【探析会计凭证无纸化的实现】 会计凭证装订方法图解

　　【摘　要】 随着电子商务的发展和企业管理手段的信息化，会计凭证出现无纸化的趋势。会计凭证无纸化对于提高会计核算效率、加强企业管理、促进低碳办公有重要意义，但目前会计凭证无纸化的实现还存在着诸多障碍。文章通过分析这些障碍提出了解决建议，以促进会计凭证无纸化的实现。
　　【关键词】 会计凭证无纸化； 会计核算； 真实性； 保密安全性； 标准化； 档案管理
　　一、会计凭证无纸化的发展背景
　　（一）电子商务快速发展催生了大量电子凭证
　　据统计，2010年我国电子商务全年交易规模达4.8万亿元，同比增长33.5%。其中，企业间（B2B）交易额达到3.8万亿元，网上零售交易额达到5 231亿元，连续三年同比增长超过100%。电子商务的迅猛发展，带动了相关产业快速增长。2011年12月1日，《电子商务“十二五”发展规划》出台，该规划明确提出电子商务“十二五”发展的总体目标，即到2015年，电子商务进一步普及深化，对国民经济和社会发展的贡献显著提高。由此可见，电子商务在未来五年将获得更快发展。电子商务的出现改变了传统的交易方式，催生了大量电子原始凭证，如网上交易形成的电子订单、电子提单、电子结算单据等，无纸化趋势非常明显。
　　（二）企业管理手段日趋信息化使会计凭证无纸化成为可能
　　企业信息管理日趋“无纸化”、“自动化”和“智能化”，将企业的生产、财务、销售、工程技术、采购等各个子系统整合成一体化的系统。企业经济业务发生后，通过信息系统准确和及时地传递、加工、汇总信息，使得企业整体效率大大提高。从会计角度来看，核算所需要的原始凭证通过网络和信息系统可以直接从企业内部或外部获取，再借助应用程序自动生成记账凭证，并自动记入账簿，最后生成报表。实际上，早在原始凭证无纸化成为趋势前，记账凭证的无纸化实现的技术条件早已具备，只要实现会计电算化，就可以实现记账凭证无纸化了。
　　（三）会计凭证无纸化的发展现状
　　虽然会计凭证无纸化趋势越来越明显，但纸质的会计凭证也同时存在。对大多数企业而言，电子凭证只是纸质凭证的后备，这直接导致了记账凭证无纸化无法真正实现。会计核算中，必须将电子凭证打印出来，再像处理纸质原始凭证那样完成签字、盖章的程序，与打印出来的记账凭证一起作为会计档案保存。这种“有字为据”的传统会计核算思想，弊端有三：一是没有充分利用现代化的信息技术，强求一式多联的原始凭证，其实这些反映业务活动的原始数据，早已分别存储在企业信息化系统中的各子系统中，从而制约着企业会计核算和办公效率的提高；二是人为增加会计核算成本，要求打印记账凭证和一式多联的原始凭证并存档保管，浪费了纸张、油墨、打印机、电力、人力，不符合低碳办公的环保理念；三是反映的信息量少，只反映用货币计量的经济信息，而通过网络和自动化信息管理系统可获取的不仅是单纯的会计数据。
　　二、会计凭证无纸化实现的障碍
　　（一）会计凭证的真实性无法保障
　　电子商务催生的大量电子原始凭证，企业信息集成系统产生的电子数据使电子符号代替了传统的会计数据，磁介质、光电介质代替了纸介质，会计信息通过数据库或网络技术进行传递，这种信息传递的无纸化虽可以回避一些由于人为原因导致的会计信息失真问题，但由于Internet本身的开放性和本身资源的缺乏，电子原始凭证、记账凭证仍可能被随意修改而不留痕迹，使会计凭证的真实性无法得到保障。例如内部人员可能会对原始会计信息进行非法篡改或泄密，造成会计信息在传递之前是虚假的；另外在网络传递的过程中，也有可能被网络黑客或竞争对手非法截取或恶意修改，使会计信息在传递过程中失真，而且由于缺乏有效的确认标志，信息的发送方也会担心所传递信息能否被接收方正确识别并下载。
　　（二）会计凭证的保密安全性受到威胁
　　企业的管理信息、会计信息涉及许多商业机密，在电子化会计凭证生成、审核、入账、归档、保管的过程中，任何环节的内控失效都会造成泄密，轻则会计信息灭失或失真，重则泄露企业的核心机密，损失不可估量。例如：会计凭证无纸化环境下，各种会计信息主要依靠自动化集成系统生成，这种功能往往很集中，自然或人为的微小差错和干扰，会对数据造成重大影响，而且数据的处理要依赖计算机软硬件完成，一旦计算机软硬件出现问题，如火灾、水灾、灰尘甚至病毒都会对计算机软硬件造成损坏，严重的会造成系统故障乃至崩溃，会计凭证的安全性堪虞。因为企业需要利用网络来寻找潜在的合作伙伴，完成交易，所以这些无纸化的会计凭证信息通过网络与企业外部联接，加密手段的失效、未授权人员的非法入侵或者病毒的感染都可能无法保证会计凭证的保密性。
　　（三）原始凭证的内容没有标准化
　　原始凭证是会计核算的起点，企业的日常经营管理过程中涉及的原始凭证是电子与纸质形式并存，虽然其内容构成基本一致，但因其内容没有标准化，在入账前需要经过人工审核，据以确定正确的借贷科目和金额，这一方面使会计信息系统的记账凭证和原始凭证之间的监控难以达到高效，另一方面也使会计人员无法从机械地录入记账凭证的工作中脱身，使会计凭证无纸化无法真正实现，会计核算效率难以获得更大的提高。
　　（四）会计档案的保管发生问题
　　无纸化会计凭证形成的电子档案，不必像纸质档案一样，完成整理、装订、登记、上架等诸多归档程序，只需整理保存即可，归档比纸质档案更为便捷。但从档案保管的角度看，会计凭证无纸化后，会计档案的载体由纸介质过渡到磁介质、光电介质，除了保密性、安全性的问题外，这些介质的保存要求较高，会受到外界环境因素的影响，数据容易丢失；另外企业信息化管理系统不断升级，从单机版、局域网版财务软件升级到网络版的高度集成管理信息系统，数据格式、数据接口会发生变化，数据库加密方式也会不同，现行的管理信息系统不一定兼容以前版本的或其他开发商的管理软件，导致以前的会计信息无法及时录入现行的信息系统，而隔代保存的会计档案更无法兼容。因此，以前的会计凭证在现行系统中可能无法查询，即会计档案面临不完整和失效的风险。