excle使用技巧

第一篇：excle使用技巧

【高登项目管理分享】 基于EXCLE实现项目计划控制的全过程可视化

基于EXCLE实现项目计划控制的全过程可视化

武汉高登创新科技有限公司 总工程师 朱永明

【摘要】P6作为功能最为强大的项目管理专业软件，具有操作复杂性，而Excel是应用最普遍的办公软件之一，操作非常简单，通过将两者“强强联合”，可实现“最专业的功能，最简单的应用”。联合成为的通用管理工具，适用于各类项目管理，可成为计划控制的“利器”，将有效提高项目管理的效率。

1 项目管理计划控制概述

单个项目的项目管理通常分为五个过程组：启动、计划(规划)、

执行(实施)、控制(监控)、收尾(结束)：

图1. 项目管理过程间的作用 项目正式启动后，直到收尾结束前，都是计划、执行、控制这几个过程组在循环往复(如图1)。在项目策划阶段，根据项目目标、范围、资源配置等多种因素综合平衡后制订出项目总体计划、项目

控制计划、项目实施计划(细分为不同专业和要素，如进度计划、

费用计划、质量计划、资金计划、人力资源计划、采购计划、风险

计划、沟通计划等)。

计划正式下发后，项目团队及相关方按各自计划执行。在执行

过程中，由于各种因素影响，实际执行情况与原计划不可避免会存

在相应偏差，发现偏差并纠正偏差就成为控制的主要内容。当偏差

超出一种程度使得原计划无法继续执行时，定期需要生成更新版本

的计划基准，这种向前滚动更新的计划控制模式与项目管理各要素通常采用的PDCA原理相同(如图2)。

图2. 计划的实施控制

所以，项目管理简单地说，就是“制订计划，按计划去做”，计划控制是项目管理的核心，把计划做好并有效控制执行是项目成功的根本。

2 Excel在项目计划控制的应用状况

Excel在各类项目的计划控制方面应用非常广泛，对于没有应用项目管理信息系统的项目来说，基本采用Excel进行计划编制、计划执行分析等工作。即使已有项目管理信息系统的项目，Excel仍然是计划控制的常用工具，其原因有：

(1)每个项目业主和相关方都有不同，难以做到各相关方使用统一的信息系统，所以在与相关方交互时，计划及执行情况仍然采用Excel，如向业主提交的月报多采用Excel文件。

(2)信息系统基于复杂的数据逻辑计算来实现各模块的功能，要得到输出结果，就要求使用者先录入大量数据，还要遵守逻辑验证规则，操作繁琐，不像Excel操作简单方便。

(3)信息系统虽然有相应的输出报表，但Excel的不少专业和特色功能(如图表分析、透视表、分组合并、条件公式等)在通常

的信息系统中还难以完全做到。另外，最终用户需要对输出报表格

式和内容再进一步加工时，传统软件输出的报表也不好实现。

尽管Excel应用普遍、操作简单，但不足以作为专业的项目管

理工具：Excel不具备项目管理的计算能力，如根据逻辑关系计算

出每个WBS和作业的开始、完成时间、关键路径、总浮时等信息，

对于较大项目，这些信息靠人工计算是难以做到的，仅在EXCEL

中处理也难以保证各计划数据间的联动性和一致性。

3 P6+Excel集成在项目计划控制中的应用 我们在项目管理的实践中经过不断探索研究，已将“P6+Excel”

两者有机结合并在项目中展开应用。 3.1 P6+Excel集成在计划控制中的基本功能 P6+EXCEL集成的计划控制功能包括基础数据、工作关系、任

务分工、工时分析、执行状况及项目报告等6个方面，具体的功能

项和功能说明如表1所示，计划控制功能界面如图3所示。

图3. 计划控制菜单目录

3.2 P6+Excel集成对项目计划控制的实现分析

作为计划控制实用工具，方案满足以下基本需求：

(1)通过WBS和作业明确整个项目工作范围。

(2)每个项目团队成员都可查询自己的任务分工，根据P6基准计划显示每个作业的计划开始、完成时间和计划工时信息。并根据紧前作业和后续作业查询每道作业的上下游关系。

(3)计划调整后，按月、按周动态分析各阶段的计划工时和实际工时。

(4)可分析不同层次WBS的计划执行状况，支持按作业数、按工时、按费用等多种数据分析。

图4. 基于Excel的项目周报

(5)在阶段报告中，上一阶段的进展的工作自动提取，下一阶段需要做的工作自动排出，对于没按计划完成的任务(“欠帐”的不符合项作业)自动滚动到下一阶段计划中，并在各级报告中都能显示，保证项目作业不遗漏。通过各级实时监控，增加计划执行力(见图4)。

(6)根据目标基准和当前计划执行情况，自动生成赢得值曲

线(如图5)，大大提高计划工程师采用传统方式生成S曲线的工作效率和质量。

所以，通过以上分析，该方案不仅操作简单实用，功能也涵盖从计划编制、任务分工、执行分析、偏差监控、报告生成等计划控制的基本功能。

图5. 基于Excel的赢得值曲线

3.3 P6+Excel在项目计划控制中的应用创新和特色

(1)将Excel数据与专业项目管理工具共享，将项目管理专业计算和Excel简便操作有机集成。

(2)在Excel中可进行数据保护和权限控制，将数据一致性和用户扩展性灵活结合，如周报中已完成任务和下周任务自动生成，可设置权限不让修改，以保证数据真实性，实现不符合项作业不断向下滚动。

(3)Excel模板用户可扩展，格式可调整，适用于不同类型项目应用。

(4)在Excel基础上，扩展相应按钮和定制界面，把Excel变成实用有效的软件客户端。

(5)既可以联网使用，也可单机操作，还支持Excel离线文件操作，几种模式可自由切换。相对于目前的信息系统必须实时联网来说，这一模式更灵活有效，对项目现场脱机使用或移动办公的情况非常适用。

4 小结

P6和Excel属于世界上最强大两个软件公司的产品(Oracle的P6和微软的Excel)，也是项目管理者最常用的工具，通过两者集成，实现了“最专业的功能，最简单的应用”。作为通用管理工具，适用于各类项目管理，成为计划控制的“利器”，将有效提高项目管理的工作效率。

第二篇：使用技巧

书生商友使用技巧

在客户称自己软件使用没有效果前，请先分析对方的操作流程，可根据以下几个条件进行判断：

1、 判断组件是否是最新的版本

2、 判断客户的会员级别

3、 判断客户所说的没有效果是在那里体现的

4、 判断客户所说的关键字的热门、冷门

5、 搜索客户所说的关键字

6、 判断客户的公司资料中的用户名、邮箱是否有经常修改

7、 判断客户的黄页营销，多久操作一次

8、 判断客户商情标题编辑是否如何标准

9、 判断客户商情发布的频率

10、

判断客户商情编辑的模式

1.使用技巧

商友软件效果的好坏，与您的操作是否合理有着直接的关系，下面这段使用技巧只要您掌握了，相信商友给您带来的效果您会意想不到效果。

1.1公司资料填写注意事项：

注册资料是用于公司黄页营销和商情发布系统自动提交的必须资料，分为中文简体、中文繁体和英文资料，请您务必认真填写，填写过程中请注意一下几点：

1) 默认用户名、密码作为您注册黄页网站会员的帐号和密码，请经常修改用户名，

以便注册更多的黄页网站。

2) 公司介绍的内容建议在100个字以上，在文本框规定的字数以内。(内容中不建

议带公司联系方式、网址等，部分网站自动过滤加联系方式的会员信息)

3) 备用邮箱处，请填写两个邮箱，以便某些网站已存在其他邮箱时有备用邮箱进

行更换注册，提供黄页注册的成功率。

1.2黄页营销

1) 黄页登录建议一周推广一至二次，点击“开始推广”即可，在推广时会弹出验

证码，请认真输入，以提供黄页推广的成功率。

1.3商情发布

1) 根据您公司的需求选择对应的商情类型发布,(产品推广、加工商情、代理商情、

服务商情等)

2) 商情标题作为搜索引擎(百度、谷歌)收录主要途径，关键字是发布信息到商

贸网站的必备条件。商情标题的编辑可以为2至3组关键词，这2至3组关键

词可以由一个关键字来进行编辑，一个关键字可以编辑为多种商情模式，比如

要发布“书生商友”这个关键字，那么商情标题可以编辑为以下这些方式：

编辑为：书生商友 书生商友价格 书生商友软件

或者编辑为：书生商友软件 书生商友软件价格

或者编辑为：书生商友 厦门书生商友 厦门书生商友软件

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或者编辑为：书生商友软件 厦门书生天下软件开发有限公司

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或者编辑为：厦门书生商友 厦门书生商友软件 厦门书生商友价格 主题编辑模式多样化，还可以根据根据受众的角度进行编辑。或将原来编辑的

好商情标题相互调换位置。

注：书生商友作为举例的关键字，您可以根据您公司的关键字，进行替换。

编辑好主题请将主题复制到发布内容的第一行，其他信息根据页面的提示进行

填写即可。

3)同一条商情，同一个行业一周发布一到两次即可，过多的发布不仅不会有很好的效果，反而容易被商贸网站删除，起到反效果。

4) 不同的商情标题，相同的行业，一天之内发布建议不超过20条。因为相同的网

站用的是相同的网站帐号进行发布，如过多的发布，商贸网站比较反感，很容

易被商贸网站删除或者审核为无效的。

5) 选择行业时尽量选择与您匹配或者所针对的客户群体的行业来进行发布，这样

的效果会更好，在商贸网站上的有效期会更长。 注：商情标题可带联系方式，但不建议每一条商情都带联系方式，部分带，部

分不带，公司资料中，不建议带公司联系方式，部分商贸网站对于加联系方式

的信息直接给予无效或者无法发布成功，如客户要求，可根据客户的要求，部

分添加，不要不添加，以确保商情信息的发布成功率和效果，为了让客户保持

长久的效果，不建议一次性将客户的商友问题都发布完，建议，一天内发布两

三个关键字即可。

1.4引擎登录

引擎登录主要是将您公司的网址递交给搜索引擎，让搜索引擎快速的收入您公司的网址，通过搜索引擎提交后，在一个月内进行观察，看搜索引擎是否有收入您公司的网址，如果有收录，那么请在半年后在进行登录一次，如果在一个月内没有收录，那么请在一个月后重新提交，一个月内重复提交，搜索引擎会以您最后一次提交的时间为准，然后进行排队，不建议频繁提交，频繁提交，容易导致您公司的网站被搜索引擎屏蔽，导致您的网址不会在搜索引擎中体现出来。

1.5品牌传播

一般意义上的定义：品牌是一个名称、名词、符号或设计，产品传播就是将您的公司品牌发布到各大联盟网站及中国品牌网上，实现您企业的品牌推广，在编辑品牌信息时，请上传与您网站相符的公司logo(logo大小为30k，gif格式)，以及相关信息,以便快速的通过审核并发布。

1.6新闻营销

新闻营销，很明显就是将企业的各类新闻信息发布到个商贸网站的最新资讯栏里

面，让更快的人快速的了解到您企业的最新动态、最新资讯。

编辑新闻时，请根据新闻的性质进行编辑(时间、地点、人物、事件)

1.7互动营销

活动营销中的在线客服，除了可以统计商铺以及您所发布的各大联盟网站的访客信息外，还可以将在线客服的代码放到您自己的网站上(可以将您公司的代码复制给帮您做网站的公司，让您将在线客服的代码复制到您网站<><>后台，这样便可以与访问您网站的访客进行双向的沟通，还可以实时统计您网站上的访问信息，(包括访客的来源地址、地理位置、通过什么搜索引擎、什么关键字等信息)

第三篇：邮件使用技巧

邮件系统注意事项与技巧

1、慎用“CC”(抄送)功能

过度使用CC会造成你的邮件被忽略。请只CC需要了解邮件内容的收件人。 如果你需要收件人回复，请使用 “To”。CC的职位通常是统一级别的。

2、慎重使用“全部回复”功能：除非确定所有邮件上的人都需要收到你的回复，在大多数情况下只需要回复发件人就足矣。感谢和欢迎类型的邮件，仅需要团队领导来代表全队回复表示。

3、使用恰当的回复选项

回复邮件的时候，有几个选项，最常用的是 "REPLY", "REPLY WITH HISTORY" or "REPLY WITHOUT ATTACHMENT" . Reply: 以空白邮件作为回复的基础

. Reply with History: 回复时携带关于相关主题的所有以前的邮件和附件 . Reply Without Attachment(s): 不携带附件

建议大家使用"reply without attachment(s)"选项，这将会降低系统资源的占用。我们同时建议您不要在邮件中加入图像或者截图。

4、给邮件起个恰当的标题

我们每天都接到大量的邮件，很多情况下，大家都是通过邮件标题来判断是该阅读还是直接删除某封邮件，或是将邮件转发给第三方。这就提醒我们，在点击‘发送’前，一定要确保邮件的标题能恰当简要地反映邮件内容。 . 不要把邮件的所有内容都写在标题里

. 邮件标题一定要短小精悍，遵循KISS原则- Keep It Short & Simple

5、除非必要，否则请勿在标题使用“紧急”和“重要”。

6、及时更新名单：当你回复邮件时，请删除To(收件人)，CC(抄送)，和BCC(秘密抄送)中不需要被告知的人

7、在转发邮件前，请精炼邮件内容：转发邮件是分享信息的好办法，但请将邮件进行编辑， 不要让收件人埋没在冗长无用的内容中,而找不到重要信息。

8、不要附加多余的文件：除非是必要的信息，否则回复时请把附件删除，千万不要反复发送同一个附件，尽可能压缩要发的附件。

9、避免发送大附件。大的邮件附件将会：

. 下载到本地的时候要花费很长时间(附件越大，下载时间越长) . 不仅大量占用发送人的邮箱空间，也占用邮件接受人的邮箱空间。

需要发送大的邮件附件时，我们建议您使用公司的企业内容管理系统ECM (FileNet)，将附件存放在ECM (FileNet) 中, 只需要将文件的链接地址粘贴在邮件中发送即可。点击http://ecm.lenovo.com 即可使用ECM (FileNet)。

10、保持言简意赅，内容清晰：请保持邮件的简洁明了。用准确的语言表达自己的意思，明确期望得到的回复。如果你有多个要求，可以考虑标注编号易于阅读。

11、保持专业的语气和态度：邮件是工作上的沟通工具，而不是我们发泄情绪的方法。记住你的邮件可以被转发，这是你想传递给所有人的印象吗?

12、避免使用多种颜色(控制在3种以内)。避免在一封邮件中使用多种颜色的文字,会增加邮件的阅读难度，请使用在当前背景下易于阅读的文字颜色。

13、保持格式简洁：避免使用复杂的格式。用准确的语言来表达你的意思，因为复杂的格式很有可能在其他的电脑上无法正确显示。

14、英文邮件选择常用字体。特殊字体可能造成收件人阅读困难，也可能无法在收件人电脑上正常显示。

15、检查拼写：有拼写错误的邮件不符合专业标准，同时会让别人觉得不够严谨和不被重视。

16、慎用缩略语 ：DYK是什么意思?不是每个人都了解你所使用的缩略语, 缩略语也并不能为你节约很多时间。

17、使用“谢谢”做结束语：如果你不知道如何为一封邮件落款，就在结尾写上 “谢谢”， 一般情况下，这个结尾总是适宜的。

18、英文邮件不要使用全大写字体。整句的大写字体传递了斥责和批评的 含义。

19、简洁的邮件签名：

使用简洁的邮件签名将会方便收件人识别及引用发件人的联系信息。我们建议您： . 不要在签名中使用图片(使用图片会占用资源)

. 使用文本格式的签名(这将会方便收件人将发件人的信息复制到地址本中) . 不要使用私人的联系方式

. 保持签名的职业性—如果使用名言警句，一定要获得批准。不恰当的引用名言警句将可能使

公司陷入不必要的纠纷。如果您不确认您的签名是否使用正确，请咨询您的经理或者法务部 门进行确认。

20、发送前确认邮件附件，请先查看是否已经添加了所需附件再点击发送。

第四篇：几何画板使用技巧

演示文稿、flash动画、几何画板三种软件的相互调用技巧

制作课件是每一位想运用现代技术辅助教学的教师所关心的问题，对于这个问题的回答我有初学时的困惑，也有经过尝试后的一些思考，也有成功后的喜悦。谈到课件制作，首先是制作平台的选择，现在运用较多的是三种制作平台。即：PowerPoint(演示文稿)、flash、几何画板，这三种软件各有各的优点，演示文稿运用较普遍，易于掌握，交互性强;flash软件动画效果好，有利于声音、视频、图片的插入;几何画板软件数学逻辑性强，有强大的动态探究数学问题的功能，1996年我国教育部全国中小学计算机教育研究中心就大力推广此软件，是理科教学的常用软件之一。我认为教师应该主要掌握这三种软件的使用和技巧。在使用这三种软件制作课件时常常要利用各自的优点进行使用，因此三种软件的相互调用就显得尤为重要，现将这三种软件的相互调用作一点说明，希望对各位教学第一线的教师有点帮助。祝愿教师们用上得心应手。

第一个技巧：演示文稿中插入flash动画

这里我介绍三种插入flash动画的方法和大家一起交流。

一、利用控件：

这种方法是将动画作为一个控件插入到PowerPoint中去，该方式的特点是它的窗口大小在设计时就固定下来，设定的方框的大小就是在放映时动画窗口的大小。当鼠标在Flash播放窗口中时，响应Flash的鼠标事件，当鼠标在Flash窗口外时，响应PowerPoint的鼠标事件，很容易控制。具体操作方法如下：

1. 运行PowerPoint程序，打开要插入动画的幻灯片。

2. 单击菜单中的“视图”选项，在下拉菜单中选择“工具栏”的“控件工具箱”，再从下拉菜单中选择[其他控件]按钮。

3. 在随后打开的控件选项界面中，选择“Shockwave Flash Object”选项，出现“十”字光标，再将该光标移动到PowerPoint的编辑区域中，画出适合大小的矩形区域，也就是播放动画的区域，就会出现一个方框。

4. 双击这个框，出现VB界面，其中的属性窗口中有个“自定义”属性，点自定义旁边的三点，出现属性页。在“WOVIE URL”中输入Flash动画的完整地址，按[确定]即可。要注意的是输入的路径中必须完整地填写后缀名.swf。

说明：可以将Flash动画和制作的演示文稿保存在同一文件夹中，将路径设置为相对路径，也就是直接输入flash的文件名和拓展名。

二、插入对象：

采用这种方式，在播放幻灯片时会弹出一个播放窗口，它可以响应所有的Flash鼠标事件。还可以根据需要在播放的过程中调整窗口的大小。它的缺点是播放完了以后要点击[关闭]按钮来关闭窗口。具体操作方法如下：

1. 运行PowerPoint程序，打开要插入动画的幻灯片。

2. 在菜单中选择“插入”选项，从打开的下拉菜单中选择“对象”。会弹出“插入对象”对话框，选择“由文件创建”，单击[浏览]，选中需要插入的Flash动画文件，最后单击[确定]返回幻灯片。

3. 这时，在幻灯片上就出现了一个Flash文件的图标，我们可以更改图标的大小或者移动它的位置，然后在这个图标上右击鼠标，选中“动作设置”命令。

4. 在弹出的窗口中选择“单击鼠标”或“鼠标移动”两个标签都可以，再点击“对象动作”，在下拉菜单中选择“激活内容”，最后单击[确定]，完成插入动画的操作。

三、插入超连接：

这种方法的特点是简单，适合PowerPoint的初学者，同时它还能将exe类型的文件插入到幻灯片中去。具体操作方法如下：

1. 运行PowerPoint程序，打开要插入动画的幻灯片。

2. 在其中插入任意一个对象，比如一段文字、一个图片等。目的是对它设置超链接。最好这个对象与链接到的动画的内容相关。

3. 选择这个对象，点击“插入”菜单，在打开的下拉菜单中单击“超级链接”。

4. 弹出的窗口中，“链接到”中选择“原有文件或Web页”，点击[文件]按钮，选择到想插入的动画，点击[确定]完成。播放动画时只要单击设置的超链接对象即可。

第二个技巧：flash中如何插入几何画板

实例过程：首先制作一个名为“一次函数”的几何画板文件，存放路径是“D:My Documents”，然后打开FLASH，在窗口中输入文字“打开几何画板文件：一次函数”(其它文字也可)，选中该文字，打开其属性框，在其“链接”一栏中输入文字：D:My Documents一次函数.gsp，输入后回车即可。 注意：输入的文字中不要漏掉扩展名：GSP。

第三个技巧：在Powerpoint中插入几何画板

一.利用Active X几何画板控件插入：

前提条件：首先安装几何画板控件进行环境Vb6dll，之后安装Active X几何画板控件，控件文件名称setup。这两种软件在网上很容易就可下载得到，搜索一下就可得到下载地址。 Powerpoint界面中，具体操作方法如下：

1.单击“视图”→“工具栏”→“控件工具箱”→“其他控件”。

2.在“其他控件”中找到“Active X几何画板控件”命令，把它拖到幻灯片上绘制该控件。如果要调节动画尺寸，可以拖动尺寸柄来调节大小。 3.单击“控件工具箱”上的“属性”按钮，打开属性对话框。 4.在sfilename中，单击。。。打开选项卡，选择文件名。确定。 在PPT(Powerpoint)中调动“几何画板”文件的另两种方法：

二、插入法：参照在PPT中插入Flash动画方法之二。 应注意的是，在执行课件的微机上要装有几何画板程序。

三、链接法：在PPT(演示文稿)编辑区域中用鼠标右键单击所要链接的文字或图形，从快捷菜单中单击“超级链接(H)…”，打开超级链接对话框，单击“浏览目标”中的“文件(F)…”按钮，打开“链接到文件”对话框，从中选择所要链接的文件，单击“确定”返回，再单击“确定”，链接完成。但是在演示过程中也会出现如插入法中检查所链接的文件是否有病毒的对话框，关闭此对话框就可以了。

另外，还有“几何画板中如何插入flash”、“几何画板中如何插入演示文稿”的问题，目前为止，由于几何画板还不支持OLE对象导入，所以SWF(flash文件)，DOC，XLS，PPT(演示文稿文件)，AVI，MPG都还不能用OLE方式插入到几何画板中，不过可以通过转换成HTML页面来实现，过程比较麻烦，用处也不大，至于“flash中插入PPT(演示文稿文件)”中就更不必要了，这里就不在多说了。

第五篇：EXCEL使用技巧

EXCEL

1、统计计算功能(求和表格间计算)

2、窗口冻结(冻结字段名称栏)

3、排序(升降序排列)

4、创建新表(创建新的表sheet4)

5、邮编及身份证的输入(输入数字前输入“„”字符)

EXCEL能够处理的数字精度最大为15位，因此所有多于15位的数字只能当做0来保存。另外，对于大于11位的数字，EXCEL默认以科学记数法来表示。

输入身份证号码：

①半角单引号+身份证号码

②先更改单元格属性为文本再输入

6、复制粘贴(粘贴“插入复制单元格”、“选择性粘贴>转置(行变成列)”)

7、模糊查找数据。使用通配符?和*。?代替单个字符，*代替多个字符。如果要查找的内容包含?和*，那么就需要在其前面加上~。

8、制作斜线表头。单线表头：“单元格格式”-“边框”

9、格里的文字换行

10、快速输入表格(使用Tab键移格，换行按回车键即可)

11、F4键的使用，F4键(=ctrl+y)的功能是对上一次操作的重复。(注意与格式刷的区别)

12、插入单元格的方法：放在要插入的表格上方点击，鼠标放在表格右下角出现“+”，按住shift，鼠标出现上下箭头，拖动鼠标直到插入的表格够用即可。