，因而项目上技术人员都不愿意做资料工作，导致人员频繁更换。解决这个问题，一方面需要单位领导提高资料编制人员的待遇，另一方面还需明确责任，资料管理人员主要是负责资料的搜集整理和归档，并不是“做”资料，第一手资料应当是现场技术人员去填写，这样也就保证了资料的及时性和准确性。

2、资料填写方面的问题

2.1资料填写不符合现场实际施工内容。一些施工单位对于检验批表格中涉及的内容不认真仔细阅读，或理解不到位，将一些与本工地施工无关的项目也填写其中。例如，目前车站结构施工中主梁或次梁中基本上就没有弯起钢筋，而在钢筋安装检验批表格中对于此项目相当一些单位的资料上都打勾;装修工程中将构造柱或圈梁的钢筋端头弯钩也理解为弯起钢筋。

2.2 签字人员不统一，字迹不一致。

(1)同一负责人在各种资料中的签字字迹不一致。 (2)不同负责人所填写的资料内容字迹一致。

各项目人员调动频繁是造成出现这种情况的主要原因，另外一方面是资料上报不及时，积少成多以致来不及签。

2.3 自检资料、抽检资料、试验资料之间不对应。

(1)自检资料中的各种检验未按根据施工工序的顺序来填写。钢筋检验、模板检验、砼浇注三者之间的时间先后不对应。测量资料与工序检验资料在时间和日期上不对应。

(2)自检、抽检、试验资料对同一施工工序而言，时间、内容上不对应，特别应注意砼浇注日前与试件的制件日期。

2.4 资料数据间的逻辑关系经不起推敲。如钻孔灌注桩中钻孔深度、钻孔前孔底标高、沉淀层厚度、孔深等几项内容分在不同的检测阶段，填写在不同的表格内，却存在一定的逻辑关系，要仔细推算;路基填筑表格中高程检验、虚铺厚度、压实厚度检验等在数据上也存在一定的逻辑关系。

2.5 填写内容不符合图纸及规范要求。对每一检验批中的主控项目必须全部合格，一般项目合格率需达到80%以上。搞清表格中的项目是定量还是定性指标，是填写偏差值还是打钩，要根据现场情况和规范要求去填写，表格中的数据来自施工现场，但应满足设计和规范要求。

2.6 表格的顺序及种类应根据各分项工程的工序来定，一般情况，每个工序都要做记录和检验，不得漏项。

2.7 资料中存在明显的数据错误、涂改、漏填现象。

2.8 填写字迹潦草。尤其是签名，经常可以看到一些管理人员的签字龙飞凤舞，让人无法辨认。

以上这问题是具体资料中的问题，解决起来就是三个字：严、精、细。“严”是严格、严谨的态度，从一开始就树立良好的心态，有一个端正的态度，那么就会有良好的结果，从开始就要认真对待内业资料，不要抱着完成任务的心态;“精”是精通内业知识，使内业资料不停留表面，有精髓，有精神，做到精准、精细;“细”是细心，细节决定成败，往往一些细节性的东西会注定一件事情的成功与否，细节也是人们往往最容易忽略的地方，在内业管理过程中，细节也体现的尤为重要，图文不符，文字不同，字迹潦草，这可以说是内业整理管理中最容易出现的问题，也正是这些问题，从而造成大量资料的返工，造成人力、物力的浪费，所以在整理的初始，内业管理人员就应该细心对待，严格把关，决不能犯如此低级错误。还要会细化，将内业资料进行细化，做到面面俱到。

五、想法和建议

1、内业资料的管理是一个长时间、不间断、有规律的整理过程，对于资料管理建设单位应成立专门机构、安排人员去督促、指导、检查各项目的资料整编工作;

2、确保各种技术资料的真实性、完整性，真实是灵魂，完整是保障。

3、应提早介入，制定好归档资料清单、填写要求;

4、加强培训，组织各单位相互交流学习;

5、强化监理职能，日常资料要求监理严格把关;

6、多与地方档案管理部门联系沟通，必要时请他们一起检查，及早发现和解决问题。 通过工程实践看，我们在进行内业资料编制、归档等管理工作方面还是存在一些问题，导致内业资料出现不完整，不统一，不系统等缺陷。地铁工程是一项系统工程，涉及面多，如果各单位主责人员都能够做到严、精、细，我认为内业资料管理工作一定能够达到全面、系统、规范，一定能够为建设过程留下一份见证。

参考文献:

[1]陈爱珍 论建筑施工单位的施工技术资料管理 [2] 张东波 张朝阳 浅析内业资料的规范管理

[3] 曹建军，李永.谈施工技术资料的整编办法[J].西北建筑工程学院院报，2001，18(3) [4]郭俊英.浅谈如何搞好工程技术资料的管理[J].山西建筑，2002，28(3) [5]李亚梅.市政工程(道路)施工技术资料管理系统研究.华中科技大学图书馆，2003

作者：孙文进 西安地下铁道有限责任公司安全质量监督处

西安市未央路132号经发大厦24楼 710016

第四篇：如何做好工程技术档案资料的管理工作

(山东省治淮东调南下工程建设管理局)

2011年8月21日

一、技术档案资料重要性及管理现状

工程技术档案资料是工程实施过程的全面记载和真实反映，是工程建设管理和档案管理工作的重要组成部分，它是全面鉴定工程质量、价款支付、事故处理的重要依据;是工程进展的实施情况的书面见证和合同履行情况的真实反映;也是地下隐蔽工程唯一的见证方式。因此，对技术档案资料的要求就是：系统、真实和准确，资料的收集整理要及时和规范，做到与工程建设同步进行。否则，就会造成档案资料的缺失，不完整。然而，在实际工作中对技术档案资料的管理工作或多或少存在着一些不可忽视的问题和现象，突出表现在以下方面：

一是档案资料的收集整理不及时，往往在工程建设高峰时忙于抓工程项目的实施，而忽视工程档案资料的收集、整理。甚至工程建设已经竣工，部分工程资料还没有着落，造成档案资料不齐全，有头无尾，有尾无头的现象。

二是有的施工单位对内业资料不重视，工程完工后在即将竣工验收时才开始慌忙资料，有的施工单位甚至连人也找

1 不到，给档案整理工作带来很大困难。

三是有的施工单位专职档案管理人员不到位，管理分散，内业资料分散于工程技术科室、实验室、合同管理等部门。工程后期人员撤离后，有些施工单位留下的人员对资料不熟悉，加之有些资料手续完备，需要施工单位或监理人员签字，人员很难召来，拖延了资料整理时间。如：湖东堤工程小荆河闸工程，闸上交通桥的桥面板采用预应力砼结构，其张拉应力和施工技术方案及相关资料未及时归档，散落在个人手里，经多方联系，才予以找到。

四是由于水利工程建设项目多、战线长，且施工队伍流动性强，工程建设中的技术人员和施工人员变动频繁，导致人走档案失，人走档案没人接的现象出现，影响工程档案工作的质量。

五是档案管理水平较低，有的单位和施工企业档案管理体制不健全，档案规章制度形同虚设，在制度上存在“软”的现象，出现工程完工后，为应付竣工验收而补施工档案的现象。

二、工程技术档案资料常见问题

通过近几年来对我省治淮东调南下续建工程档案管理工作的实践，对工程档案资料在形成过程中常见的问题及不规范行为进行归纳，大致有以下方面：

(一)、开工资料不完善

2 监理工程师对于拟开工工程有关开工资料的审查，是承包人开工后能够保证质量的前提下连续施工的关键。开工前，承包人必须提交包括“开工申请单”在内的开工资料，经监理工程师检查合格后，下达“开工令”，承包人才能开始正式施工。但施工过程中常常有以下资料不完善的情况。

1、开工资料中缺少水准点交验资料、水准点复测及闭合差计算资料、测量控制网资料;纵、横断面测量记录签字不全;试验仪器报验不全、缺少鉴定证书;缺项目经理、总工变更文件及资质证书、监理有漏签字现象等。

2、由于工期紧张、施工单位技术人员少或素质低，进场后迟迟不能完善开工资料，造成工期滞后、设备人员闲臵。迫于建设单位压力，总监在开工资料未完善情况下签发“开工令”，造成边施工边完善开工资料的现象。

3、投标书上项目经理、技术负责人不能到位履行职责，建设单位未同意变更。开工资料缺少项目经理签字，进场人员无法正常报验。

4、设计单位未按程序进行水准点交验或提供的水准点位臵、数据不准确，使原始断面复测、铺工放样工作无法进行，相关资料无法归档。针对以上问题，采取以下方法处理：

开工资料未按要求归档，是由于承包人不清楚开工资料完整内容造成的。承包人进场后，监理部及时签发监理通知，明确资料分类标准要求，建立卷内目录，按归档内容包括招

3 投标文件、施工合同、工程设计、开工资料、施工日志、来往文件、会议纪要、自检、抽检、分部验收资料、支付资料、影像资料及其他资料等;进场主要人员报验单;机械设备报验单包括实验设备合格证和标定证书;包括质量保证体系、安全保证体系在内的施工组织设计;图纸会审与设计交底;项目划分方案;水准点交验复测、测量控制网资料;断面复测原始测量记录、断面图、工程量计算表资料等。根据上述情况，现场监理对承包人实行监帮结合，具体指导，抓紧完善开工资料。

(二)、施工日志和监理日志普遍存在的问题：

1、对日志不重视，填写不认真，字迹潦草，错别字连篇，词不达意，填写人员不固定，甚至由记录人签其他人姓名的情况，或者记录人未签字。施工或监理日志是工程实施过程中的原始记录和最真实的工作依据，是工程建设状况的综合反映。担负着记录工程质量、进度、投资控制的重任，是处理索赔与反索赔的有效性、真实性的支持性资料，是工程建设档案的重要组成部分。监理日志作为监理的工作跟踪资料，同时又是监理的工作量及其价值的体现。因此其内容必须真实、全面，要求字迹清晰、语言简练、表达适当。同时，日志是反映施工、监理单位综合素质的窗口，要求书写工整、用词规范、严谨，具有一定的专业水平。施工日志应由项目技术负责人填写，监理日志应由监理工程师填写。

2、气象情况填写不完整。气象与工程质量有直接的关系，例如温度对砼及砂浆强度的增长速度有明显的影响;冬季土方填筑在温度低于-5℃时严禁施工;而下雨则会影响砂、石的含水率，关系到砼、砂浆的配合比，进而影响其强度;基础开挖、土方填筑、坦石排整等工程进度会受雨量影响，施工合同中对因异常天气情况产生的停工索赔有着明确的规定。因此施工日志和监理日志除写明日期外，还应详细记录当日天气情况。

3、格式不统一。以前由于施工日志监理日志均没有固定的格式，不同监理单位使用的格式也不同。《监理规范》明确规定了监理日志的格式，并规定“总监理工程师应指定专人负责填写项目的监理日志。另外，每位现场监理人员应有个人的监理日记”。监理单位可根据监理日志的格式制定相对统一的施工日志格式。

4、施工日志和监理日志不一致或高度一致。一种情况是，施工日志与监理日志所记录的气象、施工情况、验收情况等内容不一致，必定有一方日志中反映的内容不真实。这是记录人不负责造成的，查阅工程资料很容易更正。另外一种情况也不少见，即施工日志与监理日志高度一致，这也是一种不正常的行为，往往是由于相互抄袭造成的，致使内容不全面、不真实。

5、监理日志内容不完善、重点不突出。施工日志主要

5 记录人员、机械、施工、验收等情况，而监理日志作为监理单位工程建设监理的重要的原始资料之一，是监理工作状况的综合反映，是监理的工作量及价值的体现，有利于建设单位更好地了解监理工作的服务内容与监理工作的业绩，从而更好地支持监理工作。监理日志记录内容除反映施工情况以外，还要反映监理的工作情况，比如校测断面情况、计量工程量、安全检查、协调关系、发布文件、巡视检查、跟踪检验、平行检验等。

6、记录内容不具体，过于简单。例如：

①有的日志上记录“今天工地施工正常”，但对进行了何部位的施工、存在的问题、质量检查等却记录不全，反映不出施工的全面情况;

②记录“查看土场落实情况”，对土场落实的结果、土场位臵与设计是否相符未作说明;

③记录“检验设计单位提供的水准点”方面。查验设计单位提供的水准点应由建设单位、监理单位、设计单位、施工单位等各方代表参加，其详细位臵、高程(高程系)等情况均应说明;

④记录“停工”方面。停工应记录停工的原因、停工的时间、复工时间;

⑤疏浚工程中记录“排泥管线安装×米，累计×米”方面，应记录×号船管线当日安装×米，施工桩号位臵，累计

6 安装×米;

⑥记录“当日办理工程进度款”方面，应注明支付工程款证书号，该次支付的项目、工程量，该次支付的金额、累计支付、扣除保留及预付款情况;

⑦记录“收到监理通知”方面，应注明文号、内容摘要，在以后的日志中要记录监理通知的落实、回执情况;

⑧记录“进水泥×吨”方面，应注明所进水泥的生产厂家、标号、出厂合格证、材料报验及复验情况;

⑨记录“上级领导检查工作”方面。应反映部门、职务、姓名、检查内容以及要求;

⑩记录不及时。当天没有记录，过一段时间只有些“回忆录”，疏漏就在所难免;

⑩其他问题。日志中对施工出现的问题处理资料不闭合;一连几天记录“与昨天情况相同”等类似的日志记录方法起不到档案资料的作用。

7、施工日志和监理日志应从以下方面的内容并由指定的专人负责填写(供参考)：

当日水文与气象(气温、晴、雨、雪、风力)等情况; 当日施工的部位、施工内容与施工形象及完成工程量; 施工单位项目管理人员、质检人员、主要技术人员到位情况;

主要材料进场、质量评价及施工情况;施工机械投入、

7 运行和设备完好情况;

施工质量检验和安全作业情况;施工作业中存在的问题和处理情况;

作业面劳动组织和主要技术工种人数投入情况;监理指令内容及回执落实情况(包括口头指令);

开工时间、竣工时间、单元工程、隐蔽工程、分部工程验收情况、支付情况等;

收发文及落实情况以及其他活动内容包括会议、上级检查等。

(三)、施工质量评定资料常见问题

1、水利工程施工质量评定表填写基本规定： 单元(工序)工程完工后，未及时评定其质量，并按现场检验结果如实填写《评定表》;现场检验应遵守随机取样原则。

文字书写应工整、清晰;数字和单位应采用阿拉伯数字，单位使用国家法定单位，并以规定的符号表示(如：MPa、m、m、t…)，

合格率应百分数表示，小数点后保留疑问，如果恰为整数，则小数点后以O表示;如95.0%;

改错：将错误用斜线划掉，在其右上方填写正确的文字(或数字)，禁止使用改正液、贴字重写、橡皮擦、刀片刮或用墨水涂黑等方法。

8 2表头填写。单位工程、分部工程名称，按项目划分确定的名称填写。单元工程名称、部位：填写该单元工程名称(中文或编号)，部位可用桩号、高程表示。施工单位：填写与项目法人(建设单位)签订承包合同的施工单位全称。单元工程量：填写本单元工程主要工程量。检验评定日期：年—填写4位数，月—填写实际月份(1～12月)，日—填写及时日期(1～31日)。检验记录。文字部分记录应真实、准确、简练。数字记录应准确、可靠，小数点后保留应符合有关规定。

设计值按施工图填写：实测值填写实际检测数据，而不是偏差值。当实测值较多时，可填写实测组数、实测值的范围(最小值～最大值)、合格数，但实测值应作为表格附件备查。

《评定表》中列出的某些项目，如实际工程无该项内容，应在相应检验栏内用斜线“/”表示。

《评定表》从表头至评定意见栏均由施工单位经“三检”合格后填写。监理人员复核质量等级时，如对施工单位填写的质量检验资料有不同的意见，可写入“质量等级”栏内或另附页说明，并在质量等级栏内填写质量的等级。

表尾填写：施工单位是指承包人施工项目部，若需盖章，承包人加盖项目部公章。

2、工程档案资料中常见的问题

9 主要表现在格式不统一，填写不规范、填写漏项、未盖章等。如：

质量评定表中，实测值的单位与设计值单位不一致; 工序评定表或单元工程质量评定表中全部用计算机打印。评定表检查项目中的检验记录和检测项目中的实测值等，一般要求用手写，如果用计算机打印，必须将原始记录附在后面;

堤防填筑单元工程干密度检测表，分层碾压土样取土深度不满足要求;单元工程干密度检测表中，只有取土部位和高程，未反映取土深度。特别是建筑物回填土检验记录或评定表中，原始记录资料全部用计算机打印，资料的真实性差。有的填土厚度过大，超厚现象。

干密度的检测记录中，同一土样盒号，其盒子重量不一致，直接影响含水量和干密度结果，反映资料的真实性差;

建筑物回填土缺少碾压实验报告和击实实验，如果参照附近料场，应作说明。回填土干容重检测记录不完整，只有成果表，缺少试样原始记录;

焊接单元评定表格不一致，保证项目内容不全面; 沉降记录方面，有的缺少观测资料，或者记录不符合客观规律，数据真实性差;

签字栏有的未签字或未签日期，有的用纯兰笔水签字;原始测量资料用铅笔记录，未作处理。

10 在分部工程和单位工程评定中，有的片面追求百分数，缺少真实性;泥结石路面，设计中未对干密度指标，水保、观测设施满足设计要求，也只有合格等级。

3、工程报验单填写方面，常有这样的填法和问题： ①按合同和规范要求，已完成“(桩号)基础处理工作”并经自验合格，请予检查。规范地写法是：按合同和规范要求，已完成“基础处理分部工程第×单元工程”并经自检合格，请予检查。

②工程地点及桩号、具体部位均填写桩号。工程地点及桩号应该填写单元工程桩号，具体部位填写“堤防边坡、基础”。

③检查内容填写“基础无不合格土，坑塘已处理”; 应该填写“基础清理、清理范围等”。

④有的附件漏填。附件填写“基础处理单元工程检查记录表、质量评定表”。

⑤承包人递交日期、时间和签字，非项目总工或经理签字;应为：承包人递交日期、时间和签字填写日期、项目总工或经理签字。

⑥驻地监理工程师意见填写“同意报验”、“经抽检，允许进入下道工序”。填写时，有的只写“允许进入下道工序”。

⑦工程报验承包人未加盖项目部公章。

4、单元工程质量评定表方面

11 ①检验日期、评定日期均为施工单位填写，日期填写“09年03月05日”; 规范填法：检验日期由施工单位填写、评定日期由监理单位填写，日期应填写 “2009年3月5日”。

②检查项目检验结果应为：基础清理填写“堤防基面、堤坡表层无合格土，杂物全部清处”，一般地基础处理填写“坑塘洞穴已按要求处理”;评定填写“达到标准”。而有的检验结果填写“符合设计要求或符合设计质量标准”;检查项目评定栏填写“合格或优良”。

③施工单位自评意见为“检查项目全部达到质量标准，清基范围检测合格率95%”，质量等级“优良”，监理单位复核意见为“同意施工单位自评意见”，核定质量等级“合格”。规范地填写：施工单位意见填写“检查项目全部达到质量标准，清基范围检测合格率×%(小数点后保留一位)”(筑堤工程清基范围检测合格率一般大于90.0%，检查项目达到质量标准，检测项目合格率大于90.0%，质量等级只能评定为“合格”。

然而，因特殊地理位臵或特殊情况，总有局部清基深度达不到设计要求，清基不能完全满足规范要求，资料填写无法显示，要求施工单位自评单元工程质量等级为“合格”。监理单位复核意见填写“经复核，施工施工单位自评结果无误”核定质量等级“合格”。

④单元工程质量检测记录表附有原始测量记录并签字

12 齐全。而有的单元工程质量检测记录表未附原始记录或原始测量记录签字不全。

⑤监理抽检资料施工单位人员代写，由施工单位人员签字(仅一名监理签字)。应该为：监理抽检独立进行，监理抽检资料不允许是施工单位人员代写、不得由施工单位人员签字，签字栏有“检测”、“复检“两项，分别由监理员和监理工程师签字。

5、单位工程施工质量检验资料核查存在问题

①原材料。要求：水泥、钢材出厂合格证、厂家试验报告、复检报告和统计资料，外加剂出厂合格证及有关技术性能，防水材料出厂合格证、厂家试验报告，止水带、土工布厂合格证及有关性能试验报告，装饰材料的出厂合格证及性能试验报告以及其他原材料出厂合格证及技术性能试验资料。

有的施工单位缺少原始资料或归档资料不全。譬如：有的原材料水泥、钢筋、水泥外加剂等缺少出厂合格证，或缺少厂家试验报告及技术指标，或复检资料;有的产品质量证明复印件不清晰，有的止水材料未归档或者没有复检报告，止水材料试验项目有的与要求不一致，如：拉伸长度或延伸率等，有的出厂合格证、厂家实验报告及技术性能指标等没有归档。原材料检测应按批次进行，有的只做一次。砂、石子检测项目，对云母含量、超逊径等主要指标缺少检测。

13 ②中间产品。要求砂、石材料试验资料，砼配比实验报告和砂浆实验报告，砼试件和砂浆拌合物试件统计资料，砼预制件(块)检验资料等。

有的施工单位在拌合物检查记录中缺少原材料的用量记录或塌落度记录;

砼拌合物评定表中，砼抗压强度统计数中，应按实际数据填写，不应笼统地写成≥95%;

砼拌合物质量评定表中，现场配比调整计算表未附; 砼试块试验数据统计方法、评定方法和标准不符合现行规范要求，试块数量偏少。

对砼试块一般按照部位和划分的分部工程进行评定，有的按月评定，对此应进行重新整理。

③金属结构及启闭机。闸门、启闭机产品合格证、说明书及有关技术文件，闸门、拦污栅、压力管安装测量记录，启闭机安装测量记录，焊接记录及探伤报告，焊工资质证明材料(复印件)，运行试验记录等。

有的启闭机闸门只有出厂合格证，而无检测资资料;缺少开箱检查记录、安装调试记录、安装质量检查记录等。

④机电设备。产品合格证、厂家提交的安装说明书及有关资料，电器设备安装测试记录，机组调试及实验记录以及试运行记录。

主要缺少开箱检查记录、安装工序单元质量评定、调试

14 运转记录、运转质量检测评定记录等。

⑤重要隐蔽工程施工记录。重要隐蔽单元工程质量等级签证表，联合小组核定意见中签名不全;灌浆或截渗工程，过程资料不齐全，原始数据、记录描述、灌浆或截渗或得效果检查等未作，或者没有资料。

主要缺少灌浆记录，造孔灌注桩施工记录、图表，基础排水工程施工记录，主要建筑物地基开挖处理记录，其他重要施工记录。

⑥综合资料。 筑堤工程完工测量原始数据有的未存入档案。

三、如何做好工程竣工验收和档案资料编制工作

(一)、竣工验收的准备工作

我省治淮东调南下续建工程刘家道口枢纽工程已完成竣工验收，南四湖湖东堤和分沂入沭扩大工程已具备竣工验收条件，韩庄运河(湖口～台儿庄)续建工程、沂沭邳和新沭河治理工程、南四湖湖内工程等基本完成，正在进行竣工验收的各项准备工作。南四湖湖西大堤加固工程今年的任务目标是年底前要全面完成工程任务，并具备竣工验收条件。下一步如何坚持一手抓项目建设，一手抓工程验收，是工程各项目部关注的话题，通过对其他工程验收准备工作的实践，谈些体会：

1、竣工验收是建设管理的重要环节。竣工验收是工程

15 项目建设管理全过程的最后一个程序，是全面考核建设工作，检查设计、工程质量是否符合要求，审查投资使用是否合理的重要环节。近年来，水利建设管理体制改革的不断深化，对验收工作不断提出新要求。为切实把握好验收工作这一重要环节，讲竣工验收工作做好，做扎实，确保工程移交后安全运行，发挥好效益，项目部应做好如下工作：

首先，应根据项目实施内容进行工作分类。其次，将验收工作内容分解到人，使每一项内容都有专职的人员牵头负责，并配备技术人员从事报告编写和资料的收集、整理、立卷、归档、明确各自承担完成的任务、职责和目标，对监理单位也要划分职责范围和目标任务。第三，进一步规范验收工作的操作过程，保证项目竣工验收规范、有序。

2、严格执行验收程序，明确验收职责。项目实施过程中要严格执行《工程施工质量评定验收标准》，执行竣工验收制度。对隐蔽工程坚持联合验收制，及时进行分部工程验收、通水前阶段验收等工作，为项目以后的初验和竣工验收打下坚实基础。竣工验收准备工作，要严格按照工程竣工验收制度进行操作，参与验收工作单位和主要人员要找到自己的位臵，明确自己职责，用规范的制度来约束、管理验收工作，高标准完成验收工作。

3、充分发挥监理在验收工作中的作用。监理是施工现场管理者，对工程的进度、质量、投资及其他事项进行全过

16 程全面的管理，对工程的合同、任务、工程实际情况非常熟悉。因此，在工程竣工验收中要充分发挥工程监理单位的监督职能，把竣工验收文件编制的监督、审核纳入监理工程师的技术管理范围，即从验收所要具备的最基本条件资料的整编工作，到工程的结算及最终决算，由监理监督实施，充分发挥监理的职能作用。

4、档案资料的整编与进度计划同步。档案资料的整编与进度计划同步，从工程建设开始就保证整编资料的质量。工程在开工建设之前，监理单位、施工单位在工程实施过程中，要形成相对应阶段的档案资料。同时按技术档案资料的要求对资料所用的纸张(A4纸)、目录抄写、档案盒以及装订方法都做统一规定。施工单位的资料，要求工程进展到哪一步，资料就做到哪一步。这样做一方面是为了缩短和减少项目竣工后收集资料时间和难度，保证档案资料的完整性，另一方面也可及时发现问题及时解决，如发现“原件不齐全”“签证资料不齐全”等问题，可以现场及时纠正解决，并补充完善。

5、各部门树立大局观念，协同配合形成合力。验收工作是一项琐碎、重复的工作，需要相关单位如建设单位、监理、施工、设计、审计、档案、环保等各个部门协作完成的工作。各部门环环相扣，紧密相连，缺一不可，如果一个环节没有协调好，将影响到整个竣工验收工作的进度。因此，各部门

17 要树立大局观念，以“办实事、求实效”为原则，充分调动各部门工作积极性，形成集体合力，为工程的验收工作顺利完成提供组织保证。

6、确保竣工档案的真实和准确，充分发挥其凭证作用。工程竣工验收档案能够完整、准确、系统、齐全、真实地记录和反映施工和竣工验收的全过程。因此要确保竣工验收档案的真实性和准确性，使竣工档案在工程项目合同决算时，真正发挥凭证作用，同时也便于在竣工验收后以完整的工程档案移交运行管理单位，以满足运行管理的需要，达到收集整理档案的目的。竣工资料整编工作是一项系统工程，涉及各个专业技术部门。在竣工验收阶段，要严格把好审查验收关，对各施工单位编制的竣工图、文件资料、施工报告进行认真审查，着重检查隐蔽工程验收记录的真实性和工程设计变更的落实情况，认真审查竣工图及其文字资料是否完整、准确，签证是否完备，组卷排列是否合理等等。

(二)工程竣工档案资料的编制

1、工程竣工档案资料编制人员的责任和工作的要求 ⑴、工程竣工档案资料是在工程建设的各个阶段形成的，是对工程项目建设过程的记录及真实的评价，因此，竣工档案资料应真实、完整、系统。参与工程建设的专业人员和管理人员是归档工作的直接责任人，不按要求将形成的应归档残料进行收集、整理、归档，如果工作变动，须先交清

18 原岗位应归档的文件材料。

⑵、工程竣工档案资料的编制应符合国家及行业有关档案方面的规范、标准和规程的要求，内容应完整、准确、系统，字迹清楚，图样清晰，图表整洁，无破损。工程竣工档案资料编制工作要求体现八个字：“精炼”。工程竣工档案的内容要具有保存价值，同时具有代表性，内容齐全。“准确”。工程竣工档案的内容，变更文件材料和图纸要完整、准确。“规范”。竣工档案整理组卷规范，卷内文件和卷内目录排列相互间要有内在联系。“科学’。组卷具有科学性，便于查索。

工程竣工档案资料必须按统一规范和要求进行编制，真实确切堤反映工程实际情况，严禁涂改、伪造。同时，凡是移交的档案资料，必须按照技术管理权限，经过技术负责人审查签认。对曾存在的问题，评语要确切，应经过认真的复查，并做出处理结论。

2、竣工图的编制

竣工图必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。竣工图采用蓝图或者计算机出图，但不得使用复印件，施工单位应以单位工程为单位编制竣工图，竣工图由编制单位在图标的上方空白处加盖竣工图章，有关单位和责任人应严格履行签字手续，每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录。施工单位应按以下要求编制竣工图：

19 一是按施工图施工没有变动的，须在施工图上直接加盖并签署竣工图章;

二是一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上更改，在说明栏内注明变更依据，加盖并签署竣工图章(尺寸20×80mm)。

三是凡涉及结构形式、工艺、平面布臵等有重大改变，或图面变更超过三分之一，应重新绘制竣工图(可不再加盖竣工图章)。重绘图应按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明“竣工阶段”和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应在图标上方加盖并签署“竣工图确认章”。

四是对堤防工程竣工图应重新绘制，并将设计断面标在图上，在图标栏内注明“竣工阶段”和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应在图标上方加盖并签署“竣工图确认章”。

竣工图章和竣工图确认章尺寸分别为60×80mm和20×80mm，具体详见水利部水办„2005‟480号文。同时说明：竣工图章中(××工程)应在图章制作时，直接填写上工程项目的全程;竣工图章与确认章中的编制单位与监理单位均可在图章制作时，直接填写清楚。

有的施工单位把堤防工程设计施工图纸作为竣工图，是不符合要求的，还有的施工单位直接将建筑物设计施工图进

20 行了扫描，做成的兰图中线条和数字很不清晰，影响档案验收质量。

3、做好各项工作报告的编制工作

在以往的不同阶段的验收中，各参建单位有关的管理工作报告均参照水利水电建设工程验收规程中有关标题内容编写，存在的主要问题：封面格式不规范、没有盖公章，扉页上未附批准、审核、校核、编写人员，报告中内容文不对题、词不达意，内容简单，不能充分反映工程建设、施工、监理等工作情况。下面以单位工程验收中的施工管理工作报告有关内容可参照以下部分进行编写：

⑴、工程概况。主要说明本单位工程所在地理位臵(行政区域与桩号位臵)、工程等级和特点、主要建设项目和内容、合同工程量、工程投资及工期(合同工期和调整后的实际工期)、气象及水文、工程地质、天然建筑材料以及施工条件。

⑵、工程投标。资格预审、购买招标文件、勘查现场、投标、开标、中标情况等，以及合同项目。

⑶、施工进度管理。①施工总体布臵情况;②本单位工程施工总进度情况，包括本单位工程开工、完工日期，各个分部工程开工和完工时间，与合同工期相比，工程提前或推迟的原因;③工程完成情况，说明完成的主要工程量，合同工程量与完成工程量对比情况;④完成工程的质量评定情

21 况，主要说明已完成的分部工程，经验收其质量评定情况，如分部工程单元个数、优良和优良率，以及质量等级;⑤未完工程情况。

⑷、主要施工方法。①施工准备工作，如测量放线、地基清理、临时道路和施工排水布设情况等;②施工技术要求，包括土石方开挖及回填、砼浇注、砌石护坡和挡墙等;③投入的主要施工人员和机械设备，包括施工排水设备;④主要施工方式、工艺和工序;⑤质量控制情况。

对于砼浇注施工，还应包括模板安装、钢筋制安、砼的拌制、运输、摊铺振捣及其养护等;对于灌浆工程施工，应说明灌浆材料、灌浆压力、水泥浆液配臵及输送、钻孔、冲洗、压水、灌浆情况等。

⑸、施工质量管理。①工程质量保证体系;②质量保证措施，主要说明技术保证措施;③质量事故及处理;④施工质量自检情况，说明项目划分，各个分部工程(包括单元工程)质量评定情况，并将原材料检测、土样检测、中间产品质量检测结果情况进行统计说明。

其他：如文明施工、安全生产、环境保护、价款结算和财务管理等有关内容不再进行说明了。

22

第五篇：浅谈如何做好项目监理部的资料管理工作

摘要：通过工程实践，对项目监理部如何做好资料管理工作进行了阐述：一是确保在项目竣工以后，在规定的时间内按时将监理资料移交建设单位;二是完整的工程监理文件档案资料是建设工程监理单位具有重要历史价值的资料。

监理资料管理工作是工程信息管理的一项重要工作。对监理文件档案资料进行科学管理，可以为建设工程档案的归档提供可靠保证。监理文件档案资料的管理，是把监理过程中各项工作中形成的全部文字、声像、图纸及报表等文件资料进行统一管理和保存，从而确保文件和档案资料的完整性。一方面，在项目建成竣工以后，监理工程师可将完整的监理资料移交建设单位，作为建设项目的工程监理档案。另一方面，完整的工程监理文件档案资料是建设工程监理单位具有重要历史价值的资料。监理工程师可从中获得富贵的监理经验，有利于不断提高建设工程监理工作的水平。做好和加强项目部的资料管理，笔者认为应着重做好以下几方面工作。

1建立健全各项监理资料的管理制度

1.1 总监负责制

《建设工程监理规范》第7.4.2条指出，监理资料的管理应由总监负责，并指定专人负责实施。监理项目部是监理企业重要组织单元，监理项目部资料是企业资料的组成部分。总监是监理单位派驻现场的全权代表，行使监理合同赋予的所有权限。总监的监理水平起着决定作用。

总监在项目部成立之初的第一次项目部内部会议时，要对项目部人员进行一次岗前培训和仔细交底。要使项目部人员明了自己的工作职责，做好自己的工作，在监理资料中反映出自己的工作成果。一个合格的总监会做好监理过程的主动控制。给项目部监理人员分工交底，其实就是主动控制的一部分。

在监理工作开展过程中，总监还应该及时检查监理资料的完成情况，及时签批;组织监理项目部人员学习有关质量和安全文件、工程建设相关规范标准;同项目部成员各级探讨保证工程质量和安全的监理措施，避免发生一些不应该有的偏差。使项目部所有人员都能在各自的工作岗位上发挥应有的作用，确保监理工作的正常开展的监理资料的真实、完整和有序。

1.2 建立监理机构内部责任制及相关制度

监理资料是在工程监理过程中逐步形成的，而整个工程监理过程环节繁杂、专业各异。不论是监理工程师还是监理员，仅依靠个人的力量是无法做好这项工作的。根据监理资料产生于监理过程的特点，制定“谁监理、验收、谁负责”的监理资料管理原则是适宜的。这就要求项目部内部必须明确分工，划分监理工作范围，建立内部责任制，确定工作程序及内部会议制度、工作检查及汇报制度、监理人员轮休工作替代制度。确保“岗位不缺人，工作有人做，资料有人管，监理日记有人记”，确保监理资料的连续性、完整性。不定期地通过召开内部会议，总结上一阶段的工作总结，对下一阶段的工作作出安排。在监理资料管理方面，在会议上总结上一阶段的成绩和不足，提出下

一阶段监理资料接待室蝗要点和着重点。

1.3 整理归档统一制

《建设工程监理规范》第7.4.1条指出，监理资料必须及时整理，真实完整，分类有序。监理企业应制定一套监理项目部资料目录。资料目录的粗线条是按施工阶段的参建主体分类，细线条再按《建设工程监理规范》7.1.1条的内容具体分类。资料整理分按分类排序、按目录编页次、编写汇总说明、装订成册4步进行。

1.4 现场检查考核制度

监理项目部可定期开展一些针对资料管理的检查考核。采取每周每旬抽查、每月必查的形式，采取一整套有效的考核措施，把项目部监理人员的工资奖金与考核结果结合起来，督促监理人员不断提高资料管理的水平。

同时公司部门应对各监理项目部的资料填写归档整理工作进行检查评比。重点检查项目部以下几方面的资料情况：设计文件(施工图审查、图纸会审、工程变更)，监理规划、细则(针对性、实用性、时效性)，施工组织设计和专项施工方案(审核程序、强制性标准条文、针对性)，承包单位质量安全保证体系审核(企业安全资质审查、人员资格审查、安全管理制度、项目组织机构合理审查)，开工报审(施工许可证发放时间、签章情况)，平时例会(正常情况)，测量放线记录复核(控制桩复核、一般测量复核)，沉降观测(控制点设立、沉降记录复核真实性)，大型机械设备进场使用报验(进场报验审核、操作人员证件、机械使用有效性)，原材料构配件设备核验(复试报

告、见证取样台帐、原材料合格证、企业生产资质)，工序验收与竣工预验收(检验批、子分部、分部验收签证、质量评估报告)，巡视旁站(旁站项目齐全、旁站记录真实性、隐患处理结果)，监理日记(内容齐全、及时，人员签字及时)，工程进度审批(计划纠偏、进度索赔情况)，造价控制(合格工程量签证、工程款支付签证、费用索赔情况)，履行监理安全责任的情况(安全方案审查、现场巡视整改通知及回复、严重安全隐患向公司及主管部门汇报情况)等。检查的结果作为评价监理项目部工作成绩好坏的依据，好的在企业内部予以表扬，差的予以批评，公司上下自然形成一股你争我赶的良好学习氛围。

2重视项目部监理人员业务知识培训，提高监理人员的综合素质

工程建设监理所一种高智能的技术服务活动。从事这种活动的人，必须具有丰富的阅历和多学科知识。如果项目部监理人员没有过硬的工程建设技术水平，就不能为建设单位提供优良的技术服务，也不能让被管理的施工企业信服。项目部监理人员专业技术水平的高低，直接关系到监理资料质量的好坏。

对新招的员工，企业应首先组织对新员工进行岗位培训，介绍公司的规章制度、工作程序、工作方法和工作内容，使新员工对企业资料的管理要求有一个基本的了解。到项目部后，总监应及时地对新员工开展必要的上岗培训，详细介绍监理资料管理的工作要求及应履行的岗位职责。同时，企业也可以多渠道对监理人员进行监理资料学习培训。既可以组织企业员工参加企业内部的业务知识培训，也可以组

织参加一些行业协会组织的业务知识培训，或者组织参加质量监督部门和安全监督部门的施工质量、安全知识学习。采取激励措施，对各级学习、成绩优秀的员工给予精神上和物质上的褒赏，在企业里形成一股学习光荣的优良氛围。

3加强对施工资料的管理

监理资料管理做好及时、真实、有序的同时，在施工监理的全过程中，还必须重视对施工资料的管理。施工资料是施工过程的记录，是每一工序、分项、分部工程的实体质量合格文件。监理工程师对工程的验收就是在审核施工资料的基础上，对工程实体进行检查，以验证施工资料的真实性。施工资料不符合要求，则工程实体质量就无从谈起。我们对工程实体的质量控制是从工序、分项、分部工程依次做起，同样对施工资料的质量控制也应从工序、分项、分部工程优越。细分目标，步步把关。

施工资料也是日后体现施工单位质量责任的证据。施工单位有义务做好施工资料的管理。为了促使施工单位对施工资料管理的重视，在每一次工地例会上就应强调施工资料的重要性，交待有关施工报验工作的程序和基本条件。特别是在施工准备阶段，一定要严格把关，坚持“报验必须资料先行，各项施工资料必须真实、合格”的原则。 4加强与业主的沟通，争取业主的理解和支持

监理资料管理工作与其他监理工作一样，需要加强与业主的沟通，争取业主的理解和支持。监理资料中的施工合同文件、勘察设计文件、施工图纸、设计变更、工程定位及标高资料、地下障碍物资料

等都由业主提供;平时工作的来往信函、会议纪要、监理工作联系单等也和业主有关;工程计量和工程款支付、工期的延期、费用索赔等工作也要与业主沟通。同样，对施工资料管理的严格要求，也需要争取业主的理解和支持;否则工作将很难开展，监理资料的管理工作就难以落实。

5结语

监理人员必须不断学习新知识、新技术、新规范，因为知识是不断更新的。只有通过不断学习，及时充电，才能使自己的工作游刃有余。实践证明，要做好监理资料的管理工作，除了要提高监理人员的素质以外，监理单位也应当重视这项工作，完善制度，落实责任，勤于检查督促。这样，工程竣工后就能留下一份满意而放心的监理资料，才能实现建设监理工作的进一步科学化，规范化和标准化。

(本文摘自《建设监理》2014年第3期，作者：张翎，高级工程师，上海电力监理咨询有限公司副总工程师。)